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mercredi 30 décembre 2020

Lors d'un changement d'adresses email de l'entreprise, que modifier dans la configuration de Simple CRM ?

Au cours de la croissance d'une entreprise, il arrive de devoir modifier certaines adresses email de l'entreprise, que ce soit celle des collaborateurs afin de mieux déléguer, ou des adresses email génériques (par exemple contact@mon-entreprise.com ou info@mon-entreprise.com).

Lors d'une modification d'une adresse email, l'administrateur Simple CRM de votre entreprise doit vérifier 4 points de configuration dans Simple CRM.

1) Les adresses email des collaborateurs

Pour chaque utilisateur Simple CRM, on peut renseigner deux adresses email sur le profil utilisateur : l'adresse email de l'utilisateur qui est utilisée pour l'envoi de notifications, et l'adresse email de rappel de rendez-vous par email.


 

2) L'adresse email de l'entreprise (si vous l'avez déjà renseignée)

Pour modifier l'adresse email de l'entreprise, allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM), puis cliquez sur l'onglet "20. Cordonnées de fusion".

Modifiez l'adresse email de l'entreprise et cliquez sur le bouton "Enregistrer".


3) L'adresse email du responsable RGPD

Si vous n'avez pas encore configuré la gestion du RPGD dans votre Simple CRM, nous vous encourgeons vivement à le faire, merci de consulter les articles de FAQ à propos du RGPD et Simple CRM.

Pour modifier l'adresse email du responsable RPGD : ouvrez le lanceur d'applications (icône en haut à gauche de la fenêtre Simple CRM), puis cliquez sur l'onglet "Outils", puis sur l'icône RGPD.

 



Modifiez ensuite l'adresse email du responsable RGPD de l'entreprise, et cliquez sur le bouton "Enregistrer".


4) Envoi des emails de rappel de facture impayée dans Simple ERP

Si vous avez souscrit à l'option Simple ERP, vous devez également modifier l'adresse email d'envoi de rappel des factures impayées, voir à ce sujet l'article de la FAQ.

Pour modifier cette adresse email, ouvrez le module Simple ERP (menu haut -> Simple ERP), puis ouvrez l'Admin ERP (menu haut -> Admin ERP). Cliquez sur l'onglet "8. Préférences ERP".


Ensuite, dans le bloc "Rappel de facture impayée par email", modifiez l'adresse email. Enfin, cliquez sur le bouton "Enregistrer".






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mercredi 9 décembre 2020

Simple Heldpesk : configuration et utilisation

Simple Helpdesk est un module de SAV/support clients, permettant de recevoir les tickets de plainte par e-mail, directement dans Simple CRM et de répondre également par e-mail, directement depuis Simple CRM, sans passer par un client e-mail.

La réponse du client est automatiquement attachée au ticket, qui s'enrichit des échanges et permet à toute l'équipe du SAV/support, de savoir où en est le traitement de la demande du client. 

Simple Helpdesk est uniquement disponible dans Simple CRM Business+.

Attention: l'envoie des e-mails transite via un abonnement au SMTP Sendgrid. Pour lier Simple CRM Business+ à SENDGRID, il faut aller dans le menu du Haut -> Admin CRM -> 13. Paramètres:



Pour maximiser la délivrabilité des e-mails via SENDGRID, merci de lire cette FAQ: "Comment améliorer la délivrabilité des emails envoyés avec SendGrid dans Simple CRM ?".


Pour configurer et utiliser Simple Heldesk, merci de télécharger le manuel dédié

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vendredi 27 novembre 2020

Comment utiliser Ringover avec Simple CRM ?

Simple CRM permet dès maintenant de combiner les performances du logiciel de téléphonie Zoiper avec la puissance de configuration de la plateforme de téléphonie Ringover.  

Vous pourrez passez des appels directement depuis Simple CRM avec votre compte Ringover.

Vous pourrez également bénéficier de la fonctionnalité de remontée de fiche sur appel entrant sur votre numéro d'appel entrant Ringover.

Accès SIP Ringover

Dans les paramètres de votre compte Ringover, récupérez les paramètres de configuration SIP : serveur SIP, identifiant, mot de passe.

Configuration de Zoiper

Dans le logiciel Zopier, vous devez enregistrer votre compte Ringover avec les paramètres SIP que vous avez récupérés dans les paramètres de votre compte Ringover.

Ensuite, pour la configuration de la remontée de fiche sur appel entrant, merci de consulter l'explication ici.

Configuration de Simple CRM

Vous devez indiquer à Simple CRM quelle va être le logiciel utilisé pour passer les appels. Suivez les explications sur cette page en paramétrant le préfixe suivant : zoiper:

C'est fait !

