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mercredi 15 janvier 2020

Comment se connecter à Simple Mobile ?


Pour avoir accès à Simple Mobile, il faut que l'API soit active sur votre serveur.

Vérifie donc qu'une apikey se trouve dans votre profil : http://www.simple-crm-support.com/2019/06/comment-trouve-la-cle-api-apikey.html

Première connexion

Une fois que vous avez téléchargé l'application Simple Mobile de Simple CRM depuis le Google Store en cherchant "Simple Mobile" ou via cette adresse :
https://play.google.com/store/apps/details?id=io.simplegroup.simplecrmmobile


Vous pouvez lancer l'application depuis votre téléphone ce qui vous amènera à l’écran de connexion suivant :


Vous devez alors y saisir 3 informations :


  • Le serveur : Il s'agit de votre serveur crm, celui-ci équivaut à une partie de connexion à votre adresse CRM. C'est à dire la partie avant le premier "." de votre adresse de connexion.
    Par exemple si votre addresse est http://1234-exemple.crm-simple.com  .
    Votre serveur est 1234-exemple
  • L'utilisateur : Il s'agit de votre nom d'utilisateur. Celui que vous utilisez pour vous connecter à Simple CRM.
  • Le mot de passe : Il s'agit de votre mot de passe. Celui que vous utilisez pour vous connecter à Simple CRM.
Une fois ceci spécifié, vous pouvez appuyer sur "SE CONNECTER".
Cela lancera la première synchronisation de l'application, celle ci peut prendre quelques minutes.

Quand la synchronisation sera terminée, vous devrez rentrer un pin de 4 chiffres qui vous servira d'identifiant lors des prochaines connexions.


Une fois le pin saisi, vous arriverez sur le tableau de bord de l'application mobile, il s'affiche comme un calendrier :


Connexion suivante

Après la première connexion, il vous suffit d'ouvrir l'application.
Un PIN, que vous avez renseigné à la première synchronisation, vous sera demandé.


Après avoir rentré votre pin de 4 chiffres, il faut appuyez sur le bouton V en bas à droite du pavé numérique.

Pour effacer, en cas d'erreur, appuyez sur le bouton x en bas à gauche.

Pin oublié que faire ?

Si vous avez oublié votre PIN, il vous faut appuyez sur "Accès par mot de passe" sous le pavé numérique.
Vous devrez alors vous connecté comme à la première connexion.

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mardi 7 janvier 2020

Comment ajouter les coordonnées de l'utilisateur sur un devis ?

Pour ajouter les coordonnées sur un devis dans Simple CRM, il suffit de suivre les instructions suivantes:

- il faut configurer les paramètres de rappel email dans le profil utilisateur (section "Coordonnées insérées dans l'email")

Il faut aller dans le Menu du haut → Admin CRM → Liste des utilisateurs → Cliquez sur votre nom utilisateur → Bas de Page (section "Coordonnées insérées dans l'email")


- il faut modifier le modèle ERP : activer le bloc haut ou bas
voir le lien pour activer un des blocs :
http://www.simple-crm-support.com/2017/09/comment-inserer-des-commentaires-dans.html

- Ensuite, il faut ajouter les balises suivantes dans un des 2 blocs :
{RAPPEL_EMAIL} = Votre adresse e-mail
{RAPPEL_TEL} = Votre téléphone
{RAPPEL_NOM} = Vos nom et prénom

Voici la liste des balises possibles dans Simple CRM
http://www.simple-crm-support.com/2017/03/quelles-balises-peut-on-utiliser-pour.html

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Comment ajouter des options sur un devis ?

Pour ajouter des options sur un devis dans Simple CRM, il suffit de rajouter des produits sur le devis en question avec une quantité à 0. Ainsi leur prix n'influera pas sur le prix total.

De plus, rajouter dans le commentaire du produit "OPTION". Pour spécifier qu'il s'agit d'une option.
Voici un exemple :



Ceux ci apparaîtront de cette manière sur le devis :



N'hésitez pas ensuite à utiliser le CPQ, ainsi vos devis ressembleront à de vrai brochure et mettront vos produits en avant.

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mardi 3 décembre 2019

Comment effectuer des prélèvements SEPA avec Simple Paiement ?

Le module Simple Paiement permet d'effectuer des demandes de prélèvements SEPA via notre partenaire Mollie.

Pour activer les demandes de paiement via Mollie, merci de consulter cette page.

