Comment importer mes contacts Linkedin dans Simple CRM ?

Ce chantier va s'effectuer en trois étapes:
- Export depuis Linkedin
- Conversion du fichier Linkedin au format Simple CRM
- Import dans Simple CRM

Export depuis Linkedin

Cliquez sur ce lien : https://www.linkedin.com/psettings/member-data et exportez en format CSV.

Conversion

Voir l'explication: http://www.simple-crm-support.com/2016/10/comment-enregistrer-un-fichier-csv-avec.html

Importer

Cette dernière étape est détaillée ici: http://www.simple-crm-support.com/2016/10/comment-importer-facilement-des-donnees.html

Comment modifier la liste des fonctions professionnelles ?

Depuis la version 6.7 de Simple CRM, vous disposez d'une liste de fonctions professionnelles prédéfinies.

Ces listes apparaissent dès que vous saisissez quelques lettres :
- dans le champ "Fonction" dans les coordonnées professionnelles d'un contact

- dans le champ "Fonction" dans la liste des contacts d'une société

- dans le champ "Fonction" lorsque vous saisissez les coordonnées professionnelles d'un contact juste après sa création

Vous pouvez modifier les éléments de cette liste en utilisant les listes personnalisées dans l'Admin CRM :

1) Allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM)

2) Cliquez sur l'onglet "7. Gestion des listes"

3) Sur la ligne "Fonctions professionnelles", cliquez sur le bouton "Elements de la liste"

4) Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des éléments de la liste.

 

Comment créer des médias personnalisés ?

Dans Simple CRM, vous pouvez maintenant créer des médias personnalisés.

Pour cela :

1) Allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM)

2) Cliquez sur l'onglet "11. Médias"

3) Un formulaire apparaît, saisissez les médias que vous souhaitez ajouter à la liste

4) Cliquez sur le bouton "Enregistrer"

C'est fait. Vos médias personnalisés apparaissent maintenant dans les interactions.

 

Auto-saisie des adresses: lorsque je clique sur "ENTER" la fiche se ferme sans stocker correctement l'adresse

Lorsque vous commencez à saisir une adresse dans le champ rue d'une fiche société ou contact, Simple CRM trouve cette adresse dans Google Map sur base de la rue.

Vous avez ensuite la possibilité de cliquer avec votre souris sur cette adresse afin que Simple CRM saisisse pour vous le code postal, la ville ainsi que le pays: autant de temps gagné !

Si vous êtes habitué à travailler uniquement au clavier (afin de gagner du temps), vous avez sans doute pas réflexe tapé sur la touche "ENTREE" de votre clavier. Résultat: la fiche s'est fermée et l'adresse n'a pas été saisie correctement.

La touche "ENTREE" correspond au raccourcis qui enregistre la fiche et donc la ferme.

Pour confirmer la saisie de cette adresse, vous devez utilisez la touche "TAB":

Ensuite, une fois que la touche "TAB" aura bien validé la saisie de l'adresse, cliquez sur la touche "ENTREE" afin d'enregistrer et de fermer correctement la fiche.

Pour rappel, la liste complète des raccourcis claviers est disponible depuis l'espace d'administration de votre Simple CRM:

Si vous désirez désactiver cette fonctionné, allez dans Admin CRM -> 12.Paramètres -> et décochez l'option:

Comment connecter mon installation téléphonique VOIP Voxity à Simple CRM ?

Le lien entre votre centrale téléphonique VOIP cloud Voxity et Simple CRM se réalise en 3 étapes.¨

Etape 1 : composition automatique des appels

Cette étape est expliquée ici: http://www.simple-crm-support.com/2014/03/simple-crm-lance-automatiquement-des.html

Etape 2 : remontée automatique des fiches lorsque le téléphone sonne

Cette étape est expliqué ici: http://www.simple-crm-support.com/2015/03/recherche-automatique-de-la-fiche.html

Etape 3 : activer le lien vers statistique des appels depuis les fiches sociétés et contacts

Pour activer cette fonctionnalité, il faut aller dans l'espace d'administration de Simple CRM, puis dans Paramètres, où vous trouverez une case à cocher qui permet d'activer cette fonctionnalité:

En cochant cette case, vous pourrez afficher le journal d'appel d'un contact ou d'une société en cliquant sur l'icône du téléphone vert. De ce fait, il faut associer la protocole de composition des appels téléphoniques à l'icone de téléphone bleu ci-dessus.

