En Belgique, certaine activités ne sont pas assujettis à la TVA et leurs factures ne doivent donc pas être envoyées via Peppol.
Il est donc nécessaire de spécifier sur la société en question qu'elle n'est pas assujettie à la TVA afin que le logiciel ne fasse pas les vérifications et l'envoie de la facture via le réseaux peppol.
Voici la procédure :
1) Rendez-vous sur la fiche société
2) "Modifier cette fiche société"
3) Décocher la case "Assujetti à la TVA"
4) Enregistrer
Par défaut, tous les documents générés par Simple ERP (comme les devis, bons de commande ou factures) affichent un logo en haut de la page.
👉 Si votre entreprise ne possède pas encore de logo ou si vous ne souhaitez pas qu’il apparaisse sur les documents, sachez qu’il n’est pas possible de supprimer complètement cette zone de logo.
✅ Astuce : vous pouvez contourner cela en utilisant une image blanche (de taille 600 x 200 pixels) à la place du logo.
Cette image blanche "effacera" visuellement le logo sans modifier le fonctionnement du document.
Vous pouvez modifier le logo comme indiqué ici
Vous trouverez ci-dessous une image blanche prête à l’emploi.
^ CI DESSUS ^
Lorsque vous créez un document avec Simple ERP, le logo affiché ne dépend pas du modèle de document (configuration des modèles de document), mais de la société émettrice.
👉 Donc, pour changer le logo sur vos document, il faut d’abord configurer correctement le logo de la société qui émet les documents.
Allez dans le menu Admin ERP.
Cliquez sur "1. Société émettrice".
Vous avez alors deux choix :
Pour ajouter une nouvelle société émettrice : cliquez sur le bouton rouge.
Pour modifier une société existante : cliquez sur le nom de cette société.
En bas du formulaire, cherchez le champ "Logo".
Cliquez dessus pour ajouter ou remplacer le logo.
Utilisez le gestionnaire de fichiers pour charger votre image (logo) dans l’ERP.
💡 Une fois ce logo configuré, il s’appliquera automatiquement à toutes les factures émises par cette société.
Simple CRM propose maintenant la différenciation visuelle des interactions CRM des interactions ERP sur les listes d'interactions.
Les interactions CRM apparaissent sur fond blanc ou gris clair.
Les interactions ERP apparaissent sur fond jaune clair.
Dans l'ERP de Simple CRM, vous avez la possibilité de travailler en multi-société comme expliquez ici.
Une fois vos sociétés et les modèles de documents créés dans l'administration, il ne vous reste qu'à créer votre document (devis, bon de commande, facture, ...) et ensuite de choisir le modèle de document correspondant à la société émettrice.
Pour déplacer les lignes d'un document commercial Simple ERP :
Démo en vidéo ci-dessous :
Simple ERP permet maintenant d'afficher une numérotation séquentielle à la place des références des produits sur les devis, bons de commande, factures, bon de livraison.
Pour cela, allez dans l'Admin ERP, puis cliquez sur l'onglet 3. Modèles de documents, puis cliquez sur le nom du modèle pour lequel vous souhaitez utiliser la numérotation séquentielle à la place de la référence des produits.
Dans le formulaire du modèle de document, dans le champ "Affichage des références des produits sur le PDF", choisissez "Afficher la numérotation incrémentale sur le PDF", puis cliquez sur Enregistrer.
C'est fait : pour ce modèle de document, sur le PDF la numérotation séquentielle sera affichée à la place des références de produits.
Il peut parfois être nécessaire pour une question de lisibilité, d'ajouter des espaces de commentaire ou d'interligne ou d'espace de séparation dans un document ERP.
Exemple:
Autre exemple:
Pour faire cela, nous vous conseillons d'aller l'Administration ERP -> 7. Catégories de produits -> Puis de créer une catégorie que vous pouvez pas exemple nommer "Interligne".
Ensuite, créer de faux produits, avec un budget de 0, que vous ajouterez à cette catégorie.
Exemple de faux produits:
------------------------------------------------
ou encore
------------------ COMMENTAIRE ------------------
ou encore
------------------ OPTIONS ------------------
ou encore
------------------ SOUS-TOTAL ------------------
Libre à vous d'ajouter du texte en plus comme dans notre deuxième exemple. Il vous suffira ensuite d'insérer ces produits dans vos documents afin de faire vos mises en page spécifiques.
Si vous ne souhaitez pas faire apparaître de mention de quantité ni de prix pour ces commentaires, saisissez 0 comme quantité sur la ligne de produit du commentaire.
Pour supprimer un produit dans Simple ERP :
Si le produit est déjà inclus dans une interaction ERP alors on ne peut pas le supprimer, le clic sur le bouton "Supprimer" archivera le produit(le produit apparaitra alors dans la liste des "Produits archivés" tout en bas sur la page des produits). Par contre si le produit n'est inclus dans aucune interaction ERP (erreur de création de produit par exemple) alors le produit sera totalement supprimé.
