Un de mes contacts a changé de société, comment le modifier dans Simple CRM ?

Lorsqu'un contact change de société, vous devez enregistrer cette nouvelle information dans le logiciel de gestion en ligne Simple CRM. De cette manière vous communiquerez avec ce contact via ses nouvelles coordonnées professionnelles.

 

Imaginons que le contact "Patrick Martin" travaillait pour la société SCIERIE JABBERT et a changé pour la société GROBOIS SA.

Pour enregistrer cette information :

1) Ouvrez la fiche du contact Patrick Martin

2) Descendez jusqu'à la section "Sociétés liées à : Patrick Martin"

 

3) Nous allons maintenant ajouter une société liée à Patrick Martin. 

Pour cela, si la société "GROBOIS SA" existe déjà, cliquez sur "Lier une société au contact", vous pouvez alors sélectionner la société GROBOIS SA et renseigner les coordonnées professionnelles de Patrick Martin dans la nouvelle société.

Si la société "GROBOIS SA" n'existe pas encore dans Simple CRM, cliquez sur "Créer et lier une société". Saisissez au moins le nom de la société et cliquez sur Enregistrer.  Vous pouvez maintenant renseigner les nouvelles coordonnées professionnelles de Patrick Martin.

 

 

 

4) Veillez à bien cocher "Société principale" pour la société GROBOIS SA.

5) Vous pouvez ensuite supprimer le lien vers la société "SCIERIE JABBERT" si vous le souhaitez. Cependant, il peut être utile de conserver l'information de l'ancien employeur de Patrick Martin. Le mieux est de saisir la date de fin du poste de Patrick Martin chez SCIERIE JABBERT.

 

6) C'est terminé !

Comment attribuer simplement des contacts et sociétés à un utilisateur dans Simple CRM ?

Simple CRM vous permet d'attribuer des contacts et des sociétés à un utilisateur, sans limiter à cet utilisateur l'accès aux autres contacts et sociétés contenues dans Simple CRM.

 

Si vous souhaitez mettre en place une restriction d'accès aux contacts et sociétés pour certains utilisateur, merci de consulter cette page. 

Exemples d'utilisation : prospection par secteurs géographiques, par secteurs d'activités...

Pour cela, créez  tout d'abord une liste personnalisée contenant par exemple la liste des commerciaux de votre entreprise. Appelez la liste par exemple "Commerciaux".

Ensuite, créez un champ Simple Custom sur les contacts (cette opération sera à renouveler sur les sociétés si nécessaire). Pour créer un champ Simple Custom, merci de consulter cette page. Créez un champ de type "Texte" et appelez-le "Commercial".  Associez à ce champ la liste que vous avez créée auparavant.

 

 

Voilà, vous pouvez maintenant indiquer sur la fiche d'un contact, le commercial attribué à ce client.

Affichage des champs accessoires

Avec la version 8 de Simple CRM : l’ensemble de l’interface a été repensée afin de vous offrir un maximum de lisibilité et de confort.

Dès lors, certain champs accessoires ont été déplacés de la fenêtre principale vers un panneau latéral.
Ce panneau apparaît à l'ouverture de la fenêtre pour se cacher.

C'est le cas dans les interactions, les contacts, les sociétés et les projets.

L'opération pour accéder à ces champs est simple, il suffit de cliquer sur le petit icone en haut à droite de la fenêtre. Voici une explication en image : 

Envoyer des données de Corporama vers Simple CRM

A quoi sert Corporama ? 

Corporama CRM en pratique

Simple CRM dispose d'un pont de liaison entre Corporama et le crm.
Il s'agit d'une manière simple de faire transiter des données depuis Corporama vers votre Simple CRM.

Pour se faire, il faut tout d'abord faire une demande de liaison, pour se faire :

• Prenez contact avec le service clientèle chez corporama à l'adresse suivante : service-client@corporama.com
• Envoyez-lui les données suivante
• Une demande d'intégration crm avec Simple CRM
• L'adresse de votre simple crm suivi de /weblead.php (exemple : http://www.0000-exemple.crm-simple.com/weblead.php ), disponible dans le profil utilisateur en tant qu'administrateur : 

• La clé API de votre utilisateur simple CRM qui se trouve dans le profil utilisateur dans la Admin CRM du menu du haut de Simple CRM. Voir FAQ.

Une fois que ce branchement est effectué plusieurs possibilités :

Depuis le ciblage

Lorsque vous effectué une recherche dans le module de ciblage, un bouton "Ajout CRM" apparaît sous chaque société trouvée

Il vous suffit de cliquer dessus pour qu'un formulaire d'insertion s'ouvre.