Comment bien utiliser Simple CRM afin que HaPPi trouve des leads pour vous ?

HaPPi, à partir de la version 2.0 beta (disponible le 15/11/2016), trouve des leads pour vous. Ces clients potentiels seront uniquement des clients B2B présents en France et/ou Belgique. Précision importante : cette fonctionnalité est gratuite.

Pour ceux et celles qui ne connaissent pas cette possibilité, voici une courte vidéo :


Pour que HaPPi puisse trouver des leads, il faut qu’elle puisse analyser des données, afin de lancer des recherches.

Il est donc ESSENTIEL que quand vous saisissez une société, vous indiquiez :

• Numéro de SIRET si c’est une entreprise française
• Numéro de TVA si c’est une entreprise belge ou une entreprise française qui possède un numéro de TVA
• L’adresse de cette entreprise

Ensuite, il est essentiel de bien gérer vos opportunités de vente.

Pour ceux et celles qui ne maîtrisent pas bien la gestion des interactions, il est impératif de lire cette explication : http://www.simple-crm-support.com/2016/04/limportance-de-maitriser-la-notion.html

Dans le cas d’une vente, l’interaction évolue de la prise de contact, jusqu’à une conclusion qui est soit positive (VENTE GAGNEE), soit négative (VENTE PERDUE) :

Il est là aussi ESSENTIEL de bien respecter ces étapes et de bien placer, à la conclusion, l’interaction soit en GAGNEE soit en PERDUE, et de définir son état en TERMINE:

Au fur et à mesure de votre travail, HaPPi vous transmettra des propositions de lead, qui apparaitront dans votre calendrier du jour :

Dans cette interaction, vous trouverez des documents joints qui sont des fiches de leads potentiels :

Si vous cliquez sur la fiche un document va être rapidement téléchargé sur votre ordinateur, document qui ouvrir une fiche de tracking. Des boutons, présents dans la fiche, vont vous permettre de traquer ce lead potentiel sur le web, afin de vérifier si ce lead vous intéresse bel et bien :

Si ce lead vous semble pertinent, vous pouvez l’importer dans votre Simple CRM :

Cet import aura pour effet de créer une fiche société et une interaction de vente que vous retrouvez de facto, dans votre calendrier du jour :

Il est à noter qu’à l’intérieur de cette interaction, vous retrouverez à nouveau la fiche liée, ce qui vous permettra d’à nouveau utiliser si nécessaire les outils de tracking, afin de retrouver le site web de cette entreprise, son numéro de téléphone, ses employés sur Linkedin, etc.

Puis-je désactiver cette fonctionnalité ? 

La fonctionnalité est activée par défaut mais bien entendu, depuis l'espace d'administration des utilisateurs, vous pouvez désactiver cette fonctionnalité de HaPPi. 

Pour cela :
1) Allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM)
2) Allez sur l'onglet "1. Liste des utilisateurs"
3) Ouvrez le profil utilisateur concerné
4) Décochez la case "Recevoir des leads par HaPPi" et cliquez sur le bouton Enregistrer

Pourquoi ne peut-on pas supprimer ou modifier une facture ?

Une fois qu'une facture est générée (i.e. un numéro de facture a été attribué), vous ne pouvez plus supprimer ni modifier cette facture: la loi impose une chronologie des factures sans trou dans la numérotation et interdit toute suppression ou modification d'une facture déjà émise. Ceci est la loi: vous vous devez de la respecter à la lettre.

Donc quelque soit la raison qui justifie votre besoin de supprimer ou de modifier une facture, ce n'est pas possible légalement.

