Gérer les notifications de modifications Simple Messenger

 Il est possible de recevoir des notifications lorsqu’un autre utilisateur modifie une interaction, un contact ou une société auquel on est lié ou lorsqu’on est ajouté à un projet.

Ces notifications sont envoyées via Simple Messenger, il vous faut donc une version enterprise ou Business + pour y avoir accès. 

De quoi puis-je être notifié ?

Cela dépend de l’entité qui est modifiée.

Contact et société : 

Vous êtes notifié des modifications sur un contact ou une société qui est liée à une interaction avec l’état « en cours » à laquelle vous êtes lié qui à une date entre 10 jours dans le passé et 10 jours dans le futur.

Interaction :

Vous êtes notifié des modifications sur les interactions auxquelles vous êtes liés.

Lien à un projet :

Vous êtes notifié lorsque quelqu’un vous rajoute à un projet.

Gestion des notifications :

Vous pouvez gérer les notifications que vous recevez via votre profil utilisateur.

Par défaut, vous ne recevez que les notifications des interactions.

Vous pouvez désactiver celle-ci ou activer d’autre notifications dans votre profil utilisateurs dans le CRM.

En tant qu'utilisateur :

Pour ce faire, si vous êtes utilisateurs, rendez-vous dans l’Admin CRM

Cliquer ensuite sur "1.liste des utilisateurs" 

Cocher/décocher selon vos préférences les cases se trouvant sous :

« Recevoir des notifications Simple Messenger lors des modifications »

Enregistrer ensuite pour sauvegarder ces modifications.

Si vous êtes Administrateur : 

Rendez-vous dans l’Admin CRM

Cliquez sur "1.liste des utilisateurs".

Sélectionner le profil que vous désirer modifier.

Cliquer ensuite sur Utilisateurs et cocher/décocher selon vos préférences les cases se trouvant sous :

« Recevoir des notifications Simple Messenger lors des modifications »

Enregistrer ensuite pour sauvegarder ces modifications.

Utiliser les simple tags dans Simple Messenger.

Simple Messenger contient une fonctionnalité appelée simple tag et utilisée par exemple dans les propositions d'idée depuis le CRM.

De quoi s'agit-il ?

Il s'agit de tag intelligent facilitant la recherche des messages concernant un client, une société, une interaction en cours.

Comment l'utiliser ?

Rien de plus simple un simple tag se compose de "S#".

Par exemple, chez Simple CRM, on utilise le simple tag pour les société avec l'id de la société et la lettre S pour spécifier qu'il s'agit d'une société comme dans la proposition d'idée.

S#S21485 correspondra donc au simple tag de la société avec l'id 21485.

S#C35489 correspondra quand à lui au simple tag du contact avec l'id 35489.

Une fois votre message envoyé dans votre message simple Messenger, le tag devient cliquable.

En appuyant dessus, vous verrez tous les autres messages contenant ce tag.

Il est bien entendu possible d'utiliser le simple tag comme vous le désirez.

Vous pouvez décider de la nomenclature qui vous convient. 

S#Simpl par exemple.

Ou tagué vos messages, S#Actualité par exemple.
Les simples tags sont à utiliser en plus des canaux et des sujets afin de correctement utilisé simple messenger et rendre les données facile à y retrouver.

Quelque précautions

Il y a cependant quelques précautions à prendre pour vos simple tag.

• Ne pas utiliser de caractère spéciaux ou d'espace, les simple tags ne fonctionnent qu'avec les lettres et les chiffres.
• Les simple tag ne fonctionnent que dans les channels publics. C'est à dire qu'ils ne fonctionnent pas dans les messages privés, ni privé à plusieurs utilisateurs.
• Les simple tag ne sont pas sensibles à la case.

Méthode de mise en place, connexion, utilisation et configuration de Simple Messenger

Avec Simple CRM Enterprise et/ou Business+, vous bénéficiez d’un chat sécurisé permettant d’échanger avec vos collègues nommé Simple Messenger.

Via ce chat, vous pouvez partager des idées, faire des recherches, utiliser des htag afin de structurer vos échanges, partager des images, des fichiers, réaliser des vidéos conférences, et une fois que vous aurez assez de données dans votre CRM, recevoir des conseils de gestion de la part de l’intelligence artificielle HaPPi. 

