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mercredi 1 avril 2015

Comment gérer les emails entrants et sortants avec Simple CRM ?

Simple CRM propose plusieurs façons de gérer les emails entrants et sortants, afin de rester au plus près de vos habitudes de travail.

Gestion des emails entrants (=réception)

1) Si vous utilisez une messagerie GMail, Google Apps, Outlook Online, Outlook 365 ou Amen
Dans le cas où vous utilisez habituellement une adresse email GMail ou Google Apps, il n'est pas nécessaire de stocker les emails dans Simple CRM.

Utilisez l'icône "loupe" afin de rechercher dans GMail ou Google Apps, directement depuis Simple CRM, les emails échangés avec un contact (voir "Recherche des emails dans Simple CRM" au-dessous.

Alternativement, vous pouvez également stocker vos emails importants dans Simple CRM (voir ci-dessous).

2) Si vous utilisez une messagerie autre que GMail, Google Apps, Outlook Online, Outlook 365 ou Amen
La manière la plus simple de stocker les emails entrants dans Simple CRM consiste à transférer chaque email à stocker vers votre adresse email Simple CRM.

Vous trouverez cette adresse email dans la liste des utilisateurs (menu haut -> Admin -> Liste des utilisateurs).

A chaque réception d'email important sur votre adresse email habituelle, transférez l'email vers votre adresse email Simple CRM.

Ensuite, dans Simple CRM, allez dans le module Bureau Simple CRM (menu haut -> Bureau Simple CRM) ou dans le module Interaction (menu haut -> Interaction).
Cliquez ensuite sur le bouton "Relever la boîte de réception".
Chaque email reçu dans votre boîte email Simple CRM est transformé en interaction de type "0 - Email", et placé dans l'état "Ouvert".

Ouvrez chaque interaction créée et qualifiez-la (contact, société, type, état...).
Les pièces jointes éventuelles de l'email sont stockés dans l'interaction (au-dessous du formulaire interaction).

Gestion des emails sortants (=envoi)

Techniquement parlant, Simple CRM n'envoie pas d'email. Afin de ne pas vous imposer un changement d'habitudes de travail, Simple CRM se sert de votre logiciel de messagerie habituel en ouvrant une fenêtre de nouveau message et en paramétrant automatiquement l'adresse email du destinataire, le sujet et le texte de l'email.

Pour préparer un email à envoyer depuis Simple CRM, il y a plusieurs solutions.

1) Depuis une fiche de contact
Si vous avez renseigné l'adresse email personnelle d'un contact, cette adresse email apparaît sur sa fiche. Cliquez simplement sur l'adresse email pour ouvrir une nouvelle fenêtre de message dans votre logiciel de messagerie habituel.



De la même façon, si vous avez renseigné l'adresse email professionnelle d'un contact, cliquez sur l'icône Email à côté de l'adresse email.



2) Depuis une liste de contacts ou d'interactions
Depuis une liste de contacts, cliquez sur l'adresse email du contact.



Depuis une liste d'interaction, passez votre souris sur l'icone "Info" du contact.


Une infobulle apparaît, cliquez sur l'icône "Email" correspondante.



3) En utilisant les modèles d'emails Simple CRM
Vous trouverez une explication de l'utilisation des modèles d'emails sur cette page : http://comment-utiliser-simple-crm.blogspot.fr/2014/03/comment-faire-pour-que-simple-crm.html

4) Stocker les emails sortants
Si vous souhaitez stocker les emails que vous envoyez à un contact, configurez votre logiciel de messagerie de manière à envoyer automatiquement une copie de chaque email que vous envoyez, à votre boîte email Simple CRM.
Vous trouverez les informations de configuration ci-dessous :
- Pour Microsoft Outlook
- Pour Mozilla Thunderbird : aller dans le menu "Édition":"Paramètres des comptes" puis pour le compte souhaité sous "Copies et dossiers" il y a un champ sous "Lors de l'envoi de message, automatiquement" ou l'on peut spécifier les adresses en copie et en copie cachée auxquelles envoyer automatiquement les mails.
- Pour les webmails de type GMail, cette configuration est inutile (voir ci-dessous).

Rechercher des emails dans Simple CRM

1) Si vous utilisez une messagerie GMail, Google Apps, Outlook Online, Outlook 365 ou Amen

Il vous faut avant tout indiquer à Simple CRM quel est votre fournisseur de messagerie :
- allez dans le module Admin (menu haut -> Admin)
- si vous êtes Administrateur Simple CRM, cliquez sur le nom de votre utilisateur
- dans le champ "Recherche webmail", sélectionnez votre fournisseur de messagerie
- cliquez sur le bouton "Enregistrer"

Une fois que votre fournisseur de messagerie est configuré :

Utilisez l'icône "loupe" afin de rechercher dans GMail ou Google Apps, directement depuis Simple CRM, les emails échangés avec un contact.
 

Depuis une liste :


2) Si vous utilisez une messagerie autre que GMail, Google Apps, Outlook Online, Outlook 365 ou Amen
En utilisant le transfert d'emails vers la boîte de réception Simple CRM (voir "Gestion des emails entrants" au-dessus), les emails sont stockés dans votre base de données Simple CRM.
Comme vous avez qualifié les emails entrants, vous pouvez alors les rechercher en consultant la fiche du contact ou de la société liés à l'email.



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