Comment renseigner automatiquement la valeur d'un champ personnalisé avec un élément de liste d'un autre champ ?

Simple CRM permet maintenant de gérer des listes d'auto-complétion.

 

Par exemple, vous souhaitez créer un champ personnalisé contenant le département, et un autre contenant la région, qui seront automatiquement mis à jour à partir du code postal de société.

Vous devez d'abord activer l'affichage des colonnes supplémentaires dans la gestion des listes personnalisées.

Pour cela, allez dans l'Admin CRM, puis cliquez sur le bouton "13. Paramètres". Cochez la case "Afficher 2 colonnes supplémentaires dans la gestion des listes personnalisées", puis cliquez sur Enregistrer

 

 

Ensuite, créez une liste "Départements / Régions" et saisissez les valeurs voulues.

 

 

Ensuite, créez deux champs Simple Custom dans les fiches sociétés. Les champs doivent être de type "Champ calculé". Saisissez les formules des champs calculés :

Comment gérer mes champs personnalisé dans les versions Enterprise et Business + ?

Si vous êtes en version Enterprise ou en Business+ de Simple CRM, la gestion des onglets des champs personnalisés n'est plus disponible dans la partie "Champs personnalisé", voici comment gérer les champs personnalisés pour ces versions.

Attention cependant que la partie "produit" n'a pas été modifiée.

Si vous n'êtes ni en Enterprise ni en Business+, la gestion s'effectue toujours comme auparavant.

Création

Pour la création des champs, il n'y a pas de différence entre les différentes versions, il faut suivre le tutoriel suivant : Comment créer des champs personallisé

Répartition dans le formulaire

Une fois que les champs ont été créés, rendez-vous dans la partie "formulaire" de l'administration CRM.

Pour ce faire, vous pouvez cliquer sur le bouton "Édition tabulation" en haut de la création des champs personnalisé.

Ou alors via le bouton Admin CRM -> 25. Gestion des formulaires -> sélectionner le formulaire voulu 

Vous voilà dans le formulaire de saisie de l'entité à laquelle vous avez rajouté un champ personnalisé.

Il vous suffit maintenant de rajouter le champ là où vous le désirez.

Cependant, il ne s'affichera sur la fiche contact/société que dans la partie "Simple Custom", cette partie n'affichera que les onglets ayant la case "Afficher dans les formulaires rapides" de cocher.

Pour plus d'information à ce sujet, consulter : Gestion des formulaires rapides

Créer des champs personnalisés avec Simple Custom

Simple Custom vous permet d’ajouter des champs personnalisés dans:

• Société
• Contact
• Projet
• Interaction
• Produit

Ces champs peuvent être de type:

• Texte
• Numérique entier
• Numérique décimale 
• Date
  
• Menu déroulant à choix unique
• Menu déroulant à choix multiple
• Lien vers une fiche Société (idéal pour, par exemple, lier une filiale à une maison mère)
• Lien vers une fiche Contact (idéal pour, par exemple, lier une secrétaire à son responsable)
• Lien vers une fiche Projet
• Lien vers une fiche Interaction
  
• Lien Internet ou Intranet (idéal pour, par exemple, pointer vers du contenu présent dans un autre Système d'Information) Attention pour ces liens, il suffit tout simplement de choisir le type TEXTE et, lorsque vous complétez le champ, de bien faire commencer le lien par HTTP ou HTTPS, afin que le contenu soit reconnu comme un champ lien. 
• Champ calculé, consultez la FAQ
• Champ Mémo
  

Vous pouvez bien entendu réaliser des requêtes sur ces champs.

Créer des champs

La première étape, dans le cas où vous désirez proposer un menu déroulant, il va falloir stocker le contenu du ou des menus.

Imaginons que vous désirez spécifier le secteur d’activité d’une entreprise.

Vous devez aller:

1. Espace d'administration
2. Choisir l'onglet "Gestion des listes"
3. Saisir le nom de la liste
4. Cliquer sur Enregistrer
5. Un nouveau bouton "Eléments de la liste" apparaît: cliquez dessus
6. Saisissez les éléments de la liste et enregistrez

Cette étape réalisée, retournez dans l'espace d'administration et sélectionnez l'onglet "Champs personnalisés", puis sélectionnez l'entité où vous désirez créer des champs:

Il vous suffit ensuite de:

1. Nommer votre champ custom
2. Choisir son type (Texte, Numérique ou Date)
3. De le lier ou non à une liste de menu déroulant
4. De cliquer sur le bouton "Enregistrer" présent en bas de page

Si vous désirez changer l'ordre des champs, il vous suffit de pointer avec votre souris la Référence du champ, de cliquer, puis de réaliser un glisser-déposer.

Réaliser une recherche sur les champs custom

• Aller dans Chercher
• Cliquer sur Recherche avancée

• Passez en Mode Expert
• Puis en bas de la fenêtre réalisez la recherche sur les champs Simple Customs désirés

Supprimer le contenu des champs custom

Lorsque vous modifiez le nom ou le type d'un champ, ou la liste associée au champ, la case à cocher "Suppr. données" située à droite est automatiquement cochée.

Si cette case est cochée, alors les données contenues dans ce champ sont supprimées lorsque vous enregistrez le formulaire.

 

Cela est utile lorsque vous modifiez un champ pour l'affecter à une autre usage. De cette manière, les données contenues dans le champ sont automatiquement supprimées.

 

 

 

 

Un message d'avertissement vous permet d'appliquer vos modifications, y compris la suppression des données des champs dont la case "Suppr. données" est cochée. 