Cela ne veut pas dire pour autant que vous êtes bloqué par vos erreurs. Une facture ne se supprime pas, mais toute facture peut être annulée comptablement à l'aide d'un avoir.

Pour créer un avoir (ou "note de crédit"), merci de consulter cette page.

Comment gérer le temps passé dans Simple CRM ?

Tout d'abord il faut activer la gestion du temps passé dans les paramètres Simple CRM.

Pour cela, allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM) puis cliquez sur l'onglet "13. Paramètres". Cochez la case "Activer la gestion du temps passé, puis cliquez sur Enregistrer.

Saisie du temps passé

Vous pouvez maintenant saisir, dans chaque interaction, le temps passé à réaliser le travail.

Pour cela, deux méthodes :

1) Utilisation des boutons Start / Stop
Dès que vous commencez à travailler sur une interaction (préparation d'un devis, réalisation de la prestation, temps passé sur le SAV...), cliquez sur le bouton Start.

Une fois le travail terminé, cliquez sur le bouton "Stop". Le temps de travail est horodaté dans le champ Note de l'interaction.

2) Utilisation des champs de temps passé
Pour voir ou modifier le temps total passé sur une interaction, cliquez le bouton "crayon" à côté du bouton Start.
Vous pouvez alors voir ou modifier le temps total passé sur une interaction.

Une fois l'une de ces deux actions effectuées (Start/Stop ou crayon), enregistrez l'interaction. Le total du temps passé est horodaté dans le champ Note de l'interaction.

Cumul du temps passé sur un Projet Simple CRM

Sur la liste des Projets (menu haut -> Projet), vous pouvez maintenant voir le cumul du temps passé sur chaque Projet. Il s'agit de la somme des temps passés sur chaque interaction liée au Projet.

Cette information est également disponible sur le détail d'un Projet.

Calcul du coût du travail

Pour obtenir le coût du travail effectué, vous devez d'abord renseigner dans chaque profil utilisateur, le coût horaire de chaque collaborateur.

Pour cela, modifiez le profil de chaque utilisateur (menu haut -> Admin CRM -> Cliquez sur l'identifiant de l'utilisateur) et saisissez le coût horaire dans le champ "Coût horaire", puis cliquez sur Enregistrer.

Le module Analytique (menu gauche -> Analytique) présente au dessous du budget de l'interaction, le coût du travail effectué sur l'interaction (si le temps passé sur l'interaction est supérieur à 0), sous forme d'un second budget négatif.
Ce coût est soustrait des totaux des listes analytiques.

Comment importer facilement des données dans Simple CRM ?

Simple CRM propose maintenant un nouveau module d'import de contacts, de sociétés, d'interactions et de projets liés. Ce nouveau module a été pensé pour la simplicité d'utilisation.

Attention : si vous travaillez sur Mac, vous devez obligatoirement, dès la préparation du fichier à importer, travailler avec le tableur Libre Office pour Mac. Merci de consulter cet article.

Procédure d'importation

1) Préparez votre fichier de données, 5000 lignes maximum par fichier, avec LibreOffice obligatoirement. Vous pouvez télécharger gratuitement LibreOffice.

Enregistrez le fichier au format CSV, jeu de caractères UTF8, séparateur virgule (,), délimiteur guillemets ("). Consultez cette page pour voir comment enregistrer correctement le fichier CSV.

Si votre fichier comporte des codes postaux ou des numéros de téléphone, merci de consulter cette page pour savoir comment les importer correctement.

Si votre fichier comporte une ligne d'entête avec le nom de chaque colonne, vous devez vous assurer que chaque intitulé de colonne est unique. Par exemple il ne peut pas y avoir 2 colonnes "Rue", nommez chacune d'elle par son contenu précis "Rue contact" et "Rue société".

2) Allez dans le module Admin (menu haut -> Admin) et cliquez sur l’onglet "3.Import de données", puis sur le bouton "Import assisté de sociétés et/ou contacts liés, au format CSV".

