Comment tenir un registre RGPD, suite aux inscriptions à des évènements ?

Pour cette FAQ, nous allons partir du principe que vous avez une plateforme d'inscription à vos évènements en ligne et que cette plateforme fournit un fichier Excel ou CSV des inscriptions.

La première étape de travail sera donc d'importer ce fichier. Pour l'importation, merci de lire cette FAQ. 

Les contacts importés se verront affecter un centre d'intérêt automatique qui sera : "Importation - DATE importation - HEURE de l'importation".

Afin de respecter à la lettre le RGPD, il est intéressant de valoriser ce centre d'intérêt comme un élément de traçabilité.

Pour ce faire, il faudra créer (une seule fois) un projet, que vous nommerez "Registre de traçabilité RGPD"'.

Ensuite, à chaque importation, il suffira d'ajouter à l'intérieur de ce projet une Interaction, ayant comme titre le centre d'intérêt et d'expliquer dans le champs NOTE de l'interaction la raison de cet importation.

Comment ajouter une case à cocher "RGPD" dans mon formulaire de newsletter Simple Mass Mailing ?

Pour réaliser cela, il faut ajouter une case à cocher dans votre formulaire d'inscription à votre newsletter.

Pour cela,

1. Ouvrez Listes & abonnés (Lists & subscribers), puis cliquez sur le nom de la liste correspondante
2. Allez ensuite dans les champs personnalisés (Custom fileds) à droite
3. Créer un champ à choix multiple comme dans l'image ci-dessous:

Il faut ensuite intégrer le code source du formulaire.

1. Cliquez sur Listes et abonnés  (Lists & subscribers).
2. Sélectionnez la liste pour laquelle vous voulez collecter les inscriptions.
3. Sur la page de liste, cliquez sur Formulaires d'inscription (Signup forms) dans la barre latérale de droite.
4. Sur la page "Formulaires d'inscription", cliquez sur Copier/coller un formulaire sur votre site (Get the code).
5. Et ajouter le champ de validation RGPD

Enfin, avant de coller le code HTML dans votre site Internet, vous avez la possibilité d'écrire un texte explicatif plus grand, qui apparaîtra dans le formulaire:

Que dois-je préparer pour ma formation RGPD ?

Afin que le conseiller Simple CRM puisse vous accompagner dans l'implémentation de votre politique RGPD, vous devez d'abord nommer un responsable RGPD, comme expliqué sur: http://www.simple-crm-support.com/2018/02/comment-nommer-un-responsable-rgpd-qui.html

Ensuite ce responsable RGPD, devra se rendre dans le module RGPD de Simple CRM et y compléter les 5 premières tabulations:

Ceci étant fait, votre responsable RGPD se rendra dans l'onglet "6. Rapport RGPD" et créera un PDF de ce rapport qu'il enverra à sales(at)crm-pour-pme.fr

Pour créer un PDF à partir de ce rapport, il suffit de cliquer sur le bouton "Imprimer" présent dans ce rapport et de sélectionner votre imprimante PDF. Si vous n'avez pas d'imprimante PDF, vous avez la possibilité d'en obtenir une gratuitement sur: http://open-source-entreprise.blogspot.be/2013/07/pdfcreator.html

Attention: il est essentiel que vous transmettiez ce rapport en format PDF à nos équipes, au plus tard 3 jours ouvrables avant la date de votre formation, afin que le conseiller puisse analyser votre politique et rédiger son rapport de conseil. 

Comment accéder au module RGPD de Simple CRM ?

Allez dans le Lanceur d'application -> Outils -> RGPD:

Comment réaliser un export RGPD, lorsqu'un contact demande à avoir une copie des données que nous stockons sur lui ? Et comment faire pour une suppression RGPD des données ?

Votre responsable RGPD, doit aller dans le module RGPD, chercher ce contact et cliquer sur le rapport.

Même logique pour la suppression.

Comment nommer un responsable RGPD qui aura accès au module RGPD ?

