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vendredi 14 mai 2021

Comment activer la facturation automatique dans Simple ERP ?

Le logiciel de gestion en ligne Simple ERP propose maintenant la génération en PDF et l'envoi automatique de factures.

Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version Enterprise de Simple CRM

Une fois cette fonctionnalité activée et configurée, Simple ERP va répertorier chaque jour la liste des factures à générer en PDF : il s'agit des interactions de facture datées du jour, ouvertes ou en cours, dont le suivi de factures est "Vente - 00 - A facturer".

Pré-requis

1) Les factures sont envoyées par le service externe SendGrid. Vous devez donc disposer d'un compte SendGrid et avoir renseigné son API Key dans la configuration de Simple CRM (voir cette page).

2) Afin de recevoir les notifications de liste préparatoire (voir plus bas), ainsi que les notifications de problèmes d'envoi éventuels, vous devrez avoir activé et configuré Simple Messenger (voir cette page).

3) Vous devez configurer l'adresse email d'expéditeur pour les envois d'emails.
Il s'agit de la même adresse email que pour l'envoi des rappels automatiques de facture impayée. Pour configurer cette adresse email, merci de consulter cette page

Configuration

Pour activer la génération et l'envoi automatique de factures, allez dans l'Admin ERP (menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Admin ERP, cliquez sur l'onglet "8. Paramètres ERP".

Cochez la case "Activer l'envoi automatique des factures par email" et choisissez le modèle d'email qui sera utilisé pour envoyer les factures. Vous pouvez créer votre propre modèle d'email comme expliqué sur cette page.

Liste préparatoire de facturation

Chaque veille de l'envoi, Simple ERP va répertorier les factures qui seront envoyées le lendemain (le vendredi, la liste concerne les factures qui seront envoyées du samedi au lundi).

Deux notifications sont envoyées : l'une à l'utilisateur Simple CRM concerné par les factures, l'autre au canal Administratif, dans le sujet "Facturation".


En cliquant sur le lien de la notification, vous arriverez sur la liste des factures à émettre.

 


Si vous souhaitez différer l'envoi d'une facture particulière, vous avez deux possibilités :

- soit modifier la date de début de l'interaction pour la porter à une date ultérieure,
- soit passer le suivi de la facture concernée à "Vente - 000 - En attente".


 

Génération et envoi automatique

Chaque jour, Simple ERP va générer les PDF et envoyer les factures du jour, ouvertes ou en cours, dont le suivi de facture est "Vente - 00 - A facturer".

Attention : la société ou le contact lié à la facture devra disposer d'une adresse email, sinon la facture sera générée en PDF, mais pas envoyée. Si tel est le cas, vous recevrez une notification d'échec de l'envoi dans Simple Messenger, avec un lien vers la facture concernée.

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