Recherche d'information sur les sociétés via HaPPi

Dans la version 11 de Simple CRM, HaPPi se voit attribuer une nouvelle fonction, celle de vous aider à trouver des informations dans une société.

Cette fonctionnalité est uniquement disponible dans Simple CRM Business+.

Pour cela, rendez-vous dans une fiche société et appuyez sur le bouton "HaPPi info société".

Un message précisant que HaPPi fait une recherche apparaît, il vous suffit de patienter.

Une fois qu'HaPPi aura trouvé des informations sur la société, une nouvelle fenêtre apparaîtra ou HaPPi vous donnera les informations qu'il a trouvé.

Vous pouvez de les conserver ou non.

Si vous les conservez, les informations se rajouteront au champ note de la société.

Information supplémentaire

HaPPi a plus ou moins facile de trouver des informations en fonction des informations que vous avez déjà sur la société.

Le mieux étant un numéro d'identification de la société (SIRET, TVA, ...).

Le minimum étant un nom et un pays.

Comment remplir une fiche société automatiquement à partir du numéro SIREN ou SIRET ?

Simple CRM propose maintenant le remplissage automatique d'une fiche société à partir du numéro SIREN ou SIRET.

Pour cela :

Pour une nouvelle société : 

1) Créez une nouvelle fiche société (menu haut -> Société puis cliquez sur "Ajouter une société")

2) Le formulaire de nouvelle société apparaît.
Dans le champ "SIRET", saisissez le numéro SIREN ou SIRET de la nouvelle société. Attention : le numéro doit être composé de 9 chiffres (SIRET) ou 14 chiffres (SIREN) sans espace ni aucun caractère de ponctuation.

Cliquez à n'importe quel autre endroit du formulaire pour lancer la recherche par SIREN / SIRET.

3) Le nom et l'adresse de la société sont automatiquement renseignés.

4) Enregistrez la fiche de la nouvelle société.

Pour une société existante :

1) Ouvrez la fiche de la société existante

2) Renseignez le numéro de SIRET ou SIREN de la société dont vous souhaitez obtenir les coordonnées. Si le numéro SIRET ou SIREN est déjà renseigné, copiez le numéro existant, videz le champ SIRET, puis collez à nouveau le numéro SIRET ou SIREN dans le champ. Attention : le numéro doit être composé de 9 chiffres (SIRET) ou 14 chiffres (SIREN) sans espace ni aucun caractère de ponctuation.

3) Appuyez sur la touche "Tabulation" du clavieer, ou cliquez ailleurs dans le formulaire

4) Tous les champs vides du formulaire (nom de la société, adresse, code postal, ville, pays) seront renseignés avec les valeurs récupérées par Simple CRM.

Un de mes contacts a changé de société, comment le modifier dans Simple CRM ?

Lorsqu'un contact change de société, vous devez enregistrer cette nouvelle information dans le logiciel de gestion en ligne Simple CRM. De cette manière vous communiquerez avec ce contact via ses nouvelles coordonnées professionnelles.

 

Imaginons que le contact "Patrick Martin" travaillait pour la société SCIERIE JABBERT et a changé pour la société GROBOIS SA.

Pour enregistrer cette information :

1) Ouvrez la fiche du contact Patrick Martin

2) Descendez jusqu'à la section "Sociétés liées à : Patrick Martin"

 

3) Nous allons maintenant ajouter une société liée à Patrick Martin. 

Pour cela, si la société "GROBOIS SA" existe déjà, cliquez sur "Lier une société au contact", vous pouvez alors sélectionner la société GROBOIS SA et renseigner les coordonnées professionnelles de Patrick Martin dans la nouvelle société.

Si la société "GROBOIS SA" n'existe pas encore dans Simple CRM, cliquez sur "Créer et lier une société". Saisissez au moins le nom de la société et cliquez sur Enregistrer.  Vous pouvez maintenant renseigner les nouvelles coordonnées professionnelles de Patrick Martin.

 

 

 

4) Veillez à bien cocher "Société principale" pour la société GROBOIS SA.

5) Vous pouvez ensuite supprimer le lien vers la société "SCIERIE JABBERT" si vous le souhaitez. Cependant, il peut être utile de conserver l'information de l'ancien employeur de Patrick Martin. Le mieux est de saisir la date de fin du poste de Patrick Martin chez SCIERIE JABBERT.

 

6) C'est terminé !

Comment attribuer simplement des contacts et sociétés à un utilisateur dans Simple CRM ?

