Comment modéliser l’organisation d’une formation ?

Comme toujours lorsqu’il s’agit de modéliser un processus complexe, l’entité Projet est la solution idéale.

Imaginons que nous donnons une formation en langage HTML, au local 321 du 1 juin 2018 au 30 juin 2018.

Nous créons un projet nommé « Formation HTML » dont la date de début est le 1 juin et la date de fin le 30.

Ensuite, nous allons saisir les jours de formation et les lier au local 321, afin de réserver ce local.

Pour cela, nous créons le local, qui est une ressource. Merci de lire l’explication sur : http://www.simple-crm-support.com/2015/06/quest-ce-quune-ressource-dans-simple-crm.html

Ensuite, imaginons que les formations se déroulent deux fois par semaine, les lundis et mercredis. Nous créons donc une interaction récurrente dont le sujet sera « Formation HTML », qui sera liée à la ressource « local 321 ». Pour voir comment créer une interaction récurrente, merci de lire : http://www.simple-crm-support.com/2016/05/les-interactions-recurrentes.html

Ensuite, à ce projet, lié les membres de votre équipe qui travaille sur le projet comme par exemple le formateur, le responsable administratif, etc…

Si le formateur est un formateur externe, vous pouvez lier la société de ce formateur et le contact.

Ensuite, au fur et à mesure des inscriptions, liez les élèves/apprenants.

Vous avez la possibilité de lier également la vente de cette formation de chacun des élèves. Le total cumulé des ventes vous donnera le chiffre d’affaire généré par cette cession de formation. Si vous avez des frais, comme par exemple le formateur externe, liez l’achat, pour voir ainsi la marge.

Liez si vous le désirez les ressources d’apprentissage, des feuilles de présence… comme disent nos amis anglais : avec les Projets Simple CRM, the sky is the limit !

Je suis courtier en assurances, comment configurer Simple CRM pour mon activité ?

Simple CRM permet de gérer l'activité commerciale d'un cabinet de courtage en assurances.

1) Qualification des clients

Vous devez tout d'abord créer plusieurs centres d'intérêt afin de qualifier votre base client et prospect (voir la FAQ http://www.simple-crm-support.com/2014/01/comment-creer-des-champs-specifiques.html) :
- particulier
- professionnel
- client
- prospect

Créez aussi des centres d'intérêts prospect et client pour chacun des domaines d'assurance que vous proposez :
- client auto
- prospect auto
- client moto
- prospect moto
- client habitation
- prospect habitation
...

Un client particulier est un contact qui n'est pas lié à une société.
Un client professionnel est un contact lié à une société.

Vous devez ensuite qualifier les contacts en leur associant un ou plusieurs centres d'intérêts au fur et à mesure de la prospection et de la vente.

2) Gestion de la prospection

La prospection s'effectue au moyen de campagnes de prospection basées sur les centres d'intérêts, voir à ce sujet dans la FAQ : http://www.simple-crm-support.com/2014/04/comment-organiser-une-campagne-de.html

3) Gestion des contrats

Un contrat est matérialisé par une interaction liée au contact (et à la société dans le cas d'un contrat professionnel). Cette interaction évolue au fil du temps, de l'état "Vente - 1 - Prise de contact" à "Vente - 6 - Gagné" (ou "Vente - 7 - Perdu").

A ce sujet voir la FAQ : http://www.simple-crm-support.com/2016/04/limportance-de-maitriser-la-notion.html

Vous pouvez attacher à l'interaction tous les documents concernés par ce contrat (devis, contrat fournisseur, contrat client, attestations...), voir la FAQ : http://www.simple-crm-support.com/2015/03/comment-stocker-un-devis-et-lattacher.html

Lorsque vous remportez un contrat, passez l'interaction en "Vente - 6 - Gagné" et créez une nouvelle interaction à la date du renouvellement du contrat.
Ainsi vous serez averti en temps et en heure qu'il est temps de facturer un renouvellement.

Remarque

Pour une configuration plus poussée, adaptée sur mesure à vos besoins, vous pouvez souscrire à une formation avec un conseiller spécialisé DDA, MIF et CGP. Information sur: https://crm-pour-pme.fr/index.php/formation-simple-crm
Contact pour commander une formation : sales(at)crm-pour-pme.fr

Je vends des maisons. Mes devis sont composés de centaines d'articles. Comment Simple ERP peut-il gérer simplement cela?

