Moteur de recherche de base

mardi, mai 24, 2022

Comment choisir l'ordre des modèles de documents dans Simple ERP ?

Vous pouvez maintenant choisir l'ordre des modèles de documents qui apparaissent en bas des interactions dans Simple ERP (devis, bon de commande, factures, bons de livraison).

Cette fonctionnalité vous permet de décider par exemple quel modèle de document ERP apparaît par défaut sur les nouvelles interactions ERP et limite le risque d'erreur de modèle.



Changement de l'ordre des modèles

Pour changer l'ordre des modèles ERP

  • allez dans l'Admin ERP (menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Admin ERP
  • cliquez sur l'onglet "3. Modèles de documents"
Vous arrivez sur la liste des modèles de documents ERP. Pour déplacer un modèle, cliquez dessus, gardez le bouton de la souris appuyé, déplacez le modèle vers le haut ou le bas.



Une fois votre modèle à la bonne place, lâchez le bouton de la souris.

A partir de là, pour l'ordre des modèle a changé dans les interactions ERP.

Avant :

Après :



Explication en vidéo :



mardi, mai 17, 2022

Comment synchroniser vos contacts présents dans Simple CRM, sur votre téléphone mobile, en respectant la loi ?

Depuis la mise en application du RGPD, l’hébergement de données a été drastiquement règlementé.

Pour rappel, les entreprises ne respectant par la RGPD seront, en 2018, passibles d’une sanction financière allant jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros.

S!MPL, éditeur de Simple CRM, est obligé de respecté la loi et de ne pas vous autoriser à faire n’importe quoi. De ce fait, une mise en demeure de la CNIL nous a imposé de ne plus autoriser les transferts de données à caractère personnel (email et téléphone professionnel inclus) sur des systèmes informatiques hébergés en dehors de l’Union Européenne. 

Comprenez que si nous vous aidons à violer la loi, nous sommes co-responsable juridiquement

Le plus simple, afin de respecter les lois en vigueur, est de vous connecter avec votre téléphone mobile dans Simple CRM et d’utiliser Simple CRM pour numéroter vos appels.

Si vous désirez avoir une copie de vos contacts sur votre mobile, dans le respect du RGPD, nous vous proposons au choix de :

  • Télécharger uniquement les contacts dont vous avez besoin ;
  • Conserver uniquement les coordonnées de contact de façon temporaire ;
  • De réaliser une synchronisation sécurisée via Simple Exchange.


Préambule obligatoire

Si vous stockez des contacts sur votre téléphone mobile, celui-ci doit répondre aux conditions de stockage minimales caractérisées par :

Enfin, n’oubliez pas d’indiquer votre copie de données dans votre rapport RGPD:

  • vos méthodes de stockage, 
  • les raisons de ce stockage, 
  • les méthodes de mise à jour, 
  • d’extraction, 
  • d’exportation 
  • et d’anonymisation.


Télécharger uniquement les contacts dont vous avez besoin 

Pour rappel, un processus saint de travail, est d’aller dans Simple CRM et de télécharger la VCARD des contacts uniquement indispensables, sur votre téléphone qui se doit de répondre au préambule obligatoire. 




Conserver uniquement les coordonnées de contact de façon temporaire 

Cette méthode est idéale pour les commerciaux:

La synchronisation saisit automatiquement dans la fiche du rendez-vous les coordonnées de la personne de contact.

Dès lors, 90 jours après le rendez-vous, les coordonnées sont automatiquement effacées de l’agenda.

