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vendredi 7 mai 2021

Quels sont les éléments synchronisés sur Simple Mobile ?

Simple Mobile est l'application mobile connectée aux données de votre logiciel de gestion de la relation client Simple CRM


 

Simple Mobile fonctionne sans connexion internet permanente, ce qui est utile lors des déplacements en zones blanches, ou dans des situations où la connexion à internet est mauvaise ou inexistante (bâtiments en béton, sous-sols,...).

Installation

Pour installer et utiliser Simple Mobile sur votre appareil, merci de consulter cette page.

Une fois les premières synchronisations effectuées, vous constaterez que la synchronisation ne ramène pas tous les éléments de votre Simple CRM dans Simple Mobile.

En effet, contrairement aux serveurs Simple CRM, les appareils mobiles ont une capacité en mémoire et en traitement limités, de l'ordre de 4 à 16Go en général.

De ce fait, Simple Mobile ne synchronise que les éléments qui concernent directement chaque utilisateur.

Elements synchronisés

Les éléments synchronisés sont les suivants :

- les interactions de l'utilisateur datées de 90 jours dans le passé et 30 jours dans le futur, ainsi que les contacts et sociétés liés à ces interactions

- les projets datés de moins de 90 jours, qui sont liés à l'utilisateur, ainsi que les contacts et sociétés liés à ces projets

- les éléments que l'utilisateur a visualisés, créés ou modifiés sur la version classique de Simple CRM depuis les 30 derniers jours

Elements manquants

Que faire s'il manque des éléments sur Simple CRM Mobile ?

S'il vous manque un contact, une société ou une interaction, le plus simple est de visualiser l'élément sur la version classique de Simple CRM. A la synchronisation suivante, l'élément visualisé sera synchronisé sur Simple Mobile.

S'il vous est impossible de visualiser l'élément sur Simple CRM classique (pas d'accès à un ordinateur, pas de connexion internet...), demandez à l'un de vos collaborateurs de créer une interaction pour vous, et de lier les éléments que vous souhaitez consulter sur Simple CRM mobile.

S'il vous manque un projet, demandez à l'un de vos collaborateurs de lier votre utilisateur au projet concerné. A la synchronisation suivante, l'élément visualisé sera synchronisé sur Simple Mobile, avec les contacts et sociétés liés au projet.

 


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mercredi 14 avril 2021

Pourquoi Simple ERP ne propose pas un échéancier de paiement sur une seule facture annuelle ?

 


Nous recevons régulièrement des demandes de clients pour savoir s'il existe dans le logiciel de gestion en ligne Simple ERP la possibilité de créer un échéancier de paiement pour une facture annuelle.

Par exemple, vous souhaitez facturer un abonnement annuel de 1440 € HTVA, et indiquer sur la facture un échéancier de paiement de 120 € HTVA par mois, le 1er jour de chaque mois.

Simple ERP ne propose pas cette fonctionnalité car celle-ci n'est pas conforme à la législation en vigueur.

En effet, l'avis n°15-27 de la Commission d'examen des pratiques commerciales du Ministère de l'Economie, des Finances et de la Relance, en date du 5 novembre 2015, précise en particulier :

S’il s’agit d’une véritable prestation de service annuelle (service continu rémunéré de manière identique qu’il soit ou non utilisé), elle peut faire l’objet de factures d’acompte mensuelles qui doivent être payées conformément aux délais de paiement de 60 jours date de facture ou 45 jours fin de mois.

Le délai de règlement d'une facture ne peut être supérieur à 60 jours date de facture ou 45 jours fin de mois, donc une facture totalement réglée au bout d'un an n'est pas conforme à la législation.

C'est pour cette raison que Simple ERP ne propose pas d'échéancier.

Cependant, dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser la facturation en plusieurs fois de Simple ERP. Cette fonctionnalité vous permet dans notre exemple de générer 12 factures de 120 € HTVA avec un délai de paiement de 30 jours, ce qui est conforme à la législation en vigueur. 



