Comment obtenir des statistiques sur les créations d'interactions ?

Dans le logiciel de relation client Simple CRM, une vente se matérialise au moyen d'une interaction dont on fait évoluer le type au fur et à mesure de l'avancée du processus commercial, de la prise de contact à la vente gagnée.

De ce fait, on ne pouvait pas jusqu'à maintenant obtenir facilement des statistiques du type "Combien de demandes de contact commercial a eu mon entreprise cette année ?".

C'est maintenant possible, en utilisant l'actualité Simple CRM.

Le but est de faire la liste des création d'interaction et de filtrer sur le type "Vente - 1 - Prise de contact".

Pour cela, allez dans l'Actualité Simple CRM : lanceur d'application -> onglet "Outils" -> Actualités Simple CRM.

On arrive sur le module Actualités, sur lequel on peut appliquer un filtre.

Dans notre exemple :

• Entité : Interaction
• Opération : Création
• Dates : du 20/05/2021 au 21/05/2021
• Champs : Type d'interaction

On clique sur Appliquer.

 

On obtient la liste des créations d'interaction pour la période indiquée.

En haut de la liste, deux boutons ont fait leur apparition : Export CSV et Simple Report.

Cliquez sur "Simple Report". Patientez quelques secondes, on obtient alors un  tableau récapitulatif des créations d'interaction selon le type.

 

Dans Type d'interaction, on filtre uniquement les interactions de type "Vente - 1 - Prise de contact".

 

Le paramétrage par défaut affiche les budgets, on passe en "Nombre" pour afficher le nombre d'interactions correspondant aux critères.

Maintenant vous pouvez automatiser ces réglages pour obtenir le même rapport en quelques clics :

1) Enregistrez la configuration du Simple Report comme expliqué sur cette page.

2) Créez un Simple Link pour obtenir directement la liste Actualités Simple CRM correspondant aux rapports, voir l'explication sur cette page.

De cette manière ultérieurement il vous suffira d'effectuer en quelques clics:

- lancer le Simple Link pour obtenir les Actualités Simple CRM
- cliquer sur Simple Report
- charger la configuration de Simple Report voulue

Vous obtiendrez ainsi un rapport actualisé en quelques secondes.

Comment activer la facturation automatique dans Simple ERP ?

Le logiciel de gestion en ligne Simple ERP propose maintenant la génération en PDF et l'envoi automatique de factures.

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version Enterprise de Simple CRM. 

Une fois cette fonctionnalité activée et configurée, Simple ERP va répertorier chaque jour la liste des factures à générer en PDF : il s'agit des interactions de facture datées du jour, ouvertes ou en cours, dont le suivi de factures est "Vente - 00 - A facturer".

Pré-requis

1) Vous générez et vous envoyez déjà manuellement des factures en PDF avec Simple ERP. Vous avez déjà paramétré :

• un modèle de facture Simple ERP

• une référence de facture Simple ERP

• un modèle d'email d'envoi de facture Simple ERP
  

2) Les factures seront envoyées par le service externe SendGrid. Vous devez donc disposer d'un compte SendGrid et avoir renseigné son API Key dans la configuration de Simple CRM (voir cette page).

3) Afin de recevoir les notifications de liste préparatoire (voir plus bas), ainsi que les notifications de problèmes d'envoi éventuels, vous devrez avoir activé et configuré Simple Messenger (voir cette page).

4) Vous devez configurer l'adresse email d'expéditeur pour les envois d'emails.
Il s'agit de la même adresse email que pour l'envoi des rappels automatiques de facture impayée. Pour configurer cette adresse email, merci de consulter cette page. 

Configuration

Pour activer la génération et l'envoi automatique de factures, allez dans l'Admin ERP (menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Admin ERP, cliquez sur l'onglet "8. Paramètres ERP".

Cochez la case "Activer l'envoi automatique des factures par email" et choisissez le modèle d'email qui sera utilisé pour envoyer les factures. Vous pouvez créer votre propre modèle d'email comme expliqué sur cette page.

Liste préparatoire de facturation

Chaque veille de l'envoi, Simple ERP va répertorier les factures qui seront envoyées le lendemain (le vendredi, la liste concerne les factures qui seront envoyées du samedi au lundi).

Deux notifications sont envoyées : l'une à l'utilisateur Simple CRM concerné par les factures, l'autre au canal Administratif, dans le sujet "Facturation".

En cliquant sur le lien de la notification, vous arriverez sur la liste des factures à émettre.

 

Si vous souhaitez différer l'envoi d'une facture particulière, vous avez deux possibilités :

- soit modifier la date de début de l'interaction pour la porter à une date ultérieure,
- soit passer le suivi de la facture concernée à "Vente - 000 - En attente".

 

Génération et envoi automatique

Chaque jour, Simple ERP va générer les PDF et envoyer les factures du jour, ouvertes ou en cours, dont le suivi de facture est "Vente - 00 - A facturer".

Attention : la société ou le contact lié à la facture devra disposer d'une adresse email, sinon la facture sera générée en PDF, mais pas envoyée. Si tel est le cas, vous recevrez une notification d'échec de l'envoi dans Simple Messenger, avec un lien vers la facture concernée.

Comment répartir les champs Simple Custom dans des onglets dans Simple CRM ?

Le logiciel de gestion de la relation client Simple CRM permet maintenant d'organiser les champs Simple Custom en onglets.

