Comment lister (et exporter) tous les contacts ayant une adresse e-mail ?

Pour cela, il suffit de cliquer:

• en haut à gauche pour ouvrir le lanceur d'applications
• Big Data Mining
• Recherche avancée
• Sélectionner "Liste des contacts dont l'adresse email contient"
• Ajouter "@" comme critère
• Cliquer sur le bouton "Rechercher"

Si vous désirez effectuer une exportation, vous devez cliquer sur "CSV". Cette option n'est disponible que si vous êtes autorisé par votre Administrateur Simple CRM à effectuer des exportations. Voir explication pour la gestion de ce droit particulier sur cette page.

Remplacement du module GooLight à partir de Simple CRM 10

Historiquement, Simple CRM permettait de sélectionner du contenu, puis de lancer un recherche via le clic droit de la souris, ainsi que d'accéder, toujours via le clic droit, à quelques raccourcis pratiques.

Cette fonctionnalité, nommée GooLight, a disparu à partir de la version 10 pour être remplacée par deux autres fonctionnalités plus pratiques.

En effet, l'utilisation du clic droit empêchait des fonctions natives comme le copier/coller ou la correction orthographique.

Vous retrouverez désormais en bas de page gauche, un menu d'accès rapide :

Ce menu permet de créer rapidement:

• Société
• Contact
• Interaction
• Projet
• Charger un document
• Créer un Simple Doc

Ce menu permet de rechercher rapidement:

• Des Sociétés, Contact, Interactions, Projets et Rechercher sur le web
• Des documents
• Des Simple Doc

Ce menu permet de lancer rapidement:

• Le bloc note vocal
• La calculatrice
• L'horloge mondial
• Simple Messenger
• La recherche des indicatifs téléphonique
• Une application Pomodoro

Pour réaliser des recherches sur Internet, les médias sociaux, l'actualité ou encore les brevets, sur une Société ou un Contact, il suffit de lancer une recherche depuis la fiche Société ou Contact en question via le bouton dédié à cet effet :

Nouvelles mentions obligatoires sur les factures à partir du 1er juillet 2024

A partir du 1er juillet 2024, la législation française impose de nouvelles mentions obligatoires sur les factures.

Ceci vous concerne si vous utilisez Simple ERP et si votre société est établie en France.

Les 4 nouvelles mentions obligatoires sont les suivantes :

• la mention "Option pour le paiement de la taxe d'après les débits" le cas échéant (cela dépend de la nature de votre activité, consultez votre comptable), une option est prévue pour les auto-entrepreneurs et les associations,
  
• le numéro de SIREN ou SIRET de vos clients professionnels, 
• l'adresse de livraison si elle est différente de l'adresse de facturation,
• le type d'opération concerné par la facture : livraison de biens, prestation de services, opération mixte

Afin de préparer cette échéance, Simple ERP vous permet de configurer ces nouvelles mentions dès aujourd'hui. Le 1er juillet 2024, les mentions obligatoires apparaîtront sur les factures PDF.

1) Configuration de l'option de paiement de la taxe

Il y a quatre possibilités :

- Option pour le paiement de la taxe d'après les débits (c'est à dire à l'émission de la facture)

- Option pour le paiement de la taxe d'après les encaissements (c'est à dire au règlement de la facture)

- si vous êtes Auto-entrepreneur,  choisissez "Auto entrepreneur - TVA non applicable, art. 293 B du CGI"

- si vous êtes une association, choisissez "Association exonérée des impôts commerciaux"

Cette option doit être signalée à l'administration fiscale (sauf pour les auto-entrepreneurs et les associations). En cas de doute, consultez votre comptable ou l'administration fiscale.

Vous devez configurer cette option pour chacune de vos sociétés émettrices.

Pour cela, allez dans Simple ERP puis Admin ERP, puis "1. Sociétés émettrices".

Ouvrez chacune de vos sociétés émettrices, et configurez le champ "Paiement de la taxe". Ensuite cliquez sur Enregistrer.

 

 

2) Numéro SIREN ou SIRET des clients professionnels établis en France

Si une société est liée à l'interaction de facture, alors le champ Pays de la société doit être renseigné.

Si le pays de cette société est "France", alors vous devez renseigner le numéro SIREN ou SIRET dans la fiche de la société.

Pour cela, ouvrez la fiche de la société liée à l'interaction.

Saisissez le numéro de SIREN ou SIRET de la société, puis Enregistrez.

 

 

3) Adresse de livraison

On peut maintenant choisir une société et un contact pour la livraison. Si ces données sont remplies, et si la société et le contact de livraison sont différents de ceux de la facturation, alors l'adresse de livraison apparaîtra sur la facture en PDF.

