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lundi 1 avril 2019

Comment faire signer des documents avec Simple CRM ?

Simple CRM, en partenariat avec Yousign, propose la signature électronique de documents PDF.

Qu'ils s'agisse d'un contrat, d'un bon de commande, d'un bon de livraison, Simple CRM vous permet de faire signer un document PDF de manière légale. Cette signature a autant de valeur légale qu'une signature manuscrite.

Comment fonctionne la signature électronique ?

Depuis Simple CRM, vous envoyez une demande de signature du document au contact signataire.

Celui-ci reçoit un email lui permettant de lire et de signer le document concerné.

Quand il clique sur le bouton "Signer", il reçoit alors un SMS avec un code à saisir sur le l'interface de signature. Quand il saisit et valide le code, le document est alors signé de manière légale.

Comment activer la signature électronique ?

Vous devez tout d'abord créer un compte chez notre partenaire Yousign. Pour cela, contactez: Gabrielle GUERARD par tel: +33(0)184880289 ou email: gabrielle.guerard[AT]yousign.fr

Une fois votre compte Yousign créé, récupérez votre API Key Yousign.

Pour activer la signature électronique dans Simple CRM :
- menu haut -> Admin CRM
- onglet "13. Paramètres"
- cochez la case "Activer le lien Simple CRM - Yousign" et dans le champ "API Key de votre compte Yousign"



Comment envoyer une demande de signature ?

Vous pouvez envoyer une demande de signature :
- depuis une interaction contenant des fichiers PDF
- depuis le module Document (menu haut -> Document)
- depuis les document liés à une société ou un contact
- depuis le module Simple ERP

Avant d'envoyer une demande de signature, assurez-vous :
- qu'il y a un contact lié à l'interaction
- que ce contact dispose d'une adresse email valide
- que ce contact dispose d'un numéro de téléphone mobile saisi sous la forme +33XXXXXXXXX (par exemple +33612345678).

Depuis une interaction

Ouvrez l'interaction contenant le fichier PDF à faire signer. Avant d'être envoyé à la signature, une page de garde sera insérée en tête du document PDF. C'est cette page de garde qui portera la signature.

Dans la liste des fichiers, cliquez sur le carré gris "S" pour envoyer la demande de signature.


Cliquez sur Ok sur le message de confirmation.


Patientez pendant l'envoi de la demande de signature.


L'envoi de la demande de signature est confirmée par un message.
Dans le cas où une information serait manquante (pas de contact lié, contact sans prénom, sans email ou sans numéro de mobile), un message d'erreur apparaît.


Le témoin d'envoi de signature est passé au jaune : la demande de signature a été envoyée.
La demande de signature est automatiquement horodatée dans le champ Note de l'interaction.

Signature par le destinataire

Le signataire du document reçoit, sur l'adresse email indiquée sur sa fiche renseignée dans Simple CRM, un email lui indiquant qu'un document est en attente de signature. Il doit cliquer sur le bouton "Lire le document".

Le clic sur le bouton lance le navigateur du signataire. La page ouverte permet de lire le document, de le signer ou refuser la signature.


Le signataire doit lire le document jusqu'au bout, en utilisant l’ascenseur situé à droite du document afin de pouvoir le signer.


Pour signer le document, il doit cliquer sur le bouton "Signer" en bas à droite du document.
Pour refuser la signature du document, il doit cliquer sur le lien "Refuser"  en bas à gauche du document.

Vous recevrez alors un email indiquant que le document a été signé, ou que le signataire a refusé de signer le document selon le cas. La signature ou le refus est horodatée dans le champ Note de l'interaction contenant le fichier.

Envoyer une demande de signature depuis une liste de documents

Vous pouvez également envoyer une demande de signature de document :
- depuis la recherche de documents (menu haut -> Document)
- depuis les documents liés à une société
- depuis les documents liés à un contact
- depuis les interactions ERP (devis, bon de commande, bon de livraison)
- depuis la recherche de documents ERP (menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Recherche ERP

Signification du témoin d'envoi de signature

pas de demande de signature envoyée

la demande de signature a été envoyée

le document a été signé par le destinataire

le signataire a refusé de signer le document


Recherche de documents par état de signature

Vous pouvez rechercher les documents par état de signature dans la recherche de documents (menu haut -> Document) et dans la recherche ERP (menu haut -> Recherche ERP).



Attention à la mise en page de vos documents !

Par défaut, la signature est stockée et horodatée dans une page spécifique, ajoutée en fin de contrat.

Si vos documents possèdent un espace de signature, il est donc nécessaire de les amender en ce sens.

Exemple (éléments en vert):



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vendredi 15 mars 2019

La fusion de document ne fonctionne pas, que faire ?

