A partir du premier janvier 2023, les mentions obligatoires sur les factures émises par les entreprises françaises, vont changer.
Nous vous proposons dans cette FAQ de passer en revue le texte de loi et d’ainsi bénéficier d’une méthode de vérification de la configuration de votre Simple ERP.
Préambule
Vous trouverez sur Internet de nombreux articles, sur différents blogs, vous présentant la structuration de ces mentions obligatoires.
Malheureusement, une partie importante de ces articles sont erronés, fruits de multiple copier/coller, nullement recoupé par les articles de loi.
Notre présentation se base ici sur le Code général des impôts, annexe 2 : III : Factures, dont vous trouverez copie sur : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000046086694/2023-01-01/
Enfin, en cas de soucis, n’hésitez pas à contacter sales(at)crm-pour-pme.fr par email, afin de commander des heures de formation et d’aide à la configuration.
Une structuration en 18 points
Les nouvelles mentions légales sont composées de 18 points que nous analyser en détail ci-dessous.
1° Le nom complet et l'adresse de l'assujetti et de son client ;
Attention donc à veiller à la qualité de votre base de données.
Chaque client doit avoir une adresse et au minimum un numéro de SIRET.
Il est essentiel de bien entendu saisir le numéro de TVA si le client en possède un.
Pour rappel, depuis l’entité SOCIETE, un graphique analyse la qualité de votre base de données.
2° Le numéro individuel d'identification attribué à l'assujetti en application de l'article 286 ter du code précité et sous lequel il a effectué la livraison de biens ou la prestation de services ;
Il s’agit ici d’une nouveauté. En effet, si l’adresse de livraison est différente de l’adresse de facturation, vous vous devez de faire apparaitre dorénavant l’adresse de livraison et le SIRET.
Les utilisateurs de Simple ERP, qui avaient souvent ce souci, avaient souvent créé des champs Simple Custom « Livraison ».
Une prochaine mise à jour de Simple ERP vous permettra de tout simplement choisir, en plus de la Société (et Contact) de facturation, une Société (et Contact) de livraison. Vos modèles de document ERP seront automatiquement mis à jour sur base de ce nouveau champ. Vous serez avertis par email à la mise en place effective de cette nouvelle fonctionnalité.
3° Les numéros d'identification à la taxe sur la valeur ajoutée du vendeur et de l'acquéreur pour les livraisons désignées au I de l'article 262 ter du code précité ;
Il s’agit donc ici de l’insertion automatiquement du numéro de SIRET (et non SIREN !) dans les factures.
Cette fonctionnalité a toujours existé dans Simple ERP, donc pas de soucis. Vous devez simplement vérifier que votre SIRET est bien indiqué dans votre société émettrice.
4° Le numéro d'identification à la taxe sur la valeur ajoutée du prestataire ainsi que celui fourni par le preneur pour les prestations pour lesquelles le preneur est redevable de la taxe ;
Idem : il s’agit donc ici de l’insertion automatiquement du numéro de SIRET (et non SIREN !) dans les factures.
Cette fonctionnalité a toujours existé dans Simple ERP, donc pas de soucis. Vous devez simplement vérifier à bien saisir les numéros de SIRET dans les fiches de Société, comme expliqué au point 1.
5° Lorsque le redevable de la taxe est un représentant fiscal au sens de l'article 289 A du code précité, le numéro individuel d'identification attribué à ce représentant fiscal en application de l'article 286 ter du même code, ainsi que son nom complet et son adresse ;
Il s’agit ici du numéro d’identification d’une entreprise non présente dans l’Union Européenne.
Par défaut, dans Simple CRM, les fiches sociétés proposent le CIK, qui est le numéro d’identifiant états-uniens.
Si vous travaillez avec plusieurs sociétés présentes dans plusieurs états hors UA, il serait pertinent de renommer le CIK en « Company national ID ». Pour renommer ce champs, merci de lire la documentation sur : https://www.simple-crm-support.com/2016/03/lidentifiant-societe-nest-ni-siret-ni.html
5° bis Lorsque la livraison de biens ou la prestation de services est effectuée par le membre d'un assujetti unique constitué en application de l'article 256 C du code général des impôts, la mention “Membre d'un assujetti unique” ainsi que le nom, l'adresse et le numéro individuel d'identification à la taxe sur la valeur ajoutée de ce membre ;
Cette mention peut être ajoutée dans le bloc haut ou bas des factures, voir https://www.simple-crm-support.com/2017/09/comment-inserer-des-commentaires-dans.html
6° Sa date d'émission ;
Déjà généré de base par Simple ERP.
7° Un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue ; la numérotation peut être établie dans ces conditions par séries distinctes lorsque les conditions d'exercice de l'activité de l'assujetti le justifient ; l'assujetti doit faire des séries distinctes un usage conforme à leur justification initiale ;
Déjà généré de base par Simple ERP.
Attention toutefois, si vous avez changé le système de numérotation, à vérifier que vous n’avez pas commis d’erreur et que vous respectez bien la logique incrémentale.
Voir documentation sur : https://www.simple-crm-support.com/2016/06/comment-creer-une-nouvelle-reference-de.html
8° Pour chacun des biens livrés ou des services rendus, la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxes et le taux de taxe sur la valeur ajoutée légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération ;
Déjà généré de base par Simple ERP.
9° Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération ;
Déjà généré de base par Simple ERP.
Attention toutefois, si vous utilisez des rabais, à bien utiliser un modèle de document qui affiche les rabais. Il faut donc que le design sélectionné utilise le terme remise. Exemple : "Modern - logo à gauche - remise" ou "Modern - logo à droite - remise".