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Que signifie le message "Vous devez changer la date de début" quand je veux générer une facture ?

Dans le logiciel de gestion en ligne Simple ERP, pour générer une facture, vous cliquez sur le bouton "Génerer la facture en PDF".


 

Après avoir cliqué sur le bouton, vous obtenez le message suivant :


Ce message indique que la dernière facture que vous avez générée est en date du 01/04/2020, et que vous ne pouvez pas générer une facture portant une date antérieure (par exemple le 24/02/2020).

La législation concernant la numérotation des factures est très claire à ce sujet :

  • Numéro unique : il est absolument interdit d’avoir deux factures émises avec le même numéro. Chaque facture doit ainsi être dotée d’un numéro qui lui est propre.
  • Séquence chronologique : les numéros doivent se suivre successivement dans le temps dans un ordre logique : 01, 02, 03…
  • Continue et sans rupture : la numérotation ne doit comporter aucun “trou” pouvant permettre à une facture supplémentaire d’être introduite au milieu. Par exemple, vous ne pouvez pas passer de la facture 07 à la facture 09, sans fournir la facture 08.

Il n'est donc légalement pas possible d'émettre une facture datée du 24/02/2020 lorsqu'une facture datée du 01/04/2020 a déjà été émise.





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vendredi 9 avril 2021

Que sont les "correspondances obligatoires" ?

Que signifie le message d'erreur "Ce champ requiert des correspondances obligatoires (*)." ?

Lorsque vous enregistrez votre formulaire (Simple / Export / Corporama), ce message peut apparaître.

Il s'agit des règles de gestions du CRM, certains champs sont définis comme "obligatoire".
Dès lors, lorsque vous créez un formulaire ces champs doivent être présent dans votre formulaire, ils sont repérable car ils sont au dessus de la liste des champs avec "*" à coté de leur nom.






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vendredi 2 avril 2021

J'ai plusieurs entreprises, comment les gérer avec Simple CRM ?

Il y a deux solutions possibles, selon si vous souhaitez partager des informations (contacts, sociétés, documents, produits) et la configuration (utilisateurs, champs customs, types d'interactions ...) entre les deux entreprises, ou pas.

Si vous souhaitez partager les informations et la configuration de Simple CRM entre les deux entreprises, vous devez créer une nouvelle société émettrice dans votre Simple CRM actuel. 

Vous devez également créer des références de numérotations et des modèles de documents ERP (devis, factures, ...) pour la nouvelle société émettrice.

Si vous souhaitez que chaque société n'ait accès qu'à ses propres éléments et ait sa propre configuration, alors le mieux est de souscrire un second abonnement Simple CRM pour la nouvelle société.

Une société émettrice est une entreprise pour laquelle vous créez des devis, bons de commande, facture, bon de livraison dans Simple CRM/ERP. Vous pouvez avoir plusieurs entreprises émettrices. Chacune aura des numérotations uniques.

Pour créer une société émettrice, il faut aller dans Simple ERP -> Admin ERP -> onglet 1. Société emettrice



 Vous devez cliquer sur "Ajouter une société émettrice" et le formulaire apparait




 


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mercredi 31 mars 2021

Transmettez simplement votre problème technique, à l'équipe Support, via une vidéo.

Parfois, pour comprendre le problème que vous rencontrez dans l'utilisation de votre logiciel CRM, de votre logiciel ERP ou de votre logiciel newsletter, de simples échanges par e-mail ne suffisent pas.

Afin d'être capable de vous aider, il est nécessaire que l'équipe de Support visualise ce que vous faites et que vous lui expliquiez ce qui se passe.

Pour ce faire, nous vous proposons de filmer votre écran et de commenter ce que vous faites, via l'utilisation de BUBBLES, une solution gratuite, anonyme et sans inscription.