Certains utilisateurs de Simple ERP ont besoin d'élaborer des devis complexes.

Par exemple, un fabricant de maison, doit indiquer les briques, le ciment, les cables électriques, les portes, etc... soit des centaines de lignes de produit.

Devoir à chaque fois créer un devis en partant d'une page vierge serait extrêmement long et surtout le contraire de ce que vous appréciez dans notre logiciel CRM: la simplicité.

Simple ERP propose une solution pratique: vous créez des modèles de devis, que vous allez ensuite dupliquer.

Imaginons que vous ayez 3 gammes de maison:

• Maison 2 chambres
• Maison 4 chambres
• Villa de luxe

Vous allez tout simplement créer un devis "modèle" pour chacune de ces maisons puis, lorsque vous devrez produire réellement un devis pour un client, il vous suffira de dupliquer ce modèle et si nécessaire de corriger / effacer / ajouter certaines lignes produits, en fonction des spécificités éventuelles de la maison.

Cette logique de duplication est déjà expliquée dans le FAQ: "Comment appliquer des tarifs spéciaux à certains clients sur certains produits ?". Nous vous invitons donc à lire cette explication et à appliquer la même logique d'utilisation pour vos besoins. 

Comment gérer un service après vente (SAV) avec Simple CRM ?

Vous vendez du matériel et souhaitez garder dans Simple CRM la trace des interventions effectuées sur ces matériels, par exemple dans le cadre d'un contrat de maintenance.

Le but est de créer un carnet d'entretien par machine, un carnet d'entretien étant matérialisé par un projet.

Pour cela :

1) Créez un projet Simple CRM par matériel et par client

Nommez le projet par exemple "Carnet d'entretien / Photocopieur Canon IR-3235 / SN 85457745214".
Saisissez comme date de début du projet, la date de début de la maintenance du matériel.
Enregistrez le projet.

Liez la société et le contact du client concerné par le matériel.

2) A chaque intervention sur le matériel

Ouvrez le projet concerné, descendez jusqu'à la liste des interactions. Cliquez sur le bouton "Ajouter une interaction".

Renseignez l'interaction (sujet, durée, type d'interaction, description de l'intervention).
Enregistrez l'interaction.

3) Consultation de interventions effectuées sur un matériel

Pour obtenir le carnet d'entretien du matériel, c'est à dire la liste des inteventions effectuées, ouvrez le projet concerné.

Descendez jusqu'à la liste des interactions : vous visualisez alors les interventions prévues et celle déjà effectuées.

Pour fournir un relevé d'interventions à votre client, exportez la liste des interactions en cliquant sur le bouton "Exporter les interactions du projet en CSV".

Création d’un module DRH

Simple CRM permet de créer très simplement des modules métiers sur mesure.

Nous allons ici créer un petit module DRH.

Chaque entreprise ayant une organisation différente, nous allons imaginer une organisation simple que vous devrez bien entendu adapter et modifier selon vos besoins réels.

Nous n’allons pas couvrir tous les besoins d’une gestion des ressources humaines, car cela serait long et de toute façon, une fois les deux exemples développés et assimilés, il vous sera très simple d’implémenter tous les processus DRH que vous désirez.

Pour ce cas d’étude nous travaillerons donc sur deux exemples clefs :

• La gestion des vacances
• La gestion de notes de frais

Introduction de base : la configuration générale

La première étape est d’entrer vos collaborateurs dans Simple CRM.

Pour ce faire, créer tout d’abord la fiche société de votre entreprise.

Ensuite, saisissez vos employés et liez les à la fiche de votre entreprise.

Enfin, pour chaque employé, créez un PROJET, dont le nom sera : DRH / NOM PRENOM / FONCTION

Dans ce projet, liez bien entendu votre société et l’employé.

Dans ce projet, vous stockerez tous les documents liés à cet employé : CV, contrat de travail, fiche de paye, notes de frais, etc.