L'Administrateur de votre Simple CRM doit aller dans l'espace d'administration -> Liste des utilisateurs -> Sélectionner l'utilisateur qui sera le responsable RGPD -> Activer l'option:

RGPD et l'import de base de contacts achetée à des fournisseurs

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION. 

Si vous achetez une base, vous devez demander à votre fournisseur de vous fournir une déclaration sur l’honneur certifiant que cette base a été construite en total respect des normes RGPD.

Vous devez ensuite conserver cette déclaration, ainsi que la facture, dans un classeur RGPD dédié, afin de présenter ces informations en cas de contrôle.

Enfin, à l’importation de la base, Simple CRM ajoutera automatiquement un centre d’intérêt permettant d’identifier les contacts créés via cet achat.

L’importation des contacts et sociétés est expliqué sur : http://www.simple-crm-support.com/2016/10/comment-importer-facilement-des-donnees.html 

RGPD et l’interdiction d’export des données

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION. 

RGPD interdit la possibilité pour vos employés de réaliser un export de votre base de données.

Cette mesure est plutôt évidente. Cependant, de nombreuses entreprises gardent cette mauvaise habitude d’exporter des contacts dans Excel.

Il est donc impératif d’interdire aux utilisateurs cette possibilité.

Pour cela, allez dans : Administration Simple CRM -> Liste des utilisateurs -> et pour chaque utilisateur, interdisez l’export:

Plus d’information sur la sécurisation des données et de votre Simple CRM, merci de consulter cette documentation : http://www.simple-crm-support.com/2014/09/comment-securiser-votre-simple-crm.html

RGPD et les contacts sur les téléphones mobiles

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION. 

Simple CRM permet la synchronisation des contacts avec votre téléphone mobile. Voir explication sur : http://www.simple-crm-support.com/2014/01/comment-synchroniser-votre-compte.html 

Cependant, nous vous déconseillons cela, car cette synchronisation va compliquer votre politique RGPD.

Imaginons par exemple que vous ayez 20 employés et que tous synchronise leurs contacts téléphoniques avec Simple CRM. Si un contact demande une copie de toutes les informations que vous avez sur lui, cela veut dire que sur base du RGPD, vous devez faire le tour des téléphones de vos 20 employés, afin de prendre en photo la fiche de contact dans chaque répertoire.

Afin de palier à ce problème compliqué, Simple CRM développe actuellement une application mobile qui sera disponible à la fin du premier semestre2018 et qui permettra un pilotage centralisé. Autrement dit, tous les téléphones auront les mêmes informations et en cas de demande d’effacement d’un contact, l’effacement réalisé dans Simple CRM mettre à jour immédiatement la totalité des téléphones mobiles.

RGPD et votre système de newsletter

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION. 

Afin de respecter le RGPD, il est essentiel qu’une personne qui se désinscrive à votre newsletter soit bien marquée comme désinscrite dans votre CRM RGPD.

Pour faciliter cette maintenance des données, le mieux est d’opter pour le module de mass mailing de Simple CRM.

En effet, si un contact vous téléphone et vous demande de le désinscrire de votre base de newsletter et que vous n’avez pas les accès au module de mass mailing (car il serait par exemple uniquement accessible à l’équipe du marketing), vous avez la possibilité dans Simple CRM, de passer le centre d’intérêt de « Newsletter - inscrit » à « Newletter – désinscrit » et directement, Simple CRM mettra à jour le système de mass mailing:

Plus d’information sur ce module complémentaire via la page : https://crm-pour-pme.fr/index.php/campagne-e-mail-crm-mass-mailing  

RGPD et votre client e-mail

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION. 

Imaginons par exemple que vous ayez 20 employés et que tous stockent dans leur client e-mail (Outlook, Thunderbird ou autre), les coordonnées des contacts. Si un contact demande une copie de toutes les informations que vous avez sur lui, cela veut dire que sur base du RGPD, vous devez faire le tour des clients e-mails de vos 20 employés, afin de réaliser un export la fiche du contact depuis chaque client e-mail.

