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mercredi, octobre 26, 2022

Nouvelles mentions obligatoires dans les factures françaises à partir du premier janvier 2023

A partir du premier janvier 2023, les mentions obligatoires sur les factures émises par les entreprises françaises, vont changer.


Nous vous proposons dans cette FAQ de passer en revue le texte de loi et d’ainsi bénéficier d’une méthode de vérification de la configuration de votre Simple ERP.


Préambule


Vous trouverez sur Internet de nombreux articles, sur différents blogs, vous présentant la structuration de ces mentions obligatoires.


Malheureusement, une partie importante de ces articles sont erronés, fruits de multiple copier/coller, nullement recoupé par les articles de loi. 


Notre présentation se base ici sur le Code général des impôts, annexe 2 : III : Factures, dont vous trouverez copie sur : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000046086694/2023-01-01/ 


Enfin, en cas de soucis, n’hésitez pas à contacter sales(at)crm-pour-pme.fr par email, afin de commander des heures de formation et d’aide à la configuration. 


Une structuration en 18 points


Les nouvelles mentions légales sont composées de 18 points que nous analyser en détail ci-dessous.



1° Le nom complet et l'adresse de l'assujetti et de son client ;


Attention donc à veiller à la qualité de votre base de données.


Chaque client doit avoir une adresse et au minimum un numéro de SIRET. 


Il est essentiel de bien entendu saisir le numéro de TVA si le client en possède un.


Pour rappel, depuis l’entité SOCIETE, un graphique analyse la qualité de votre base de données. 






2° Le numéro individuel d'identification attribué à l'assujetti en application de l'article 286 ter du code précité et sous lequel il a effectué la livraison de biens ou la prestation de services ;


Il s’agit ici d’une nouveauté. En effet, si l’adresse de livraison est différente de l’adresse de facturation, vous vous devez de faire apparaitre dorénavant l’adresse de livraison et le SIRET.


Les utilisateurs de Simple ERP, qui avaient souvent ce souci, avaient souvent créé des champs Simple Custom « Livraison ».


Une prochaine mise à jour de Simple ERP vous permettra de tout simplement choisir, en plus de la Société (et Contact) de facturation, une Société (et Contact) de livraison. Vos modèles de document ERP seront automatiquement mis à jour sur base de ce nouveau champ. Vous serez avertis par email à la mise en place effective de cette nouvelle fonctionnalité. 



3° Les numéros d'identification à la taxe sur la valeur ajoutée du vendeur et de l'acquéreur pour les livraisons désignées au I de l'article 262 ter du code précité ;


Il s’agit donc ici de l’insertion automatiquement du numéro de SIRET (et non SIREN !) dans les factures.


Cette fonctionnalité a toujours existé dans Simple ERP, donc pas de soucis. Vous devez simplement vérifier que votre SIRET est bien indiqué dans votre société émettrice. 



4° Le numéro d'identification à la taxe sur la valeur ajoutée du prestataire ainsi que celui fourni par le preneur pour les prestations pour lesquelles le preneur est redevable de la taxe ;


Idem : il s’agit donc ici de l’insertion automatiquement du numéro de SIRET (et non SIREN !) dans les factures.


Cette fonctionnalité a toujours existé dans Simple ERP, donc pas de soucis. Vous devez simplement vérifier à bien saisir les numéros de SIRET dans les fiches de Société, comme expliqué au point 1.



5° Lorsque le redevable de la taxe est un représentant fiscal au sens de l'article 289 A du code précité, le numéro individuel d'identification attribué à ce représentant fiscal en application de l'article 286 ter du même code, ainsi que son nom complet et son adresse ;


Il s’agit ici du numéro d’identification d’une entreprise non présente dans l’Union Européenne.


Par défaut, dans Simple CRM, les fiches sociétés proposent le CIK, qui est le numéro d’identifiant états-uniens.


Si vous travaillez avec plusieurs sociétés présentes dans plusieurs états hors UA, il serait pertinent de renommer le CIK en « Company nationnal ID ». Pour renommer ce champs, merci de lire la documentation sur : https://www.simple-crm-support.com/2016/03/lidentifiant-societe-nest-ni-siret-ni.html 



6° Sa date d'émission ;


Déjà généré de base par Simple ERP. 



7° Un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue ; la numérotation peut être établie dans ces conditions par séries distinctes lorsque les conditions d'exercice de l'activité de l'assujetti le justifient ; l'assujetti doit faire des séries distinctes un usage conforme à leur justification initiale ;


Déjà généré de base par Simple ERP. 