Démarches préalables spécifiques aux prélèvements SEPA

Avant toute utilisation des demandes de prélèvement SEPA, vous devez effectuer  auprès de votre banque les démarches pour une demande de numéro d'émetteur SEPA.

Une fois que les démarches pour l'obtention auprès de votre banque d'un numéro d'émetteur SEPA sont effectuées, vous pouvez créer des mandats de prélèvements SEPA pour vos clients.

Attention : pour effectuer des prélèvements SEPA sur le compte d'un client, obtenir l'autorisation écrite du client par un mandat SEPA signé est un préalable indispensable à toute demande de prélèvement.

En cas de manquement à cette obligation, le client peut refuser le prélèvement, les frais de rejet peuvent alors être élevés. Merci de consulter l'aide en ligne Mollie à ce sujet.

Création d'un mandat SEPA

La plupart des banques proposent la création en ligne de mandats SEPA pour vos clients. Consultez votre banque à ce sujet.

Le mandat de prélèvement SEPA doit posséder une référence unique de mandat.

Envoyez le mandat de prélèvement SEPA à votre client qui doit vous le retourné signé.

Pour information, il est possible d'automatiser la création du SEPA dans Simple CRM. Voir explication ici.

Saisie des informations SEPA du client

Quand votre client vous retourne le mandat de prélèvement SEPA daté et signé, vous devez saisir, dans la fiche contact du client, les informations du mandat de prélèvement SEPA.

Pour cela :

1) Ouvrez la fiche du contact et cliquez sur le bouton "Modifier la fiche contact".

2) Renseignez les champs "IBAN", "BIC", "Réf mandat SEPA" et "Date de signature mandat SEPA".



3) Cliquez sur Enregistrer

A partir de ce moment, vous pouvez effectuer des demandes de prélèvements SEPA pour le client qui a signé le mandat de prélèvement.

Effectuer une demande de prélèvement SEPA


Pour effectuer une demande de prélèvement SEPA, merci de consulter cette page.


Contacter le support de Mollie

En cas de soucis avec votre compte Mollie, lié à votre Simple Paiement, le support de Mollie est accessible sur: https://www.mollie.com/fr/contact/

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Comment activer et utiliser un compte Mollie avec le module Simple Paiement ?

Le module Simple Paiement permet la gestion des paiements avec Simple ERP.

La première étape est de demander au service l'activation de l'API

Vous devez tout d'abord activer et configurer le module Simple Paiement, pour cela merci de consulter la FAQ.

Simple Paiement permet, avec notre partenaire Mollie https://www.mollie.com/, d'offrir à vos clients la possibilité de payer par carte bancaire ou prélèvements SEPA.

Création et configuration du compte Mollie

Si vous ne disposez pas encore d'un compte Mollie pour votre entreprise, créez un compte ici :
https://www.mollie.com/dashboard/signup/6338331?lang=fr

Une fois votre compte Mollie créé, vous devez effectuer plusieurs étapes.

1) Activer les moyens de paiements

Activez les moyens de paiements que vous souhaitez utiliser depuis le module Simple Paiement (pour le moment Simple ERP permet d'utiliser les cartes bancaires Visa, CB, MasterCard et les prélèvements SEPA)

Pour activer les modes de paiement, merci de consulter l'aide en ligne Mollie : https://help.mollie.com/hc/fr/articles/115000648269

En cas de soucis avec votre compte Mollie, lié à votre Simple Paiement, le support de Mollie est accessible sur: https://www.mollie.com/fr/contact/

2) Renseigner le profil de votre compte Mollie

Certains renseignements sont obligatoires pour activer votre compte Mollie.
Une fois que vous avez renseigné toutes les informations obligatoires, vous pourrez activer votre compte Mollie.

3) Obtenir votre API Key Mollie

Une fois votre compte Mollie créé et activé, vous pouvez obtenir votre API Key Mollie qui permettra le lien depuis le module Simple Paiement.

Pour obtenir votre API Key Mollie, merci de consulter l'aide en ligne Mollie : https://help.mollie.com/hc/fr/articles/115000328205-O%C3%B9-puis-je-trouver-la-clef-API-

En cas de soucis avec votre compte Mollie, lié à votre Simple Paiement, le support de Mollie est accessible sur: https://www.mollie.com/fr/contact/


Activation du compte Mollie dans Simple ERP

Pour activer les paiements Mollie dans Simple ERP, vous devez :
1) Récupérez votre API Key Mollie (voir ci-dessus)
2) Ouvrez l'Admin ERP (menu haut -> Admin ERP), puis cliquez sur l'onglet "8. Préférences ERP".



