mercredi 12 avril 2017

Comment utiliser la détection automatique des doublons dans Simple CRM ?

La recherche de doublons dans Simple CRM peut être effectuée manuellement (voir cette page).

Simple CRM peut aussi rechercher automatiquement :
- les doublons de contacts sur la base du nom et du prénom
- les doublons de sociétés, soit la base du nom, soit sur l'ensemble nom + code postal

Configuration de la recherche des doublons

La configuration de la recherche des doublons de sociétés est effectuée dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM -> onglet "13. Paramètres".

Si vous souhaitez que les doublons de sociétés soient recherchés sur le nom de la société, dans le champ "Dédoublonnage des sociétés", choisissez "Dédoublonnage sur le nom de la société".

Si vous souhaitez que les doublons de sociétés soient recherchés sur le nom + code postal de la société, dans le champ "Dédoublonnage des sociétés", choisissez "Dédoublonnage sur le nom et le code postal de la société".


Cliquez ensuite sur le bouton "Enregistrer".


Liste et fusion des doublons potentiels

La recherche des doublons est effectuée une fois par jour. Des doublons créés dans la journée seront donc détectés le lendemain.

Pour accéder à la liste des doublons potentiels, ouvrez le lanceur d'applications, cliquez sur l'onglet "Outils", puis cliquz sur l'icône "Doublons contact" ou "Doublons société".

La liste des doublons potentiels apparaît. 

Chaque ligne de la liste représente une paire de doublons potentiels détectés par Simple CRM.



S'il ne s'agit pas d'un doublon (cas de personnes homonymes, ou de deux sociétés différentes portant le même nom), cochez la case "Ignorer" sur la ligne concernée, puis cliquez sur le bouton "Enregistrer" en bas de la liste.



S'il s'agit vraiment d'un doublon, cliquez sur le bouton "Dédoublonner" sur la ligne concernée.



L'écran suivant présente la paire de doublons côte-à-côte. Pour chaque champ, vous pouvez choisir si vous gardez la donnée du premier doublon, ou du deuxième, en cochant la case de la donnée à conserver.


Une fois que vous avez coché les données à garder d'un côté et de l'autre, cliquez sur le bouton "Fusionner les contacts" (ou "Fusionner les sociétés" selon le cas).

Les éléments sont alors fusionnés, vous arrivez ensuite sur l'élément dédoublonné.


lundi 20 mars 2017

Comment importer des produits dans Simple ERP ?

Simple ERP, le module de gestion commerciale de Simple CRM, permet d'importer des produits depuis un fichier CSV.
Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps lors de la mise en place de Simple ERP dans votre entreprise, ou lors de la mise à jour des produits (modification rapide des tarifs d'un grand nombre de produits par exemple).

Pour importer des produits dans Simple ERP, suivez les étapes ci-dessous.

1) Pré-requis
- Vous devez bien sûr avoir souscrit au module optionnel Simple ERP. Si vous ne l'avez pas encore, fait, rendez-vous sur cette page pour connaître le tarif du module.
- vous devez avoir déjà configuré Simple ERP (voir les détails sur cette page)
- nous vous conseillons fortement d'utiliser le logiciel gratuit LibreOffice pour remplir et enregistrer le fichier

2) Création du fichier de produits en CSV
Téléchargez tout d'abord le modèle de fichier d'import de produits.
Pour cela, allez dans le module Simple ERP (menu haut -> Simple ERP), puis cliquez sur l'icône "Produit" dans le menu du haut.

Cliquez sur le lien en rouge "modèle de fichier", puis ouvrez le fichier avec le logiciel LibreOffice.

Complétez maintenant le fichier. Voici le détail des colonnes :

Colonne A : reference
Il s'agit de la référence unique du produit. Ce champ est obligatoire.
Si la référence existe déjà dans Simple ERP, le produit sera mis à jour avec les valeurs de la ligne du fichier.

Colonne B : code_entrepot
Il s'agit du code de l'entrepot dans lequel est stocké le produit.
Ce champ n'est pas obligatoire. Si la cellule est vide, l'entrepôt par défaut sera affecté au produit.

Colonne C : ref_fournisseur
Il s'agit de la référence de ce produit chez votre fournisseur.
Ce champ n'est pas obligatoire.

Colonne D : description
Il s'agit du libellé du nom du produit. Ce champ est obligatoire.
Ce libellé apparaîtra dans les documents commerciaux générés avec Simple ERP.