La gestion des vacances

Le processus

La gestion des vacances suivra dans notre exemple le processus suivant :

1. Demande par l’employé
2. Etude de la demande par le DRH
3. Validation par le DRH ou Refus par la DRH
4. Prestation des vacances

La configuration

Pour ce faire, nous allons créer le type : « DRH – VAC »

Dont les étapes seront :

• DRH - VAC - 01 – Demande
• DRH - VAC - 02 – Etude
• DRH - VAC - 03 – Refus
• DRH - VAC - 04 - En congé

(pour ce faire, il faut être Administrateur, puis allez dans Admin -> Types d’interactions)

Une fois ceci fait, il faut aller dans Admin -> Modèles d’Interactions et nous allons créer une Interaction :

• Nom du modèle : Demande de congés annuels
• Sujet : Congés annuels
• Interaction : Cochez la case TACHE
• Société liée : votre société
• De TYPE : DRH - VAC - 01 – Demande
• Utilisateur : votre responsable DRH
• Priorité : 1
• Media : Email
• Dans mémo, on ajoute l’explication : « Merci d'introduire la date de début et la date de fin de vos congés (= date votre absence et retour effectif du bureau) ».

L’introduction d’une demande

Lorsqu’un employé veut introduire une demande de congé, il va :

1. Aller dans sa fiche de contact (donc sa fiche de contact liée à la société)
2. Lancer le modèle : « Demande de congés annuels »
3. Il complète et enregistre

Cette interaction apparaîtra ensuite dans la liste des éléments de travail du responsable du personnel.

Celui-ci étudiera la possibilité de ce congé, puis refusera ou validera.

S’il valide, il changera le propriétaire de l’Interaction en choisissant l’employé et il placera les bonnes dates, ainsi que le bon TYPE et liera au PROJET de l’employé :

Etude de cas : gestion des scripts d'appel et réponses des prospects dans un call-center

Cette étude de cas décrit la mise en place et la gestion d'une campagne d'appels effectuée par un call-center, avec Simple CRM.

La mise en place des scripts d'appels s'effectue grâce aux modèles d'interactions.
Une fois la campagne d'appel générée, les télé-opérateurs ouvrent chaque interaction, lisent le script et saisissent les réponses des prospects.

1) Création des modèles d'interaction
Dans un premier temps, vous devez créer un modèle d'interaction.
Le sujet du modèle d'interaction décrit en quelques mots l'objet de la prospection.
Dans le champ "Note" de l'interaction, collez le script d'appel.
Enregistrez le modèle d'interaction.

2) Création de la campagne de prospection
Créez maintenant votre campagne de prospection, en utilisant le modèle d'interaction que vous avez créé au 1)
Pour créer une campagne de prospection, merci de consulter la création de campagne de prospections.

3) Lecture du script d'appel et saisie des réponses du prospect
Une fois la campagne générée par le manager, le télé-opérateur se connecte à Simple CRM. Il arrive directement sur le Bureau Simple CRM, présentant la liste des opérations de prospection à réaliser.

Pour chaque interaction de prospection, le télé-opérateur :
- ouvre l'interaction
- appelle le prospect au téléphone (Simple CRM peut composer le numéro de téléphone du prospect pour vous)
- lit le script de prospection
- saisit la réponse du prospect
- modifie l'état de l'interaction selon la réponse du prospect : planification d'une visite prospect, plaquette à envoyer, devis à réaliser, ...
- modifie l'état  de l'interaction : "En cours" si une suite doit être donnée, "Terminé" si le prospect n'est pas intéressé.
- enregistre l'interaction

Etude de cas client : entreprise d'installation et maintenance d'alarmes et systèmes anti-intrusion

Dans ce cas d'étude de configuration de Simple CRM, la sécurité des données est primordiale.

En effet, les informations tant commerciales que techniques sont confidentielles.

Chaque employé ne peut donc avoir accès :
- qu'aux fiches des clients auxquels ils peuvent avoir accès
- qu'à leur rendez-vous personnel
- qu'à un nombre limité d'informations concernant les clients

Pour illustrer notre configuration, nous allons donc imaginer qu'il y aura 3 utilisateurs :
- Un directeur général
- Un commercial
- Un technicien

Le directeur général sera ADMINISTRATEUR.

Le commercial et le technicien, en raison de la nature confidentielle des données, seront bien entendu des utilisateurs Projets.