3) Vérifiez que la case "Activer Simple Paiement" est bien cochée
4) Collez votre API Key Mollie dans le champ "Mollie API Key"
5) Cliquez sur Enregistrer


Activation des moyens de paiement Mollie

Vous devez d'abord créer le compte Mollie dans Simple ERP.

Pour cela :

1) Allez dans la configuration des comptes

Dans l'Admin ERP (menu haut -> Admin ERP), cliquez sur l'onglet "10. Comptes"



2) Si vous ne l'avez pas encore fait, créez un compte de type Mollie

Pour cela :
- dans le champ "Type de compte", choisissez "Mollie"
- dans le champ "Désignation du compte", saisissez par exemple "Mollie"
- dans le champ "Numéro de compte ou identifiant", saisissez par exemple "Mollie"
- cochez la case "Actif"
- cliquez sur Enregistrer



3) Associer les moyens de paiement au compte Mollie

Ensuite, vous devez associer les moyens de paiements que vous avez activé dans votre compte Mollie (cartes bancaires ou prélèvements SEPA).

Attention, les prélèvements SEPA sont soumis à un fonctionnement particulier, merci de consulter les explications à ce sujet.

Pour cela:
- dans l'Admin ERP (menu haut -> Admin ERP), cliquez sur l'onglet "12. Moyens de paiement"



- enregistrez chaque moyen de paiement (en sélectionnant le compte "Mollie" pour affecter le moyen de paiement au compte Mollie)



C'est fait !

Vous pouvez maintenant inviter vos clients à utiliser les paiements électroniques de notre partenaire Mollie.

Pour effectuer une demande de paiement à un client via Mollie, merci de consulter la FAQ.


Contacter le support de Mollie

En cas de soucis avec votre compte Mollie, lié à votre Simple Paiement, le support de Mollie est accessible sur: https://www.mollie.com/fr/contact/

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Comment configurer Simple Paiement dans Simple ERP ?

Le logiciel de gestion en ligne Simple ERP propose maintenant le module Simple Paiement.

Ce module permet d'enregistrer les encaissements clients relatifs aux factures.

En option, vous pouvez utiliser utiliser les services de notre partenaire Mollie pour les paiements par carte bancaire ou par prélèvement SEPA. Merci de consulter cette page pour activer et configurer les paiements Mollie.

Activation du module Simple Paiement


Pour activer le module depuis Simple CRM :
- ouvrez Simple ERP (menu haut -> Simple ERP)
- ouvrez l'admin ERP (menu haut -> Admin ERP)
- cliquez sur l'onglet "8. Préférences ERP"



- cochez la case "Activer Simple Paiement"
- cliquez sur Enregistrer



L'activation de Simple Paiement affiche trois onglets supplémentaires dans l'Admin ERP : "10. Comptes", "11. Type de paiements", "12. Moyens de paiements".

Création des comptes


Avant d'encaisser des paiements, vous devez d'abord créer au moins un compte (bancaire ou autre) avant d'y associer des moyens de paiement.

Pour cela, dans l'Admin ERP, cliquez sur l'onglet "10. Comptes".



Nous allons par exemple créer un compte bancaire.

Pour cela :
- dans le champ "Type de compte" choisissez "Compte bancaire"
- dans le champ "Désignation du compte" saisissez le nom de la banque
- dans le champ "Numéro de compte ou identifiant", saisissez le numéro du compte bancaire
- vous pouvez optionnellement saisir les autres champs
- cochez la case "Actif"



- cliquez sur Enregistrer

Création des moyens de paiement pour le compte


Une fois le compte créé, nous pouvons lui associer les moyens de paiements proposés à vos clients.

Pour associer des moyens de paiement, dans l'Admin ERP, cliquez sur l'onglet "12. Moyens de paiement".



Nous allons par exemple autoriser le paiement par chèque pour le compte bancaire créé précédemment.

Pour cela :
- dans le champ "Type de paiement", choisissez "Chèque"
- dans le champ "Compte", choississez le compte bancaire créé précédemment
- cochez la case "Actif"


- cliquez sur Enregistrer

- répétez cette étape pour chaque moyen de paiement souhaité



Voilà ! Nous avons activé et configuré Simple Paiement.

Pour savoir comment saisir les encaissements avec Simple Paiement, merci de consulter cette page.