Colonne E : categorie
Il s'agit du nom de la catégorie du produit. Ce champ est obligatoire.
Si la catégorie n'existe pas dans Simple ERP, elle sera créée et affectée au produit.

Colonne F : unite
Il s'agit de l’abréviation de l'unité du produit. Exemple : U (unité), H (heure), KG (kilogramme)...
Ce champ n'est pas obligatoire. S'il est vide, l'unité U (unité) sera affectée au produit.

Colonne G : prix_vente_unitaire
Il s'agit du prix de vente unitaire du produit. Ce champ est obligatoire. Si le prix du produit est variable, saisissez 0 dans cette cellule.

Colonne H : prix_achat_unitaire
Il s'agit du prix d'achat unitaire du produit.

Colonne I : code TVA
Il s'agit du code TVA que vous avez renseigné dans la gestion des taux de taxe (Simple ERP -> Admin ERP -> 4. Gestion des taxes)

Colonne J : note
Il s'agit de la description détaillée du produit, qui sera appliquée au commentaire de la ligne produit dans les documents ERP.

Colonne K : stock
Il s'agit du stock initial du produit. Ce champ est obligatoire. Si le stock est vide ou si vous ne gérez pas de stock pour le porduit, saisissez 0 dans cette cellule.

Colonne L : stock_mini
Il s'agit du stock minimum du produit. Ce champ est obligatoire. Si le stock est vide ou si vous ne gérez pas de stock pour le porduit, saisissez 0 dans cette cellule.

Colonne M : stock_maxi
Il s'agit du stock maximum du produit. Ce champ est obligatoire. Si le stock est vide ou si vous ne gérez pas de stock pour le porduit, saisissez 0 dans cette cellule.

Colonne N : gestion_stock
Il s'agit de la gestion de stock pour le produit. Ce champ est obligatoire. Saisissez 1 si vous souhaitez gérer le stock pour ce produit, et 0 dans le cas contraire

Colonne O : code_tva_achat
Il s'agit du code TVA pour l'achat que vous avez renseigné dans la gestion des taux de taxe (Simple ERP -> Admin ERP -> 4. Gestion des taxes)

Colonnes P à W : PROD_RESERVEX
Ces colonnes sont réservées à un usage futur dans Simple ERP.

Colonnes X à AU : PROD_CUSTXX
Il s'agit des champs personnalisés que vous avez éventuellement créées sur les fiches produit. Voir la FAQ : http://www.simple-crm-support.com/2016/09/creer-des-champs-personnalises-avec.htmlhttp://www.simple-crm-support.com/2016/09/creer-des-champs-personnalises-avec.html


vendredi 10 mars 2017

Quelles balises peut-on utiliser pour les modèles d'emails et interactions ?

Simple CRM permet un gain de temps non négligeable en automatisant la rédaction des interactions et des emails.

Visionnez à ce sujet la vidéo de demonstration des modèles d'interaction et la video de demonstration des modèles d'emails.

Dans le Sujet et le Texte des modèles d'emails et d'interaction, vous pouvez utiliser les balises suivantes :
  • {A} = Année
  • {M} = Mois
  • {J} = Jour
  • {S} = Id de la Société liée (vous pouvez rechercher ensuite la Société par ID via le moteur de recherche -> champ de recherche « Par ID »)
  • {C} = Id du Contact lié (vous pouvez rechercher ensuite le Contact par ID via le moteur de recherche -> champ de recherche « Par ID »)
  • {NOM} = Nom du Contact lié
  • {PRN} = Prénom du Contact lié
  • {CIV} = Civilité du Contact lié
  • {CONT_ADR1} = Adresse du Contact lié
  • {CONT_ADR2} = Complément d'adresse du Contact lié
  • {CONT_CP} = Code postal du Contact lié
  • {CONT_VILLE} = Ville du Contact lié
  • {CONT_PAYS} = Pays du Contact lié
  •  {CONT_TEL} = Téléphone fixe personnel du contact
  • {CONT_MOBILE} = Téléphone mobile personnel du contact
  • {CONT_EMAIL}= Email personnel du contact
  • {CONT_MOBILEPRO} = Téléphone mobile professionnel du contact
  • {CONT_TELPRO} = Téléphone fixe professionnel du contact
  • {CONT_EMAILPRO} = Email professionnel du contact
  • {CONT_CUST1} à {CONT_CUST24} = Champs personnalisés du Contact lié
  • {SOC} = Nom de la Société liée
  • {SOC_ADR1} = Adresse de la Société liée
  • {SOC_ADR2} = Complément d'adresse de la Société liée
  • {SOC_CP} = Code postal de la Société liée
  • {SOC_VILLE} = Ville de la Société liée
  • {SOC_PAYS} = Pays de la Société liée
  • {SOC_TEL1} = Téléphone 1 de la société
  • {SOC_TEL2} = Téléphone 2 de la société
  • {SOC_EMAIL} = Email de la société
  • {SOC_CUST1} à {SOC_CUST24} = Champs personnalisés de la Société liée
  • {DATE} = Date du rendez-vous
  • {HEURE} = Heure du rendez-vous
  • {RAPPEL_EMAIL} = Votre adresse e-mail
  • {RAPPEL_TEL} = Votre téléphone
  • {RAPPEL_NOM} = Vos nom et prénom
  • {TZ} = Fuseau horaire de l'utilisateur et de facto du RDV