Pour rappel, l'explication complète des droits utilisateurs est disponible sur : http://www.simple-crm-support.com/2014/09/comment-limiter-lacces-dun-utilisateur.html

Pour chaque client il y aura 4 familles d'information :
- les coordonnées du client
- les informations commerciales
- les informations techniques
- les codes de déverrouillage de l'alarme

Les coordonnées du client se trouvent dans la fiche Société et/ou Contact. Ce(s) fiche(s) peut/peuvent être créée(s) soit par le directeur général, soit pas le commercial, soit par le technicien.

Une fois la fiche Société/Contact créée(s), le directeur général va créer 3 projets non publics qu'il nommera par exemple :
- ID SOCIETE ID CONTACT / Nom Société / Nom Contact / Dossier commercial
- ID SOCIETE ID CONTACT / Nom Société / Nom Contact / Dossier technique
- ID SOCIETE ID CONTACT / Nom Société / Nom Contact / Codes d'alarmes

Au dossier commercial, le directeur général liera le commercial.

Au dossier technique, le directeur général liera le technicien.



Au projet contenant les codes d'alarmes, il ne liera personne car personne ne peut lire les codes à part le directeur général.

Dans le dossier commercial, le commercial créera une Interaction, dans laquelle il stockera les devis et bons de commande. Il ne liera pas cette Interaction à la société/contact. En effet, s'il lie cette interaction à la société/contact, les documents seront visibles depuis la fiche société/contact.

Ceci ne pose aucun problème du point de vue pratique, puisque dans la liste des ses Interactions, l'interaction est liée au projet. Donc pour consulter les coordonnées du client, il suffit au commercial de cliquer sur le nom du projet pour accéder depuis le projet aux coordonnées du client :



La même technique est à appliquer au projet technique, où une interaction non liée directement à la société/contact contiendra les documents techniques.

Enfin, le projet des « Codes d'alarmes », contiendra simplement les codes d'alarmes écrit dans le champs mémo du Projet, ce projet étant uniquement accessible au directeur général.

Multi sociétés émettrices : pensez à travailler en multi entrepôts et/ou multi produits

Si vous travaillez en multi sociétés émettrices, vous voudrez sans doute un jour visualiser les états de stocks et/ou de mouvement de stock, par société émettrice.

De plus, en général, une société est propriétaire de son stock propre, mais si elle a décidé de travailler de façon mutualisée avec une autre entreprise dans le même Simple CRM / ERP.

Il existe deux solutions : soit le multi entrepôts, soit le multi produits. C'est à vous qu'il appartient de choisir la solution qui vous convient le mieux.

MULTI ENTREPOT

Il s'agit de la solution la plus simple : créez un entrepôt par société, puisque le filtrage par entrepôt est possible via PRODUIT

MULTI PRODUITS

Une autre possibilité est de créer plusieurs les produits, à savoir une par société émettrices.

Exemple : les sociétés « Papeterie de Paris » et « Papeterie de Lyon » se partagent le même Simple CRM car elles font partie du même groupe.

Elles vont donc créer dans la catégorie de PRODUIT « Bic et Stylo », les produits

• Stylo à bille – Bic /Paris
• Stylo à bille – Bic /Lyon
• Stylo à bille – Parker /Paris
• Style à bille – Parker /Lyon

Ainsi, pour voir l'état de stock des produits de Paris, il suffit d'aller dans PRODUIT et de saisir /Paris dans le nom du Produit et d'appliquer le filtre.

Cette solution est à choisir si les entreprises mutualisent leurs stocks.  

Je vends des articles avec plusieurs taux de TVA différents, est-ce que Simple ERP peut m'aider ?

Simple ERP gère parfaitement plusieurs taux de TVA différents à l'intérieur d'un seul et même document.

Exemple: vous êtes une agence de voyage avec un taux de TVA à 19% sur le voyage et un taux de TVA à 5% sur le traitement du dossier (commission sur vente). Vous aurez donc le produit VOYAGE et le produit TRAITEMENT DOSSIER avec des taux de TVA différents et également un total différencié de plusieurs taux de TVA.

Transformation produit: comment gérer cela dans Simple ERP ?

Imaginons que vous vendez des planches.

Vous n'avez plus de planche d'un mètre long mais avez de très nombreuses planches de deux mètres.

Vous décidez donc de couper 100 planches de deux mètres afin d'ainsi produire 200 planches d'un mètre de long.

Vous devrez donc aller dans INVENTAIRE et retirer du stock les 100 planches. Saisissez dans le titre et/ou l'espace NOTE une explication claire.