Contacter le support de Mollie

En cas de soucis avec votre compte Mollie, lié à votre Simple Paiement, le support de Mollie est accessible sur: https://www.mollie.com/fr/contact/

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Comment envoyer une demande de paiement via Mollie avec Simple Paiement ?

Avant de pouvoir envoyer une demande de paiement via Mollie vous devez avoir effectué les 3 étapes de configuration suivantes :

1) Configuration de Simple Paiement

Vous devez avoir activé et configuré le module Simple Paiement comme expliqué ici

2) Configuration du compte Mollie

Vous devez avoir activé et configuré votre compte Mollie dans Simple ERP, comme expliqué ici.

3) Configuration de l'envoi des emails

Vous devez avoir activé et configuré l'envoi des emails directement depuis Simple ERP comme expliqué ici.

Une fois ces étapes de configuration effectuées, vous pouvez envoyer des demandes de paiement électroniques par carte bancaire ou prélèvement SEPA directement depuis le module Simple Paiement.

Etape 1: créez une facture

Dans Simple ERP, créez une facture, liez au moins un contact.
Ajoutez les produits, prévisualisez la facture.




Etape 2 : générez la facture en PDF




Etape 3 : envoyez la demande de paiement via Mollie

Dans le bloc de paiement, au dessous du total de la facture, choisissez par exemple le paiement par carte bancaire via Mollie. Cliquez sur Enregistrer.

Lorsque vous enregistrer la demande de paiement via Mollie, une confirmation vous est demandé. Cliquez sur Ok pour lancer la demande de paiement, ou Annuler.



La demande de paiement via Mollie a été effectuée. Le liens de paiement sera envoyé avec l'email (voir ci-dessous).

Attention, les prélèvements SEPA sont soumis à un fonctionnement particulier, merci de consulter les explications à ce sujet.

Etape 4 : envoyer la facture et le lien de paiement directement depuis Simple ERP

Dans le bloc Action, cliquez sur le bouton "Envoyer par email".



Un formulaire d'envoi apparaît.
Sur ce formulaire vous pouvez :
- choisir une rubrique puis un modèle d'email
- modifier éventuellement l'adresse email du destinataire
- modifier le sujet et le texte de l'email

Vous devez également cochez les fichiers que vous souhaitez joindre à l'email.

Vous pouvez également cochez l'envoi des informations de paiement.



Une fois tous les réglages effectués, cliquez sur le bouton "Envoyer l'email avec les pièces jointes cochées". L'email est envoyé.


Etape 5 : mise à jour automatique du statut et de la date de paiement

Le client reçoit l'email contenant la facture et le lien de paiement. Il clique sur le lien et effectue le paiement.

Automatiquement, le système Mollie va informer Simple ERP que le paiement a été effectué : le statut passe à "Paiement reçu" et la date de réception du paiement es renseignée.



Contacter le support de Mollie

En cas de soucis avec votre compte Mollie, lié à votre Simple Paiement, le support de Mollie est accessible sur: https://www.mollie.com/fr/contact/

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Comment configurer l'envoi des emails directement depuis Simple ERP ?

Simple ERP permet maintenant d'envoyer au client les devis, bons de commande, facture, bons de livraison directement depuis une interaction ERP.

Attention : ce module nécessite l'utilisation d'un compte chez notre partenaire Sendgrid ( https://sendgrid.com/). Selon le volume d'envoi, des frais peuvent s'appliquer.

Activation du module

Pour activer le module d'envoi d'emails depuis Simple CRM :
- vérifiez que vous avez correctement configuré votre adresse email dans Simple CRM : c'est l'adresse à partir de laquelle les emails seront envoyés

1) Si ce n'est pas déjà fait, créez un compte chez notre partenaire Sendgrid https://sendgrid.com/

2) Créez et récupérez votre API Key Sendgrid :
- Connectez-vous à votre compte Sendgrid
- Cliquez sur "Settings" (en bas à gauche)
- Vous aurez une liste d'options, cliquez sur "API keys"
- Ensuite cliquez sur "Create API key" (en haut à droite)
- Donnez un nom à cette clé
- Choisissez l'option "full access"
- Cliquez sur "create & view"
- Copiez la clé donnée
- Pour des raisons de sécurité Sendgrid affiche la clé une seule fois, assurez vous bien d'avoir copié la clé avant de cliquer sur "Done"

3) Dans Simple ERP, ouvrez l'Admin ERP (menu haut -> Admin ERP), puis cliquez sur l'onglet "8. Préférences ERP".

