Comment importer des temps passés dans Simple CRM depuis un fichier Excel ?

Simple CRM propose la saisie des temps passés sur les interactions, tous les détails sont disponibles sur cette page.

 

 

Si vous souhaitez utiliser un outil externe ou directement un fichier Excel pour saisir les temps passés de vos collaborateurs sur les projets, vous pouvez importer les temps passés depuis un fichier Excel.

Vous pourrez ensuite, en utilisant la fonctionnalité Simple Report, établir des rapports de temps passé sur les différents projets, par projet, par utilisateur, par période, etc.

Le principe est d'importer des interactions qui seront rattachées au projet, ces interactions auront le champ de temps passé renseigné depuis le fichier.

Enregistrez le fichier Excel

Exportez au format Excel depuis l'outil externe les temps passés de chaque collaborateur sur chacun des projets. Le fichier devra comporter au minimum les colonnes suivantes :

- le nom du projet, orthographié exactement comme le nom du projet concerné dans Simple CRM

- le nom de l'utilisateur, orthographié exactement comme le nom de l'utilisateur concerné dans Simple CRM

- le sujet des interactions qui seront créées, par exemple "Heures travaillées"

- le nombre d'heures travaillées

Vous pouvez télécharger un fichier exemple ici.

Importer le fichier

Une fois le fichier créé, vous allez l'enregistre au format CSV et  l'importer dans Simple CRM en utilisant l'import assisté, merci de consulter cette page pour obtenir les explications.

Dans l'import assisté, vous allez associer :

- la colonne contenant le nom du projet au champ "Projet - Nom du projet"

- la colonne contenant le nom de l'utilisateur au champ "Interaction - Utilisateur"

- la colonne contenant le nom d'heures travaillées au champ "Interaction - Temps passé heures"

- la colonne contenant la mention "Heures travaillées" au champ "Interaction - Sujet"

Vous pouvez également créer d'autres colonnes et les associer à d'autres champs si nécessaire (type d'interaction, date/heure,...).

Rapports

Vous pourrez ensuite effectuer des rapports sur ces projets en utilisant Simple Report (disponible selon votre version de Simple CRM). Pour apprendre à vous servir de Simple Report, merci de consulter cette page.

Dans Simple Report, vous allez pouvoir regrouper les temps passés par projet, par utilisateur, par période de l'année et bien d'autres critères.

 

 

Comment notifier plusieurs utilisateurs lorsqu'un document est signé avec YouSign ?

Simple CRM permet maintenant de notifier plusieurs utilisateurs Simple CRM lorsqu'un document est signé électroniquement avec YouSign.

Pour mettre en place la signature électronique via YouSign dans Simple CRM, merci de consulter cette page.

Lorsque le destinataire signe le documents, un email est envoyé aux adresses email contenues dans le champ "Email de réception des notifications YouSign" (Admin CRM -> 13. Paramètres).

Les adresses email doivent être séparées par des virgules.

Comment créer une liste d'éléments et l'affecter à un champ dans Simple CRM ?

Afin d'éviter la saisie manuelle de texte, on peut créer des listes personnalisables qu'on peut ensuite affecter à un champ Simple Custom.

Par exemple, imaginons que votre entreprise de construction et de rénovation immobilière doive gérer plusieurs types de chantier : gros-oeuvre, électricité, peinture, etc. Nous allons créer une liste que nous allons affecter aux projets Simple CRM.

1) Création de la liste

Allez dans l'Admin CRM puis cliquez sur "7. Gestion de listes"

 

Dans le dernier champ vide en bas de la liste, saisissez le nom de votre liste, pour notre exemple "Type de projet". Ensuite cliquez sur le bouton Enregistrer.

2) Saisie des élements de la liste

Cliquez sur le bouton "Eléments de la liste" sur la ligne "Type de projet" que nous venons de créer.

 

Saisissez les éléments de la liste, un par ligne.

 Cliquez sur le bouton "Enregistrer et revenir aux listes".

3) Création du champ dans les projet

Allez dans l'Admin CRM, puis cliquez sur le bouton "8. Champs personnalisés".

 

Choisissez le type de fiche sur lequel ajouter le champ, "Projet" dans notre cas de figure.

Saisissez le nom du champ par exemple "Type de projet" dans un emplacement vide. Comme typez de champs, choisissez "Texte", "Choix unique" ou "Choix multiple" selon le besoin, puis associez la liste "Type de projets".

 

Cliquez sur le bouton "Enregistrer" en bas de page.

4) Ajoutez le champ "Type de projet" au formulaire Projet comme expliqué sur cette page

5) C'est fait, lorsqu'on ouvre un projet, on peut choisir le type de projet dans la liste.

Comment dupliquer un projet Simple CRM ?

Simple CRM permet maintenant la duplication de projets.

Pour dupliquer un projet :

• Allez dans le module Projet (menu haut -> Projet).

• Ouvrez le panneau latéral "Columns" et cochez la case "ACTION".

• Cochez le ou les projets à dupliquer, puis dans la liste "Choisir une action", cliquez sur "Dupliquer".

• Un formulaire apparaît, vous permettant de choisir quels éléments du projet vous voulez dupliquer. A noter que si vous cochez "Documents" alors "Interactions" est automatiquement cochée. Si vous décochez "Interactions" alors "Documents" est automatiquement décoché. Ceci car les documents sont contenus dans les interactions.
  Attention : quelque soient les options de duplication choisies, les fichiers PDF des documents ERP ne seront pas dupliqués.
  
  Une fois les éléments choisis, cliquez sur "Valider".
  

  

• Le ou les projets sélectionnés sont dupliqués, en tenant compte des éléments que vous avez cochés. Le projet dupliqué porte le même nom que le projet d'origine avec le mot "Copie" à la fin.

 

Comment synchronisez Office365 avec Simple CRM ?

Synchronisation des contacts : il existe deux cas de figures, la synchronisation mono directionnelle et la synchronisation bi directionnelle.

Synchronisation mono directionnelle

C'est le cas le plus simple.

Lorsque vous créez un contact dans Simple CRM, il va aller s'ajouter dans Outlook 365.

Pour cela, il suffit d'utiliser le connecteur Zapier dédié : https://zapier.com/shared/simple-crm-contacts/d3a40fd2abb0675fa2742dbf1ca8acbb146ae9f8

Si vous créez un nombre raisonnable de contact par mois, la version gratuite de Zapier sera suffisante.

Synchronisation bi directionnelle

C'est le cas le plus riche.

Lorsque vous créez un contact dans Simple CRM, il va aller s'ajouter dans Outlook 365 et inversement.

Vous allez d'abord devoir synchroniser vos contacts avec Google Contact, puis de Google Contact vers votre Office365.

Il faut ensuite synchroniser Google et Office365 avec une solution telle que : 
https://www.syncgene.com/fr/synchroniser-les-contacts-office-365-avec-google-contacts

Comment remplir une fiche société automatiquement à partir du numéro SIREN ou SIRET ?

Simple CRM propose maintenant le remplissage automatique d'une nouvelle fiche société à partir du numéro SIREN ou SIRET.

Pour cela :

1) Créez une nouvelle fiche société (menu haut -> Société puis cliquez sur "Ajouter une société")

2) Le formulaire de nouvelle société apparaît.
Dans le champ "SIRET", saisissez le numéro SIREN ou SIRET de la nouvelle société.
Cliquez à n'importe quel autre endroit du formulaire pour lancer la recherche par SIREN / SIRET.

3) Le nom et l'adresse de la société sont automatiquement renseignés.

4) Enregistrez la fiche de la nouvelle société.