Nous allons ici créer un petit module DRH.
Chaque entreprise ayant une organisation différente, nous allons imaginer une organisation simple que vous devrez bien entendu adapter et modifier selon vos besoins réels.
Nous n’allons pas couvrir tous les besoins d’une gestion des ressources humaines, car cela serait long et de toute façon, une fois les deux exemples développés et assimilés, il vous sera très simple d’implémenter tous les processus DRH que vous désirez.
Pour ce cas d’étude nous travaillerons donc sur deux exemples clefs :
- La gestion des vacances
- La gestion de notes de frais
Introduction de base : la configuration générale
La première étape est d’entrer vos collaborateurs dans Simple CRM.
Pour ce faire, créer tout d’abord la fiche société de votre entreprise.
Ensuite, saisissez vos employés et liez les à la fiche de votre entreprise.
Enfin, pour chaque employé, créez un PROJET, dont le nom sera : DRH / NOM PRENOM / FONCTION
Dans ce projet, liez bien entendu votre société et l’employé.
Dans ce projet, vous stockerez tous les documents liés à cet employé : CV, contrat de travail, fiche de paye, notes de frais, etc.
La gestion des vacances
Le processus
La gestion des vacances suivra dans notre exemple le processus suivant :
- Demande par l’employé
- Etude de la demande par le DRH
- Validation par le DRH ou Refus par la DRH
- Prestation des vacances
La configuration
Pour ce faire, nous allons créer le type : « DRH – VAC »
Dont les étapes seront :
- DRH - VAC - 01 – Demande
- DRH - VAC - 02 – Etude
- DRH - VAC - 03 – Refus
- DRH - VAC - 04 - En congé
(pour ce faire, il faut être Administrateur, puis allez dans Admin -> Types d’interactions)
Une fois ceci fait, il faut aller dans Admin -> Modèles d’Interactions et nous allons créer une Interaction :
- Nom du modèle : Demande de congés annuels
- Sujet : Congés annuels
- Interaction : Cochez la case TACHE
- Société liée : votre société
- De TYPE : DRH - VAC - 01 – Demande
- Utilisateur : votre responsable DRH
- Priorité : 1
- Media : Email
- Dans mémo, on ajoute l’explication : « Merci d'introduire la date de début et la date de fin de vos congés (= date votre absence et retour effectif du bureau) ».
L’introduction d’une demande
Lorsqu’un employé veut introduire une demande de congé, il va :
- Aller dans sa fiche de contact (donc sa fiche de contact liée à la société)
- Lancer le modèle : « Demande de congés annuels »
- Il complète et enregistre
Cette interaction apparaîtra ensuite dans la liste des éléments de travail du responsable du personnel.
Celui-ci étudiera la possibilité de ce congé, puis refusera ou validera.
S’il valide, il changera le propriétaire de l’Interaction en choisissant l’employé et il placera les bonnes dates, ainsi que le bon TYPE et liera au PROJET de l’employé :