  

 

4) Type d'opération de la facture

Vous devez maintenant préciser pour chaque facture si celle-ci concerne une livraison de biens, une prestation de services ou une opération mixte.

Pour cela, sur l'interaction de facture, dans le champ "Type d'opération", choisissez le type d'opération.

Références

https://www.economie.gouv.fr/cedef/facture-mentions-obligatoires

https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000046383394

Gérer les notifications de modifications Simple Messenger

 Il est possible de recevoir des notifications lorsqu’un autre utilisateur modifie une interaction, un contact ou une société auquel on est lié ou lorsqu’on est ajouté à un projet.

Ces notifications sont envoyées via Simple Messenger, il vous faut donc une version enterprise ou Business + pour y avoir accès. 

De quoi puis-je être notifié ?

Cela dépend de l’entité qui est modifiée.

Contact et société : 

Vous êtes notifié des modifications sur un contact ou une société qui est liée à une interaction avec l’état « en cours » à laquelle vous êtes lié qui à une date entre 10 jours dans le passé et 10 jours dans le futur.

Interaction :

Vous êtes notifié des modifications sur les interactions auxquelles vous êtes liés.

Lien à un projet :

Vous êtes notifié lorsque quelqu’un vous rajoute à un projet.

Gestion des notifications :

Vous pouvez gérer les notifications que vous recevez via votre profil utilisateur.

Par défaut, vous ne recevez que les notifications des interactions.

Vous pouvez désactiver celle-ci ou activer d’autre notifications dans votre profil utilisateurs dans le CRM.

En tant qu'utilisateur :

Pour ce faire, si vous êtes utilisateurs, rendez-vous dans l’Admin CRM

Cliquer ensuite sur "1.liste des utilisateurs" 

Cocher/décocher selon vos préférences les cases se trouvant sous :

« Recevoir des notifications Simple Messenger lors des modifications »

Enregistrer ensuite pour sauvegarder ces modifications.

Si vous êtes Administrateur : 

Rendez-vous dans l’Admin CRM

Cliquez sur "1.liste des utilisateurs".

Sélectionner le profil que vous désirer modifier.

Cliquer ensuite sur Utilisateurs et cocher/décocher selon vos préférences les cases se trouvant sous :

« Recevoir des notifications Simple Messenger lors des modifications »

Enregistrer ensuite pour sauvegarder ces modifications.

Comment exporter les paiements dans Simple ERP ?

Le logiciel de gestion en ligne Simple ERP permet maintenant de consulter et d'exporter les paiements clients enregistrés dans le module Simple Paiement.

Pour consulter les paiements, allez dans Simple ERP, puis dans Factures. Cliquez sur le bouton "Export paiements et remises".

 

 

On arrive sur le module de consultation et d'export de paiements.

 

On y trouve en premier le filtrage de paiements.

On peut filtrer par :

• période de demande des paiements
• période de réception des paiements
• société client
• société émettrice
• moyen de paiement
• inclure les paiements annulés

Exemple : édition des remises de chèques sur une période

Pour éditer la remise de chèques sur une période donnée, renseignez :

• la période de réception des paiements
• le moyen de paiement "Chèque" 
•  

 

 

Vous obtenez alors la liste des chèques reçus au cours de la période.

Une fois la liste obtenue, cliquez sur la liste avec le bouton droit de la souris, un menu contextuel apparaît, cliquez sur "Export" puis sur le format de fichier souhaité.

 

Vous obtenez alors le fichier des remises de chèques durant la période indiquée.

 

Dans Outlook, quand je clique sur un lien, ce n'est pas Google Chrome qui s'ouvre, que faire ?

A partir de mi-2023, une nouvelle option a été ajoutée dans Outlook. Cette option permet de choisir quel navigateur web sera lancé quand on clique sur un lien dans Outlook.

Le navigateur choisi est "Microsoft Edge", il faut paramétrer à la place "Navigateur par défaut".

Pour cela, lancez Outlook, puis cliquez sur "Fichier" dans le menu puis sur "Options" dans le bandeau en bas à gauche.

 

 

 

Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur "Options avancées". En bas de la partie droite de la fenêtre, dans la liste déroulante" Ouvrir les liens hypertexte à partir de Outlook dans :", choisissez "Navigateur par défaut"?

 

Cliquez sur Ok pour valider les changements.

A partir de ce moment, les liens dans Outlook s'ouvriront avec le navigateur par défaut (Google Chrome recommandé pour l'utilisation avec Simple CRM).