La synchronisation des calendriers est expliquée sur : https://www.simple-crm-support.com/2014/02/integrer-le-calendrier-simple-crm-dans.html 


De réaliser une synchronisation sécurisée via Simple Exchange

Enfin, la dernière solution est d’opter pour un abonnement Google Workspace ou Outlook 365 et de demander aux fournisseurs :

  • Une attestation de l’hébergement de vos données en Europe
  • Une déclaration sur l’honneur ou attestation de la non copie de vos données en dehors de l’Europe
  • Un contrat d’hébergement non pas avec la maison mère américaines mais avec la filiale européenne

Ensuite, il faut installer Simple Exchange, qui permettra de définir une politique de synchronisation avec ces systèmes (qui de facto se synchroniseront avec vos mobiles) respectueuses du RGPD. Dit autrement : on ne copie pas tout n’importe comment, mais on définit une police de sécurité claire qui n’autorise que la synchronisation des éléments nécessaires, en assurant une parfaite traçabilité des synchronisations et une possibilité d’anonymisation, en concordance avec les obligations légales. 

Un projet Simple Exchange commence aux alentours de 1500 Euro et demande un supplément d’abonnement de 40 à 160 Euro HTVA par mois en moyenne. Enfin, Simple Exchange nécessite Simple CRM Business+

mardi, avril 19, 2022

Comment exporter vos données dans la nouvelle interface (Simple CRM V10) ?

 L'EXPORTATION DES DONNÉES

L'exportation des données en format CSV, Excel ou XML, n'est possible que si l'administrateur de votre Simple CRM vous a autorisé à avoir accès à cette fonction.

Vous pouvez cliquer sur le bouton CSV pour exporter les données.



ou sur base d'une sélection via les Requêtes, le Big Data Mining, les Rapports ou la liste des Interactions, vous devez tout d'abord afficher la totalité des résultats en choisissant d'afficher toutes les données. Cette possibilité est accessible en bas à droite de la liste des données:


ATTENTION

Il n'y a que les colonnes affichées à l'écran qui sont exportées.

Ici dans l'exemple du dessous, voici les éléments des colonnes ID - Contact - Prénom et Société principale qui seront exportés.

Vous avez la possibilité de masquer certaines colonnes présentes par défaut et d'en afficher d'autre afin de personnaliser Simple CRM à vos besoins.  

Pour cela, il faut aller à droite, dans l'outil COLUMNS 



Ensuite, vous devez positionner votre curseur dans le tableau, puis cliquer sur le bouton droit de la souris et sélectionner l'exportation désirée: 





Que signifie le champ DATE dans Analytique ?

Voici l'explication du champ date dans la page Analytique:



- Date de création : la date à laquelle l'interaction a été créée;

- Date conclusion : la date à laquelle l'interaction a été passée en "Vente - 6 - gagnée";

- Date : la date de début de l'interaction;

- Date de modification : la date de dernière modification de l'interaction;

- Date d'échéance : la date d'échéance de l'interaction.


jeudi, avril 07, 2022

Comment utiliser pleinement les fonctions des LISTES de Simple CRM ?

 Les listes de Simple CRM sont très puissantes. 

A la fois outils de personnalisation, de recherche et d'édition, ce tutoriel vous aidera à profiter pleinement de la puissance de ce composant qui est central dans votre CRM. 


Le bouton Action

Le bouton Action est ce qui permet d'ouvrir les entités (Contact, Société, Interaction, Projet et Document), de lancer des Actions (e-mailer, téléphoner, SMSer, Whatsapisser) et d'appliquer des Feedback aux Interactions.

Le bouton Action s'ouvre automatiquement au survol de la souris.

Les boutons d'ouverture possèdent deux modes: un mode d'ouverture dans la fenêtre actuelle et une mode d'ouverture dans une nouvelle tabulation (donc une nouvelle fenêtre):


La recherche dans les listes

Des recherches peuvent être effectuées dans les listes via deux modules à l'intérieur de liste.

D'abord via les modules en-tête, qui permet de réaliser des recherches sur la majorité des colonnes:



Ensuite dans le module de recherche de droite, qui permet non seulement d'interroger la totalité des colonnes (contrairement au module en-tête qui ne le permet que sur certains), mais qui en plus permet de réaliser des recherches sur des champs non présents dans les colonnes, comme par exemple des champs Simple Custom:



ASTUCE : si vous désirez utiliser ces modules pour effectuer des recherches dans vos fiches Contact ou Société, vous devez d'abord sélectionner dans le menu alphabétique la totalité des contacts, puisque pour rappel, seul vos contacts favoris sont affichés par défaut (voir explication ici). 



