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lundi 14 juin 2021

Comment désactiver automatiquement les produits hors stock dans Simple ERP ?

Le logiciel de gestion en ligne Simple ERP permet la gestion des stocks sur plusieurs entrepôts.

Il arrive qu'un produit soit en stock dans un entrepôt mais pas dans les autres.

Lors de la construction d'un devis ou d'un bon de commande, pour vous aider à choisir l'article dans l'entrepôt où il y a du stock, vous pouvez configurer Simple ERP de manière à ne rendre accessible lors de la saisie que les articles réellement en stock.

Pour cela :

1) Dans l'Admin ERP (menu haut -> Admin ERP -> onglet "8. Paramètres ERP", décochez la case "Pouvoir commander hors stock", puis cliquez sur le bouton "Enregistrer".

 


2) Pour les produits dont vous voulez gérer le stock, cochez la case "Activer la gestion de stock".


3) Créez et validez un mouvement de stock entrant pour les produits concernés (voir cette explication à ce sujet)

Une fois ces 3 étapes réalisées, lorsque vous rédigerez un devis ou un bon de commande, seuls les produits en stock dans l'entrepôt concerné pourront être sélectionnés pour chaque ligne produit (fond blanc). Les mêmes produits dont le stock dans l'entrepôt est vide apparaissent sur fond gris et ne sont pas sélectionnables (fond gris).



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vendredi 11 juin 2021

Que dois-je indiquer dans le sujet d'une interaction pour un mouvement de stock et à quelle société dois-je lier des Interactions ?

Les mouvements de stock sont le plus souvent initiés par un bon de commande soit de vente, soit d'achat.

Cependant, il arrive que l'on active un mouvement manuel.



Ces retraits et ajouts au stock peuvent avoir plusieurs sources.

Les grands cas sont:

  • Achat auprès d'un fournisseur
  • Erreur de saisie
  • Produit périmé et/ou cassé
  • Changement d'entrepôt

Achat auprès d'un fournisseur

Si vous avez acheté auprès d'un fournisseur sans avoir créé un bon d'achat fournisseur ERP (voir explication ici), vous allez créer un ajoute au stock avec les caractéristiques suivantes:

  • SUJET INTERACTION: Achat de 1 tonne de prunes
  • SOCIETE LIEE: Celle du fournisseur
  • PRODUITS LIES: Bien entendu ce que vous avez reçu

Erreur de saisie

Si vous avez fait une erreur de saisie, vous allez créer soit une Interaction ajouter ou retirer au stock.

  • SUJET INTERACTION: Correction de stock suite à une erreur humaine
  • SOCIETE LIEE: Votre société
  • PRODUITS LIES: Les produits nécessaires afin que le stock soit correct

Produit périmé et/ou cassé

Si vous avez des produits qui ne sont plus bons à la consommation ou qui sont cassés, vous allez retirer au stock.

  • SUJET INTERACTION: Produit périmé depuis le DATE (ou cassé)
  • SOCIETE LIEE: Votre société
  • PRODUITS LIES: Les produits en questions

Changement d'entrepôt

Si vous devez déplacer des produits d'un entrepôt à l'autre, vous allez d'abord devoir faire une interaction pour retirer au stock.
  • SUJET INTERACTION: Déplacement de l'entrepôt A vers B
  • SOCIETE LIEE: Votre société
  • PRODUITS LIES: Les produits en questions
En ensuite une nouvelle interaction d'ajout dans l'entrepôt:
  • SUJET INTERACTION: Réception de l'entrepôt A vers B
  • SOCIETE LIEE: Votre société
  • PRODUITS LIES: Les produits en questions

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mardi 8 juin 2021

Méthode de mise en place, connexion, utilisation et configuration de Simple Messenger

Avec Simple CRM Enterprise et/ou Business+, vous bénéficiez d’un chat sécurisé permettant d’échanger avec vos collègues nommé Simple Messenger.


Via ce chat, vous pouvez partager des idées, faire des recherches, utiliser des htag afin de structurer vos échanges, partager des images, des fichiers, réaliser des vidéos conférences, et une fois que vous aurez assez de données dans votre CRM, recevoir des conseils de gestion de la part de l’intelligence artificielle HaPPi. 