10° La date à laquelle est effectuée, ou achevée, la livraison de biens ou la prestation de services ou la date à laquelle est versé l'acompte visé au c du 1 du I de l'article 289 du code précité, dans la mesure où une telle date est déterminée et qu'elle est différente de la date d'émission de la facture ;
Les utilisateurs de Simple ERP, qui avaient ce besoin auparavant, avaient souvent créé un champ Simple Custom « Date de livraison ».
Une prochaine mise à jour de Simple ERP vous permettra de tout simplement choisir, la date de livraison.
Par défaut, ce sera la date d’émission de la facture qui sera proposée. En cas de différence de date, il faudra donc choisir la date effective.
Vos modèles de document ERP seront automatiquement mis à jour sur base de ce nouveau champ. Vous serez avertis par email à la mise en place effective de cette nouvelle fonctionnalité.
11° Le montant de la taxe à payer et, par taux d'imposition, le total hors taxe et la taxe correspondante mentionnés distinctement ;
Déjà généré de base par Simple ERP.
11° bis Lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la taxe d'après les débits, la mention : “Option pour le paiement de la taxe d'après les débits” ;
Cette option sera à configurer dans la société émettrice, depuis l’admin ERP.
12° En cas d'exonération, la référence à la disposition pertinente du code général des impôts ou à la disposition correspondante de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée ou à toute autre mention indiquant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération ;
Ecrit plus clairement, il est donc essentiel d’indiquer en cas de taux de TVA à 0% la raison de ce taux.
Il vous faudra donc créer plusieurs taux de TVA si nécessaire, en fonction de votre métier.
Les taux de TVA doivent avoir une « Mention sur documents » justificative.
Les plus connus sont :
- Frais financiers sans TVA
- TVA non applicable art 293B du CGI
- TVA Acquittée par le preneur, article 283-2 octies du CGI
- TVA non récupérable sur frais de déplacements
- Etc…
13° Lorsque l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la mention : " Autoliquidation " ;
Ce cas étant rare, nous vous invitons à activer le BLOC BAS dans votre facture et d’y saisir à la main l’information, lorsque ce cas se présentera.
Pour activer cette zone de commentaire complémentaire, merci de lire la documentation https://www.simple-crm-support.com/2017/09/comment-inserer-des-commentaires-dans.html
14° Lorsque l'acquéreur ou le preneur émet la facture au nom et pour le compte de l'assujetti, la mention : " Autofacturation " ;
Idem que pour le point 13.
15° Lorsque l'assujetti applique le régime particulier des agences de voyage, la mention " Régime particulier-Agences de voyages " ;
Idem que pour le point 13.
16° En cas d'application du régime prévu par l'article 297 A du code précité, la mention " Régime particulier-Biens d'occasion ", " Régime particulier-Objets d'art " ou " Régime particulier-Objets de collection et d'antiquité " selon l'opération considérée ;
Idem que pour le point 13.
Si toutefois, vous vendiez par exemple des biens d’occasion de façon très régulière, nous vous conseillons de créer un modèle de facture pré remplis de façon constante, avec cette mention.
17° Les caractéristiques du moyen de transport neuf telles qu'elles sont définies au III de l'article 298 sexies du code précité pour les livraisons mentionnées au II de ce même article ;
Le plus simple serait dans ce cas de créer un champ Simple Custom dans Interaction, proposant la liste des transports proposer, comme par exemple : La Poste, DHL, UPS, etc…
Ensuite, dans le bloc haut, ce champ sera automatiquement inséré. Pour mettre en place cela, nous vous invitons à vous inspirer de ce tutoriel qui explique comment insérer des délais de paiement spécifiques par client : https://www.simple-crm-support.com/2018/03/comment-inserer-des-conditionsdelais-de.html
En cas de soucis, n’hésitez pas à contacter sales(at)crm-pour-pme.fr par email, afin de commander des heures de formation et d’aide à la configuration.
18° De manière distincte, le prix d'adjudication du bien, les impôts, droits, prélèvements et taxes ainsi que les frais accessoires tels que les frais de commission, d'emballage, de transport et d'assurance demandés par l'organisateur à l'acheteur du bien, pour les livraisons aux enchères publiques visées au d du 1 du I de l'article 289 du code précité effectuées par un organisateur de ventes aux enchères publiques agissant en son nom propre, soumises au régime de la marge bénéficiaire mentionné à l'article 297 A du même code. Cette facture ne doit pas mentionner de taxe sur la valeur ajoutée.
Chaque frais doit donc être matérialiser clairement, par une ligne produit/service dans la facture.
Enfin, à signaler que comme tout règlement, il existe bien entendu des exceptions, sinon ce ne serait pas amusant ! ;-)
A signaler donc 4 détails importants, mais heureusement rarement rencontrés :
II. – Les factures dont le montant est inférieur ou égal à 150 € hors taxe ainsi que celles mentionnées au 5 du I de l'article 289 du code général des impôts peuvent ne pas comporter les mentions énoncées aux 2° et 12° du I du présent article.
Mais ceci n’a en réalité aucune importance pour vous, Simple ERP écrivant des informations de façons automatisées, elles seront de toute façon présentes : qui peut le plus peut le moins.
Les dispositions du premier alinéa ne s'appliquent pas (a – b – c):
a) Aux livraisons de biens visées aux articles 258 A et 258 B du code précité ;
b) Aux livraisons de biens exonérées en application du I de l'article 262 ter et du II de l'article 298 sexies du même code ;
c) Aux livraisons de biens et prestations de services visées au 1° du II de l'article 289-0 du code précité pour lesquelles, toutefois, la facture peut ne pas comporter les mentions visées au 9° du I du présent article, le prix unitaire hors taxe, le taux de la taxe applicable et son montant.
Même principe : qui peut le plus, peut le moins, donc laissez simplement Simple ERP insérer ces éléments de façon automatique dans les factures.