Le logiciel de gestion en ligne Simple ERP vous permet maintenant de saisir l'adresse de livraison, juste à côté de l'adresse de facturation.
Lorsque vous choisissez la société et/ou le contact pour la facturation, la même société et/ou contact est reportée en tant qu'adresse de livraison. Vous pouvez ensuite modifier la société ou le contact de livraison.
Si une société et/ou un contact sont renseignés dans le bloc "Livraison" alors cette adresse apparaîtra sur le PDF généré à partir de l'interaction ERP concernée.
Si vous ne souhaitez pas afficher l'adresse de livraison sur le document PDF alors vous devez supprimer la société et/ou le contact.
Il est possible de gérer les droits utilisateurs pour autoriser l'accès à certaines parties de l'ERP.
Par exemple, une personne externe ne pourrait faire que les devis et les bons de commande et c'est ensuite la comptabilité qui générerait les factures.
Par défaut, un utilisateur ne possède aucun droit d'accès à l'ERP.
La gestion des droits ERP se situe dans la partie ERP -> Admin ERP.
Rendez-vous dans l'onglet "9. Droits des utilisateurs" et vous aurez ainsi accès au tableau des droits ERP.
Il vous suffit ici de cocher les cases nécessaires à chaque utilisateur.
N'oubliez pas ensuite d'appuyer sur le bouton enregistré en bas du tableau.
Il y a deux solutions possibles, selon si vous souhaitez partager des informations (contacts, sociétés, documents, produits) et la configuration (utilisateurs, champs customs, types d'interactions ...) entre les deux entreprises, ou pas.
Si vous souhaitez partager les informations et la configuration de Simple CRM entre les deux entreprises, vous devez créer une nouvelle société émettrice dans votre Simple CRM actuel.
Vous devez également créer des références de numérotations et des modèles de documents ERP (devis, factures, ...) pour la nouvelle société émettrice.
Si vous souhaitez que chaque société n'ait accès qu'à ses propres éléments et ait sa propre configuration, alors le mieux est de souscrire un second abonnement Simple CRM pour la nouvelle société.
Une société émettrice est une entreprise pour laquelle vous créez des devis, bons de commande, facture, bon de livraison dans Simple CRM/ERP. Vous pouvez avoir plusieurs entreprises émettrices. Chacune aura des numérotations uniques.
Pour créer une société émettrice, il faut aller dans Simple ERP -> Admin ERP -> onglet 1. Société emettrice
Vous devez cliquer sur "Ajouter une société émettrice" et le formulaire apparait
Une fois la configuration faite, il ne vous reste qu'à générer votre document comme expliquez dans cette FAQ.
Pour activer le module d'envoi d'emails depuis Simple CRM :
- vérifiez que vous avez correctement configuré votre adresse email dans Simple CRM : c'est l'adresse à partir de laquelle les emails seront envoyés
1) Si ce n'est pas déjà fait, créez un compte chez notre partenaire Sendgrid https://sendgrid.com/
Attention : la formule "Free" permet d'envoyer des emails depuis Simple CRM, mais afin d'assurer la meilleure délivrabilité des emails envoyés avec SendGrid, nous vous conseillons de souscrire à un plan Pro ou Premier.
2) Créez et récupérez votre API Key Sendgrid :
- Connectez-vous à votre compte Sendgrid
- Cliquez sur "Settings" (en bas à gauche)
- Vous aurez une liste d'options, cliquez sur "API keys"
- Ensuite cliquez sur "Create API key" (en haut à droite)
- Donnez un nom à cette clé
- Choisissez l'option "full access"
- Cliquez sur "create & view"
- Copiez la clé donnée
- Pour des raisons de sécurité Sendgrid affiche la clé une seule fois, assurez vous bien d'avoir copié la clé avant de cliquer sur "Done"
3) Dans Simple CRM, ouvrez l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM), puis cliquez sur l'onglet "13. Paramètres".
4) Cochez la case "Activer l'envoi de documents par email".
Collez l'API Key Sendgrid dans le champ"Saisissez votre API Key Sendgrid"
Cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez maintenant envoyer des emails directement depuis les interactions Simple ERP, pour cela merci de consulter la FAQ.
Attention : selon vos destinaires, il est conseillé d'effectuer l'authentification du serveur Sendgrid comme expliqué sur cette page de la FAQ.
Le logiciel de gestion en ligne Simple ERP propose maintenant la gestion des factures d'acompte.
Pour utiliser la gestion des factures d'acompte, vous devez d'abord activer cette fonctionnalité.
Pour cela :
- menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Admin ERP
- cliquez sur l'onglet "8. Paramètres ERP"
- cochez la case "Activer la gestion des acomptes"
- cliquez sur Enregistrer
Ensuite, vous devez créer un modèle de facture intitulé "Facture d'acompte" et un autre intitulé "Facture de solde". A part ces mentions, ces nouveaux modèles de facture sont identiques au modèle de facture que vous utilisez habituellement.