Pour pouvoir utiliser Simple Messenger, il faut que l’Administrateur de votre Simple CRM initialise les accès. Ceci est expliquer ici : https://www.simple-crm-support.com/2020/02/configuration-des-utilisateurs-pour.html

Ensuite, il faudra transmettre cette explication https://www.simple-crm-support.com/2020/02/comment-me-connecter-simple-messenger.html à vos utilisateurs de Simple Messenger, afin qu’ils sachent comment se connecter à cette plateforme ainsi que leur montrer comment retrouver ce chat dans Simple CRM : https://www.simple-crm-support.com/2020/02/comment-me-rendre-sur-simple-messenger.html 

Pour utiliser Simple Messenger, merci de consulter la présentation de l’interface : https://www.simple-crm-support.com/2020/02/simple-messenger-linterface.html

Pour savoir comment mieux optimiser votre utilisation des canaux, merci de lire cette explication : https://www.simple-crm-support.com/2020/02/comment-decider-les-canaux-que-je-veux.html 

Comment synchroniser Simple CRM et Simple Messenger ?

ATTENTION : Avant la première connexion à Simple Messenger, vous devez synchroniser votre compte Simple Messenger et votre compte Simple CRM comme expliqué ci-dessous.

Deux cas sont possibles:

Soit vous êtes "Administrateur" et vous ré-enregistrez les mots de passe de chaque utilisateur;

Soit vous êtes "Utilisateur" et vous ré-enregistrez votre mot de passe. 

1er cas : vous êtes "Administrateur" et vous ré-enregistrez les mots de passe de chaque utilisateur

1) Réenregistrez le mot de passe des utilisateurs

Pour cela, allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM).
Vous arrivez sur la liste des utilisateurs.

Pour chaque utilisateur de la liste : 

• cliquez sur le bouton "Mot de passe"
• saisissez 2 fois le mot de passe de l'utilisateur
• cliquez sur le bouton "Enregistrer le nouveau mot de passe"
  

2) Chaque utilisateur peut maintenant se connecter à Simple Messenger avec l'identifiant identifiantSimpleCRM@simple.messenger et leur mot de passe Simple CRM. 

Par exemple, si l'identifiant Simple CRM de l'utilisateur est drobert, alors son identifiant Simple Messenger est : drobert@simple.messenger

2ème cas : vous êtes "Utilisateur" et vous ré-enregistrez votre mot de passe :

1) Allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM). et cliquer sur l'onglet "2. Mot de passe"  

2) Saisissez 2 fois votre mot de passe

3) Cliquez sur le bouton "Enregistrer le nouveau mot de passe"

4) Connectez-vous à Simple Messenger avec l'identifiant identifiantSimpleCRM@simple.messenger (par exemple user3@simple.messenger) et votre mot de passe Simple CRM.

 

Par exemple, si votre identifiant Simple CRM est drobert, alors votre identifiant Simple Messenger est : drobert@simple.messenger

 

Configuration des utilisateurs pour Simple Messenger

Lorsque vous possédez une version de Simple CRM vous donnant droit à Simple Messenger et que vous êtes administrateur du système, vous pouvez choisir quel utilisateur aura ou non accès à Simple Messenger.

De plus Simple Messenger étant synchronisé avec les informations de Simple CRM, la modification de certains champs dans Simple CRM aura un impact sur Simple Messenger.

Voici une faq qui explique les différents champs synchronisés et leurs impactes.

Synchronisation des mots de passe

A la création de Simple Messenger, nous ne pouvons connaître le mot de passe des utilisateurs du CRM. Les utilisateurs sont donc créés avec un mot de passe différent de celui du CRM. Ce mot de passe n'est pas divulgué.

Il faut donc synchroniser les mots de passe entre le CRM et Simple Messenger.

Pour ce faire, il vous suffit de modifier votre mot de passe dans Simple CRM une fois que vous avez reçu la confirmation de création de votre Simple Messenger.

La synchronisation est effectuée au changement de mot de passe indépendamment du fait d'être admin ou non.

Champ d'un profil en tant qu'administrateur

Les administrateurs sont les seuls a pouvoir définir l'accès ou non à Simple Messenger.

Depuis le profil utilisateur

Pour se faire rendez-vous dans l'admin de Simple CRM, et sélectionnez l'utilisateur que vous désirez modifier.

Dans la fenêtre de l'utilisateur 4 champs seront utiles à Simple Messenger.

En haut de la page de l'utilisateur, les 4 champs en rouge seront synchronisés avec Simple Messenger. Voici quelques explications :

• Le champs Identifiant de connexion (1) sera utilisé pour la connexion à Simple Messenger, on y ajoutera @simple.messenger
  Dans l'exemple de l'image, le login à simple messenger sera user1@simple.messenger
• Le champs Nom Utilisateur (2) sera le nom affiché dans Simple Messenger quand la personne parle ainsi que dans la liste des utilisateurs de Simple Messenger.
• Le champs Email de l'utilisateur (3) sera l'adresse email ou sera transmis les notifications non lues (message privé, tag de la personne, ...)
  Cette adresse doit être unique.

Vers le fin de la page du profil utilisateur, juste au dessus des boutons d'action, une case à cocher pour signaler si l'utilisateur a le droit d'accès ou non à Simple Messenger.