4) Cochez la case "Activer l'envoi de documents par email".
Collez l'API Key Sendgrid dans le champ"Saisissez votre API Key Sendgrid"
Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez maintenant envoyer des emails directement depuis les interactions Simple ERP, pour cela merci de consulter la FAQ.


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Comment envoyer des emails avec pièces jointes directement depuis Simple ERP ?

Simple ERP permet maintenant l'envoi d'emails avec pièces jointes directement depuis les interactions.

Attention, cette fonctionnalité nécessite l'utilisation d'un compte Sendgrid (https://sendgrid.com/), selon le volume d'envois, des frais peuvent s'appliquer.

Avant d'envoyer directement des emails depuis Simple ERP, vous devez avoir activé et configuré cette fonctionnalité, voir les détails sur cette page.

Imaginons que vous souhaitiez envoyer une facture client par email.

Pour cela vous devez :

Etape 1 : créer la facture


Dans Simple ERP, créez une facture, liez au moins un contact.
Ajoutez les produits, prévisualisez la facture.



Etape 2 : générer la facture en PDF



Etape 3 : saisir les informations de paiement

Dans le bloc de paiement, au dessous du total de la facture, choisissez par exemple le paiement par chèque. Cliquez sur Enregistrer.



En option, vous pouvez envoyer un lien de paiement via notre partenaire Mollie (https://www.mollie.com/fr/). Pour configurer et utiliser un compte de paiement électronique Mollie, merci de consulter cette page d'explications.

Etape 4 : envoyer la facture par email

Dans le bloc Action, cliquez sur le bouton "Envoyer par email".


Un formulaire d'envoi apparaît.
Sur ce formulaire vous pouvez :
- choisir une rubrique puis un modèle d'email
- modifier éventuellement l'adresse email du destinataire
- modifier le sujet et le texte de l'email

Vous devez également cochez les fichiers que vous souhaitez joindre à l'email.

Vous pouvez également cochez l'envoi des informations de paiement.



Etape 5 : réception du paiement

A la réception du chèque, saisissez la date de réception, puis cliquez sur Enregistrer. Un message de confirmation apparaît.


Cliquez sur Ok pour enregistrer la réception du paiement, ou Annuler.

L'état du paiement est mis à jour.





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lundi 2 décembre 2019

Comment utiliser le module Simple Paiement pour enregistrer des paiements ?

Le module Simple Paiement permet d'enregistrer les paiements de vos factures clients.

Pour activer et configurer Simple Paiement, merci de consulter la FAQ d'activation et de configuration de Simple Paiement.

Une fois le module Simple Paiement activé et configuré, vous pouvez enregistrer les paiements sur chacune des factures générées par Simple ERP.

Dans le cas d'un paiement manuel (chèque, virement) :

Etape 1 : créez une facture

Dans Simple ERP, créez une facture, liez au moins un contact.
Ajoutez les produits, prévisualisez la facture.


Etape 2 : générez la facture en PDF




Etape 3 : enregistrez la demande de paiement

Dans le bloc de paiement, au dessous du total de la facture, choisissez par exemple le paiement par chèque. Cliquez sur Enregistrer.


En option, vous pouvez envoyer un lien de paiement via notre partenaire Mollie (https://www.mollie.com/fr/). Pour configurer et utiliser un compte de paiement électronique Mollie, merci de consulter cette page d'explications.

Attention, les prélèvements SEPA sont soumis à un fonctionnement particulier, merci de consulter les explications à ce sujet.

Etape 4 (optionnel) : envoyez directement la facture et la demande de paiement

Dans le bloc Action, cliquez sur le bouton "Envoyer par email".


Un formulaire d'envoi apparaît.
Sur ce formulaire vous pouvez :
- choisir une rubrique puis un modèle d'email
- modifier éventuellement l'adresse email du destinataire
- modifier le sujet et le texte de l'email

Vous devez également cochez les fichiers que vous souhaitez joindre à l'email.

Vous pouvez également cochez l'envoi des informations de paiement.



Etape 5 : enregistrez l'encaissement du paiement

A la réception du chèque par exemple, saisissez la date de réception, puis cliquez sur Enregistrer. Un message de confirmation apparaît.



Cliquez sur Ok pour enregistrer la réception du paiement, ou Annuler.

L'état du paiement est mis à jour.



Contacter le support de Mollie

En cas de soucis avec votre compte Mollie, lié à votre Simple Paiement, le support de Mollie est accessible sur: https://www.mollie.com/fr/contact/

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