Au cours de la croissance d'une entreprise, il arrive de devoir modifier certaines adresses email de l'entreprise, que ce soit celle des collaborateurs afin de mieux déléguer, ou des adresses email génériques (par exemple contact@mon-entreprise.com ou info@mon-entreprise.com).
Lors d'une modification d'une adresse email, l'administrateur Simple CRM de votre entreprise doit vérifier 4 points de configuration dans Simple CRM.
1) Les adresses email des collaborateurs
Pour chaque utilisateur Simple CRM, on peut renseigner deux adresses email sur le profil utilisateur : l'adresse email de l'utilisateur qui est utilisée pour l'envoi de notifications, et l'adresse email de rappel de rendez-vous par email.
2) L'adresse email de l'entreprise (si vous l'avez déjà renseignée)
Pour modifier l'adresse email de l'entreprise, allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM), puis cliquez sur l'onglet "20. Cordonnées de fusion".
Modifiez l'adresse email de l'entreprise et cliquez sur le bouton "Enregistrer".
Pour modifier l'adresse email du responsable RPGD : ouvrez le lanceur d'applications (icône en haut à gauche de la fenêtre Simple CRM), puis cliquez sur l'onglet "Outils", puis sur l'icône RGPD.
Modifiez ensuite l'adresse email du responsable RGPD de l'entreprise, et cliquez sur le bouton "Enregistrer".
4) Envoi des emails de rappel de facture impayée dans Simple ERP
Si vous avez souscrit à l'option Simple ERP, vous devez également modifier l'adresse email d'envoi de rappel des factures impayées, voir à ce sujet l'article de la FAQ.
Pour modifier cette adresse email, ouvrez le module Simple ERP (menu haut -> Simple ERP), puis ouvrez l'Admin ERP (menu haut -> Admin ERP). Cliquez sur l'onglet "8. Préférences ERP".
Ensuite, dans le bloc "Rappel de facture impayée par email", modifiez l'adresse email. Enfin, cliquez sur le bouton "Enregistrer".
Simple Helpdesk est un module de SAV/support clients, permettant de recevoir les tickets de plainte par e-mail, directement dans Simple CRM et de répondre également par e-mail, directement depuis Simple CRM, sans passer par un client e-mail.
La réponse du client est automatiquement attachée au ticket, qui s'enrichit des échanges et permet à toute l'équipe du SAV/support, de savoir où en est le traitement de la demande du client.
Attention: l'envoie des e-mails transite via un abonnement au SMTP Sendgrid. Pour lier Simple CRM Business+ à SENDGRID, il faut aller dans le menu du Haut -> Admin CRM -> 13. Paramètres:
Simple CRM permet dès maintenant de combiner les performances du logiciel de téléphonie Zoiper avec la puissance de configuration de la plateforme de téléphonie Ringover.
Vous pourrez passez des appels directement depuis Simple CRM avec votre compte Ringover.
Vous pourrez également bénéficier de la fonctionnalité de remontée de fiche sur appel entrant sur votre numéro d'appel entrant Ringover.
Accès SIP Ringover
Dans les paramètres de votre compte Ringover, récupérez les paramètres de configuration SIP : serveur SIP, identifiant, mot de passe.
Configuration de Zoiper
Dans le logiciel Zopier, vous devez enregistrer votre compte Ringover avec les paramètres SIP que vous avez récupérés dans les paramètres de votre compte Ringover.
Ensuite, pour la configuration de la remontée de fiche sur appel entrant, merci de consulter l'explication ici.
Configuration de Simple CRM
Vous devez indiquer à Simple CRM quelle va être le logiciel utilisé pour passer les appels. Suivez les explications sur cette page en paramétrant le préfixe suivant : zoiper:
C'est fait !
Vous pouvez maintenant passer et recevoir des appels depuis Simple CRM avec votre compte Ringover.
ATTENTION : Avant la première connexion à Simple Messenger, vous devez synchroniser votre compte Simple Messenger et votre compte Simple CRM comme expliqué ci-dessous.
Deux cas sont possibles:
Soit vous êtes "Administrateur" et vous ré-enregistrez les mots de passe de chaque utilisateur;
Soit vous êtes "Utilisateur" et vous ré-enregistrez votre mot de passe.