Depuis la recherche / une société

Depuis la recherche ou à l'ouverture d'une société depuis le module de ciblage, vous avez la possibilité de :

1) Ajouter la société

2) Ajouter une personne liée à cette société

Si vous ajouter depuis la société (bouton 1) , seulement la société sera crée avec les informations prévisualisées dans le formulaire. 

Si vous ajouter un contact (bouton 2), la société sera crée et le contact sera crée et lié à la société ouverte. 

Si la société a déjà été importée une fois depuis Corporama, celle-ci se mettra simplement à jour et les contacts se rajouteront à ceux précédemment importés.

Le formulaire d'envoi

Lorsque vous cliquez sur Ajout CRM, que ce soit depuis le ciblage ou la société / recherche, un formulaire d'envoi va s'ouvrir :

Il s'agit là des données qui vont être importées dans Simple CRM. Si vous descendez en bas du formulaire et appuyez sur Accepter et importer, l'import sera effectué et les données importées dans votre Simple CRM.
Vous pouvez modifier ce formulaire si vous le désirez, en supprimant des champs. Les champs vide ne seront pas importés.
Veillez toutefois à laisser le champs "Lien Corporama", il permet d'identifier la société et ainsi d'éviter les doublons.

Si vous désirez d'autre champs depuis Corporama, il faut faire une demande à Corporama, c'est eux qui créent le formulaire.

En cas de réussite, une petite Notification apparaîtra sous le bouton "Ajout CRM" comme suit : 

Les champs ainsi importé rempliront les champs de Simple CRM disponible par défaut (nom société, tva, ...) les champs simple Custom ne sont pas remplis par le formulaire. 

Les données sont importées et remplisse les champs suivant en fonction des données du formulaire :

Si il y a un contact dans le formulaire :

Pour contact:

Le nom contact, prénom, la civilité et l'url viadeo.

Pour le lien contact société : 
la position, l'email professionnel, le gsm sera rempli avec le premier numéro de téléphone du formulaire, le téléphone sera remplis avec le second numéro du formulaire.
Corporama ne fait pas de différence dans le type de numéro (GSM/fixe).

Pour société :
Nom de la société, numéro TVA, numéro siret, l'adresse (rue, boite, code postal, ville), l'email de la société, l'url du site web.

Si il n'y a pas de contact dans le formulaire :

Il ne remplira que la partie "société" comme ci dessus et rajoutera en plus :

le téléphone 1 et 2 de la société.

les autres donnée sont, dans les deux cas, enregistrées dans le champs notes de la société.

Si vous désirez enregistrer les données avec plus de précision, il faut passez par Simple Form.

Comment ajouter rapidement un contact ou une société à un projet ?

Simple CRM permet maintenant de lier, directement depuis la fiche, un contact ou une société à un projet existant.

Pour cela, ouvrez la fiche concernée (ici un contact). Descendez jusqu'à la liste des projets liés au contact.

Cherchez le projet à lier au contact en tapant quelques lettres du nom du projet.

Saisissez le rôle éventuel du contact dans le projet, puis cliquez sur Ok.

C'est fait, le contact est lié au projet.

On procède de la même manière pour lier une société à un projet.

Comment masquer les lignes d'ajout d'un contact dans une société ?

Par défaut, la liste des contacts d'une société et la liste des sociétés d'un contact présentent directement une ligne vierge pour lier un nouvel élément.

Pour masquer automatiquement la ligne d'ajout d'un contact dans une société, allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM), puis cliquez sur l'onglet "13. Paramètres".

Décochez la case "Afficher automatiquement une ligne d'ajout", puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

La liste des contacts d'une société et la liste des sociétés d'un contact n'affichent plus de ligne vierge.
Pour afficher une ligne vierge, cliquez sur le bouton "Ajouter un lien vers un contact".

Une ligne vierge apparaît.

Sociétés et contacts favoris

Lorsque vous cliquerez depuis le MENU DU HAUT sur les icônes, SOCIETE ou CONTACT, vous arrivez sur la liste des SOCIETS/CONTACTS favoris.

Pour mettre en favoris une société ou un contact dans votre Simple CRM, il vous suffit de cliquer sur l’icône FAVORIS :

Pour supprimer le favori, il suffit de cliquer à nouveau : 

Comment utiliser la détection automatique des doublons dans Simple CRM ?

La recherche de doublons dans Simple CRM peut être effectuée manuellement (voir cette page).