Tout utilisateur actif avec la case "Activer Simple Messenger" cochée, aura accès à Simple Messenger.

Si la case n'est pas cochée, l'utilisateur ne pourra pas se connecté à Simple Messenger.

Une fois vos modifications effectuées n'oubliez pas d'appuyer sur le bouton "Enregistrer".

Depuis la gestion des utilisateurs en masse

Vous pouvez aussi gérez les accès à Simple Messenger depuis la gestion des utilisateurs en masse, ce qui est bien plus pratique. 

Pour se faire rendez vous dans l'admin du CRM, appuyez sur le bouton "Gestion des utilisateurs en masse" au dessus du tableau contenant la liste des utilisateurs.

A la fin de cette liste se trouve le champ "Simple Messenger", il s'agit de la case à coch "Activer Simple Messenger" dans le profil de l'utilisateur. Cocher la et décocher la à votre convenance et enregistrer ensuite les modifications.

En tant qu'utilisateur

Sur votre profil

Rendez vous sur l'administration du CRM, vous arrivez alors sur votre profil.

2 champs modifiables ont de l’intérêt pour Simple Messenger.

• Le champs Nom Utilisateur (1) sera votre nom affiché dans Simple Messenger quand vous parlez ainsi que dans la liste des utilisateurs de Simple Messenger.
• Le champs Email de l'utilisateur (2) sera l'adresse email ou sera transmis vos notifications non lues (message privé, tag de la personne, ...)

Comment me connecter à Simple Messenger ?

Avant la première connexion à Simple Messenger, vous devez synchroniser votre compte Simple Messenger et votre compte Simple CRM. Pour cela, merci de consulter la configuration des comptes Simple Messenger.

Une fois votre Simple Messenger activé et votre compte synchronisé, rendez vous sur Simple Messenger (lanceur d'applications -> Prod -> Simple Messenger).

Vous arriverez devant un formulaire de connexion :

Vous devrez alors saisir un login et un mot de passe.

Le login est votre login de Simple CRM, suivi de "@simple.messenger".
Par exemple si votre login est user1 cela donnera "user1@simple.messenger".

Votre mot de passe est votre mot de passe de Simple CRM une fois celui ci synchronisé (voir comment activer un compte).

Une fois ces informations rentrées, il vous suffit d'appuyer sur "Se connecter".

Vous pouvez maintenant consulter le fonctionnement de Simple Messenger. 

Simple Messenger : L'interface

Une fois connecté à Simple Messenger voici l'interface qui se présente à vous :

1. La zone de recherche
   Cette zone permet d’effectuer divers recherche que ce soit d'un mot, les messages d'un utilisateur, etc
2. Les options
   Appuyez ici pour accéder aux options, vous pourrez ainsi changer différents paramètres comme votre image de profil, les paramètres d'affichages, etc .
3. Les canaux disponibles
   Cette zone permet d'afficher les canaux auquels vous êtes inscrit appuyez sur une des options pour n'afficher que les messages de ce canal. Les canaux possèdent des sujets (sorte de sous canaux).
4. Les discussions
   Ici s'affichent les messages, le message le plus bas étant le plus récent.
   Les messages sont affichés avec leurs heures et la personne qui a posté le message.
   Ils sont regroupés par canal et sujet auquels ils appartiennent.
5. La liste des utilisateurs
   La liste des utilisateurs est affichée ici, avec une petite pastille représentant leur statut.
   Vert : en ligne et actif
   Mi-blanc mi-orange : en ligne inactif
   Vide : Hors-ligne
6. La zone de réponse
   La zone de réponse se modifiera pour l'envoie de nouveau message.
7. L'icone pour afficher les raccourcis disponibles.
   En appuyant sur cet icone, l'ensemble des raccourcis clavier s'afficheront, ainsi que les code de formatage de message et les différents mots clés pour la recherche

Guide de prise en main : Simple Messenger

Voici la faq pour guider vos premiers pas sur le logiciel Simple Messenger.

Comment obtenir Simple Messenger ?

Simple Messenger est un logiciel optionnel de Simple CRM.

Il est proposé à partir de Simple CRM Enterprise.
Pour plus d'information consulter la grille tarifaire disponible ici . 

Gestion et connexion

Après votre demande de test ou l'activation d'une version de Simple CRM qui contient Simple Messenger.
Vous recevrez un email disant que votre Simple Messenger a été activé. Cet email contiendra le lien vers votre Simple Messenger.

Par la suite, vous pourrez retrouver ce lien comme ceci

Il est maintenant temps de configurer les utilisateurs de Simple Messenger : https://www.simple-crm-support.com/2020/02/configuration-des-utilisateurs-pour.html

Vous pourrez ensuite vous connecter à Simple Messenger, je vous invite à lire cet article pour plus d'information.