Chaque onglet peut être visible ou non selon le profil de chaque utilisateur.

 

Configuration des onglets

Pour configurer les onglets, allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM) puis cliquez sur l'onglet "8. Champs personnalisés".

Choisissez ensuite le type de fiches pour lequel vous souhaitez gérer les onglets (par exemple "Contact", puis cliquez sur "Afficher les champs de la table".

Vous arrivez sur le module de gestion des champs personnalisés Simple Custom.

Descendez au dessous de la liste des champs, vous arrivez sur la partie permettant de gérer les onglets.

Par défaut, un onglet est toujours présent : "Général". Avant toute configuration de votre part, cet onglet contient tous vos champs Simple Custom, et est accessible à tous les utilisateurs.

Cet onglet n'est pas supprimable, mais vous pouvez le renommer ou l'attribuer aux utilisateurs de votre choix.

Création d'un onglet

Pour créer un onglet : dans la ligne vide, saisissez le nom de l'onglet, attribuez les utilisateurs qui auront accès à cet onglet, saisissez l'ordre d'affichage, et cliquez sur Enregistrer. L'activation d'un nouvel onglet est automatique.

 

Attribution des champs à l'onglet

Par défaut, tous les champs sont attribués à l'onglet "Général". Vous pouvez attribuer les champs au bon onglet.

Une fois votre répartition des champs établie, cliquez sur le bouton "Enregistrer au dessous de la liste des champs".

Désactivation et réactivation d'un onglet

Vous pouvez désactiver un onglet, après cette opération, l'onglet et les champs custom associés ne seront plus accessibles.

Pour désactiver un onglet, décochez la case "Actif" sur la ligne de l'onglet à désactiver, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour réactiver un onglet, cochez la case "Actif" sur la ligne de l'onglet à désactiver, puis cliquez sur Enregistrer.

 

Une fois l'onglet réactivé, celui-ci réapparaîtra, avec ses champs associés, pour les utilisateurs concernés.

Suppression d'un onglet

Pour supprimer un onglet, cochez la case "Supprimer" sur la ligne de l'onglet, puis cliquez sur le bouton "Enregistrer".

 

Après cette opération, vous devrez attribuer à nouveau les champs Simple Custom contenus dans l'onglet supprimé, à un autre onglet.

Utilisation

Par défaut, seul l'onglet Général, contenant tous vos champs Simple CRM, sera visible dans les fiches.

Une fois que vous aurez configuré vos onglets, ceux-ci apparaîtront si l'utilisateur connecté est autorisé à y accéder.

 

Quels sont les éléments synchronisés sur Simple Mobile ?

Simple Mobile est l'application mobile connectée aux données de votre logiciel de gestion de la relation client Simple CRM. 

 

Simple Mobile fonctionne sans connexion internet permanente, ce qui est utile lors des déplacements en zones blanches, ou dans des situations où la connexion à internet est mauvaise ou inexistante (bâtiments en béton, sous-sols,...).

Installation

Pour installer et utiliser Simple Mobile sur votre appareil, merci de consulter cette page.

Une fois les premières synchronisations effectuées, vous constaterez que la synchronisation ne ramène pas tous les éléments de votre Simple CRM dans Simple Mobile.

En effet, contrairement aux serveurs Simple CRM, les appareils mobiles ont une capacité en mémoire et en traitement limités, de l'ordre de 4 à 16Go en général.

De ce fait, Simple Mobile ne synchronise que les éléments qui concernent directement chaque utilisateur.

Elements synchronisés

Les éléments synchronisés sont les suivants :

- les interactions de l'utilisateur datées de 90 jours dans le passé et 30 jours dans le futur, ainsi que les contacts et sociétés liés à ces interactions

- les projets datés de moins de 90 jours, qui sont liés à l'utilisateur, ainsi que les contacts et sociétés liés à ces projets

- les éléments que l'utilisateur a visualisés, créés ou modifiés sur la version classique de Simple CRM depuis les 30 derniers jours

Elements manquants

Que faire s'il manque des éléments sur Simple CRM Mobile ?

S'il vous manque un contact, une société ou une interaction, le plus simple est de visualiser l'élément sur la version classique de Simple CRM. A la synchronisation suivante, l'élément visualisé sera synchronisé sur Simple Mobile.

S'il vous est impossible de visualiser l'élément sur Simple CRM classique (pas d'accès à un ordinateur, pas de connexion internet...), demandez à l'un de vos collaborateurs de créer une interaction pour vous, et de lier les éléments que vous souhaitez consulter sur Simple CRM mobile.

S'il vous manque un projet, demandez à l'un de vos collaborateurs de lier votre utilisateur au projet concerné. A la synchronisation suivante, l'élément visualisé sera synchronisé sur Simple Mobile, avec les contacts et sociétés liés au projet.

Création d'interaction sur Simple Mobile et remontée sur Simple CRM

Si les interactions que vous créez sur Simple Mobile ne remontent pas dans Simple CRM, vous devez demander à votre Administrateur Simple CRM de vous autoriser à créer des interactions.

Pour cela :

• connectez-vous avec un compte Administrateur Simple CRM
• allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM)
• sur l'onglet "1. Liste des utilisateurs", cliquez sur l'identifiant du compte utilisateur concerné
• décochez la case "Accès en lecture seule (aucune modification autorisée)"

Ensuite, désinstallez et réinstallez Simple Mobile sur votre smartphone et tablette. Créez une interaction et synchronisez.