Simple CRM peut aussi rechercher automatiquement :
- les doublons de contacts sur la base du nom et du prénom
- les doublons de sociétés, soit la base du nom, soit sur l'ensemble nom + code postal

Configuration de la recherche des doublons

La configuration de la recherche des doublons de sociétés est effectuée dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM -> onglet "13. Paramètres".

Si vous souhaitez que les doublons de sociétés soient recherchés sur le nom de la société, dans le champ "Dédoublonnage des sociétés", choisissez "Dédoublonnage sur le nom de la société".

Si vous souhaitez que les doublons de sociétés soient recherchés sur le nom + code postal de la société, dans le champ "Dédoublonnage des sociétés", choisissez "Dédoublonnage sur le nom et le code postal de la société".

 

Cliquez ensuite sur le bouton "Enregistrer".

Liste et fusion des doublons potentiels

La recherche des doublons est effectuée une fois par jour. Des doublons créés dans la journée seront donc détectés le lendemain.

Pour accéder à la liste des doublons potentiels, ouvrez le lanceur d'applications, cliquez sur l'onglet "Outils", puis cliquz sur l'icône "Doublons contact" ou "Doublons société".

La liste des doublons potentiels apparaît. 

Chaque ligne de la liste représente une paire de doublons potentiels détectés par Simple CRM.

S'il ne s'agit pas d'un doublon (cas de personnes homonymes, ou de deux sociétés différentes portant le même nom), cochez la case "Ignorer" sur la ligne concernée, puis cliquez sur le bouton "Enregistrer" en bas de la liste.

S'il s'agit vraiment d'un doublon, cliquez sur le bouton "Dédoublonner" sur la ligne concernée.

L'écran suivant présente la paire de doublons côte-à-côte. Pour chaque champ, vous pouvez choisir si vous gardez la donnée du premier doublon, ou du deuxième, en cochant la case de la donnée à conserver.

Une fois que vous avez coché les données à garder d'un côté et de l'autre, cliquez sur le bouton "Fusionner les contacts" (ou "Fusionner les sociétés" selon le cas).

Les éléments sont alors fusionnés, vous arrivez ensuite sur l'élément dédoublonné.

Pourquoi Simple CRM ne fusionne pas les doublons automatiquement ?

Simple CRM peut vous proposer des listes de doublons potentiels, mais la décision de fusionner des doublons n'est possible que par une personne humaine.

En effet, deux contacts qui portent le même nom peuvent être deux personnes diférentes. Simple CRM ne peut pas savoir si ces deux personnes sont la même.

C'est la même chose pour les sociétés. Deux sociétés peuvent porter le même nom (ou la même enseigne) et être deux sociétés différentes.

D'autre part, pour chaque doublon détecté, si par exemple 2 adresses postales différentes sont présentes, aucun logiciel ne pourra décider quelle adresse est correcte.
C'est pour cela que vous devez fusionner les doublons un par un, en cochant ce que vous souhaitez garder sur un élément et sur l'autre.

Comment trouver les sociétés qui n'ont pas de contact lié ?

Afin d'effectuer une prospection efficace, il est préférable de s'adresser à des personnes plutôt qu'à des sociétés.

En effet, des études marketing montrent qu'un courrier adressé à "Jean-Marie Martin, Etablissements Lajoie" a beaucoup plus de chances d'être ouvert que le même courrier adressé au "Responsable des achats, Etablissements Lajoie".

Or dans beaucoup d'entreprises, les listes de prospection ne mentionnent bien souvent que le nom de la société à prospecter.
Vous devez alors identifier, dans votre Simple CRM, ces sociétés sans contact lié, afin de contacter ces entreprises pour par exemple obtenir le nom du responsable des achats.

Pour cela :

1. Ouvrez le lanceur d'applications.
2. Cliquez sur l'onglet "Big Data Mining", cliquez ensuite sur l'icône "Soc sans Cont".
3. Vous obtenez immédiatement la liste des sociétés sans contact.

Vous pouvez exporter les interactions en CSV vers Excel ou Open/Libre Office, créer une campagne de prospection, ou ajouter les sociétés sélectionnées à un projet existant.

Vous pouvez ensuite affiner votre recherche si besoin, en cliquant sur le bouton "Mode expert".

Vous pouvez alors combiner la recherche des sociétés sans contacts avec d'autres paramètres.

Comment affecter en masse des centres d'intérêts aux contacts ?

Pour affecter en masse des centres d'intérêts aux contacts dans Simple CRM utilisez le module Big Data Mining (lanceur d'applications -> Onglet Big Data Mining).