1er cas : vous êtes "Administrateur" et vous ré-enregistrez les mots de passe de chaque utilisateur
1) Réenregistrez le mot de passe des utilisateurs
Pour cela, allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM). Vous arrivez sur la liste des utilisateurs.
Pour chaque utilisateur de la liste :
cliquez sur le bouton "Mot de passe"
saisissez 2 fois le mot de passe de l'utilisateur
cliquez sur le bouton "Enregistrer le nouveau mot de passe"
2) Chaque utilisateur peut maintenant se connecter à Simple Messenger avec l'identifiant identifiantSimpleCRM@simple.messenger et leur mot de passe Simple CRM.
Par exemple, si l'identifiant Simple CRM de l'utilisateur est drobert, alors son identifiant Simple Messenger est : drobert@simple.messenger
2ème cas : vous êtes "Utilisateur" et vous ré-enregistrez votre mot de passe :
1) Allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM). et cliquer sur l'onglet "2. Mot de passe"
2) Saisissez 2 fois votre mot de passe
3) Cliquez sur le bouton "Enregistrer le nouveau mot de passe"
4) Connectez-vous à Simple Messenger avec l'identifiant
identifiantSimpleCRM@simple.messenger (par exemple user3@simple.messenger) et votre mot de passe Simple CRM.
Par exemple, si votre identifiant Simple CRM est drobert, alors votre identifiant Simple Messenger est : drobert@simple.messenger
Lorsque vous envoyez un e-mail depuis Simple CRM, si vous utilisez la messagerie GMail et que vous avez paramétré une signature, la signature n'est pas prise en compte et l'e-mail n'est pas signé.
Vous pouvez y remédier en activant le module GMail "Réponses suggérées", vous pourrez insérer votre signature après la rédaction de l'e-mail.
Pour cela:
1) Créer une signature et l'affecter aux valeurs par défaut de la signature, enregistrer
Ouvrez une fenêtre GMail. Cliquez sur l'icône "engrenage".
Puis sur "Afficher tous les paramètres".
Ensuite, vous arrivez dans les paramètres de GMail et sur l'onglet "Général".
Ensuite, vous pouvez créer une signature en cliquant sur le bouton "+ Créer" et lui donner un nom.
Collez ou saisissez la signature dans le bloc d'édition. Vous pouvez ajouter des images, de la mise en forme, etc.
Dans la rubrique "Valeurs par défaut de la signature", choisissez la signature créé auparavant dans les nouveaux e-mails et dans les réponses/transferts.
Enfin cliquez sur le bouton "Enregistrer les modifications" en bas de page.
2) Pour utiliser la signature, il sufit de cliquer l'enveloppe dans Simple CRM, la signature s'ajoute automatiquement
Dans Simple CRM, depuis une interaction, choisissez le type et le modèle d'email, utilisez, puis cliquez sur l'enveloppe qui appararaît.
Une fenêtre de nouveau message GMail apparaît, pré-renseignée par Simple CRM.
La signature a été automatiquement insérée. Vous pouvez rédiger votre email au-dessus de la signature.
Pour que vous puissiez envoyez des e-mails depuis Simple CRM, il est nécessaire que chaque client utilisateur de Simple CRM, transite par un serveur d’envoi d’e-mail différent et professionnel. Si tous nos clients passaient par le même serveur, aucun e-mail n’arriverait à destination.
En effet, les campagnes de SPAM étant de plus en plus nombreuses, les fournisseurs d’accès à Internet, les éditeurs de logiciels d’e-mail, de logiciel antispam et antivirus, ont mis en place des protocoles de détection très, voire TROP sensible, qui rende la bonne délivrabilité des e-mails, réellement délicate.
Afin de maximiser les chances que vos e-mails, arrivent à bonne destination, nous vous proposons d’utiliser le fournisseur SENGRID.
Sendgrid est un service d'envoi d'emails utilisé par de nombreuses entreprises telles que Pinterest, Spotify ou Uber.
Sendgrid est un acteur connu et reconnu pour l'envoi d'emails, avec plus de 180 000 clients et 14 milliards d'envois mensuelle, ces volumes faisant que les serveurs d’e-mail de Sendgrid sont bien vus par les antispams.
Si vous utilisez la fonctionnalité d'envoi direct d'email depuis Simple CRM via SendGrid, il est possible que certains emails n'arrivent pas à destination.
En effet, le serveur email de vos destinataires peut être muni d'un ou plusieurs filtres anti-spam qui interceptent les emails reçus et les suppriment avant que l'email n'arrive dans la boîte de réception du destinataire.