Ceci est un réel casse-tête qui rend le respect du RGPD quasi impossible.

Il est donc impératif que Simple CRM soit votre seul et unique espace de stockage.

Ceci est de toute façon très facile au quotidien puisque Simple CRM dialogue avec votre client email : http://www.simple-crm-support.com/2015/04/comment-gerer-les-emails-entrants-et.html

Lorsque vous avez besoin de l'e-mail d'un contact, vous irez donc le chercher uniquement dans Simple CRM, via une recherche dans le moteur de recherche.

Il faut dès lors empêcher la récolte des données emails par le client email.

RGPD : BLOQUER LA RECOLTE DES DONNEES EMAILS SUR THUNDERBIRD

Il vous suffit d’aller dans OUTILS et de désactiver cette fonctionnalité :

RGPD : BLOQUER LA RECOLTE DES DONNEES EMAILS SUR OUTLOOK

• Cliquez sur l'onglet Fichier
• Cliquez sur Options

• Cliquez sur Contacts
• Décochez la case Créer automatiquement des contacts Outlook pour les destinataires qui ne figurent pas dans un Carnet d’adresses Outlook
• Cliquez sur OK

RGPD et la gestion des formulaires web

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION. 

Le Règlement Européen de la Protection des Données ne se limite pas à votre CRM RGPD.

Le politique RGPD est bien large que cela : elle intègre la totalité des outils par lesquels transitent les données de vos contacts.

Dès lors, il faut cadrer vos formulaires présents sur vos sites internet.

La première chose à faire est de ne pas forcer une case à cocher qui obligerait l’inscription à votre newsletter ou la permission de partager les données avec des partenaires commerciaux.

La deuxième chose est de bien préciser votre respect du RGPD sous le formulaire et de préciser le mode opératoire afin que le contact puisse avoir une copie de ses données et/ou en demander l’effacement.

La troisième chose est d’éliminer le stockage des coordonnées de toute plateforme non RGPD. Dit autrement, il ne faut nullement stocker les coordonnées dans votre site web. Le plus prudent est de brancher ce formulaire directement sur votre Simple CRM. Qui plus est, Simple CRM gardera la trace de la création de la fiche, assurant ainsi une traçabilité des données respectant le RGPD.

La synchronisation avec les formulaires web est un supplément payant. Information sur : https://crm-pour-pme.fr/index.php/synchronisation-prestashop-drupal-joomla-wordpress-etc 

RGPD et effacement d'un contact

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION. 
Si un contact exige que vous effaciez ses coordonnées de façon définitive (et donc de ne pas simplement réaliser un archivage comme expliqué sur http://www.simple-crm-support.com/2018/01/rgpd-et-la-mise-en-sommeil-dun-contact.html), merci d’en faire la demande au support via le formulaire présent sur la page : http://www.simple-crm-support.com/p/contactez-le-support-ouverture-du-lundi.html

En effet, RGPD exige en cas d’effacement que la totalité des supports de stockage contenant les coordonnées du contact soient effacés. Cela veut dire que le support devra supprimer définitivement le contact dans votre Simple CRM mais également supprimer les backups contenant ce contact.

RGPD et la mise en sommeil d'un contact

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION. 

RGPD demande que vous soyez capable de mettre en sommeil une personne de contact, pour ensuite pouvoir le réactivé si nécessaire.

Pour cela, allez dans une fiche de Contact -> bouton « Modifier la fiche contact » -> « Archiver ».

Un contact archivé peut ensuite être remis en production.

Pour réaliser cette opération, merci de lire cette explication : http://www.simple-crm-support.com/2015/10/comment-reactiver-un-element-archive.html 

RGPD et traçabilité des modifications des données

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION. 

RGPD demande une historisation (ou traçabilité) des données et de leur modification.

Simple CRM, assure cette fonction de CRM RGPD, via le bouton historique présent dans chaque fiche de contact :