Ensuite, vous devez, toujours depuis l'INVENTAIRE, ajouter au stock les 200 nouvelles planches ainsi crées.

Pour une traçabilité parfaite, lié le second mouvement de stock à l'historique automatiquement créé au premier mouvement de stock. Ainsi les deux mouvements de stocks seront liés par le même historique.

Je vends des logiciels. Comment garder la trace de ce que j'ai vendu et à qui ?

Pour chaque logiciel ou module optionnel vendu, créez une interaction liée au client :
- une interaction avec pour sujet "Vente logiciel / SN: XXXXXXXXXXX" (remplacez "XXXXXX" par le numéro de série vendu au client, date de l'interaction = date d'activation)
- une interaction avec pour sujet "Module compta"
- une interaction avec pour sujet "Module facturation"
- (une interaction pour chacun des modules)

De cette façon, en visualisant la fiche d'un client, vous verrez immédiatement ce que vous lui avez vendu, les modules activés, les numéros de série, etc.

Je travaille dans une agence de voyage. Comment gérer un voyage pour plusieurs personnes ?

Pour gérer les dossiers de réservation, utilisez les Projets Simple CRM.

1) Allez dans le module Projet (menu haut -> Projet)
2) Cliquez sur le bouton "Ajouter un projet"
3) Dans le nom du projet, saisissez par exemple "Dossier de réservation / Bali / All inclusive / 2 personnes"
4) Dans "Date de début", saisissez la date de départ, et dans "Date de fin", saisissez la date de retour.
5) Cliquez sur "Enregistrer"

Une fois le dossier de réservation créé, associez-y les contacts des voyageurs :

1) Descendez jusqu'à la section "Contacts et sociétés liés au projet"
2) Pour chaque voyageur, saisissez son nom dans le champ "Contact". Si le contact existe déjà dans Simple CRM, sélectionnez-le, sinon, cliquez sur le bouton "Créer". Cliquez sur le bouton "Enregistrer"
3) Répétez l'étape 2 pour chaque voyageur.

Ce dossier de réservation va vous permettre également de centraliser les documents de voyage : billets, confirmations de vol, réservations d'hôtel ou d'activités, tickets de visite de musées et de monuments...

Pour ajouter un document au dossier de réservation :

1) Ouvrez le projet concerné
2) Descendez jusqu'à la liste des Interactions du projet
3) Cliquez sur le bouton "Ajouter une interaction"
4) Saisissez le nom du document, par exemple "Réservation / Hôtel Holiday Inn Bali / 25 au 30 août / 2 personnes"
5) Dans le champ "Type de document", choisissez par exemple "Achat - Bon de commande"
6) Cliquez sur bouton "Ajouter un document"
7) Cliquez sur le bouton "Add files", sélectionnez le fichier à stocker
8) Cliquez sur "Start Upload"
9) Cliquez sur "Enregistrer"

J'ai besoin d'obtenir un rappel avant chaque rendez-vous. Comment faire ?

Exemple : rappeler un prospect 5 jours après avoir envoyé un devis
 
Il y a 2 façons complémentaires d'obtenir un rappel des rendez-vous de votre agenda Simple CRM.

1) Lorsque vous avez envoyé un devis, déplacez l'interaction (c'est à dire changer la date et l'heure de l'interaction) à la date et l'heure à laquelle vous souhaitez rappeler votre client.
De cette manière, les tâches et rendez-vous de la journée sont listées dans le module Bureau Simple CRM (menu haut -> Bureau Simple CRM).

2) Vous pouvez compléter le point 1) en affichant votre agenda sur votre smartphone ou tablette. Chaque rendez-vous (rappeler le contact dans votre cas) fera sonner votre mobile ou tablette 15 mn avant l'heure du rendez-vous.

Pour afficher votre agenda sur un iPhone / iPad : http://comment-utiliser-simple-crm.blogspot.fr/2014/02/integrer-le-calendrier-simple-crm-dans.html

Sur un smartphone ou une tablette Android : http://comment-utiliser-simple-crm.blogspot.fr/2015/03/comment-importer-votre-agenda-simple.html

Puis-je gérer plusieurs enseignes/entreprise avec un seul Simple CRM ?

