Comment faire un document SEPA

Si vous banque vous a fourni un modèle SEPA

Pour pouvoir faire le publipostage d'un document SEPA, il vous faut en premier lieu demander à votre banque le modèle du document. Une fois le document de la banque reçu, vous allez devoir créer un modèle de document avec une référence.

Le document SEPA a l'obligation d'avoir une référence du mandat unique, veillez donc bien à créer une référence qui sera unique à chaque client.

Pour la référence du mandat vous pouvez , par exemple, mettre :

S[onshow.societe_idsociete]C[onshow.contact_idcontact]

Essayez de pré-remplir tout ce qui peut l'être du document fourni par la banque.

Vous pourrez créer votre modèle de document et l'utiliser comme expliqué ici :

http://www.simple-crm-support.com/2017/09/comment-utiliser-la-fusion-de-documents.html

Si vous banque ne vous a pas fourni un modèle SEPA imposé

Dans ce cas, téléchargez le modèle que nous avons construit pour vous sur: https://the-happiness-at-work.com/modele-sepa.zip

Ensuite, en tant qu'administrateur de Simple CRM, allez dans l'espace d'administration, onglet: "20. Coordonnées fusion" et complétez les champs, en plaçant votre Identifiant créancier « SEPA direct debit » en "Mention Libre 5":

Ensuite, il faut ajouter ce modèle de document comme expliqué ici: http://www.simple-crm-support.com/2017/09/comment-utiliser-la-fusion-de-documents.html

Lorsque vous lancerez la création du document SEPA depuis une Interaction, il faudra le télécharger, puis bien compléter la mention présent en bleu dans le document:

Enfin, vous devez transmettre pour saisie et signature ce SEPA à votre client, soit en format papier, soit en format PDF.

La fusion de document ne fonctionne pas, que faire ?

Il se peut qu'après avoir téléchargé un modèle de document, une erreur surgisse quand vous essayer de le fusionner.

L'erreur peut provenir de trois raisons principales.

1) Erreurs de balises

Il se peut tout d'abord qu'une des balises que vous utilisez ne soit pas correcte.

Ouvrez le document et vérifiez que les balises sont bien celle présente ici.

Quelques erreurs courantes :

- Mettre des "-" (tiret) au lieu de "_" (underscore)

- Oublier le point entre onshow et la balise

- Oublier une lettre

- ...

2) Balises perturbées par la mise en forme

Il est aussi possible que des caractères invisibles utilisés pour le formatage et la mise en page se soit glissé dans les balises.

Heureusement, il existe un moyen très simple de les supprimer.

Il vous faut ouvrir un bloc-note et votre fichier qui servira de modèle.

Sélectionnez ensuite une balise, coupez la (raccourci ctrl + x) et collez. la dans le bloc-note (raccourci ctrl + v) .

Il vous faut ensuite faire l'action inverse, sélectionnez la dans le bloc-note, coupez la et collez la dans le document.

Répétez cette action pour toute les balises du document qui servira de modèle.

3) Le fichier a été mal chargé

Après avoir vérifié les deux autres points, il vous suffit de mettre à jour le modèle de document précédemment créé et télécharger le nouveau document corrigé.

Comment fusionner automatiquement les coordonnées de votre entreprise avec les modèles de documents ?

Simple CRM permet déjà de fusionner des documents en utilisant des balises pour renseigner directement les données du documents.

Ainsi il est possible de générer en quelques clics : contrats, attestation de formation, ordre de mission... 

Vous pouvez maintenant utiliser des balises de fusions dans les modèles de documents afin d'insérer automatiquement les coordonnées de votre entreprise.

Ainsi, si vous avez des dizaines de modèles de documents, en cas de changement d'adresse, de téléphone ou d'adresse email, tous vos modèles de documents seront mis à jour en quelques clics.

Pour paramétrer les coordonnées de l'entreprise pour la fusion de documents:
- allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM)
- cliquez sur l'onglet "20. Coordonnées fusion"

- remplissez les champs nécessaires
- cliquez sur Enregistrer

Ensuite vous pouvez utiliser les balises correspondantes dans vos modèles de documents, voir la liste des balises ici.

Liste des balises disponibles pour la fusion de documents

Simple CRM permet la fusion de documents à partir d'un fichier modèle et des données contenues dans Simple CRM.