Ces filtres anti-spam peuvent considérer que les emails envoyés par SendGrid sont des spams car le serveur d'envoi SendGrid n'est pas associé à votre nom de domaine d'expédition.
Face à cette situation, vous devez paramétrer des enregistrements DNS de votre nom de domaine afin que les filtres anti-spam considèrent SendGrid comme un serveur d'envoi légitime pour vos emails.
Génération des enregistrements DNS
Nous allons tout d'abord générer les enregistrements DNS à ajouter à votre domaine depuis la console SendGrid.
Pour cela :
1) Sur la console SendGrid, cliquez sur Settings > Sender Authentication.
2) Vous arrivez dans les paramètres d’authentification de domaine, cliquez sur « Authenticate your domain ».
3) Vous arrivez sur la page "Authenticate Your Domain".
A la question « 1. Which Domain Name Server (DNS) host do you use? « , dans la liste déroulante, sélectionnez « Other host (not listed) ». Laissez vide le champ « Which DNS host ?».
A la question « 2. Would you also like to brand the links for this domain? » cochez « Yes » ?
A la question « Domain You Send From », saisissez ce qu’il y a à droite de l’arobase « @ » de votre adresse email d’expédition. Par exemple, si vous envoyez des emails depuis sophie.martin@abc-luminaires.fr, saisissez : abc-luminaires.fr
Cliquez sur « Advanced settings » au dessous. Décochez toutes les cases à cocher.
Cliquez sur le bouton « Next ».
5) Vous obtenez une liste d’enregistrements DNS à ajouter à votre domaine.
Vous pouvez soit effectuer les ajouts vous-même, soit les envoyer à un collègue ou à un prestataire externe chargé de la gestion de votre DNS.
6) Une fois que les modifications DNS ont été effectuées et ont été propagées sur internet (délai 24h environ), vous devez valider les modifications sur la console SendGrid.
Pour cela, retournez dans Settings → Sender Authentication.
Dans la liste, cliquez sur le domaine en attente de vérification.
Une fois sur la page Authenticate domain, cliquez sur le bouton « Verify ».
Si vous avez effectué correctement les modifications DNS indiquées par SendGrid, alors l’envoi de vos emails est maintenant authentifié.
Simple Mobile est l'application mobile connectée aux données de votre Simple CRM, à destination des smartphones et tablettes Apple ou Android.
Installation
Vous pouvez télécharger Simple Mobile selon votre appareil mobile :
Simple Mobile fonctionne avec ou sans connexion internet active. Cependant, une connexion internet est régulièrement nécessaire afin de synchroniser périodiquement les modifications effectuées d'un côté sur le smartphone, et de l'autre sur Simple CRM.
Fonctionnalités
Simple Mobile permet de créer ou de modifier :
- les contacts
- les sociétés
- les interactions
- les projets
Synchronisation
Afin de ne pas saturer la mémoire du smartphone ou de la tablette, seules les données qui vous sont réellement utiles sont synchronisées depuis les serveurs Simple CRM :
- les contacts et sociétés utilisés récemment
- les interactions datées de J-90 à J+90
- les projets utilisés récemment
Sécurité
A la première utilisation de Simple Mobile, vous devez saisir vos identifiants Simple CRM, et enregistrer un code PIN de 4 chiffres pour accéder rapidement à Simple Mobile (voir la première connexion à Simple Mobile).
Simple Mobile propose en standard le cryptage des données Simple CRM présentes sur le téléphone ou la tablette.
Ensuite saisissez l'e-mail du destinataire et lancez la recherche. Vous verrez directement si votre e-mail a bel et bien été envoyé.
S'il n'est pas arrivé, cela peut être dû à de nombreux facteurs indépendants de Simple CRM ou de SendGrid: problème d'anti spam trop "motivé" sur le serveur email du destinataire, problème sur l'anti spam du logiciel e-mail, problème de DNS, problème d'espace de stockage, etc.
Si les emails apparaissent bien comme envoyés, c'est que la configuration côté Simple CRM est correcte.
Si certains destinataires se plaignent de ne pas recevoir vos emails, nous vous conseillons d'effectuer l'authentification des serveurs SendGrid comme expliqué sur cette page de la FAQ.