Vous pouvez maintenant passer et recevoir des appels depuis Simple CRM avec votre compte Ringover.

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jeudi 26 novembre 2020

Comment signer un bon de commande ou un bon de livraison Simple ERP, directement sur un téléphone ou une tablette ?

 Il existe de très nombreux logiciels pour mobile et tablette, qui permettent de signer facilement un document PDF.

Sur Android, nous vous conseillons: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.edatalia.signply&hl=fr&gl=US

Il vous suffit donc de télécharger le document PDF à signer sur la tablette ou le téléphone, puis de signer avec votre doigt sur l'écran. 

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vendredi 6 novembre 2020

Comment synchroniser Simple CRM et Simple Messenger ?

Avant la première connexion à Simple Messenger, vous devez synchroniser votre compte Simple Messenger et votre compte Simple CRM.

Deux cas sont possibles:

Soit vous êtes "Administrateur" et vous ré-enregistrez les mots de passe de chaque utilisateur;

Soit vous êtes "Utilisateur" et vous ré-enregistrez votre mot de passe. 

1er cas : vous êtes "Administrateur" et vous ré-enregistrez les mots de passe de chaque utilisateur

1) Réenregistrez le mot de passe des utilisateurs

Pour cela, allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM).
Vous arrivez sur la liste des utilisateurs.

Pour chaque utilisateur de la liste : 

  • cliquez sur le bouton "Mot de passe"
  • saisissez 2 fois le mot de passe de l'utilisateur
  • cliquez sur le bouton "Enregistrer le nouveau mot de passe"

2) Chaque utilisateur peut maintenant se connecter à Simple Messenger avec l'identifiant identifiantSimpleCRM@simple.messenger et leur mot de passe Simple CRM. 

Par exemple, si l'identifiant Simple CRM de l'utilisateur est drobert, alors son identifiant Simple Messenger est : drobert@simple.messenger

2ème cas : vous êtes "Utilisateur" et vous ré-enregistrez votre mot de passe :

1) Allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM). et cliquer sur l'onglet "2. Mot de passe"  
2) Saisissez 2 fois votre mot de passe
3) Cliquez sur le bouton "Enregistrer le nouveau mot de passe"
4) Connectez-vous à Simple Messenger avec l'identifiant identifiantSimpleCRM@simple.messenger (par exemple user3@simple.messenger) et votre mot de passe Simple CRM.
 
Par exemple, si votre identifiant Simple CRM est drobert, alors votre identifiant Simple Messenger est : drobert@simple.messenger
 

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mercredi 4 novembre 2020

Comment insérer une signature dans un email avec GMail ? MAJ

Lorsque vous envoyez un e-mail depuis Simple CRM, si vous utilisez la messagerie GMail et que vous avez paramétré  une signature, la signature n'est pas prise en compte et l'e-mail n'est pas signé.

Vous pouvez y remédier en activant le module GMail "Réponses suggérées", vous pourrez insérer votre signature après la rédaction de l'e-mail.

Pour cela:

1) Créer une signature et l'affecter aux valeurs par défaut de la signature, enregistrer

Ouvrez une fenêtre GMail. Cliquez sur l'icône "engrenage". 

 


Puis sur "Afficher tous les paramètres".


Ensuite, vous arrivez dans les paramètres de GMail et sur l'onglet "Général".




Ensuite, vous pouvez créer une signature en cliquant sur le bouton "+ Créer" et lui donner un nom.




Collez ou saisissez la signature dans le bloc d'édition. Vous pouvez ajouter des images, de la mise en forme, etc.



Dans la rubrique "Valeurs par défaut de la signature", choisissez la signature créé auparavant dans les nouveaux e-mails et dans les réponses/transferts.

Enfin cliquez sur le bouton "Enregistrer les modifications" en bas de page.


2) Pour utiliser la signature, il sufit de cliquer l'enveloppe dans Simple CRM, la signature s'ajoute automatiquement 

Dans Simple CRM, depuis une interaction, choisissez le type et le modèle d'email, utilisez, puis cliquez sur l'enveloppe qui appararaît.


Une fenêtre de nouveau message GMail apparaît, pré-renseignée par Simple CRM. 
La signature a été automatiquement insérée. Vous pouvez rédiger votre email au-dessus de la signature.






Vous pouvez maintenant envoyer votre message

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mardi 3 novembre 2020

Que signifie am et pm quand vous planifiez l'envoi d'une newsletter ?