Voici la liste des balises utilisables dans les modèles de documents.

CONTACT

ID du contact Civilité Nom Prénom Rue Complément d'adresse Code postal Localité Pays Tél mobile Tél fixe Email perso Skype Fax Site web Note Centres d'intérêt numériques Centres d'intéret texte Facebook LinkedIn Twitter Viadeo Réf externe Date de naissance Champs custom

[onshow.contact_idcontact] [onshow.contact_civilite] [onshow.contact_nom_contact] [onshow.contact_prenom] [onshow.contact_adr_rue] [onshow.contact_adr_complement] [onshow.contact_adr_cp] [onshow.contact_adr_ville] [onshow.contact_adr_pays] [onshow.contact_tel_mobile] [onshow.contact_tel_fixe] [onshow.contact_email_perso] [onshow.contact_skype] [onshow.contact_fax] [onshow.contact_url_perso] [onshow.contact_note] [onshow.contact_centre_interet] [onshow.contact_R_centre_interet] [onshow.contact_url_facebook] [onshow.contact_url_linkedin] [onshow.contact_url_twitter] [onshow.contact_url_viadeo] [onshow.contact_ref_externe] [onshow.contact_date_naissance] [onshow.contact_cont_custXX] avec XX de 1 à 100

SOCIETE

ID de la société Société Num TVA Num SIRET Identifiant National Rue Complément d'adresse Code postal Localité Pays Tél 1 Tél 2 Fax Email Site web Note Ref Externe Champs custom

[onshow.societe_idsociete] [onshow.societe_nom_societe] [onshow.societe_num_tva] [onshow.societe_num_siret] [onshow.societe_num_cik] [onshow.societe_rue] [onshow.societe_boite] [onshow.societe_code_postal] [onshow.societe_ville] [onshow.societe_pays] [onshow.societe_tel1] [onshow.societe_tel2] [onshow.societe_fax] [onshow.societe_email] [onshow.societe_url] [onshow.societe_note] [onshow.societe_ref_externe] [onshow.societe_soc_custXX] avec XX de 1 à 100

CONTACT-SOCIETE

Fonction Email pro Tél mobile pro Tél fixe pro

[onshow.cont_soc_fonction] [onshow.cont_soc_email_pro] [onshow.cont_soc_gsm_pro] [onshow.cont_soc_tel_pro]

INTERACTION

ID de l’interaction ID Utilisateur Nom de l’utilisateur Projet Date début Durée heures Durée minutes Date échéance Sujet ID Média Média ID Type interaction Type interaction Budget Source Note Suite ID Etat Etat Tâche Priorité Champs custom

[onshow.action_idaction] [onshow.action_idutilisateur] [onshow.action_R_idutilisateur] [onshow.action_idprojet] [onshow.action_date_action] [onshow.action_duree_heures] [onshow.action_duree_minutes] [onshow.action_date_echeance] [onshow.action_sujet] [onshow.action_idmedia] [onshow.action_R_idmedia] [onshow.action_idtype_action] [onshow.action_R_idtype_action] [onshow.action_budget] [onshow.action_source] [onshow.action_note] [onshow.action_etape_suivante] [onshow.action_etat] [onshow.action_R_etat] [onshow.action_all_day] [onshow.action_priorite] [onshow.action_inter_custXX] avec XX de 1 à 100

PROJET

ID Projet Nom projet Ref projet ID Chef de Projet Chef de projet Projet public ID Etat Etat Date début Date fin Budget Dépenses projet Recettes Note Actif Motivation succès Motivation échec Type projet Champs custom

[onshow.projet_idprojet] [onshow.projet_nom_projet] [onshow.projet_ref_projet] [onshow.projet_idutilisateur] [onshow.projet_R_idutilisateur] [onshow.projet_public] [onshow.projet_idetat] [onshow.projet_R_idetat] [onshow.projet_date_debut] [onshow.projet_date_fin] [onshow.projet_budget] [onshow.projet_depense] [onshow.projet_balance] [onshow.projet_note] [onshow.projet_actif] [onshow.projet_motivation_succes] [onshow.projet_motivation_echec] [onshow.projet_type_projet] [onshow.projet_proj_custXX] avec XX de 1 à 100

DOCUMENT

Référence du document

[onshow.document_reference]