Simple Custom vous permet d’ajouter des champs personnalisés dans:
Société
Contact
Projet
Interaction
Produit
Ces champs peuvent être de type:
Texte
Numérique entier
Numérique décimale
Date
Menu déroulant à choix simple
Menu déroulant à choix multiple
Lien vers une fiche Société (idéal pour, par exemple, lier une filiale à une maison mère)
Lien vers une fiche Contact (idéal pour, par exemple, lier une secrétaire à son responsable)
Lien vers une fiche Projet
Lien Internet ou Intranet (idéal pour, par exemple, pointer vers du contenu présent dans un autre Système d'Information) Attention pour ces liens, il suffit tout simplement de choisir le type TEXTE et, lorsque vous complétez le champ, de bien faire commencer le lien par HTTP ou HTTPS, afin que le contenu soit reconnu comme un champ lien.
Vous pouvez bien entendu réaliser des requêtes sur ces champs.
Créer des champs
La première étape, dans le cas où vous désirez proposer un menu déroulant, il va falloir stocker le contenu du ou des menus.
Imaginons que vous désirez spécifier le secteur d’activité d’une entreprise.
Vous devez aller:
Espace d'administration
Choisir l'onglet "Gestion des listes"
Saisir le nom de la liste
Cliquer sur Enregistrer
Un nouveau bouton "Eléments de la liste" apparaît: cliquez dessus
Saisissez les éléments de la liste et enregistrez
Cette étape réalisée, retournez dans l'espace d'administration et sélectionnez l'onglet "Champs personnalisés", puis sélectionnez l'entité où vous désirez créer des champs:
Il vous suffit ensuite de:
Nommer votre champ custom
Choisir son type (Texte, Numérique ou Date)
De le lier ou non à une liste de menu déroulant
De cliquer sur le bouton "Enregistrer" présent en bas de page
Si vous désirez changer l'ordre des champs, il vous suffit de pointer avec votre souris la Référence du champ, de cliquer, puis de réaliser un glisser-déposer.
Réaliser une recherche sur les champs custom
Aller dans Chercher
Cliquer sur Recherche avancée
Passez en Mode Expert
Puis en bas de la fenêtre réalisez la recherche sur les champs Simple Customs désirés
Supprimer le contenu des champs custom
Lorsque vous modifiez le nom ou le type d'un champ, ou la liste associée au champ, la case à cocher "Suppr. données" située à droite est automatiquement cochée.
Si cette case est cochée, alors les données contenues dans ce champ sont supprimées lorsque vous enregistrez le formulaire.
Cela est utile lorsque vous modifiez un champ pour
l'affecter à une autre usage. De cette manière, les données contenues
dans le champ sont automatiquement supprimées.
Un message d'avertissement vous permet d'appliquer vos modifications, y compris la suppression des données des champs dont la case "Suppr. données" est cochée.
Si vous ne souhaitez pas supprimer des données de champs custom,
cliquez sur Annuler, décochez la case "Suppr. données" de chaque champ,
puis cliquez à nouveau sur le bouton "Enregistrer" situé en bas de la
liste des champs.
Sur votre appareil Android, accédez aux paramètres Google en procédant de l'une des façons suivantes (selon l'appareil) :
Ouvrez l'application Paramètres. Faites défiler l'écran vers le bas, puis sélectionnez Google.
Ouvrez une application distincte intitulée Paramètres Google Paramètres Google.
Appuyez sur Applications.
Ouvrez vos applications par défaut :
Dans l'angle supérieur droit, appuyez sur Paramètres Paramètres. Sous "Par défaut", appuyez sur Navigateur.
Appuyez sur Paramètres avancés puis Applications par défaut puis Navigateur
Appuyez sur Chrome Chrome.
Ordinateur
Windows 10
Sur l'ordinateur, cliquez sur le menu Démarrer Menu Démarrer.
Cliquez sur Paramètres Paramètres.
Ouvrez vos applications par défaut :
Version originale : Cliquez sur Système puis Applications par défaut.
Creators Update : Applications puis Applications par défaut.
Au bas de l'écran, dans "Navigateur Web", cliquez sur le navigateur actuel (généralement Microsoft Edge).
Dans la fenêtre "Choisir une application", cliquez sur Google Chrome.
MAC
Sur votre ordinateur, ouvrez Chrome.
Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur l'icône Plus Plus.
Cliquez sur Paramètres.