Exemple :

Je vais créer un modèle d'email pour la rédaction d’un cahier des charges dans le cadre de la réalisation d’un projet. Le SUJET de mon modèle sera : Projet / Cahier des charges / {A}{M}{J}-S{S}C{C}

A la création d’un email, sur base de ce template, les champs vont automatiquement se remplir.

L'ID unique créé par la concaténation des tags: {A}{M}{J}-S{S}C{C} pourra être utilisé comme ID de référence pour l'identification du cahier des charges.

vendredi 3 mars 2017

Dans le Big Data Mining Simple CRM, comment chercher des sociétés ?

Le Big Data Mining Simple CRM permet maintenant de rechercher des sociétés, en plus des contacts.

Pour chercher des listes de sociétés répondant à certains critères, vous pouvez :
  • Soit partir du mode simple pour obtenir des contacts, puis passer directement à la liste des sociétés répondant aux mêmes critères.
  • Soit chercher directement en mode expert

Si vous souhaitez partir des recherches de contact :

Ouvrez le lanceur d'applications


Cliquez sur l'onglet Big Data Mining, puis choisissez une requête pré-programmée.




Une fois sur la liste des résultats, cliquez le sur bouton "Mode expert".


En haut des critères, cochez la case "Sociétés", puis cliquez sur "Appliquer le filtre" en bas.


Vous obtenez alors la liste des sociétés correspondant à votre requête.


Si vous souhaitez rechercher directement en mode expert :

Ouvrez le lanceur d'applications



Cliquez sur l'onglet Big Data Mining, puis cliquez sur l'icône "Sociétés".



En haut des critères, vous constatez que la case "Sociétés" est cochée.



Saisissez les autres critères, puis cliquez sur "Appliquer le filtre" en bas.

Vous obtenez alors la liste des sociétés correspondant aux critères.

Remarque : certains critères sont uniquement applicables aux contacts (anniversaire, centres d'intérêts, champs personnalisés des contacts) et sont masqués si la recherche porte sur les sociétés.



Comment trouver les sociétés qui n'ont pas de contact lié ?

Afin d'effectuer une prospection efficace, il est préférable de s'adresser à des personnes plutôt qu'à des sociétés.

En effet, des études marketing montrent qu'un courrier adressé à "Jean-Marie Martin, Etablissements Lajoie" a beaucoup plus de chances d'être ouvert que le même courrier adressé au "Responsable des achats, Etablissements Lajoie".

Or dans beaucoup d'entreprises, les listes de prospection ne mentionnent bien souvent que le nom de la société à prospecter.
Vous devez alors identifier, dans votre Simple CRM, ces sociétés sans contact lié, afin de contacter ces entreprises pour par exemple obtenir le nom du responsable des achats.

Pour cela :
Ouvrez le lanceur d'applications.


Cliquez sur l'onglet "Big Data Mining", cliquez ensuite sur l'icône "Soc sans Cont".



Vous obtenez immédiatement la liste des sociétés sans contact.


Vous pouvez exporter les interactions en CSV vers Excel ou Open/Libre Office, créer une campagne de prospection, ou ajouter les sociétés sélectionnées à un projet existant.

Vous pouvez ensuite affiner votre recherche si besoin, en cliquant sur le bouton "Mode expert".



Vous pouvez alors combiner la recherche des sociétés sans contacts avec d'autres paramètres.




mardi 21 février 2017

Comment créer une facture proforma avec Simple ERP ?

Certains client de votre entreprise ont besoin de recevoir une facture proforma.

