Créer une liste filtrée à partir d'un autre champ

Avec la version 11 , Simple CRM offre la possibilité de créer des champs custom filtré depuis d'autres champs Custom.

Option nécessaire

Pour ce faire, il faut avoir au préalable activé l'option "Afficher 2 colonnes supplémentaires dans la gestion des listes personnalisées" dans les paramètres.

Pour cela, allez dans l'Admin CRM, puis cliquez sur le bouton "13. Paramètres". Cochez la case "Afficher 2 colonnes supplémentaires dans la gestion des listes personnalisées", puis cliquez sur Enregistrer.

Gérer la liste

Dans cet exemple, on veut créer une liste qui affichera des types de véhicules en fonction de la marque du véhicule, nous auront déjà une liste crée contenant les marques de véhicules.

1) Création de la liste

Allez dans l'Admin CRM puis cliquez sur "7. Gestion de listes".

Dans le dernier champ vide en bas de la liste, saisissez le nom de votre liste, pour notre exemple "Type véhicule". Ensuite, cliquez sur le bouton Enregistrer.

2) Saisie des éléments de la liste

Cliquez sur le bouton "Éléments de la liste" sur la ligne "Type véhicule" que nous venons de créer.

Dans la colonne "Texte de l'élément", il faut indiquer la valeur qui servira de filtre et dans la colonne "Texte de l'élément 1" les valeurs qui seront affichées dans la liste.

3) Assigner la liste au champ

Rendez-vous dans la gestion des champs personnalise et affecter le type de donnée "Liste filtrée", sélectionnée votre liste dans le menu déroulant et noté le nom du champ en dessous.

Dans notre exemple, le champ servant à filtrer sera le "soc_cust3".

Ensuite, il faut affecter le champ dans le formulaire comme expliquer dans cette FAQ.

Fonctionnement

Il vous suffit ensuite de sélectionner une valeur dans le champ marque pour que le champ type soit filtré comme montré sur le GIF au dessus de l'article.

Recherche d'information sur les sociétés via HaPPi

Dans la version 11 de Simple CRM, HaPPi se voit attribuer une nouvelle fonction, celle de vous aider à trouver des informations dans une société.

Cette fonctionnalité est uniquement disponible dans Simple CRM Business+.

Pour cela, rendez-vous dans une fiche société et appuyez sur le bouton "HaPPi info société".

Un message précisant que HaPPi fait une recherche apparaît, il vous suffit de patienter.

Une fois qu'HaPPi aura trouvé des informations sur la société, une nouvelle fenêtre apparaîtra ou HaPPi vous donnera les informations qu'il a trouvé.

Vous pouvez de les conserver ou non.

Si vous les conservez, les informations se rajouteront au champ note de la société.

Information supplémentaire

HaPPi a plus ou moins facile de trouver des informations en fonction des informations que vous avez déjà sur la société.

Le mieux étant un numéro d'identification de la société (SIRET, TVA, ...).

Le minimum étant un nom et un pays.

Voir mes interactions du jour sur mobiles

 L'interface mobile se dote d'un accès plus rapide aux interactions du jour.

Ces petites cartes affichent les interactions du jour uniquement.

Elles possèdent les données nécessaires à une prise de connaissance rapide de ce qu'il y a à faire aujourd'hui.

La couleur affiche l’état de l'interaction :

• Rouge = ouvert 
• Jaune = en cours
• Vert = terminé

Elles affichent aussi la société liée à une interaction. S'il n'y a pas de société, le contact lié est alors affiché.

Lorsque l'on appuie sur une interaction, le formulaire de saisie contenant l’entièreté des données de l’interaction s'affiche.

Comment personnaliser l’interface grâce aux accordéons ?

Il est maintenant possible, dans Simple CRM, de cacher des informations de l’interface grâce à un nouveau système d'accordéon.

Cette option permet de réduire la longueur des pages et ainsi d’accéder plus rapidement à ce que chaque utilisateur a besoin.