Simple CRM vous permet d'attribuer des contacts et des sociétés à un utilisateur, sans limiter à cet utilisateur l'accès aux autres contacts et sociétés contenues dans Simple CRM.

 

Si vous souhaitez mettre en place une restriction d'accès aux contacts et sociétés pour certains utilisateur, merci de consulter cette page. 

Exemples d'utilisation : prospection par secteurs géographiques, par secteurs d'activités...

Pour cela, créez  tout d'abord une liste personnalisée contenant par exemple la liste des commerciaux de votre entreprise. Appelez la liste par exemple "Commerciaux".

Ensuite, créez un champ Simple Custom sur les contacts (cette opération sera à renouveler sur les sociétés si nécessaire). Pour créer un champ Simple Custom, merci de consulter cette page. Créez un champ de type "Texte" et appelez-le "Commercial".  Associez à ce champ la liste que vous avez créée auparavant.

 

 

Voilà, vous pouvez maintenant indiquer sur la fiche d'un contact, le commercial attribué à ce client.

Dans le Big Data Mining Simple CRM, comment chercher sur plusieurs départements ?

 Le Big Data Mining Simple CRM permet maintenant de rechercher plusieurs département à la fois.

Vous pouvez chercher sur plusieurs départements en séparant les départements par des virgules, par exemple : 23, 44, 75 , 78 et la recherche se fera sur chacun des départments indiqués

Affichage des champs accessoires

Avec la version 8 de Simple CRM : l’ensemble de l’interface a été repensée afin de vous offrir un maximum de lisibilité et de confort.

Dès lors, certain champs accessoires ont été déplacés de la fenêtre principale vers un panneau latéral.
Ce panneau apparaît à l'ouverture de la fenêtre pour se cacher.

C'est le cas dans les interactions, les contacts, les sociétés et les projets.

L'opération pour accéder à ces champs est simple, il suffit de cliquer sur le petit icone en haut à droite de la fenêtre. Voici une explication en image : 

Envoyer des données de Corporama vers Simple CRM

A quoi sert Corporama ? 

Corporama CRM en pratique

Simple CRM dispose d'un pont de liaison entre Corporama et le crm.
Il s'agit d'une manière simple de faire transiter des données depuis Corporama vers votre Simple CRM.

Pour se faire, il faut tout d'abord faire une demande de liaison, pour se faire :

• Prenez contact avec le service clientèle chez corporama à l'adresse suivante : service-client@corporama.com
• Envoyez-lui les données suivante
• Une demande d'intégration crm avec Simple CRM
• L'adresse de votre simple crm suivi de /weblead.php (exemple : http://www.0000-exemple.crm-simple.com/weblead.php ), disponible dans le profil utilisateur en tant qu'administrateur : 

• La clé API de votre utilisateur simple CRM qui se trouve dans le profil utilisateur dans la Admin CRM du menu du haut de Simple CRM. Voir FAQ.

Une fois que ce branchement est effectué plusieurs possibilités :

Depuis le ciblage

Lorsque vous effectué une recherche dans le module de ciblage, un bouton "Ajout CRM" apparaît sous chaque société trouvée

Il vous suffit de cliquer dessus pour qu'un formulaire d'insertion s'ouvre.

Depuis la recherche / une société

Depuis la recherche ou à l'ouverture d'une société depuis le module de ciblage, vous avez la possibilité de :

1) Ajouter la société

2) Ajouter une personne liée à cette société

Si vous ajouter depuis la société (bouton 1) , seulement la société sera crée avec les informations prévisualisées dans le formulaire. 

Si vous ajouter un contact (bouton 2), la société sera crée et le contact sera crée et lié à la société ouverte. 

Si la société a déjà été importée une fois depuis Corporama, celle-ci se mettra simplement à jour et les contacts se rajouteront à ceux précédemment importés.

Le formulaire d'envoi

Lorsque vous cliquez sur Ajout CRM, que ce soit depuis le ciblage ou la société / recherche, un formulaire d'envoi va s'ouvrir :

Il s'agit là des données qui vont être importées dans Simple CRM. Si vous descendez en bas du formulaire et appuyez sur Accepter et importer, l'import sera effectué et les données importées dans votre Simple CRM.
Vous pouvez modifier ce formulaire si vous le désirez, en supprimant des champs. Les champs vide ne seront pas importés.
Veillez toutefois à laisser le champs "Lien Corporama", il permet d'identifier la société et ainsi d'éviter les doublons.