Avant toute chose, vous devez être dans le navigateur web Chrome et avoir un micro fonctionnel sur votre ordinateur. Si vous n'avez pas de micro, ce n'est pas un facteur bloquant, cependant entendre vos commentaires et explications nous aidera grandement à comprendre au mieux votre soucis. 

Comment installer BUBBLES ? 


2) Cliquer sur le bouton pour ajouter l'extension BUBBLES à Chrome:



3) Cliquer sur l'extension BUBBLES pour la lancer:



4) En fonction du système d'exploitation utilisé par l'ordinateur, il peut être nécessaire à ce moment là d'autoriser le partage du micro.

Comment utiliser BUBBLES ? 

1) Lancer l'enregistrement de l'écran et s'il existe plusieurs écrans connectés à l'ordinateur, merci de sélectionner l'écran où se trouve votre Simple CRM et cliquer sur "Partager":



2) En fonction du système d'exploitation utilisé par l'ordinateur, il peut être nécessaire à ce moment là d'autoriser le partage du micro.


3) Filmer et expliquer. Une fois cela terminé, cliquer sur "Arrêter le partage":



4) Cliquer ensuite sur le bouton qui va copier le lien vers la vidéo que vous venez de créer:



5) Coller ensuite l'adresse vers la vidéo dans l'email de réponse au support de Simple CRM qui pourra ainsi visualiser l'explication de votre problème technique.

6) Une fois le problème résolu, merci de votre rendre sur: https://crm-pour-pme.fr/merci.php afin de remercier notre équipe ;-) 






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vendredi 12 mars 2021

Comment utilisé les champs formaté ?

Dans Simple Form de simple CRM créer avec la méthode simple, vous avez la possibilité de pré remplir des valeurs grâce aux champs "formatés" .

Comme expliquer dans le tutoriel ici :

"Lorsque vous décidez de formater le champ, le champ « Nom du champ » n’est plus le libellé du champ de saisie, mais devient la valeur qui va être enregistré pour la correspondance. De ce fait, le champ n’apparaîtra pas dans votre formulaire puisque sa valeur est déjà définie. Cette fonctionnalité est pratique lorsque, par exemple, vous voulez créer une interaction, mais vous ne souhaitez pas que ça soit l’utilisateur (de votre formulaire) qui remplisse le sujet de l’interaction. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez préremplir ce champ. "

Exemple champs simple : 



Dans cette exemple, le champs "Média" n’apparaîtra pas sur le formulaire car il est dit "Formaté" grâce à la case de la seconde colonne (la colonne Formaté) qui est cochée.

Lors de l'enregistrement, le champs "Média" de l'interaction crée aura comme valeur "Formulaire" car pour un champ Formaté, le "nom du champ" devient la valeur qui sera enregistrée.

Exemple champs liste :


Dans cette exemple, le champ "désir" n’apparaîtra pas sur le formulaire car il est dit "Formaté"  grâce à la case de la seconde colonne (la colonne Formaté) qui est cochée.

Lors de l'enregistrement, le champs "Désir", qui est un champ personnalisé, prendra la valeur "Sandwich" à l'enregistrement. Le "nom du champ" devient la valeur qui sera enregistrée.

Attention toute fois que cette valeur doit être une valeur disponible dans la liste du champ.
Dans la liste "Désir" se trouve les valeurs suivantes :


Il n'est pas nécessaire de "Personnaliser" la liste lorsqu'il s'agit d'un champ formaté étant donné que cette liste n’apparaîtra pas sur le formulaire.


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vendredi 5 mars 2021

Dans Simple ERP, pourquoi ne peut-on pas supprimer définitivement les éléments archivés ?

Dans Simple ERP, les éléments (devis, factures, produits, taux de TVA, catégories de produits) sont liés les uns aux autres.

Lorsqu'un produit n'est plus à votre catalogue, il vous suffit de l'archiver pour qu'ils n'apparaissent plus dans les listes de produits.

De la même façon, si vous ne proposez plus toute une catégorie de produits à vos clients, il vous suffit de désactiver la catégorie de produits concernée.