 

 

Si vous ne souhaitez pas supprimer des données de champs custom, cliquez sur Annuler, décochez la case "Suppr. données" de chaque champ, puis cliquez à nouveau sur le bouton "Enregistrer" situé en bas de la liste des champs.

Puis-je gérer plusieurs enseignes/entreprise avec un seul Simple CRM ?

Il est possible de gérer plusieurs enseignes ou entreprises au travers d’une seule instance Simple CRM.

Pour ce faire, il vous faudra d’abord distinguer quel client est client de quelle enseigne. Vous créerez pour cela des CENTRES d’INTERETS (voir : http://comment-utiliser-simple-crm.blogspot.fr/search/label/Cr%C3%A9er%20des%20champs ) afin de les distinguer.

Exemple: Lead enseigneA, Client enseigneA, Lead enseigneB, Client enseigneB, etc.

Ces champs vous permettront d’effectuer des requêtes de directement visualiser, dans la fiche d’un contact ou d’une société, de quelle(s) enseigne(s) ce contact ou société est client.

Ensuite, il vous faudra également segmenter vos ventes, pour pouvoir lister séparément les ventes de l’enseigneA et de l’enseigneB.

Pour ce faire, vous utiliserez des modèles d’INTERACTION. Explication en texte et vidéo sur : http://comment-utiliser-simple-crm.blogspot.fr/2014/01/a-quoi-servent-les-raccourcis-simple.html

Ainsi, lorsque vous lancerez un modèle, cela écrira comme sujet de l’interaction: EnseigneA / Produit XYZ / 9 unités

Ceci vous permettra donc de visualiser directement quel processus de vente est lié à quelle enseigne.

Il en va de même bien entendu pour la segmentation des Interactions de type Livraison, Achat, Administratif, etc.

Comment ajouter des champs, par exemple Client ou Fournisseur, dans une fiche contact ?

Prenons un exemple : vous souhaitez qualifier vos contacts pour distinguer les prospects, les clients ou les fournisseurs.

Vous allez d’abord créer les 3 Centres d’Intérêts.

1) Allez dans les Requêtes (Menu haut -> Requêtes).

2) Créez 3 centres d’intérêts : Prospect, Client, Fournisseur, en vous référant à l'explication : https://crm-pour-pme.fr/video/2015/ci.html


Ensuite, vous modifiez les contacts concernés afin de lui affecter le Centre d’Intérêt correspondant.

1) Ouvrez la fiche du contact concerné

2) Cliquez sur le bouton “Modifier la fiche contact”

3) Cochez le Centre d’Intérêt concerné, par exemple “Client”

4) Cliquez sur le bouton Enregistrer


Pour retrouver la liste des Clients :

1) Allez dans les Requêtes (Menu haut -> Requêtes).

2) Dans la liste des Requêtes, cliquez sur le Centre d’Intérêt “Clients”

3) Vous obtenez la liste des Clients

Comment qualifier les contacts à la fin d’un processus de vente ?

Le mieux est de créer 2 centres d'intérêt :

- Prospect

- Client

Lorsque vous importez des contacts, affectez-leur le centre d'intérêt "Prospect".

Quand vous lancez votre campagne commerciale, ajoutez le centre d'intérêt "Prospect" à votre recherche.

A la fin du processus de vente, si le résultat est "Vente - 6 - Gagné", ouvrez la fiche du contact, enlevez le centre d'intérêt "Prospect" de la fiche du contact, et ajoutez le centre d'intérêt "Client" au contact.

Si le résultat est "Vente - 7 - Perdu", ouvrez la fiche contact et enlevez le centre d'intérêt "Prospect" de la fiche du contact, sans lui affecter le centre d'intérêt "Client".

De cette manière, pour les campagnes suivantes vous pourrez sélectionner au choix  :

- uniquement les prospects (à qui vous n'avez encore rien vendu)

- uniquement les clients (à qui vous avez déjà vendu)

- les clients et les prospects (que vous leur ayez déjà vendu ou pas)

Je veux mettre les Centre d'Intérêts aux sociétés et pas aux contacts, comment faire ?

En réalité, vous le faites déjà.

Lorsque vous cliquez sur une requête de Centre d'intérêt, vous voyez les personnes de Contact, et à coté les Sociétés; vous savez donc quelle Société possède quel Centre d'intérêt.

Le Centre d'intérêt est renseigné dans la fiche de Contact pour une raison très simple: dans une entreprise de 300 personnes, chaque employé vend un seul et unique produit. Si le nom du produit, qui est un Centre d'intérêt, est indiqué sur la la fiche Société et non sur la fiche Contact, vous devrez téléphoner à 300 employés pour trouver celui vend le produit qui vous intéresse. Si c'est dans la fiche du Contact, vous téléphoner directement à la bonne personne.

De plus, des personnes à l'intérieur d'une même entreprise peuvent avoir des Centre d'intérêt différent.

Exemple: le directeur des ventes veut du consulting en vente et le directeur des ressources humaines veut des formations en sécurité pour les employés.

Comment créer des champs spécifiques pour qualifier des clients ou des leads ?

Vous pouvez qualifier les contacts en utilisant des CENTRES d’INTERET que vous créez via le bouton REQUETE dans le menu du haut (icône : paire de jumelles).

L’avantage est que vous pouvez effectuer des requêtes et ainsi créer des listes de prospection.

Vous pouvez ainsi très simplement personnaliser votre CRM en ligne Simple CRM à vos besoins spécifiques.

Ainsi, si vous désirez par exemple voir : « tous les clients de la zone Rhône Alpes de catégorie A », il vous suffit de cliquer dans REQUETE sur les cases à cocher « zone Rhône Alpes » et « catégorie A », pour voir apparaitre la liste des clients potentiels.