Attention toutefois, si vous avez changé le système de numérotation, à vérifier que vous n’avez pas commis d’erreur et que vous respectez bien la logique incrémentale.


Voir documentation sur : https://www.simple-crm-support.com/2016/06/comment-creer-une-nouvelle-reference-de.html 



7° bis L'adresse de livraison des biens si elle est différente de l'adresse du client ;


Ce qui est la suite logique du point 2, qui sera donc prochainement automatisé dans Simple ERP.



8° Pour chacun des biens livrés ou des services rendus, la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxes et le taux de taxe sur la valeur ajoutée légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération ;


Déjà généré de base par Simple ERP. 



8° bis L'information selon laquelle les opérations donnant lieu à facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou exclusivement de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d'opérations ;


La prochaine mise à jour de Simple ERP, vous permettra de définir si un produit est constitué exclusivement de biens, de services, ou les deux. 


Cette information, sera automatiquement intégrée dans la ligne du produit, présente dans  la facture. 



9° Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération ;


Déjà généré de base par Simple ERP. 


Attention toutefois, si vous utilisez des rabais, à bien utiliser un modèle de document qui affiche les rabais. Il faut donc que le design sélectionné utilise le terme remise. Exemple : "Modern - logo à gauche - remise" ou "Modern - logo à droite - remise".



10° La date à laquelle est effectuée, ou achevée, la livraison de biens ou la prestation de services ou la date à laquelle est versé l'acompte visé au c du 1 du I de l'article 289 du code précité, dans la mesure où une telle date est déterminée et qu'elle est différente de la date d'émission de la facture ;


Les utilisateurs de Simple ERP, qui avaient ce besoin auparavant, avaient souvent créé un champ Simple Custom « Date de livraison ».


Une prochaine mise à jour de Simple ERP vous permettra de tout simplement choisir, la date de livraison. 


Par défaut, ce sera la date d’émission de la facture qui sera proposée. En cas de différence de date, il faudra donc choisir la date effective.


Vos modèles de document ERP seront automatiquement mis à jour sur base de ce nouveau champ. Vous serez avertis par email à la mise en place effective de cette nouvelle fonctionnalité. 



11° Le montant de la taxe à payer et, par taux d'imposition, le total hors taxe et la taxe correspondante mentionnés distinctement ;


Déjà généré de base par Simple ERP. 



11° bis Lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la taxe d'après les débits, la mention : “Option pour le paiement de la taxe d'après les débits” ;


Cette option sera à configurer dans la société émettrice, depuis l’admin ERP. 



12° En cas d'exonération, la référence à la disposition pertinente du code général des impôts ou à la disposition correspondante de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée ou à toute autre mention indiquant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération ;


Ecrit plus clairement, il est donc essentiel d’indiquer en cas de taux de TVA à 0% la raison de ce taux.


Il vous faudra donc créer plusieurs taux de TVA si nécessaire, en fonction de votre métier.


Les taux de TVA doivent avoir une « Mention sur documents » justificative.


Les plus connus sont :

  • Frais financiers sans TVA
  • TVA non applicable art 293B du CGI
  • TVA Acquittée par le preneur, article 283-2 octies du CGI
  • TVA non récupérable sur frais de déplacements
  • Etc…



13° Lorsque l'acquéreur ou le preneur est redevable de la taxe, la mention : " Autoliquidation " ;


Ce cas étant rare, nous vous invitons à activer le BLOC BAS dans votre facture et d’y saisir à la main l’information, lorsque ce cas se présentera.


Pour activer cette zone de commentaire complémentaire, merci de lire la documentation https://www.simple-crm-support.com/2017/09/comment-inserer-des-commentaires-dans.html 



14° Lorsque l'acquéreur ou le preneur émet la facture au nom et pour le compte de l'assujetti, la mention : " Autofacturation " ;


Idem que pour le point 13.



15° Lorsque l'assujetti applique le régime particulier des agences de voyage, la mention " Régime particulier-Agences de voyages " ;


Idem que pour le point 13.



16° En cas d'application du régime prévu par l'article 297 A du code précité, la mention " Régime particulier-Biens d'occasion ", " Régime particulier-Objets d'art " ou " Régime particulier-Objets de collection et d'antiquité " selon l'opération considérée ;


Idem que pour le point 13.


Si toutefois, vous vendiez par exemple des biens d’occasion de façon très régulière, nous vous conseillons de créer un modèle de facture pré remplis de façon constante, avec cette mention.