Si vous désirez d'autre champs depuis Corporama, il faut faire une demande à Corporama, c'est eux qui créent le formulaire.

En cas de réussite, une petite Notification apparaîtra sous le bouton "Ajout CRM" comme suit : 

Les champs ainsi importé rempliront les champs de Simple CRM disponible par défaut (nom société, tva, ...) les champs simple Custom ne sont pas remplis par le formulaire. 

Les données sont importées et remplisse les champs suivant en fonction des données du formulaire :

Si il y a un contact dans le formulaire :

Pour contact:

Le nom contact, prénom, la civilité et l'url viadeo.

Pour le lien contact société : 
la position, l'email professionnel, le gsm sera rempli avec le premier numéro de téléphone du formulaire, le téléphone sera remplis avec le second numéro du formulaire.
Corporama ne fait pas de différence dans le type de numéro (GSM/fixe).

Pour société :
Nom de la société, numéro TVA, numéro siret, l'adresse (rue, boite, code postal, ville), l'email de la société, l'url du site web.

Si il n'y a pas de contact dans le formulaire :

Il ne remplira que la partie "société" comme ci dessus et rajoutera en plus :

le téléphone 1 et 2 de la société.

les autres donnée sont, dans les deux cas, enregistrées dans le champs notes de la société.

Si vous désirez enregistrer les données avec plus de précision, il faut passez par Simple Form.

Comment ajouter rapidement un contact ou une société à un projet ?

Simple CRM permet maintenant de lier, directement depuis la fiche, un contact ou une société à un projet existant.

Pour cela, ouvrez la fiche concernée (ici un contact). Descendez jusqu'à la liste des projets liés au contact.

Cherchez le projet à lier au contact en tapant quelques lettres du nom du projet.

Saisissez le rôle éventuel du contact dans le projet, puis cliquez sur Ok.

C'est fait, le contact est lié au projet.

On procède de la même manière pour lier une société à un projet.

Comment masquer les lignes d'ajout d'un contact dans une société ?

Par défaut, la liste des contacts d'une société et la liste des sociétés d'un contact présentent directement une ligne vierge pour lier un nouvel élément.

Pour masquer automatiquement la ligne d'ajout d'un contact dans une société, allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM), puis cliquez sur l'onglet "13. Paramètres".

Décochez la case "Afficher automatiquement une ligne d'ajout", puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

La liste des contacts d'une société et la liste des sociétés d'un contact n'affichent plus de ligne vierge.
Pour afficher une ligne vierge, cliquez sur le bouton "Ajouter un lien vers un contact".

Une ligne vierge apparaît.

Sociétés et contacts favoris

Lorsque vous cliquerez depuis le MENU DU HAUT sur les icônes, SOCIETE ou CONTACT, vous arrivez sur la liste des SOCIETS/CONTACTS favoris.

Pour mettre en favoris une société ou un contact dans votre Simple CRM, il vous suffit de cliquer sur l’icône FAVORIS :

Pour supprimer le favori, il suffit de cliquer à nouveau : 

Comment utiliser la détection automatique des doublons dans Simple CRM ?

La recherche de doublons dans Simple CRM peut être effectuée manuellement (voir cette page).

Simple CRM peut aussi rechercher automatiquement :
- les doublons de contacts sur la base du nom et du prénom
- les doublons de sociétés, soit la base du nom, soit sur l'ensemble nom + code postal

Configuration de la recherche des doublons

La configuration de la recherche des doublons de sociétés est effectuée dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM -> onglet "13. Paramètres".

Si vous souhaitez que les doublons de sociétés soient recherchés sur le nom de la société, dans le champ "Dédoublonnage des sociétés", choisissez "Dédoublonnage sur le nom de la société".

Si vous souhaitez que les doublons de sociétés soient recherchés sur le nom + code postal de la société, dans le champ "Dédoublonnage des sociétés", choisissez "Dédoublonnage sur le nom et le code postal de la société".

 

Cliquez ensuite sur le bouton "Enregistrer".

Liste et fusion des doublons potentiels

La recherche des doublons est effectuée une fois par jour. Des doublons créés dans la journée seront donc détectés le lendemain.

Pour accéder à la liste des doublons potentiels, ouvrez le lanceur d'applications, cliquez sur l'onglet "Outils", puis cliquz sur l'icône "Doublons contact" ou "Doublons société".

La liste des doublons potentiels apparaît. 

Chaque ligne de la liste représente une paire de doublons potentiels détectés par Simple CRM.