Dans la section "Navigateur par défaut", cliquez sur Définir Google Chrome comme navigateur par défaut.
Si ce bouton n'est pas affiché, cela signifie que Google Chrome est déjà votre navigateur par défaut.
iPhone / iPad
Ce n'est malheureusement pas possible, le système étant totalement propriétaire d’Apple, il n'est pas possible d'y modifier les préférences, le choix des applications est imposé par Apple.
Le module TELEX est un module qui va afficher en temps réel la création ou modification d'interactions.
Idéal pour la surveillance d'un centre d'appel, d'une équipe SAV ou encore d'un centre de télésurveillance et d'intervention, le TELEX peut être à la fois utilisé pour surveiller en temps réel les flux de travail, mais aussi pour valoriser l'esprit d'équipe et les réussites.
Pour intégrer un formulaire Simple CRM à votre site web, le plus simple est de passer par un iframe.
Il vous faut donc créer une nouvelle page sur votre site web ou utiliser une page existante et ensuite y déposé le code suivant :
<iframe
title="Simple Form"
id="simpleIframe1"
width="100%"
height="900"
src="LIEN-DU-SIMPLE-FORM">
</iframe>
En remplaçant LIEN-DU-SIMPLE-FORM par l’URL de votre formulaire.
Le plus simple est de demander au webmaster de votre site de le faire. La façon de procéder dépend de la technologie utilisé pour créé le site.
PLUSIEURS FORMULAIRES
Si vous désirez faire une page multi-formulaire, imaginons une entreprise avec plusieurs commerciaux. Il y a 3 commerciaux dans le code ci-dessous, un lien pour le télécharger se trouve en bas de page :
<head>
<meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=utf-8"/><title>Prise de RDV</title>
var divs = document.getElementsByClassName("simpleForm");
for (var i=0; i < divs.length; i++) {
display = divs[i].style.display;
if(display == 'block' ){
divs[i].style.display = "none";
}
}
let id = e.target.id;
var divs = document.getElementsByClassName("selected");
for (var i=0; i < divs.length; i++) {
divs[i].classList.remove("selected");
}
e.target.classList.add("selected");
id = id.split("-")[1];
let iframe = document.getElementById('simpleIframe'+id);
iframe.style.display = "block";
}
</script>
</body>
Le code, sans trop rentré dan le détail, se divise ainsi :
- CSS (règle visuel) : se trouve entre <style type="text/css"> et </style>. Va définir à quoi ressemble la page au niveau des couleurs, des espaces, ...
- Boutons (3 ici) : Se trouve entre : <div class="priseRDV"> et </div>. Défini 3 buttons qui apparaîtront à l’écran. L'id équivaut au formulaire, voir en dessous. Vous pouvez modifier "COMMERCIAL" pour changer le texte du bouton.
- Iframe (3 ici) : Toutes les lignes avec iframe. Fonctionne comme expliquer au dessus dans l'integration d'un formulaire sur son site. Chaque id sera activé par un bouton, exemple simpleIframe2 sera activé par le bouton avec l'id button-2 . N'oubliez pas de remplacer LIEN-FORMULAIRE-X par le lien du simple form .
- Script JS : se trouve entre <script language="JavaScript" type="text/javascript"> et </script> Contient du code nécessaire au bon fonctionnement de la page.
Si vous désirez une page avec plus ou moins de formulaire, il faut ajouter ou enlever un bouton et un iframe.
Pour enlever sélectionné une ligne de bouton et supprimer la puis supprimer l'iframe correspondant.
Pour ajouter, il faut dupliquer une ligne déjà existante d'un bouton (en la copiant/collant) et la modifier pour être la "nouvelle ligne". Exemple de la ligne à rajouter dans le code ci dessus pour passer à 4 commerciaux :
l'id est devenu simpleIframe4 et le tittre Formulaire 4 . Il faudra remplacer LIEN-FORMULAIRE-4 par le lien du formulaire qui doit être ajouter à la page.
Vous pourrez retrouver le code de l'exemple en cliquant ICI
Il est possible de ne pas placer des modèles d'interaction dans le menu des RACCOURCIS, afin de l'alléger.
En effet, certains modèles d'interactions n'étant utilisées que dans des modèles de projet, il est sympathique de pouvoir les masquer.