L'affichage de contenu complémentaire dans les listes

Les listes cachent parfois des informations complémentaires.

Par exemple si vous cliquez sur un Contact ou une Société, vous verrez les coordonnées complètes apparaitre.




De même, si vous cliquez sur le contenu du champ Note, vous verrez la totalité du contenu:




Enfin, vous avez la possibilité de masquer certaines colonnes présentes par défaut et d'en afficher d'autre, afin de personnaliser Simple CRM à vos besoins. 

Pour cela, il faut aller à droite, dans l'outil COLUMNS:





CERISE SUR LE GATEAU : vous avez également la possibilité de changer l'ordre des colonnes, en réalisant du "glisser / déposer" directement depuis les en-têtes des listes.




CHANTILLY SUR LA CERISE DU GATEAU : la largeur des colonnes peuvent être modifiée afin de s'adapter au mieux à la taille de votre écran et à vos préférences de visibilité sur les informations.




La modification du tri par défaut dans les listes

Le tri par défaut des listes peut-être modifié.

Pour cela, il faut placer son curseur sur l'entête de la colonne qui doit devenir la valeur de tri par défaut, et cliquer une fois, ou deux fois sur la flèche d'établissement du tri, si l'on désire être dans un ordre ascendant alphanumérique et descendant alphanumérique:



ASTUCE : vous pouvez réaliser des tris croisés, en sélectionnant plusieurs en-tête de colonne comme valeur de tri. Pour cela, au moment du clic de sélection de votre souris, il faut en plus appuyer sur la touche MAJUSCULE (shift) de votre clavier. 



L'édition de contenu dans les listes

Les listes vous permettent de mettre à jour rapidement les contenus des Interactions.

Le passage en édition nécessite de mettre sa souris au dessus de la zone à éditer et de double cliquer.

Vous avez la possibilité de mettre à jour l'Etat:




La Priorité :




Le Sujet de l'Interaction et le Type :



Ainsi que le Budget.

ATTENTION : s'il s'agit d'une superinteraction liée à Simple ERP, il n'est pas possible de modifier depuis les listes le Type, l'Etat ou le Budget. 



L'exportation des données


Sur base d'une sélection via les Requêtes, le Big Data Mining, les Rapports ou la liste des Interactions, vous devez tout d'abord afficher la totalité des résultats en choisissant d'afficher toutes les données. Cette possibilité est accessible en bas à droite de la liste des données:



Ensuite, vous devez positionner votre curseur dans le tableau, puis cliquer avec le bouton droit de la souris et sélectionner l'exportation désirée:



mardi, février 22, 2022

La gestion des listes dans Simple CRM version 10

La version 10 de Simple CRM permet de personnaliser au mieux votre espace de travail et d'éditer rapidement du contenu. Démonstration en 1 minutes:



Les listes, dans Simple CRM, permettent de réaliser :

  • des recherches via l’utilisation de filtre, 
  • de changer l’ordre des colonnes, 
  • de désactiver les colonnes par défaut, 
  • ou d’en activer des complémentaires.


Depuis une liste, vous avez la possibilité de changer :

  • les ETAT
  • les priorités
  • les Types
  • et d’éditer les contenus.


Pour ouvrir une Interaction, ou les Sociétés, Contacts et Projet liés, il suffit d’appuyer sur le bouton ACTION.

Présent dans les listes, il vous permet également de composer le numéro de téléphone du contact ou de lui envoyer un SMS ou un email et bien plus encore. 

Enfin, c’est également via le bouton action que vous sélectionnez un feedback afin de mettre rapidement à jour les notes de l’interaction.µ

Une tutoriel complet expliquant comment utiliser toutes les fonctions des listes est disponible ici.