Effectuez ensuite une recherche de contacts (par exemple les contacts non encore prospectés : http://www.simple-crm-support.com/2015/04/comment-trouver-les-contacts-que-je-nai.html).

Une fois les résultats affichés, cliquez sur bouton "Affecter des centres d'intérêts".

Un formulaire apparaît.

Dans le champ "Centres d'intérêts à affecter aux contacts", choisissez le ou les centres d'intérêts que vous souhaitez affecter aux contacts de la liste de résultats.

Si vous cochez la case "Remplacez les centres d'intérêts des contacts", les centres d'intérêts actuellement affectés aux contacts de la liste seront supprimés avant d'affecter les nouveaux centres d'intérêts.

Si vous décochez la case "Remplacez les centres d'intérêts des contacts", les centres d'intérêts sélectionnés dans le champs du dessus seront ajoutés aux centres d'intérêts existants pour chaque contact de la liste.

Une fois les paramètres réglés, cliquez sur le bouton "Affecter les centres d'intérêts".

Sur le message de confirmation, cliquez sur Ok.
Les centres d'intérêts choisis sont affectés à chaque contacts de la liste.

Comment modifier la liste des fonctions professionnelles ?

Depuis la version 6.7 de Simple CRM, vous disposez d'une liste de fonctions professionnelles prédéfinies.

Ces listes apparaissent dès que vous saisissez quelques lettres :
- dans le champ "Fonction" dans les coordonnées professionnelles d'un contact

- dans le champ "Fonction" dans la liste des contacts d'une société

- dans le champ "Fonction" lorsque vous saisissez les coordonnées professionnelles d'un contact juste après sa création

Vous pouvez modifier les éléments de cette liste en utilisant les listes personnalisées dans l'Admin CRM :

1) Allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM)

2) Cliquez sur l'onglet "7. Gestion des listes"

3) Sur la ligne "Fonctions professionnelles", cliquez sur le bouton "Elements de la liste"

4) Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des éléments de la liste.

 

Comment saisir ou modifir les coordonnées professionnelles d'un contact ?

Les coordonnées professionnelles d'un contact sont les données de type téléphone ou email d'un contact à l'intérieur d'une société.

Pour saisir ou modifier les coordonnées professionnelles d'un contact :

- ouvrez la fiche du contact

- dans le tableau "sociétés liées à ce contact", saisissez la société liée au contact, et les coordonnées professionnelles de ce contact dans la société (si aucune ligne n'apparaît, cliquez sur le botuon "Ajouter un lien vers une société")

- cliquez sur le bouton "Enregistrer"

Comment affecter en nombre des contacts et sociétés à un projet ?

Les utilisateurs projets ont des droits d'accès limités aux informations contenues dans Simple CRM. Les contacts, sociétés, interactions autorisées doivent être contenus dans un projet lié à l'utilisateur projet. Voir à ce sujet la FAQ : Comment limiter l’accès d’un utilisateur à certains contacts, sociétés et interactions, et laisser l’accès complet aux autres utilisateurs ?

Après par exemple un import de données (voir Comment utiliser l'import de contacts et société liées au format CSV ?) , si vous souhaitez affecter les contacts et sociétés nouvellement importés à un utilisateur-projet, suivez la procédure ci-dessous.

1) Allez dans le module Requête (menu haut -> Requête)

2) Cliquez sur le centre d'intérêt correspondant à l'import (par exemple : "Import 2015-08-05 15:22:45").
Cliquez sur "Rechercher".

3) Vous obtenez la liste des contacts et sociétés importés.
Cliquez sur le bouton "Ajouter à un projet".

4) Un formulaire apparaît, vous permettant de choisir le projet auquel associer les contacts et sociétés de la recherche.
Choisissez le projet et cliquez sur le bouton "Ajouter au projet".

Les contacts et sociétés sont maintenant liés au projet que vous avez indiqué.

Les droits des utilisateurs projets prennent en compte les éléments importés.

Comment obtenir une carte géographique de mes interactions ?

Vous souhaitez obtenir une carte géographique de vos interactions, pour par exemple visualiser les différentes visites client que vous devez effectuer (tournée commerciale).

Pour cela il vous suffit d'aller dans le Menu du haut -> Interaction -> De sélectionner la page de date souhaitée -> De cliquer sur le bouton de Géolocalisation.

Comment affecter un projet par défaut à un utilisateur ?