 

Pour planifier l'envoi de votre newsletter, dans la partie temps, vous pouvez choisir entre "am" et "pm" :

- am (ante meridiem, soit avant midi) pour la période de minuit à midi;

- pm (post meridiem, soit après midi) pour la période de midi à minuit


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jeudi 22 octobre 2020

Pourquoi utiliser SendGrid pour envoyer des emails depuis Simple CRM ?

Pour que vous puissiez envoyez des e-mails depuis Simple CRM, il est nécessaire que chaque client utilisateur de Simple CRM, transite par un serveur d’envoi d’e-mail différent et professionnel. Si tous nos clients passaient par le même serveur, aucun e-mail n’arriverait à destination.

 

 

En effet, les campagnes de SPAM étant de plus en plus nombreuses, les fournisseurs d’accès à Internet, les éditeurs de logiciels d’e-mail, de logiciel antispam et antivirus, ont mis en place des protocoles de détection très, voire TROP sensible, qui rende la bonne délivrabilité des e-mails, réellement délicate.

Afin de maximiser les chances que vos e-mails, arrivent à bonne destination, nous vous proposons d’utiliser le fournisseur SENGRID.

Sendgrid est un service d'envoi d'emails utilisé par de nombreuses entreprises telles que Pinterest, Spotify ou Uber. 

Sendgrid est un acteur connu et reconnu pour l'envoi d'emails, avec plus de 180 000 clients et 14 milliards d'envois mensuelle, ces volumes faisant que les serveurs d’e-mail de Sendgrid sont bien vus par les antispams. 

Par ailleurs, nous vous conseillons également, puisque vous avez un abonnement Sendgrid, de l’utiliser sur votre Outlook https://sendgrid.com/docs/for-developers/sending-email/outlook-2013/  ou Thunderbird https://sendgrid.com/docs/for-developers/sending-email/thunderbird/

 

 

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Comment améliorer la délivrabilité des emails envoyés avec SendGrid dans Simple CRM ?

Si vous utilisez la fonctionnalité d'envoi direct d'email depuis Simple CRM via SendGrid, il est possible que certains emails n'arrivent pas à destination.

En effet, le serveur email de vos destinataires peut être muni d'un ou plusieurs filtres anti-spam qui interceptent les emails reçus et les suppriment avant que l'email n'arrive dans la boîte de réception du destinataire.

Ces filtres anti-spam peuvent considérer que les emails envoyés par SendGrid sont des spams car le serveur d'envoi SendGrid n'est pas associé à votre nom de domaine d'expédition.

Face à cette situation, vous devez paramétrer des enregistrements DNS de votre nom de domaine afin que les filtres anti-spam considèrent SendGrid comme un serveur d'envoi légitime pour vos emails.

Génération des enregistrements DNS

Nous allons tout d'abord générer les enregistrements DNS à ajouter à votre domaine depuis la console SendGrid.

Pour cela :

1) Sur la console SendGrid, cliquez sur Settings > Sender Authentication.





2) Vous arrivez dans les paramètres d’authentification de domaine, cliquez sur « Authenticate your domain ».


 



3) Vous arrivez sur la page "Authenticate Your Domain".

A la question « 1. Which Domain Name Server (DNS) host do you use? « , dans la liste déroulante, sélectionnez « Other host (not listed) ». Laissez vide le champ « Which DNS host ?».

A la question « 2. Would you also like to brand the links for this domain? » cochez « Yes » ?
 

Cliquez sur le bouton « Next ».


Cliquez sur le bouton « Next ».


4) Vous arrivez sur une nouvelle page.

A la question « Domain You Send From », saisissez ce qu’il y a à droite de l’arobase « @ » de votre adresse email d’expédition. Par exemple, si vous envoyez des emails depuis sophie.martin@abc-luminaires.fr, saisissez : abc-luminaires.fr


Cliquez sur « Advanced settings » au dessous.
Décochez toutes les cases à cocher.





Cliquez sur le bouton « Next ».

 

5) Vous obtenez une liste d’enregistrements DNS à ajouter à votre domaine.

Vous pouvez soit effectuer les ajouts vous-même, soit les envoyer à un collègue ou à un prestataire externe chargé de la gestion de votre DNS.



6) Une fois que les modifications DNS ont été effectuées et ont été propagées sur internet (délai 24h environ), vous devez valider les modifications sur la console SendGrid.


Pour cela, retournez dans Settings → Sender Authentication.



 

 

Dans la liste, cliquez sur le domaine en attente de vérification.



Une fois sur la page Authenticate domain, cliquez sur le bouton  « Verify ».



 

Si vous avez effectué correctement les modifications DNS indiquées par SendGrid, alors l’envoi de vos emails est maintenant authentifié.
 



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