17° Les caractéristiques du moyen de transport neuf telles qu'elles sont définies au III de l'article 298 sexies du code précité pour les livraisons mentionnées au II de ce même article ;


Le plus simple serait dans ce cas de créer un champ Simple Custom dans Interaction, proposant la liste des transports proposer, comme par exemple : La Poste, DHL, UPS, etc…


Ensuite, dans le bloc haut, ce champ sera automatiquement inséré. Pour mettre en place cela, nous vous invitons à vous inspirer de ce tutoriel qui explique comment insérer des délais de paiement spécifiques par client : https://www.simple-crm-support.com/2018/03/comment-inserer-des-conditionsdelais-de.html


En cas de soucis, n’hésitez pas à contacter sales(at)crm-pour-pme.fr par email, afin de commander des heures de formation et d’aide à la configuration. 



18° De manière distincte, le prix d'adjudication du bien, les impôts, droits, prélèvements et taxes ainsi que les frais accessoires tels que les frais de commission, d'emballage, de transport et d'assurance demandés par l'organisateur à l'acheteur du bien, pour les livraisons aux enchères publiques visées au d du 1 du I de l'article 289 du code précité effectuées par un organisateur de ventes aux enchères publiques agissant en son nom propre, soumises au régime de la marge bénéficiaire mentionné à l'article 297 A du même code. Cette facture ne doit pas mentionner de taxe sur la valeur ajoutée.


Chaque frais doit donc être matérialiser clairement, par une ligne produit/service dans la facture.


Enfin, à signaler que comme tout règlement, il existe bien entendu des exceptions, sinon ce ne serait pas amusant ! ;-)


A signaler donc 4 détails importants, mais heureusement rarement rencontrés :

II. – Les factures dont le montant est inférieur ou égal à 150 € hors taxe ainsi que celles mentionnées au 5 du I de l'article 289 du code général des impôts peuvent ne pas comporter les mentions énoncées aux 2° et 12° du I du présent article.

Mais ceci n’a en réalité aucune importance pour vous, Simple ERP écrivant des informations de façons automatisées, elles seront de toute façon présentes : qui peut le plus peut le moins.


Les dispositions du premier alinéa ne s'appliquent pas (a – b – c):

a) Aux livraisons de biens visées aux articles 258 A et 258 B du code précité ;

b) Aux livraisons de biens exonérées en application du I de l'article 262 ter et du II de l'article 298 sexies du même code ;

c) Aux livraisons de biens et prestations de services visées au 1° du II de l'article 289-0 du code précité pour lesquelles, toutefois, la facture peut ne pas comporter les mentions visées au 9° du I du présent article, le prix unitaire hors taxe, le taux de la taxe applicable et son montant.


Même principe : qui peut le plus, peut le moins, donc laissez simplement Simple ERP insérer ces éléments de façon automatique dans les factures. 

jeudi, octobre 13, 2022

Comment interconnecter vos outils marketing et les faire converger dans Simple CRM ?

Interconnecter tout votre environnement marketing et le faire converger dans Simple CRM, c'est possible et facile.
 
Pour cela, il vous suffit de mettre en place des stacks marketing, en utilisant Zapier.
 
Voici quelques exemples:

Opérateurs de saisie offshore, qui saisissent des données dans un tableur

Envoyer les données saisies depuis :

 

Réseaux sociaux, qui permettent de capter des intérêts.

Fonctions de base pour créer des contacts depuis:

 

Formulaires et sondages, qui permettent d'acquérir de nouveaux clients potentiels.

Envoyer les données saisies depuis :

 

Systèmes de chat intégrés à votre site Web


Synchronisation des Contacts

Transmettre les contacts saisis dans Simple CRM vers:

Attention à bien prévenir vos clients dans le cadre de votre politique RGPD.
 
Plus de 3000 connecteurs sont disponibles
Pour tous les découvrir, merci d'explorer le catalogue de Zapier : https://zapier.com/

Utiliser un template Zapier pour Simple CRM

Pour utiliser un template Simple CRM, tout d'abord connectez-vous à votre compte Zapier.

Ensuite cliquez sur l'un des liens ci-dessus, par exemple Google Sheets dans Simple CRM.

Vous arrivez sur la page du template choisi. Cliquez sur le bouton orange "Try this template" en bas de la page.



Pour chaque étape, configurez le compte et les autres renseignements demandés si nécessaire. Effectuez le test à chaque étape


Une fois que tout est configuré, vous pouvez publier et lancer votre Zap.




vendredi, septembre 02, 2022

Dans Simple ERP, comment conserver les blocs haut et bas lors d'une conversion d'interaction ?