Pour affecter un projet par défaut à un utilisateur :

1) Connectez-vous à Simple CRM en tant qu'Administrateur

2) Allez dans l'admin CRM : menu haut -> Admin CRM

3) Cliquez sur l'onglet "Liste des utilisateurs"

4) Cliquez sur le nom de l'utilisateur concerné

5) Dans le champ "Projet par défaut", sélectionnez le projet

6) Saisissez deux fois le mot de passe de l'utilisateur Simple CRM et cliquez sur le bouton Enregistrer

De cette manière, chaque fois que l'utilisateur crééra un contact ou une société, ce contact ou cette société sera automatiquement rattachée au projet.

Je fais le suivi commercial dans une interaction, comment obtenir des informations sur la société ou le contact lié ?

Dans le formulaire interaction, vous pouvez directement ouvrir la fiche de la société (ou du contact) lié.

Passez la souris sur l'icône sur l'icône à côté du nom de la société liée:

Une petite fenêtre s'ouvre avec les détails sur la société.

Cliquez sur le bouton "Ouvrir" : la fiche de la société s'ouvre dans un nouvel onglet.

La même fonctionnalité est disponible sur le contact lié à l'interaction.

Comment importer des données dans Simple CRM ?

Simple CRM propose 3 modules d'import de données.

1) Sociétés
Si vous voulez importer des sociétés uniquement, utilisez le module d'importations des sociétés : menu haut -> Admin, puis cliquez sur l'onglet "Importer des données". Cliquez sur le bouton "Importer un fichier de sociétés au format CSV", et suivez le mode opératoire indiqué.

2) Contacts
Si vous voulez importer des contacts uniquement, utilisez le module d'importations des contacts : menu haut -> Admin, puis cliquez sur l'onglet "Importer des données". Cliquez sur le bouton "Importer un fichier de contacts au format CSV", et suivez le mode opératoire indiqué.

3) Contacts et sociétés liés
Ce module permet d'importer en même temps des contacts et les sociétés. De cette façon, chaque contact importé sera automatiquement lié à sa société, et les coordonnées du contact (email, téléphone) seront importés dans les coordonnées professionnelles du contact.

Pour cela, utilisez le module d'importations des contacts et sociétés liés : menu haut -> Admin, puis cliquez sur l'onglet "Importer des données". Cliquez sur le bouton "Importer un fichier de sociétés et de contacts liés, au format CSV", et suivez le mode opératoire indiqué.

La FAQ Simple CRM explique en détail le fonctionnement de cet import : http://comment-utiliser-simple-crm.blogspot.fr/2014/05/comment-utiliser-limport-de-contacts-et.html


Chaque module d'import intègre :

- une prévisualisation des données importées, vous permettant de contrôler, avant l'import réel, que votre fichier de données est formaté correctement,

- une recherche des contacts dans votre base Simple CRM à partir de l'adresse email, pour éviter la création de doublons,

- une recherche des sociétés dans votre base Simple CRM à partir du numéro de TVA ou du numéro de SIRET, pour éviter la création de doublons.


Nous pouvons également importer vos données pour vous. De cette manière, vos données seront contrôlées et importées sur un espace de test, avant d'être importés dans votre base Simple CRM. Pour obtenir un devis d'import, merci d'envoyer un email à sales@crm-pour-pme.fr, en joignant votre fichier de données.

Comment trouver les contacts que je n'ai pas encore prospectés ?

Simple CRM vous permet d'établir une liste des contacts que vous n'avez pas encore prospecté.
Le principe est de rechercher les contacts qui ne sont liés à aucune interaction de type "Vente".

Pour cela :
1) Allez dans le module Big Data Mining (lanceur d'applications -> Onglet Big Data Mining) et cliquez sur l'icône "Clients / Leads Vierges".


2) Vous arrivez sur le formulaire Big Data Mining.
Cochez la case "Liste des lead qui n’ont jamais été démarchés dans un but commercial" et cliquez sur "Rechercher".

3) Vous obtenez la liste des contacts non encore prospectés.

Affiner la recherche

Vous pouvez ensuite affiner votre recherche, par exemple sur un centre l'intérêt.
Pour cela :

1) Cliquez sur le bouton "Mode avancé".

2) Dans le formulaire qui apparaît, cochez le centre d'intérêt concerné.

3) Cliquez sur le bouton "Appliquer le filtre".
La liste des contacts non encore prospectés et appartenant au centre d'intérêt concerné apparaît.

Vous pouvez ensuite exporter cette liste au format CSV (Excel), créer une campagne de prospection sur base de cette liste, générer une carte Google Maps des contacts...