Pour se faire, il suffit d'aller dans la liste des modèles d'interaction (administration CRM -> 5. Modèles d'interactions) et de décocher l'option de présence dans le menu:
Il est possible de placer en lieu et place des fonds d'écran
aléatoires, présents dans l'interface de connexion, un fond d'écran
personnalisé, qui serait par exemple au couleur de votre entreprise.
Pour se faire, il faut être Administrateur de Simple CRM, puis aller dans l'espace d'administration -> onglet "13. Paramètres" et charger, en bas de page, l'image désirée:
Vous avez la possibilité de chercher des doublons directement
depuis une fiche société ou contact en cliquant sur un bouton prévu à
cet effet (entouré ici en bleu):
Ce guide pas à pas va vous permettre de créer un formulaire en mode simple via le module Simple Form.
Si vous voulez avoir une présentation du mode simple (ou même des autres modes), un lien est disponible ici.
Créer un formulaire
Pour créer un formulaire via le mode simple, il vous faut vous rendre dans le module Simple Form. Une fois le module Simple Form ouvert, il vous faut cliquer sur le bouton « + Ajouter un formulaire ».
Une fois la nouvelle page chargée, il vous faut cliquer sur le bouton « Mode simple ».
Vous devriez arriver sur la page de création d’un formulaire simple qui ressemble à ceci :
La création d’un formulaire est découpée en différentes sections. Chacune de ces sections vont être détaillées ci-après. Il est intéressant de noter que chaque champ ou section doté d’une *, est un champ obligatoire. Le formulaire ne pourra pas être créé si ces champs ne sont pas remplis.
Section : Informations générales
Nom du formulaire: Il s’agit du nom que vous allez attribuer à votre formulaire. Il ne sera pas affiché sur le formulaire final (page web). Il sera affiché dans la liste des formulaires et vous permettra de vous y retrouver. Ce champ est obligatoire.
Titre dans le formulaire : Il s’agit du titre de votre formulaire. Il sera affiché en tant que titre principal dans votre final et sera affiché dans le nom de l’onglet. Ce champ est obligatoire.
Sous-titre dans le formulaire : Il s’agit d’un sous-titre qui sera affiché en dessous du titre principal.
Description dans le formulaire : Il s’agit d’une description qui sera affichée en dessous du sous-titre. La description peut être intéressante pour présenter votre formulaire aux personnes qui vont le remplir.
Loi RGPD : Ce champ doit contenir du texte concernant la loi RGPD . Si nous n’avez pas d’idée, un texte prérempli est disponible où vous n’avez plus qu’à remplacer ‘Mon Entreprise’ par le nom de votre entreprise. Le texte contenu dans ce champ sera affiché à côté d’une case que l’utilisateur devra cochée avant de soumettre le formulaire. Ce champ est obligatoire car, lorsqu’un formulaire est soumis, les données sont enregistrées dans le CRM.
Section : Formulaire de rendez-vous
Cette section va vous permettre d’intégrer la prise d’un rendez-vous au sein de votre formulaire. Pour ce faire, vous devez cocher la case « Ce formulaire est un formulaire de prise de rendez-vous. »
Une fois cette case cochée, de nouveaux champs apparaissent.
Chemin (url) vers le calendrier pour SimpleForm : Vous pouvez trouver le lien vers votre calendrier en suivant ce tutoriel. Le lien vers votre calendrier pour SimpleForm nous permet, sur base des tranches horaire et des dates de début et de fin de rendez-vous, de générer un calendrier qui affichera vos disponibilités. Ce champ est obligatoire.
Durée minimum d’un rendez-vous : Il s’agit la durée minimum qu’un rendez-vous peut durer. Les valeurs disponibles sont entre 15min. et 2h. par incrémentation de 15min. Ce champ est obligatoire.
Durée maximum d’un rendez-vous : Il s’agit la durée maximum qu’un rendez-vous peut durer. Les valeurs disponibles sont entre 15min. et 2h. par incrémentation de 15min. Ce champ est obligatoire
À terme, la durée minimum et maximum d’un rendez-vous nous permettent de générer une liste déroulante contenant toutes les valeurs entre le minimum et maximum par incrémentation de 15 min.
Attention que la durée minimum et maximum d’un rendez-vous sont des bornes inclusives.
Date de début des prises de rendez-vous : Il s’agit de la date de début à partir de laquelle les utilisateurs pourront prendre rendez-vous avec vous.