Le logiciel de gestion commerciale en ligne Simple ERP permet maintenant de conserver les blocs hauts et bas d'une interaction ERP lors d'une conversion, par exemple lors de la conversion d'un devis en bon de commande ou un bon de commande en facture.

Configuration

La case à cocher "Conserver lors d'une conversion" a été ajoutée au formulaire de modèles de documents ERP.

Pour savoir comment modifier un modèle de document ERP, merci de consulter cet article de FAQ.


En cochant cette case sur un modèle de document, le contenu des blocs haut et bas du document d'origine sera dupliqué sur le document de destination.

Imaginons que nous souhaitons conserver les blocs haut et bas sur les bons de commande en les convertissant depuis les devis.

Pour cela, nous allons d'abord configurer les blocs haut et bas sur le devis. Pour le document d'origine, ici le devis, nous ne devons pas cocher la case "Conserver lors d'une conversion", et nous renseignons le contenu des blocs haut et bas du modèle de devis.

L'important est de bien comprendre que c'est sur les modèles de destination (ici les bons de commande) qu'il faut cocher les cases "Conserver lors d'une conversion" et pas sur les modèles d'origine (ici les devis).


Ensuite nous configurons le modèle de bon de commande. C'est le document de destination, nous allons donc cocher les cases "Conserver lors d'une conversion" sur le modèle de bon de commande. Lors d'une conversion vers un bon de commande, les blocs haut et bas du document d'origine, ici le devis, seront conservés sur le bon de commande lors de la conversion.


Utilisation

Lors de la création d'un devis, les blocs haut et bas du modèle sont ajoutées au devis.


On convertit le devis en bon de commande en cliquant sur le bouton "Convertir en bon de commande".


On arrive sur le bon de commande. On choisit le modèle de bon de commande si nécessaire.


Le modèle de bon de commande choisi a les cases "Conserver lors d'une conversion" cochées, donc le contenu des blocs haut et bas a été conservé depuis le devis lors de la conversion en bon de commande.

Si on change le modèle de bon de commande et que le modèle n'a pas les cases "Conserver lors d'une conversion" cochées alors le contenu des blocs haut et bas du bon de commande provient du modèle de bon de commande sélectionné.


Ce fonctionnement peut être activé pour la conversion de commande en facture, de facture en bon de livraison, etc.


jeudi, septembre 01, 2022

Comment autoriser plusieurs utilisateurs à gérer les modèles de projets?

 Pour autoriser plusieurs utilisateurs à gérer les modèles de projets, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de gestion des utilisateurs en masse. Pour ce faire:

1) Connectez-vous à Simple CRM en tant qu'administrateur

2) Allez dans le module Admin CRM (Menu haut --> Admin CRM)

3) Cliquez sur l'onglet "1. Liste des Utilisateurs"

En haut de la liste des utilisateurs, cliquez sur le bouton "Gestion des utilisateurs"

 Un nouvel onglet s'ouvre, affichant la liste de vos utilisateurs.

4) Cochez la case "Peut créer et modifier des modèles de projets" pour les utilisateurs à qui vous souhaitez donner les droits de création et de modification des modèles de projets puis cliquez sur le bouton "Enregistrer".

Après cela, les utilisateurs concernés pourront gérer les modèles de projets.

mardi, juillet 12, 2022

Comment retrouver un document ?

Dans Simple CRM, vous pouvez stocker toute sortes de documents. Simple ERP stocke également automatiquement les devis, bon de commande, factures, bons de livraison, en utilisant la référence du document dans le nom de fichier, par exemple DEV-02585.pdf.

Pour retrouver un document :

Allez dans le module Document.


 

Le formulaire de recherche permet de retrouver un document par le sujet de l'interaction, le nom de fichier, le type de document, une plage de date...

 

Pour retrouver une fichier par son nom, dans le formulaire de recherche, saisissez une partie du nom du fichier dans le champ Fichier, par exemple "2585" dans notre cas, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

Vous obtiendrez la liste des fichier dont le nom contient "2585".

 

Comment enlever le jingle sonore quand on se connecte à Simple CRM ?

La version 10 joue le jingle Simple CRM à chaque connexion, en arrivant sur le Bureau Simple CRM.

Si vous souhaitez désactiver ce jingle, vous pouvez l'enlever en cliquant sur l'onglet Simple CRM de votre navigateur avec le bouton droit de la souris. Ensuite cliquez sur "Couper le son du site".