3) Cliquez sur le bouton "Parcourir..." et chosissez le fichier CSV à importer.

Cliquez sur "Lancer l'analyse du fichier".

Patientez quelques secondes, le contenu du fichier apparaît au-dessous.

4) Pour chaque colonne dont vous souhaitez importer les données, choisissez le champ dans le lequel ces données vont être importées.

Vous devez affecter une colonne à l'un des champs "Contact -Nom" ou "Société - Nom".

Les dates doivent être au format AAAA-MM-JJ.

Centres d'intérêts

Pour affecter des centres d'intérêts aux contacts importés, votre fichier doit contenir une colonne contenant les centres d'intérêts à associer à chaque contact, sous la forme d'une liste séparée par des virgules.

Par exemple : "Client,Sud-Ouest,Maçonnerie" (sans les guillemets) associera le contact aux trois centres d'intérêts indiqués.

Pour affecter les centres d'intérêts, associez la colonne contenant les centres d'intérêts au champ "Contact - Centres d'intérêts".

Liens contact-société

Si vous souhaitez affecter les données professionnelles d'un contact, utilisez les champs "Lien contact-société" situés en bas de la liste.

Pour accéder à toutes les colonnes de votre fichier de données, faites défiler le tableau vers la droite en utilisant la barre de défilement en bas du tableau.

Interactions

Si vous affectez une des colonnes du fichier au champ "Interaction - Sujet", une interaction sera créée pour chaque ligne du fichier.
Le champ "Interaction - Date début" doit être au format AAAA-MM-JJ.
Le colonnes affectées au type d'interaction, à l'état, le média, l'utilisateur de l'interaction doivent être formulés exactement comme le contenu des listes déroulantes d'une interaction.
Il n'y a pas de dédoublonnement automatique des interactions.

Projets

Si vous affectez une des colonnes du fichier au champ "Projet - Nom", un projet sera créé ou mise à jour sur la base du nom du projet.
Les champs "Projet - Date début" et "Projet - Date fin" doivent être au format AAAA-MM-JJ.
Un dédoublonnement automatique est effectué sur le nom du projet.

Gestion des doublons

Afin d'éviter la création de doublons, le module d'import recherche d'abord si le contact ou la société existent déjà dans la base de données Simple CRM.

Pour les contacts, l'identification se fait sur le champ "Contact - ID Contact", "Contact - Email perso" ou "Lien contact-société - Email pro".

Pour les sociétés, l'identification se fait dans l'ordre :

- sur le champ "Société - ID Société"
- sur le champ "Société - Num SIRET"
- sur le champ "Société - Num TVA"
- sur le champ "Société - Identifiant national"
- sur les champs "Société - Nom", "Société - Code postal", "Société - Localité", c'est à dire qu'une société est reconnue si elle a à la fois le même nom ET le même code postal ET la même localité qu'une société existante dans Simple CRM.


5) Une fois que vous avez contrôlé la bonne affectation des colonnes aux champs Simple CRM, cliquez sur "Lancer l'import".
Attention, une fois cette opération réalisée, vous ne pourrez plus revenir en arrière ni annuler l'import.

Une demande de confirmation apparaît, cliquez sur Ok.

Patientez quelques secondes, le temps que l'import soit réalisé.
Un message de confirmation s'affiche, avec le décompte des éléments créés et mis à jour.

Comment enregistrer un fichier CSV avec le charset UTF-8 ?

Libre Office peut être téléchargé gratuitement sur: https://fr.libreoffice.org/

Dans Google Contact, comment ajouter les contacts au groupe "SimpleCRM" ?

Si vous souhaitez transférer vos contacts situés dans Google Contact vers Simple CRM, vous devez attacher vos contacts au groupe "Simple CRM".