Dans Simple ERP, comment exporter un champ personnalisé comme compte comptable dans les exports comptables ?

Depuis l'origine, le logiciel de gestion en ligne Simple ERP propose l'export des données comptables au format CSV.

Par défaut, le numéro de compte comptable client exporté est le champ "Ref externe" des fiches contact ou société.

 

 

Si un contact est lié à l'interaction et que le champ "Ref externe" du contact est renseigné, alors c'est la valeur de ce champ qui est exporté, les noms et prénom du contact sont alors insérés dans l'export.

Si l'interaction n'a pas de contact lié, ou si le champ "Ref externe" du contact est vide, alors Simple ERP exporte le contenu du champ "Ref externe" de la société, le nom de la société est insérée dans l'export.

Il est désormais possible de configurer l'export d'un champ personnalisé comme compte comptable du client.

Pour cela, dans Simple ERP, allez dans l'Admin ERP, puis cliquez sur l'onglet "8. Préférences ERP".

Dans le champ "Champ contenant le compte comptable du client", choisissez le champ personnalisé qui sera exporté.

Cliquez ensuite sur le bouton "Enregistrer".

Si le champ choisi appartient à une fiche contact, alors les nom et prénom du contact seront insérés dans l'export. Si le champ appartient à une fiche société, alors les noms et prénom du contact sont insérés dans l'export.

Pour créer un champ personnalisé et l'insérer dans un formulaire, merci de consulter cette page.

 

Base de données exemple de test

 Si vous désirez remplir votre Simple CRM de faux contacts et sociétés, pendant votre période de test, c'est possible via un jeu de données fictif.

Pour cela, il faut télécharger le fichier CSV : https://crm-pour-pme.fr/demo/db.csv

Ensuite connectez-vous dans Simple CRM avec un profil administrateur (le profil de test nommé admin), puis allez dans l'administration du CRM -> 3. Importer des données.

Pour que l'importation soit facile, sans aucune configuration, nous allons ici l'utiliser l'importation sur base d'un fichier pré-configuré:

Descendez vers le bas de la page, puis choisissez la base téléchargée et lancez l'analyse:

Attendez jusqu'à ce qu'un tableau de données apparaisse (pour cela la fenêtre va se recharger toute seule et il vous faudra descendre dans la page), puis lancez l'import en réel : 

Patientez quelques minutes... Pour cela laissez bien la fenêtre ouverte ! Et ainsi vous aurez un Simple CRM enrichi de 105 sociétés et contacts liés.  

Si vous pouvez importer vos propres données, merci de lire cette explication : https://www.simple-crm-support.com/2016/10/comment-importer-facilement-des-donnees.html

Comment formater correctement les dates pour les imports de données dans Simple CRM ?

Quand on importe un fichier de données CSV dans Simple CRM, si des colonnes de dates sont présentes dans le fichier, il est important de formater correctement ces dates. 

Les dates dans le fichier doivent être au format AAAA-MM-JJ, par exemple 2024-02-24.

Le formatage des dates s'effectue avec le logiciel gratuit LibreOffice.

1) On ouvre le fichier avec LibreOffice, on obtient tout d'abord une fenêtre de prévisualisation.

On clique sur la colonne contenant les dates, et on choisit comme type de colonne "Date JMA" (c'est le format déjà présent dans le fichier JJ/MM/AAAA).

 

On clique sur Ok.

2) On sélectionne la colonne contenant les dates, on clique avec le bouton droit sur la colonne et on choisit "Formater des cellules".

On choisit le format "Date" puis "1999-12-31" pour sélectionner le format AAAA-MM-JJ.

 

 

3) On clique sur Ok, on obtient alors les dates correctement formatées.

 

 On peut alors enregistrer le fichier et l'importer dans Simple CRM.

 

L'import de données dans Simple CRM présente des caractères anormaux, que faire ?

En utilisant l'import de données dans Simple CRM, vous constatez des caractères anormaux dans la prévisualisation avant import, par exemple comme ceci :

 

 

La première chose à vérifier est d'ouvrir le fichier CSV avec LibreOffice.

Quand on ouvre le ficher CSV avec LibreOffice, on a tout d'abord une prévisualisation du fichier. On voit que les caractère anormaux sont présents dans le fichier CSV.

 

 

 

La solution est de changer le jeu de caractères (ici on sélectionne Europe Occidentale ISO8896-15) :

 

 

Les caractères sont maintenant correctement affichés dans Libre Office. On peut alors cliquer sur Ok pour ré-enregistrer le fichier avec le bon jeu de caractères (voir la FAQ).