Ce système est enregistré en fonction de l'appareil.

C'est-à-dire que vous pouvez, par exemple, cacher certaines informations sur votre mobile, d'autre sur votre portable et tout laisser afficher sur votre ordinateur de bureau.

Pour savoir ce qui peut être caché, il suffit de repérer cette icône : 

Pour savoir ce qui est caché, l'icône est dans l'autre sens : 

Page de liste

Sur une page de liste, type bureau, contact, action, etc. Ce seront les blocs qui pourront être cachés.

Exemple sur la page bureau, il y a 3 blocs pouvant être caché.

1. Graphiques
2. Actions (agenda, itinéraire, etc.)
3. Tableau d'interaction

Page détail

Sur une page de détail, type détails d'un contact ou d'une société, ce seront les sections qui pourront être cachées.

Exemple sur la page d'un contact, il y a sections pouvant être cachées.

1. Détailles
2. Simple Custom
3. Société liées
4. Interactions
5. Analytiques
6. Projet
7. Documents

Comment importer des temps passés dans Simple CRM depuis un fichier Excel ?

Simple CRM propose la saisie des temps passés sur les interactions, tous les détails sont disponibles sur cette page.

 

 

Si vous souhaitez utiliser un outil externe ou directement un fichier Excel pour saisir les temps passés de vos collaborateurs sur les projets, vous pouvez importer les temps passés depuis un fichier Excel.

Vous pourrez ensuite, en utilisant la fonctionnalité Simple Report, établir des rapports de temps passé sur les différents projets, par projet, par utilisateur, par période, etc.

Le principe est d'importer des interactions qui seront rattachées au projet, ces interactions auront le champ de temps passé renseigné depuis le fichier.

Enregistrez le fichier Excel

Exportez au format Excel depuis l'outil externe les temps passés de chaque collaborateur sur chacun des projets. Le fichier devra comporter au minimum les colonnes suivantes :

- le nom du projet, orthographié exactement comme le nom du projet concerné dans Simple CRM

- le nom de l'utilisateur, orthographié exactement comme le nom de l'utilisateur concerné dans Simple CRM

- le sujet des interactions qui seront créées, par exemple "Heures travaillées"

- le nombre d'heures travaillées

Vous pouvez télécharger un fichier exemple ici.

Importer le fichier

Une fois le fichier créé, vous allez l'enregistre au format CSV et  l'importer dans Simple CRM en utilisant l'import assisté, merci de consulter cette page pour obtenir les explications.

Dans l'import assisté, vous allez associer :

- la colonne contenant le nom du projet au champ "Projet - Nom du projet"

- la colonne contenant le nom de l'utilisateur au champ "Interaction - Utilisateur"

- la colonne contenant le nom d'heures travaillées au champ "Interaction - Temps passé heures"

- la colonne contenant la mention "Heures travaillées" au champ "Interaction - Sujet"

Vous pouvez également créer d'autres colonnes et les associer à d'autres champs si nécessaire (type d'interaction, date/heure,...).

Rapports

Vous pourrez ensuite effectuer des rapports sur ces projets en utilisant Simple Report (disponible selon votre version de Simple CRM). Pour apprendre à vous servir de Simple Report, merci de consulter cette page.

Dans Simple Report, vous allez pouvoir regrouper les temps passés par projet, par utilisateur, par période de l'année et bien d'autres critères.

 

 

Comment notifier plusieurs utilisateurs lorsqu'un document est signé avec YouSign ?

Simple CRM permet maintenant de notifier plusieurs utilisateurs Simple CRM lorsqu'un document est signé électroniquement avec YouSign.

Pour mettre en place la signature électronique via YouSign dans Simple CRM, merci de consulter cette page.

Lorsque le destinataire signe le documents, un email est envoyé aux adresses email contenues dans le champ "Email de réception des notifications YouSign" (Admin CRM -> 13. Paramètres).

Les adresses email doivent être séparées par des virgules.