S'il ne s'agit pas d'un doublon (cas de personnes homonymes, ou de deux sociétés différentes portant le même nom), cochez la case "Ignorer" sur la ligne concernée, puis cliquez sur le bouton "Enregistrer" en bas de la liste.

S'il s'agit vraiment d'un doublon, cliquez sur le bouton "Dédoublonner" sur la ligne concernée.

L'écran suivant présente la paire de doublons côte-à-côte. Pour chaque champ, vous pouvez choisir si vous gardez la donnée du premier doublon, ou du deuxième, en cochant la case de la donnée à conserver.

Une fois que vous avez coché les données à garder d'un côté et de l'autre, cliquez sur le bouton "Fusionner les contacts" (ou "Fusionner les sociétés" selon le cas).

Les éléments sont alors fusionnés, vous arrivez ensuite sur l'élément dédoublonné.

Pourquoi Simple CRM ne fusionne pas les doublons automatiquement ?

Simple CRM peut vous proposer des listes de doublons potentiels, mais la décision de fusionner des doublons n'est possible que par une personne humaine.

En effet, deux contacts qui portent le même nom peuvent être deux personnes diférentes. Simple CRM ne peut pas savoir si ces deux personnes sont la même.

C'est la même chose pour les sociétés. Deux sociétés peuvent porter le même nom (ou la même enseigne) et être deux sociétés différentes.

D'autre part, pour chaque doublon détecté, si par exemple 2 adresses postales différentes sont présentes, aucun logiciel ne pourra décider quelle adresse est correcte.
C'est pour cela que vous devez fusionner les doublons un par un, en cochant ce que vous souhaitez garder sur un élément et sur l'autre.

Dans le Big Data Mining Simple CRM, comment chercher des sociétés ?

Le Big Data Mining Simple CRM permet maintenant de rechercher des sociétés, en plus des contacts.

Pour chercher des listes de sociétés répondant à certains critères, vous pouvez :

• Soit partir du mode simple pour obtenir des contacts, puis passer directement à la liste des sociétés répondant aux mêmes critères.
• Soit chercher directement en mode expert

Si vous souhaitez partir des recherches de contact :

Ouvrez le lanceur d'applications

Cliquez sur l'onglet Big Data Mining, puis choisissez une requête pré-programmée.

 

Une fois sur la liste des résultats, cliquez le sur bouton "Mode expert".

En haut des critères, cochez la case "Sociétés", puis cliquez sur "Appliquer le filtre" en bas.

Vous obtenez alors la liste des sociétés correspondant à votre requête.


Si vous souhaitez rechercher directement en mode expert :

Ouvrez le lanceur d'applications

 

Cliquez sur l'onglet Big Data Mining, puis cliquez sur l'icône "Sociétés".

En haut des critères, vous constatez que la case "Sociétés" est cochée.

Saisissez les autres critères, puis cliquez sur "Appliquer le filtre" en bas.

Vous obtenez alors la liste des sociétés correspondant aux critères.

Remarque : certains critères sont uniquement applicables aux contacts (anniversaire, centres d'intérêts, champs personnalisés des contacts) et sont masqués si la recherche porte sur les sociétés.

Comment trouver les sociétés qui n'ont pas de contact lié ?

Afin d'effectuer une prospection efficace, il est préférable de s'adresser à des personnes plutôt qu'à des sociétés.

En effet, des études marketing montrent qu'un courrier adressé à "Jean-Marie Martin, Etablissements Lajoie" a beaucoup plus de chances d'être ouvert que le même courrier adressé au "Responsable des achats, Etablissements Lajoie".

Or dans beaucoup d'entreprises, les listes de prospection ne mentionnent bien souvent que le nom de la société à prospecter.
Vous devez alors identifier, dans votre Simple CRM, ces sociétés sans contact lié, afin de contacter ces entreprises pour par exemple obtenir le nom du responsable des achats.

Pour cela :

1. Ouvrez le lanceur d'applications.
2. Cliquez sur l'onglet "Big Data Mining", cliquez ensuite sur l'icône "Soc sans Cont".
3. Vous obtenez immédiatement la liste des sociétés sans contact.

Vous pouvez exporter les interactions en CSV vers Excel ou Open/Libre Office, créer une campagne de prospection, ou ajouter les sociétés sélectionnées à un projet existant.

Vous pouvez ensuite affiner votre recherche si besoin, en cliquant sur le bouton "Mode expert".

Vous pouvez alors combiner la recherche des sociétés sans contacts avec d'autres paramètres.