Cependant Simple ERP ne permet pas de supprimer complètement un produit ou une catégorie, ceci pour les raisons suivantes :

1) Cela permet de retracer précisément l'historique des ventes d'un produit précis, même pour des produits qui ne sont plus au catalogue

2) Cela permet de garantir l'historisation de tous les documents de votre Simple ERP : devis, commandes, factures, que vous pouvez retrouver à tout moment, quelque que soit l'âge du document



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mercredi 30 décembre 2020

Lors d'un changement d'adresses email de l'entreprise, que modifier dans la configuration de Simple CRM ?

Au cours de la croissance d'une entreprise, il arrive de devoir modifier certaines adresses email de l'entreprise, que ce soit celle des collaborateurs afin de mieux déléguer, ou des adresses email génériques (par exemple contact@mon-entreprise.com ou info@mon-entreprise.com).

Lors d'une modification d'une adresse email, l'administrateur Simple CRM de votre entreprise doit vérifier 4 points de configuration dans Simple CRM.

1) Les adresses email des collaborateurs

Pour chaque utilisateur Simple CRM, on peut renseigner deux adresses email sur le profil utilisateur : l'adresse email de l'utilisateur qui est utilisée pour l'envoi de notifications, et l'adresse email de rappel de rendez-vous par email.


 

2) L'adresse email de l'entreprise (si vous l'avez déjà renseignée)

Pour modifier l'adresse email de l'entreprise, allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM), puis cliquez sur l'onglet "20. Cordonnées de fusion".

Modifiez l'adresse email de l'entreprise et cliquez sur le bouton "Enregistrer".


3) L'adresse email du responsable RGPD

Si vous n'avez pas encore configuré la gestion du RPGD dans votre Simple CRM, nous vous encourgeons vivement à le faire, merci de consulter les articles de FAQ à propos du RGPD et Simple CRM.

Pour modifier l'adresse email du responsable RPGD : ouvrez le lanceur d'applications (icône en haut à gauche de la fenêtre Simple CRM), puis cliquez sur l'onglet "Outils", puis sur l'icône RGPD.

 



Modifiez ensuite l'adresse email du responsable RGPD de l'entreprise, et cliquez sur le bouton "Enregistrer".


4) Envoi des emails de rappel de facture impayée dans Simple ERP

Si vous avez souscrit à l'option Simple ERP, vous devez également modifier l'adresse email d'envoi de rappel des factures impayées, voir à ce sujet l'article de la FAQ.

Pour modifier cette adresse email, ouvrez le module Simple ERP (menu haut -> Simple ERP), puis ouvrez l'Admin ERP (menu haut -> Admin ERP). Cliquez sur l'onglet "8. Préférences ERP".


Ensuite, dans le bloc "Rappel de facture impayée par email", modifiez l'adresse email. Enfin, cliquez sur le bouton "Enregistrer".






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mercredi 9 décembre 2020

Simple Heldpesk : configuration et utilisation

Simple Helpdesk est un module de SAV/support clients, permettant de recevoir les tickets de plainte par e-mail, directement dans Simple CRM et de répondre également par e-mail, directement depuis Simple CRM, sans passer par un client e-mail.

La réponse du client est automatiquement attachée au ticket, qui s'enrichit des échanges et permet à toute l'équipe du SAV/support, de savoir où en est le traitement de la demande du client. 

Simple Helpdesk est uniquement disponible dans Simple CRM Business+.

Attention: l'envoie des e-mails transite via un abonnement au SMTP Sendgrid. Pour lier Simple CRM Business+ à SENDGRID, il faut aller dans le menu du Haut -> Admin CRM -> 13. Paramètres:



Pour maximiser la délivrabilité des e-mails via SENDGRID, merci de lire cette FAQ: "Comment améliorer la délivrabilité des emails envoyés avec SendGrid dans Simple CRM ?".


Pour configurer et utiliser Simple Heldesk, merci de télécharger le manuel dédié

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