Une facture proforma est un devis respectant un certain formalisme.

Pour pouvoir créer des factures proforma avec Simple ERP, vous devez créer un modèle de documents de type Devis. Vous devez simplement faire en sorte que le document présente la mention "Facture Proforma" à la place de "Devis".

1) Créez un format de référence si besoin
Si vous souhaitez que les factures proforma portent une série de références différentes des devis, vous devez d'abord créer une référence comme décrit sur cette page : http://www.simple-crm-support.com/2016/02/comment-gerer-le-format-de-la.html
Le type de la référence doit être "Devis".



2) Créez un modèle de document "Facture proforma"
Allez dans l'Admin ERP : menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Admin ERP.
Cliquez sur l'onglet  "3. Modèles de documents" puis sur "Ajouter un modèle".

Paramétrez le modèle de document "Facture proforma" comme ci-dessous.
La référence peut être "Devis" ou "Facture proforma" selon si vous souhaitez utiliser la même série de références que pour les devis, ou un série de références propre aux factures proforma.



Cliquez sur Enregistrer.

Ensuite créez un devis Simple ERP. Avant de prévisualiser ou de générer le PDF, choisissez le modèle "Facture proforma".






mardi 7 février 2017

Comment regrouper certains clients dans le même compte comptable dans Simple ERP ?

Habituellement dans la comptabilité d'une entreprise, chaque client dispose d'un compte comptable commençant par "411". Vous devez alors saisir ce numéro de compte dans le champ "Ref externe" de la fiche contact ou société du client dans Simple CRM.

Dans le cas des ventes au comptoir, de nombreuses entreprises regroupent comptablement une partie ou la totalité des ventes dans un seul compte comptable client.

Si vous souhaitez affecter un compte comptable client global pour certains clients :

Allez dans l'Admin ERP, puis cliquez sur l'onglet "8. Préférences ERP".

Dans le champ "Compte comptable client global", saisissez le numéro de compte global client, par exemple "4110000".



Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Une fois ce paramétrage réalisé, si vous effectuez un export des factures de vente, le compte comptable du client sera celui paramétré en global si le champ "Ref externe" du contact ou de la société du client est vide.
Si le champ "Ref externe" est renseigné, alors c'est sa valeur qui sera exportée.


lundi 30 janvier 2017

Comment appliquer la même remise à toutes les lignes dans Simple ERP ?

Dans Simple ERP, vous souhaitez appliquer la même remise à toutes les lignes de produits d'un devis, bon de commande ou facture.

Pour cela, saisissez le taux de remise sur l'une des lignes.



Ensuite, double-cliquez sur le taux de remise saisi, le même taux est alors appliqué à toutes les lignes. Les totaux de chaque ligne ainsi que le total général est recalculé.





mardi 24 janvier 2017

Comment désactiver un utilisateur Simple CRM ?

Lorsqu'un de vos collaborateurs quitte l'entreprise, vous devez désactiver son accès à Simple CRM.

Pour cela :

1) Allez dans le module Admin CRM (menu haut -> Admin CRM).

2) Cliquez sur l'onglet "1. Liste des utilisateurs".

3) Cliquez sur l'identifiant de l'utilisateur concerné.

4) La fiche de l'utilisateur s'ouvre. Cliquez sur le bouton "Désactiver". Validez la confirmation.



5) L'utilisateur est désactivé.
Dès ce moment, l'utilisateur n'a plus accès à Simple CRM. Le flux iCal de l'utilisateur est également désactivé.



Comment obtenir des rapports sur les produits dans Simple ERP ?

Vous pouvez maintenant obtenir des rapports détaillés sur les produits Simple ERP.

Les rapports sont disponibles dans le module Analytique (menu gauche -> Analytique).



Le champ "Affichage" propose 2 options supplémentaires : "Produit" et "Client".



Lorsque vous sélectionnez l'une de ces deux options, deux champs apparaissent : "Catégories" et "Produits".


Vous pouvez filtrer par Catégories. Si vous choisissez une ou plusieurs catégories, le champ "Produit" ne contient que les produits appartenant aux catégories sélectionnées.


Une fois le filtage effectué, cliquez sur "Appliquer le filtre".
Si vous avez choisi l'option d'affichage "Produit", les résultats sont regroupés par catégorie, puis par produit.


Si vous avez choisi l'option d'affichage "Produit", les résultats sont regroupés par société cliente.


Vous pouvez ensuite affiner le filtre par période de dates, types d'interaction, ...