UTILISATEUR

Nom de l'utilisateur Email Téléphone

[onshow.user_rappel_nom] [onshow.user_rappel_email] [onshow.user_rappel_tel]

PRODUITS (Simple ERP uniquement)

Liste des produits Quantité Unité Prix unitaire HT Montant TVA Total HT Désignation Taux TVA Total TTC Réf produit Taux de remise Montant remise Numéro de série Commentaire Pied de document Total HT Total TVA Total TTC

[products.quantity] [products.unite_txt] [products.unit_price] [products.tax_amount] [products.gross_total] [products.description] [products.tax_rate] [products.total] [products.product_ref] [products.discount_percent] [products.discount_amount] [products.serial_txt] [products.commentaire] [onshow.action_gross] [onshow.action_tax_amount] [onshow.action_total]

Format de dates

Si les champs date apparaissent sous un format inhabituel, vous devez ajouter le format de la date à utiliser. Par exemple, remplacez la balise [onshow.action_date_action] par [onshow.action_date_action;frm='dd/mm/yyyy']. Le paramètre "frm" permet de formater la date selon le schéma voulu.

Balises optionnelles pour les produits

Pour les produits, l'objectif est d'insérer plusieurs lignes dans un fichier DOCX, XSLX, ODT ou ODS.

Première cellule de tableau

La balise de la première colonne doit contenir le code supplémentaire "block=tbs:row" séparé par un point-virgule afin d'indiquer au module de fusion que les lignes doivent être insérées à cet endroit, par exemple : [products.quantity;block=tbs:row]

Formater les cellules

Pour pouvoir formater correctement les cellules dans un fichier XLSX (texte, nombre, date...), vous devez indiquer quel est le format de la cellule dans laquelle sera insérée la donnée voulue. Pour cela vous devez insérer un code pour indiquer le format voulu.

Nombre	ope=tbs:num
Date/heure	ope=tbs:date
Heure	ope=tbs:time
Devise	ope=tbs:curr
Pourcentage	ope=tbs:percent

Par exemple pour formater la cellule en nombre : [products.quantity;ope=tbs:num]

Ensuite vous pourrez appliquer correctement les styles voulus directement sur les cellules du fichier XSLX ou ODS.

Vous trouverez ci-dessous des exemples fonctionnels de modèles de fusion de documents avec des liste de produits. Lorsque vous souhaitez construire un modèle contenant des produits, le plus simple est de repartir de l'un de ces fichiers et de les adapter à vos besoins :

• un exemple fonctionnel LibreOffice Writer
• un exemple fonctionnel LibreOffice Calc
• un exemple fonctionnel Microsoft Word
  
• un exemple fonctionnel Microsoft Excel

COORDONNÉES DE L'ENTREPRISE

Vous pouvez utiliser des balises de fusions dans les modèles de documents afin d'insérer 

automatiquement les coordonnées de votre entreprise. Ceci est extrêmement pratique si vous déménagez: pas besoin de changer les coordonnées de votre entreprise dans chacun des modèles de document, il vous suffit de juste changer les coordonnées d'entreprise dans la configuration de votre CRM. Pour configurer les coordonnées de l'entreprise pour la fusion de documents, merci de consulter la FAQ. 

Nom de l'entreprise Adresse ligne 1 Adresse ligne 2 Code postal Localité Pays N°SIRET N°TVA Email Téléphone fixe Téléphone mobile Mention libre 1 Mention libre 2 Mention libre 3 Mention libre 4 Mention libre 5

[onshow.config_p_societe] [onshow.config_p_adr1] [onshow.config_p_adr2] [onshow.config_p_cp] [onshow.config_p_localite] [onshow.config_p_pays] [onshow.config_p_siret] [onshow.config_p_tva] [onshow.config_p_email] [onshow.config_p_telfixe] [onshow.config_p_telmobile] [onshow.config_p_libre1] [onshow.config_p_libre2] [onshow.config_p_libre3] [onshow.config_p_libre4] [onshow.config_p_libre5]

Comment utiliser la fusion de documents ?

Simple CRM propose maintenant une fonctionnalité de fusion de documents.

Vous pouvez maintenant charger des modèles de documents dans Simple CRM, pour ensuite les fusionner avec les données d'une interaction, et de tous les éléments liés à l'interaction.