Date de fin des prises de rendez-vous : Il s’agit de la date de fin jusqu’à laquelle les utilisateurs pourront prendre des rendez-vous avec vous.
Tranches horaires : Les tranches horaire vous permettent de déterminer quand vous êtes disponible selon les jours de la semaine. Par exemple, vous pouvez déterminer que le mardi vous êtes disponible de 15h à 18h. Pour ajouter une tranche horaire, vous devez cliquer sur « + Ajouter un champ supplémentaire ». Ensuite vous aurez la possibilité de sélectionner le jour dans la liste déroulante, l’heure de début et de fin.
Une fois que la case « Ce formulaire est un formulaire de prise de rendez-vous. » cochée, autre chose apparaît. Dans la section « Ensemble des champs formulaire », une série de champs obligatoires pour un rendez-vous apparaissent. Si vous voulez plus de détails sur la section « Ensemble des champs formulaire », vous pouvez aller lire la partie « Section : Ensemble des champs formulaire » avant de continuer à lire celle-ci.
Comme vous pouvez le remarquer, il vous est impossible de les modifier ou de les supprimer. Vous avez juste la possibilité de modifier le label qui sera affiché au-dessus du champ de saisie. Il est important de noter que le dernier champ va créer une interaction. Étant donné que la case « Formaté » est cochée, le champ ne sera pas affiché dans le formulaire mais la valeur de champ sera utilisée comme sujet de l’interaction. Par exemple, si la valeur du champ est « Simple Form / RDV », lorsqu’un formulaire sera soumis, une interaction sera créée dont le sujet sera « Simple Form / RDV ».
Section : Ensemble des champs formulaire
C’est dans cette section que vous allez définir les différents champs qui vont constituer votre formulaire. Voici à quoi ressemble cette section.
Et en voici une autre version qui va me permettre de mieux vous expliquer.
Pour ajouter un nouveau champ à votre formulaire, il vous suffit de cliquer sur le bouton « + Ajouter un champ supplémentaire » qui se situe en-dessous à gauche de la section.
Chaque ligne de la liste correspond à un champ qui sera affiché dans votre formulaire. Cette ligne est composée de différents éléments qui, à terme, définira le champ dans votre formulaire.
Le premier élément de cette ligne est le nom du champ. Il correspond au texte du label qui sera affiché au-dessus du champ de saisie. Dans l’exemple qui a été donné ci-dessus, vous pourriez penser mettre « Nom du contact : ».
L’élément suivant est une case à cochée qui vous permet de formatté le champ. Lorsque vous décidez de formater le champ, le champ « Nom du champ » n’est plus le libellé du champ de saisie, mais devient la valeur qui va être enregistré pour la correspondance. De ce fait, le champ n’apparaîtra pas dans votre formulaire puisque sa valeur est déjà définie. Cette fonctionnalité est pratique lorsque, par exemple, vous voulez créer une interaction, mais vous ne souhaitez pas que ça soit l’utilisateur (de votre formulaire) qui remplisse le sujet de l’interaction. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez préremplir ce champ. Ce mécanisme est utilisé lors de la prise de rendez-vous.
Ensuite, vous devez préciser vers quel champ du CRM vont s’enregistrer les données du formulaire. Pour ce faire, un système de ramification a été mis en place. Vous devez d’abord sélectionner l’entité. Vous avez le choix entre contact, société, interaction, projet ou lien contact-société. Une fois l’entité sélectionnée, il ne vous reste plus qu’à sélectionner la correspondance. Il s’agit du champ de l’entité dans lequel les données vont être enregistrées. Par exemple, si vous configurez une correspondance qui pointe vers le nom du contact, une fois qu’un formulaire sera soumis, un contact sera créé au sein de votre CRM dont le nom correspondra à la valeur que l’utilisateur a entré dans votre formulaire.
L’élément suivant est une case à cochée. Elle vous permet de rendre le champ obligatoire. Cela signifie que si l’utilisateur ne remplit pas ce champ, il ne pourra pas soumettre le formulaire.
Ensuite, il y a un bouton qui est désactivé. Enfaite, il s’active lorsque la correspondance est soit les centres d’intérêt ou un champ custom qui est une liste. Ce bouton vous permettra de personnaliser quels éléments vous souhaitez proposer et de modifier leur nom. À terme, ce genre de champ sera une liste déroulante dans votre formulaire. Dans l’exemple suivant, le texte affiché à l’utilisateur de votre formulaire sera « Votre centre 1 » mais correspondra au centre d’intérêt « Centre 1 ».