Pour pouvoir utiliser Simple Messenger, il faut que l’Administrateur de votre Simple CRM initialise les accès. Ceci est expliquer ici : https://www.simple-crm-support.com/2020/02/configuration-des-utilisateurs-pour.html


Ensuite, il faudra transmettre cette explication https://www.simple-crm-support.com/2020/02/comment-me-connecter-simple-messenger.html à vos utilisateurs de Simple Messenger, afin qu’ils sachent comment se connecter à cette plateforme ainsi que leur montrer comment retrouver ce chat dans Simple CRM : https://www.simple-crm-support.com/2020/02/comment-me-rendre-sur-simple-messenger.html 


Pour utiliser Simple Messenger, merci de consulter la présentation de l’interface : https://www.simple-crm-support.com/2020/02/simple-messenger-linterface.html


Pour savoir comment mieux optimiser votre utilisation des canaux, merci de lire cette explication : https://www.simple-crm-support.com/2020/02/comment-decider-les-canaux-que-je-veux.html 


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vendredi 21 mai 2021

Comment obtenir des statistiques sur les créations d'interactions ?

Dans le logiciel de relation client Simple CRM, une vente se matérialise au moyen d'une interaction dont on fait évoluer le type au fur et à mesure de l'avancée du processus commercial, de la prise de contact à la vente gagnée.

De ce fait, on ne pouvait pas jusqu'à maintenant obtenir facilement des statistiques du type "Combien de demandes de contact commercial a eu mon entreprise cette année ?".

C'est maintenant possible, en utilisant l'actualité Simple CRM.

Le but est de faire la liste des création d'interaction et de filtrer sur le type "Vente - 1 - Prise de contact".

Pour cela, allez dans l'Actualité Simple CRM : lanceur d'application -> onglet "Outils" -> Actualités Simple CRM.


On arrive sur le module Actualités, sur lequel on peut appliquer un filtre.

Dans notre exemple :

  • Entité : Interaction
  • Opération : Création
  • Dates : du 20/05/2021 au 21/05/2021
  • Champs : Type d'interaction

On clique sur Appliquer.

 

On obtient la liste des créations d'interaction pour la période indiquée.

En haut de la liste, deux boutons ont fait leur apparition : Export CSV et Simple Report.


Cliquez sur "Simple Report". Patientez quelques secondes, on obtient alors un  tableau récapitulatif des créations d'interaction selon le type.

 


Dans Type d'interaction, on filtre uniquement les interactions de type "Vente - 1 - Prise de contact".


 

Le paramétrage par défaut affiche les budgets, on passe en "Nombre" pour afficher le nombre d'interactions correspondant aux critères.


Maintenant vous pouvez automatiser ces réglages pour obtenir le même rapport en quelques clics :

1) Enregistrez la configuration du Simple Report comme expliqué sur cette page.

2) Créez un Simple Link pour obtenir directement la liste Actualités Simple CRM correspondant aux rapports, voir l'explication sur cette page.

De cette manière ultérieurement il vous suffira d'effectuer en quelques clics:

- lancer le Simple Link pour obtenir les Actualités Simple CRM
- cliquer sur Simple Report
- charger la configuration de Simple Report voulue

Vous obtiendrez ainsi un rapport actualisé en quelques secondes.



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vendredi 14 mai 2021

Comment activer la facturation automatique dans Simple ERP ?

Le logiciel de gestion en ligne Simple ERP propose maintenant la génération en PDF et l'envoi automatique de factures.

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version Enterprise de Simple CRM

Une fois cette fonctionnalité activée et configurée, Simple ERP va répertorier chaque jour la liste des factures à générer en PDF : il s'agit des interactions de facture datées du jour, ouvertes ou en cours, dont le suivi de factures est "Vente - 00 - A facturer".

Pré-requis

1) Les factures sont envoyées par le service externe SendGrid. Vous devez donc disposer d'un compte SendGrid et avoir renseigné son API Key dans la configuration de Simple CRM (voir cette page).

2) Afin de recevoir les notifications de liste préparatoire (voir plus bas), ainsi que les notifications de problèmes d'envoi éventuels, vous devrez avoir activé et configuré Simple Messenger (voir cette page).

3) Vous devez configurer l'adresse email d'expéditeur pour les envois d'emails.
Il s'agit de la même adresse email que pour l'envoi des rappels automatiques de facture impayée. Pour configurer cette adresse email, merci de consulter cette page

Configuration

Pour activer la génération et l'envoi automatique de factures, allez dans l'Admin ERP (menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Admin ERP, cliquez sur l'onglet "8. Paramètres ERP".

Cochez la case "Activer l'envoi automatique des factures par email" et choisissez le modèle d'email qui sera utilisé pour envoyer les factures. Vous pouvez créer votre propre modèle d'email comme expliqué sur cette page.

Liste préparatoire de facturation

Chaque veille de l'envoi, Simple ERP va répertorier les factures qui seront envoyées le lendemain (le vendredi, la liste concerne les factures qui seront envoyées du samedi au lundi).

Deux notifications sont envoyées : l'une à l'utilisateur Simple CRM concerné par les factures, l'autre au canal Administratif, dans le sujet "Facturation".