Utilisation de Simple Messenger

Avant toute chose, voici un tutoriel pour présentez brièvement l'interface de Simple Messenger : https://www.simple-crm-support.com/2020/02/simple-messenger-linterface.html

Maintenant que vous êtes familiarisé avec cette interface, vous devriez choisir les canaux dont vous désirez voir le contenu et ceux que vous désirez être notifiés. Suivez ce guide pour cela.

Comment décider les canaux que je veux voir et être notifié ?

Une fois connecté à Simple Messenger, vous allez pouvoir gérer les canaux pour ne voir que ceux que vous désirez mais aussi décider des canaux dont vous désirez recevoir les notifications.

Fenêtre de configuration des canaux

Pour ouvrir la fenêtre de configuration des canaux vous avez deux possibilités, en haut à droite dans les options, appuyez sur "Gérer les canaux".

Ou au dessus des canaux, appuyez sur la petite roue dentée.

Une fois sur cette interface :

Vous aurez sur la gauche la liste des canaux auxquels vous êtes abonné et au dessus deux onglets "Abonné" et "Tous les canaux", une recherche ainsi qu'un petit + .

Les onglets (1) permettent de filtrer ce qui est affiché dans la liste, soit tous les canaux existant soit seulement ceux auxquels vous êtes abonnés.

La recherche (2) permet de chercher un canal spécifique.

Le petit "+" (3) de créer un canal.

La partie à droite est pour l'instant vide si ce n'est un bouton de création de canal.

Cliquer sur un des canal pour afficher les options de ce canal dans la partie de droite.

Le nom du canal s'affiche en haut, à droite de celui ci deux boutons "Se désabonner / S'abonner" (1) et "Voir le canal" (2) .

Se désabonner permet de ne plus voir le canal dans la partie "canaux" à gauche de Simple Messenger et n’apparaît que dans les canaux ou vous êtes abonné.
S'abonner fait l'inverse.

En dessous de ça, se trouve plusieurs cases à cocher (3).

• "Rendre muet le canal" : Permet de ne pas cacher le canal, il sera toujours afficher dans les canaux à gauche. Mais, il sera grisé et les messages n’apparaîtront plus dans "Tous les messages".
  Vous pourrez cependant appuyez dessus pour voir ce qui s'y passe.
• "Notifications visuelles de bureau" : Permet d'afficher un petit carré en haut à droite de votre écran lorsqu'un message est posté dans ce canal.
  Il est possible que le navigateur vous demande une autorisation lorsque vous cochez cette case.
• "Notifications de bureau audible" : Si cette case est cochée un petit son sera joué lorsqu'un message sera postée dans ce canal.
  Il est possible que le navigateur vous demande une autorisation lorsque vous cochez cette case.
• "Notifications par courriel" : Vous transmettra un email lorsqu'un message y est posté.
• "Épingler le canal en haut de la barre latérale" : Permettra de mettre le canal au dessus des autres canaux.

Vous pouvez aussi choisir la couleur du canal (4).

Options rapide d'un canal

Vous avez aussi la possibilité de gérer vos canaux directement depuis le panel à gauche.

Lorsque vous passez votre souris sur un des canal, un petit "v" apparaît. Lorsque vous appuyez dessus des options "rapide" de ce canal apparaît.

Vous pouvez depuis ce menu rapide, vous rendre sur les paramètre complet du canal, épingler le canal en haut, marqué tous les messages de ce canal comme lu, rendre le canal muet, vous désabonner et même changer la couleur du canal.

L'avantage de cette méthode est qu'elle est aussi applicable au différent sujet d'un canal.

Vous pouvez par ici afficher les messages de ce sujet à l’écran (comme lorsque vous appuyez sur le sujet), rendre le sujet muet, ainsi vous ne verrez pas dans "Tous les messages" les messages en provenance de ce sujet et vous pouvez marquer comme lu tout les messages de ce sujet.

Comment me rendre sur Simple Messenger ?

Pour se rendre sur Simple Messenger une fois celui-ci activé, différentes solutions s'offrent à vous.

En saisissant l'adresse URL

Depuis votre navigateur, pc ou mobile, vous pouvez simplement saisir l'adresse de votre Simple Messenger.

Celle ci est toujours composée comme ceci :
https://XXXX.simple-messenger.crm-simple.com

Ou XXXX signifie le nom de votre serveur CRM. Il s'agit de ce qui se trouve avant le .crm-simple sur votre page de connexion à votre CRM.

Depuis le lanceur d'application

Rendez vous dans le lanceur d'application en haut à gauche de Simple CRM.

Rendez-vous dans l'onglet "Prod" et appuyez sur le bouton "Simple Messenger".