Il est possible de gérer plusieurs enseignes ou entreprises au travers d’une seule instance Simple CRM.

Pour ce faire, il vous faudra d’abord distinguer quel client est client de quelle enseigne. Vous créerez pour cela des CENTRES d’INTERETS (voir : http://comment-utiliser-simple-crm.blogspot.fr/search/label/Cr%C3%A9er%20des%20champs ) afin de les distinguer.

Exemple: Lead enseigneA, Client enseigneA, Lead enseigneB, Client enseigneB, etc.

Ces champs vous permettront d’effectuer des requêtes de directement visualiser, dans la fiche d’un contact ou d’une société, de quelle(s) enseigne(s) ce contact ou société est client.

Ensuite, il vous faudra également segmenter vos ventes, pour pouvoir lister séparément les ventes de l’enseigneA et de l’enseigneB.

Pour ce faire, vous utiliserez des modèles d’INTERACTION. Explication en texte et vidéo sur : http://comment-utiliser-simple-crm.blogspot.fr/2014/01/a-quoi-servent-les-raccourcis-simple.html

Ainsi, lorsque vous lancerez un modèle, cela écrira comme sujet de l’interaction: EnseigneA / Produit XYZ / 9 unités

Ceci vous permettra donc de visualiser directement quel processus de vente est lié à quelle enseigne.

Il en va de même bien entendu pour la segmentation des Interactions de type Livraison, Achat, Administratif, etc.

Comment ajouter des champs, par exemple Client ou Fournisseur, dans une fiche contact ?

Prenons un exemple : vous souhaitez qualifier vos contacts pour distinguer les prospects, les clients ou les fournisseurs.

Vous allez d’abord créer les 3 Centres d’Intérêts.

1) Allez dans les Requêtes (Menu haut -> Requêtes).

2) Créez 3 centres d’intérêts : Prospect, Client, Fournisseur, en vous référant à l'explication : https://crm-pour-pme.fr/video/2015/ci.html


Ensuite, vous modifiez les contacts concernés afin de lui affecter le Centre d’Intérêt correspondant.

1) Ouvrez la fiche du contact concerné

2) Cliquez sur le bouton “Modifier la fiche contact”

3) Cochez le Centre d’Intérêt concerné, par exemple “Client”

4) Cliquez sur le bouton Enregistrer


Pour retrouver la liste des Clients :

1) Allez dans les Requêtes (Menu haut -> Requêtes).

2) Dans la liste des Requêtes, cliquez sur le Centre d’Intérêt “Clients”

3) Vous obtenez la liste des Clients

Comment utiliser les types d'interaction ?

Simple CRM propose 8 catégories d'interactions selon la nature de l'activité à enregistrer : Achat, Administratif, Livraison, Marketing, Privé, Projet, Support, Vente.

Les processus de l'entreprise se gèrent de la même façon quelle que soit le type d'action à mener.

Les types d'interaction servent essentiellement :

- à permettre à chaque utilisateur d'effectuer ses tâches de suivi quotidien de ses actions
- à obtenir des statistiques commerciales, de support, par utilisateur, société, par type d'interaction, période,...


Prenons par exemple une opération d'achat.
Lorsque vous envisagez un achat, créez une interaction de type "Achat - 1 - Prise de contact".

Renseignez le budget en négatif (car c'est un achat) et enregistrez l'interaction.

Au fur et à mesure du processus d'achat, modifiez le type de l'interaction jusqu'à la réception de la marchandise.

A ce moment, l'interaction doit avoir comme type "Achat - 6 - Réception".

Une fois que l'achat complètement terminé (paiement inclus), passez l'état de l'interaction en "Terminé".


Le processus est le même pour la vente.

Au début de la relation de prospection avec un contact, l'interaction sera de type "Vente - 1 -Prise de contact".

Au fur et à mesure de l'évolution de la prospection avec ce contact, le type évoluera en "Vente - 2 - Présentation produit" ou par exemple directement "Vente - 3 Devis".

A la fin de la vente, deux possibilités : soit la vente est gagnée "Vente - 6 - Gagné", soit perdue "Vente - 7 - Perdue".

Vous trouverez les détails concernant le module Analytique (statistiques) dans la FAQ Simple CRM : http://comment-utiliser-simple-crm.blogspot.fr/p/video-de-formation.html (vidéo 7).