On peut alors importer le fichier CSV dans Simple CRM.

Comment renseigner automatiquement la valeur d'un champ personnalisé avec un élément de liste d'un autre champ ?

Simple CRM permet maintenant de gérer des listes d'auto-complétion.

 

Par exemple, vous souhaitez créer un champ personnalisé contenant le département, et un autre contenant la région, qui seront automatiquement mis à jour à partir du code postal de société.

Vous devez d'abord activer l'affichage des colonnes supplémentaires dans la gestion des listes personnalisées.

Pour cela, allez dans l'Admin CRM, puis cliquez sur le bouton "13. Paramètres". Cochez la case "Afficher 2 colonnes supplémentaires dans la gestion des listes personnalisées", puis cliquez sur Enregistrer

 

 

Ensuite, créez une liste "Départements / Régions" et saisissez les valeurs voulues.

 

 

Ensuite, créez deux champs Simple Custom dans les fiches sociétés. Les champs doivent être de type "Champ calculé". Saisissez les formules des champs calculés :

Je suis auto-entrepreneur, comment émettre des factures sans TVA avec Simple ERP ?

En tant qu'auto-entrepreneur, vous relevez de la micro-entreprise et, comme toute micro-entreprises, vous facturez en franchise en base de TVA, ce qui signifie que vous n’est pas assujetti à la TVA intracommunautaire. 

En clair, vous ne facturez pas la TVA à vos clients. Dans vos factures, vous ne ferez pas la différence entre le prix Hors Taxes et le prix TTC.
Vous devez par contre obligatoirement indiquer sur vos factures la mention suivante : "TVA non applicable, article 293B du CGI".

Pour cela, dans Simple ERP, vous devez créer un taux de TVA à 0%, en indiquant la mention ci-dessus.

1) Allez dans Simple ERP, puis dans l'Admin ERP (menu haut -> Admin ERP).
2) Allez dans l'onglet "5. Taxes".
3) Si vous n'avez pas encoré créé le taux de TVA à 0% pour les auto-entrepreneur, créez-le ici.

4) Cliquez sur le bouton "Enregistrer".
5) Dans vos factures, sélectionnez cette TVA pour chacune de vos lignes produits.
6) Lorsque vous générerez la facture en PDF, la mention "TVA non applicable, article 293B du CGI" apparaîtra dans le bloc récapitulatif de TVA.

Nouvelle norme anti-spam à partir de février 2024

Une nouvelle norme anti spam obligatoire est active depuis février 2024.

Les systèmes de routage d’email qui ne respecteront pas cette norme seront automatiquement envoyés en SPAM pour les adresses de type :

• @gmail.com
• @nom_site_web_entreprise.com/fr/eu/etc dont les emails sont hébergés chez Google Workspace (soit +/- 40% des e-mails)
• @yahoo.fr/com/etc

Cette nouvelle norme touche donc :

• Tous les systèmes de newsletter
• Tous les systèmes de routage d’e-mail SMTP professionnel (type Sendgrid, Mailjet, Amazon SMTP, etc.)

Il est donc IMPERATIF, afin que vous e-mails soient correctement transmis à vos correspondants, de mettre à jour vos systèmes e-mails.

Pour les utilisateurs de Simple Newsletter, une documentation de configuration est disponible ici.

Informations sur Simple Newsletter accessibles depuis cette page.

Comment paramétrer la clé API du service Simple SMS dans Simple CRM?

Simple CRM propose l'envoi de SMS directement en cliquant sur un numéro de mobile enregistré dans Simple CRM.

 

Vous pouvez consulter les tarifs d'envoi de SMS depuis Simple CRM.

Vous devez d'abord disposer d'un compte Simple SMS. Si vous n'en avez pas, merci de vous inscrire sur la page d'inscription à Simple SMS.

Une fois votre compté créé, connectez-vous à l'interface de gestion Simple SMS et achetez des crédits dans l'interface de gestion.

Dernière étape : copiez la clé API du service Simple SMS et collez-la dans l'Admin CRM de Simple CRM. Pour cela, dans la console de gestion, cliquez sur "</> API SMS" en haut, puis cliquez sur le bouton "Copier".

Ensuite, connectez-vous à Simple CRM, allez dans l'Admin CRM, cliquez sur le bouton "13. Paramètres", collez la clé API dans la champ "Clé API du service SMS". Cliquez sur le bouton "Enregistrer".

Il ne vous reste plus qu'à vous déconnecter et vous reconnecter à Simple CRM et vous pourrez envoyer des SMS directement depuis Simple CRM.