Vous pouvez par exemple créer un modèle de document d'un courrier, et, depuis l'interaction, renseigner automatiquement le nom du contact, la société, l'adresse postale, le nom du projet lié...

Pour pouvoir créer des modèles, il faut en avoir le droit. Pour cela, demandez à votre administrateur d’effectuer les actions suivantes :

- menu haut -> Admin CRM
- onglet "1. Liste des utilisateurs"
- cliquez sur votre identifiant utilisateur
- cochez les cases "Peut créer et modifier des modèles de document" et "Peut générer des documents à partir des modèles".
- cliquez sur le bouton Enregistrer

1) Comment créer un modèle de document ?

La fusion est compatible avec les types de documents suivants :
- les documents Microsoft Office DOCX, XSLX, PPTX
- les documents OpenOffice / LibreOffice ODT, ODS, ODP

Lancez Word (ou LibreOffice), et créez un nouveau document (ou partez d'un document existant).

Saisissez le contenu, et insérez les balises qui seront remplacées, au moment de la fusion, par le contenu de Simple CRM.

Exemple pour un bloc d'adresse :

[onshow.contact_civilite] [onshow.contact_nom_contact] [onshow.contact_prenom]
[onshow.societe_nom_societe]
[onshow.societe_rue]
[onshow.societe_boite]
[onshow.societe_code_postal] [onshow.societe_ville]

Une fois la fusion réalisée, vous obtiendrez par exemple :

Madame Dupont Florence
SARL LOCO'NET
12 rue des Mésanges
ZA Grand Angle
34000 MONTPELLIER

Toutes les données de l'interaction, celles du contact liée, celles de la société liée, celles du projet lié sont accessibles dans le document. Vous trouverez la liste complète des balises ici : Balises fusion de documents.

Pour Simple ERP uniquement

Vous pouvez maintenant insérer dans un modèle, la liste des produits d'une interaction ERP (devis, bon de commande, facture...).

Pour cela, vous pouvez télécharger :

• un exemple fonctionnel LibreOffice Writer
• un exemple fonctionnel LibreOffice Calc
• un exemple fonctionnel Microsoft Word
  
• un exemple fonctionnel Microsoft Excel
  

Attention : pour les factures créées avec le modèle de publipostage, Simple ERP n'effectue pas de contrôle de cohérence entre les dates et les numéros des factures. Si vous utilisez le module de publipostage pour créer des factures, nous déclinons toute responsabilité en cas d'incohérence entre les dates et les numéros des factures créées.

 

2) Comment charger le modèle de document dans Simple CRM ?

Une fois votre modèle de document réalisé, ouvrez le module de gestion des modèles : Lanceur d'applications -> Onglet Outils -> Modèles de documents

La liste des modèles apparaît (la première fois, la liste est vide).

Cliquez sur le bouton "Ajouter un modèle".

Un formulaire apparaît.


Dans le champ "Nom du modèle", saisissez la description explicite du modèle, par exemple "Dossier de formation stagiaire"

Cliquez ensuite sur le bouton "Choisissez un fichier", et sélectionnez le modèle de document préparé à l'étape 1.

Dans le champ "Référence", choisissez si besoin une référence qui sera générée en même temps que le document. Pour gérer les références de documents, voir cette page : Références de documents.

Dans le champ "Type de document", choisissez si besoin un type à attribuer au document. Vous pouvez gérer la liste des types de documents, voir cette page : Gestion des types de documents.

La case à cocher "Actif" permet de désactiver le modèle de document ultérieurement si besoin.

Une fois les champs renseignés, cliquez sur le bouton "Enregistrer".

3) Comment utiliser le modèle de document ?

Le modèle de document s'utilise depuis une interaction.

Créez une interaction, renseignez-la, et cliquez sur le bouton "Ajouter un document" (ou ouvrez une interaction existante).

Veillez à ce que les éléments qui sont appelés dans le document soient renseignés (par exemple, liez un contact si vous utilisez les balises "contact" dans le document). Cliquez sur le bouton "Appliquer".

Ensuite, choisissez le modèle à fusionner dans la liste déroulante.

Enfin, cliquez sur le bouton "Fusionner le modèle".

Vous obtenez alors, dans la liste des documents de l'interaction, le document fusionné.

Pour télécharger le fichier fusionné, cliquez sur le nom du fichier.
Vous pouvez ensuite ouvrir le fichier fusionné.