Pour cela :

- ouvrez votre messagerie GMail puis ouvrez Google Contact

- dans Google Contact, dans le menu de gauche, cliquez sur "Tous les contacts

- passez votre souris sur l'un des contacts, une case à cocher apparaît à gauche, cochez cette case




- une fois la case cochée, un menu apparaît en haut de page, cliquez dessus, et cliquez sur "Sélectionner tout"

- le menu du haut est toujours apparent, à droite, cliquez sur l'icone "Groupe"

- cochez le groupe "SimpleCRM"

C'est fait, vous pouvez maintenant lancer la synchronisation avec Google Contact (voir http://www.simple-crm-support.com/2014/01/comment-synchronisez-simple-crm-avec-un.html)

Problèmes de reconnaissance vocale avec HaPPi

Attention, le système de reconnaissance vocale ne fonctionne correctement que sur ordinateur: pas sur mobile ni tablette (cependant des utilisateurs nous ont remonté que HaPPi fonctionne très bien avec la majorité des mobiles et tablettes Android, mais ils nous est impossible de lister tous les modèles qui peuvent être compatibles ou non, car cela dépend des fabricants).

La reconnaissance vocale de HaPPi est en version BETA. Compte tenu des nombreux facteurs qui permettent à la reconnaissance vocale de fonctionner correctement ou non (qualité de votre micro, niveau d'utilisation de votre CPU et de votre RAM, bruits parasites, prononciation, etc.), Simple CRM n'offre aucune garantie sur le bon fonctionnement de ce service, raison pour laquelle il est vous est proposé gratuitement.

Il est possible que HaPPi n'entende pas correctement ce que vous dites.

Voici comment résoudre le problème.

Etape 1 : utilisez-vous le bon navigateur, avez-vous bien autorisé le micro et avez-vous autorisé l'ouverture des popups ? 

Il vous faut utiliser CHROME : aucun autre navigateur n'est compatible avec HaPPi.

Il vous faut autoriser, depuis la fenêtre de HaPPi, l'utilisation du micro:

Ensuite, il vous autoriser l'ouverture des popups.

Pour ce faire, ouvrez HAPPi et allez dans les paramètres de sécurité, via la cadenas présent à gauche dans la barre d'adresse :

Et cliquez sur les Paramètres de site.

Ensuite passez en Autoriser le Micro (qui normalement sera autorisé) et les Pop-up et redirections:

Etape 2 : n'y-a-t-il pas trop de bruits parasites autour de vous ? 

HaPPi est comme un être humain; s'il y a trop de bruits, elle aura du mal à vous comprendre.

Merci dès lors de l'utiliser dans un endroit calme.

Etape 3 : votre connexion Internet est-elle rapide ? 

Pour que HaPPi vous comprenne, il faut une ligne Internet de qualité.

Merci de tester votre ligne via cette page: http://crm-pour-pme.fr/vitesse_internet/index.html

En dessous d'un résultat de 10.000 kbps, vous rencontrerez des problèmes avec HaPPi.

Etape 4 : votre micro est-il de bonne qualité ?

Pour ce faire, enregistrez-vous. Si le son est de mauvaise qualité, il faut changer de micro.

Voir:

• Comment enregistrer un son avec Windows?
• Comment enregistrer un son avec Mac?

Etape 5: bug spécial Mac

MacOS contient un bug important.

Lorsque la charge de votre batterie descend sous un certain seuil, un service de gestion de la batterie pousse les processeurs à presque 100% d'utilisation. 

Plus votre batterie est vieille, plus le problème apparaîtra souvent.

Une solution immédiate est d'éteindre votre ordinateur Mac, de le laisser charger, puis de le rallumer et d'utiliser à nouveau HaPPi (sans extinction ou au moins un redémarrage, le problème risque de persister).

Une solution de fond, est de remplacer votre batterie si elle est en fin de vie. Voir informations sur: https://support.apple.com/fr-fr/HT201585 

Etape 6: bug spécial Mac numéro 2

Certains Mac rencontrent des problèmes après les mises à jour de l'OS, en termes de stabilité de connexion, en particulier via WIFI.

Si le soucis de reconnaissance vocale persiste, merci de vous brancher via un câble réseau et non en WIFI.