Le dernier bouton vous permet de supprimer le champ de votre formulaire.
Section : Centre d’intérêt
Voici à quoi ressemble cette section.
Elle vous permet de sélectionner un ou plusieurs centres d’intérêt qui vont être automatiquement ajoutés au contact lorsque votre formulaire sera soumis. Pour que cela fonctionne, il faut que dans la section « Ensemble des champs formulaires » contienne au moins une correspondance dont le type de champ est contact.
Section : Action du formulaire
Cette section vous permet d’être notifié lorsqu’un formulaire a été réceptionné. Il y a trois possibilités de notification ; soit vous préciser votre adresse email, dans ce cas, vous recevrez un email contenant un aperçu du formulaire réceptionné, soit vous préciser un modèle d’interaction, dans ce cas une interaction sera créée à partir du modèle d’interaction ou alors vous cochez la case « Je souhaite être notifié via Simple Messenger », dans ce cas vous recevrez un message dans votre Simple Messenger. Parmi tout ces modes de notifications, le mode « Création d’interaction » est obligatoire peu importe le formulaire. Cependant, si la section « Ensemble des champs formulaires » contient des champs « Interaction », vous ne devrez plus sélectionner un modèle d’interaction (car l’interaction créée sera celle contenue dans la section « Ensemble des champs formulaires »), mais seulement un utilisateur à qui l’attribuer.
Section : Gestion des erreurs
Cette section vous permet d’être notifié via la création d’une interaction lorsqu’une erreur survient. Cette interaction contient l’ensemble des données contenues dans le formulaire réceptionné. Une erreur peut survenir, par exemple, lorsqu’il a été impossible de sauvegarder les données dans le CRM. Cela vous permet donc de garder une trace des données s’il n’a pas été possible de les enregistrer dans votre CRM. À noter, que si dans la section « Action du formulaire », vous avez rempli votre adresse email comme moyen de notification, vous recevrez un email contenant un résumé du formulaire réceptionné.
Section : Redirection du formulaire
Cette section vous permet de rediriger l’utilisateur une fois qu’il a soumis votre formulaire. Pour ce faire, vous devez cocher la case.
Il y a deux cas de figure lorsqu’un formulaire est soumis. Soit tout s’est bien passé et les données sont enregistrées dans le CRM ou soit une erreur s’est produite. C’est pourquoi vous avec la possibilité de mettre deux urls de redirection différente. Une lorsque tout s’est bien passé (correspondant au premier carré rouge) et une autre lorsqu’une erreur survenue (second carré rouge).
Section : Script marketing
Cette section permet d’injecter vos scripts de marketing dans votre formulaire.
Section : Personnalisation du formulaire
Dans un premier temps, vous avez la possibilité de personnaliser le thème de votre formulaire. Par défaut, il existe 5 thèmes différents, à savoir clair, sombre, bleu, vert et rouge. Si l’un des ces thèmes vous plaît mais qu’il ne correspond pas tout à fait à ce que vous voulez, il est possible de le personnaliser en cliquant sur le bouton « Personnaliser le thème ».
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton, vous verrez apparaître cette fenêtre.
Cette fenêtre va vous permettre de créer votre propre thème sur base d’un thème basique (clair, sombre, bleu, vert ou rouge). Il vous faudra d’abord lui donnée un nom, et ensuite sélectionner une couleur pour les éléments dont vous souhaitez en changer la couleur. Si vous ne souhaitez ne plus changer la couleur d’un élément, il vous suffit de décocher la case située en-dessous du titre de l’élément en question. Une fois votre nouveau thème sauvegardé, il apparaîtra dans la liste déroulante avec les autres thèmes.
Il vous est possible de modifier un thème que vous avez déjà créé en le sélectionnant dans la liste déroulante et en cliquant sur le bouton « Personnaliser le thème ».
Le type d’accès au formulaire vous permet de définir comment allez-vous rendre disponible votre formulaire. Vous avez deux possibilités.
1. Landing Page : Dans ce cas, le formulaire est hébergé chez nous et nous vous donnons un lien pour accéder à votre formulaire.
2. iFrame : Cette option vous permet de créer une balise <iframe> contenant votre que vous pourrez directement intégrer sur votre site web.