En cliquant sur le lien de la notification, vous arriverez sur la liste des factures à émettre.

 


Si vous souhaitez différer l'envoi d'une facture particulière, vous avez deux possibilités :

- soit modifier la date de début de l'interaction pour la porter à une date ultérieure,
- soit passer le suivi de la facture concernée à "Vente - 000 - En attente".


 

Génération et envoi automatique

Chaque jour, Simple ERP va générer les PDF et envoyer les factures du jour, ouvertes ou en cours, dont le suivi de facture est "Vente - 00 - A facturer".

Attention : la société ou le contact lié à la facture devra disposer d'une adresse email, sinon la facture sera générée en PDF, mais pas envoyée. Si tel est le cas, vous recevrez une notification d'échec de l'envoi dans Simple Messenger, avec un lien vers la facture concernée.

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Comment répartir les champs Simple Custom dans des onglets dans Simple CRM ?

Le logiciel de gestion de la relation client Simple CRM permet maintenant d'organiser les champs Simple Custom en onglets.

Chaque onglet peut être visible ou non selon le profil de chaque utilisateur.

 


Configuration des onglets

Pour configurer les onglets, allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM) puis cliquez sur l'onglet "8. Champs personnalisés".


Choisissez ensuite le type de fiches pour lequel vous souhaitez gérer les onglets (par exemple "Contact", puis cliquez sur "Afficher les champs de la table".

Vous arrivez sur le module de gestion des champs personnalisés Simple Custom.

Descendez au dessous de la liste des champs, vous arrivez sur la partie permettant de gérer les onglets.

Par défaut, un onglet est toujours présent : "Général". Avant toute configuration de votre part, cet onglet contient tous vos champs Simple Custom, et est accessible à tous les utilisateurs.


Cet onglet n'est pas supprimable, mais vous pouvez le renommer ou l'attribuer aux utilisateurs de votre choix.

Création d'un onglet

Pour créer un onglet : dans la ligne vide, saisissez le nom de l'onglet, attribuez les utilisateurs qui auront accès à cet onglet, saisissez l'ordre d'affichage, et cliquez sur Enregistrer. L'activation d'un nouvel onglet est automatique.


 

Attribution des champs à l'onglet

Par défaut, tous les champs sont attribués à l'onglet "Général". Vous pouvez attribuer les champs au bon onglet.

Une fois votre répartition des champs établie, cliquez sur le bouton "Enregistrer au dessous de la liste des champs".


Désactivation et réactivation d'un onglet

Vous pouvez désactiver un onglet, après cette opération, l'onglet et les champs custom associés ne seront plus accessibles.

Pour désactiver un onglet, décochez la case "Actif" sur la ligne de l'onglet à désactiver, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour réactiver un onglet, cochez la case "Actif" sur la ligne de l'onglet à désactiver, puis cliquez sur Enregistrer.


 

Une fois l'onglet réactivé, celui-ci réapparaîtra, avec ses champs associés, pour les utilisateurs concernés.


Suppression d'un onglet

Pour supprimer un onglet, cochez la case "Supprimer" sur la ligne de l'onglet, puis cliquez sur le bouton "Enregistrer".

 


Après cette opération, vous devrez attribuer à nouveau les champs Simple Custom contenus dans l'onglet supprimé, à un autre onglet.

Utilisation

Par défaut, seul l'onglet Général, contenant tous vos champs Simple CRM, sera visible dans les fiches.

Une fois que vous aurez configuré vos onglets, ceux-ci apparaîtront si l'utilisateur connecté est autorisé à y accéder.


 


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vendredi 7 mai 2021

Quels sont les éléments synchronisés sur Simple Mobile ?

Simple Mobile est l'application mobile connectée aux données de votre logiciel de gestion de la relation client Simple CRM


 

Simple Mobile fonctionne sans connexion internet permanente, ce qui est utile lors des déplacements en zones blanches, ou dans des situations où la connexion à internet est mauvaise ou inexistante (bâtiments en béton, sous-sols,...).

Installation

Pour installer et utiliser Simple Mobile sur votre appareil, merci de consulter cette page.

Une fois les premières synchronisations effectuées, vous constaterez que la synchronisation ne ramène pas tous les éléments de votre Simple CRM dans Simple Mobile.

En effet, contrairement aux serveurs Simple CRM, les appareils mobiles ont une capacité en mémoire et en traitement limités, de l'ordre de 4 à 16Go en général.

De ce fait, Simple Mobile ne synchronise que les éléments qui concernent directement chaque utilisateur.

Elements synchronisés

Les éléments synchronisés sont les suivants :

- les interactions de l'utilisateur datées de 90 jours dans le passé et 30 jours dans le futur, ainsi que les contacts et sociétés liés à ces interactions

- les projets datés de moins de 90 jours, qui sont liés à l'utilisateur, ainsi que les contacts et sociétés liés à ces projets

- les éléments que l'utilisateur a visualisés, créés ou modifiés sur la version classique de Simple CRM depuis les 30 derniers jours

Elements manquants

Que faire s'il manque des éléments sur Simple CRM Mobile ?

S'il vous manque un contact, une société ou une interaction, le plus simple est de visualiser l'élément sur la version classique de Simple CRM. A la synchronisation suivante, l'élément visualisé sera synchronisé sur Simple Mobile.

S'il vous est impossible de visualiser l'élément sur Simple CRM classique (pas d'accès à un ordinateur, pas de connexion internet...), demandez à l'un de vos collaborateurs de créer une interaction pour vous, et de lier les éléments que vous souhaitez consulter sur Simple CRM mobile.

S'il vous manque un projet, demandez à l'un de vos collaborateurs de lier votre utilisateur au projet concerné. A la synchronisation suivante, l'élément visualisé sera synchronisé sur Simple Mobile, avec les contacts et sociétés liés au projet.

 


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mercredi 14 avril 2021

Pourquoi Simple ERP ne propose pas un échéancier de paiement sur une seule facture annuelle ?

 


Nous recevons régulièrement des demandes de clients pour savoir s'il existe dans le logiciel de gestion en ligne Simple ERP la possibilité de créer un échéancier de paiement pour une facture annuelle.

Par exemple, vous souhaitez facturer un abonnement annuel de 1440 € HTVA, et indiquer sur la facture un échéancier de paiement de 120 € HTVA par mois, le 1er jour de chaque mois.

Simple ERP ne propose pas cette fonctionnalité car celle-ci n'est pas conforme à la législation en vigueur.

En effet, l'avis n°15-27 de la Commission d'examen des pratiques commerciales du Ministère de l'Economie, des Finances et de la Relance, en date du 5 novembre 2015, précise en particulier :

S’il s’agit d’une véritable prestation de service annuelle (service continu rémunéré de manière identique qu’il soit ou non utilisé), elle peut faire l’objet de factures d’acompte mensuelles qui doivent être payées conformément aux délais de paiement de 60 jours date de facture ou 45 jours fin de mois.

Le délai de règlement d'une facture ne peut être supérieur à 60 jours date de facture ou 45 jours fin de mois, donc une facture totalement réglée au bout d'un an n'est pas conforme à la législation.

C'est pour cette raison que Simple ERP ne propose pas d'échéancier.

Cependant, dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser la facturation en plusieurs fois de Simple ERP. Cette fonctionnalité vous permet dans notre exemple de générer 12 factures de 120 € HTVA avec un délai de paiement de 30 jours, ce qui est conforme à la législation en vigueur. 



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Que signifie le message "Vous devez changer la date de début" quand je veux générer une facture ?

Dans le logiciel de gestion en ligne Simple ERP, pour générer une facture, vous cliquez sur le bouton "Génerer la facture en PDF".


 

Après avoir cliqué sur le bouton, vous obtenez le message suivant :


Ce message indique que la dernière facture que vous avez générée est en date du 01/04/2020, et que vous ne pouvez pas générer une facture portant une date antérieure (par exemple le 24/02/2020).

La législation concernant la numérotation des factures est très claire à ce sujet :

  • Numéro unique : il est absolument interdit d’avoir deux factures émises avec le même numéro. Chaque facture doit ainsi être dotée d’un numéro qui lui est propre.
  • Séquence chronologique : les numéros doivent se suivre successivement dans le temps dans un ordre logique : 01, 02, 03…
  • Continue et sans rupture : la numérotation ne doit comporter aucun “trou” pouvant permettre à une facture supplémentaire d’être introduite au milieu. Par exemple, vous ne pouvez pas passer de la facture 07 à la facture 09, sans fournir la facture 08.

Il n'est donc légalement pas possible d'émettre une facture datée du 24/02/2020 lorsqu'une facture datée du 01/04/2020 a déjà été émise.





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vendredi 9 avril 2021

Que sont les "correspondances obligatoires" dans Simple Form ?

Que signifie le message d'erreur "Ce champ requiert des correspondances obligatoires (*)." ?

Lorsque vous enregistrez votre formulaire (Simple / Export / Corporama), ce message peut apparaître.

Il s'agit des règles de gestions du CRM, certains champs sont définis comme "obligatoire".
Dès lors, lorsque vous créez un formulaire ces champs doivent être présent dans votre formulaire, ils sont repérable car ils sont au dessus de la liste des champs avec "*" à coté de leur nom.






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