Il se peut qu'après avoir téléchargé un modèle de document, une erreur surgisse quand vous essayer de le fusionner.



L'erreur peut provenir de trois raisons principales.

1) Erreurs de balises

Il se peut tout d'abord qu'une des balises que vous utilisez ne soit pas correcte.

Ouvrez le document et vérifiez que les balises sont bien celle présente ici.

Quelques erreurs courantes :
- Mettre des "-" (tiret) au lieu de "_" (underscore)
- Oublier le point entre onshow et la balise
- Oublier une lettre
- ...

2) Balises perturbées par la mise en forme

Il est aussi possible que des caractères invisibles utilisés pour le formatage et la mise en page se soit glissé dans les balises.

Heureusement, il existe un moyen très simple de les supprimer.

Il vous faut ouvrir un bloc-note et votre fichier qui servira de modèle.

Sélectionnez ensuite une balise, coupez la (raccourci ctrl + x) et collez. la dans le bloc-note (raccourci ctrl + v) .

Il vous faut ensuite faire l'action inverse, sélectionnez la dans le bloc-note, coupez la et collez la dans le document.

Répétez cette action pour toute les balises du document qui servira de modèle.

3) Le fichier a été mal chargé

Après avoir vérifié les deux autres points, il vous suffit de mettre à jour le modèle de document précédemment créé et télécharger le nouveau document corrigé.

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mercredi 20 février 2019

Comment configurer Google Chrome pour envoyer des emails avec GMail ou Google Apps ?

Avec l'avènement du cloud, de plus en plus d'entreprises utilisent un logiciel de messagerie via un navigateur web. GMail et Outlook.com en sont les exemples les plus connus.

Pour envoyer des emails à vos contacts directement depuis Simple CRM, vous devez indiquer à votre navigateur Google Chrome quel webmail vous utilisez.

Si vous utilisez un autre service webmail que GMail ou Google Apps (par exemple Outlook.com), merci de consulter cette page.

Si vous utilisez GMail ou Google Apps :

1) Installez l'extension Google Chrome "Mailto: for GMail" : https://chrome.google.com/webstore/detail/mailto-for-gmail/dgkkmcknielgdhebimdnfahpipajcpjn/

Cliquez sur le bouton "Ajouter à Chrome"

Cliquez sur "Ajouter l'extension"


Si vous utilisez GMail, ne cochez rien et cliquez sur Save.

Si vous utilisez Google Apps, cochez la case "Use Google Apps domain" et saisisez le domaine de votre adresse de messagerie et cliquez sur Save.



 Retournez sur Simple CRM et cliquez sur une adresse email.


Une fenêtre de nouveau message GMail (Google Apps) s'ouvre.


C'est terminé : vous pouvez maintenant envoyer des emails avec GMail ou Google Apps depuis Simple CRM.


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mercredi 6 février 2019

Comment paramétrer un nouveau de taux de TVA sur Simple ERP ?

Certaines activités sont soumises à des taux de TVA particuliers.



Si vous avez besoin de gérer plusieurs taux de TVA dans le logiciel de gestion en ligne Simple ERP, vous devez d'abord créer les taux voulus.

Pour cela :
- menu haut -> Simple ERP
- menu haut -> Admin ERP
- cliquez sur l'onglet "4. Gestion des taxes"

Vous arrivez sur le formulaire de gestion des taxes.



Pour ajouter une taxe, par exemple un taux de TVA, renseignez la ligne vide présente en bas du tableau.



Saisissez les champs :
- Vente ou Achat selon si ce taux s'applique aux ventes ou aux achats
- cochez la case pour activer cette taxe afin de la rendre disponible sur les documents ERP
- saisissez un code taxe unique, par exemple "TVAV55"
- saisissez la description de la taxe telle qu'elle apparaîtra sur les documents ERP, par exemple "TVA 5,5%"
- saisissez le taux de cette taxe en pourcents, par exemple 5,5 pour une taxe à 5,5%
- saisissez une mention optionnelle telle qu'elle apparaîtra sur les document ERP, par exemple "Art 278-0 bis B du CGI"
- saisissez le code comptable optionnel, qui sera exporté dans les fichiers d'exports comptables

Une fois la saisie terminée, cliquez sur "Enregistrer". La taxe est alors disponible sur les interactions ERP (devis, commandes, factures, bons de livraisons).



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vendredi 25 janvier 2019

Comment créer rapidement des interactions en masse ?

Simple CRM propose maintenant la possibilité de créer des interactions en masse.

Pour utiliser cette fonctionnalité, dans le lanceur d'applications, cliquez sur l'icône "Générateur int."


Un formulaire apparaît. Dans chaque champ, choisissez l'élément qui sera pré-sélectionné dans les interactions qui seront créées.

Avant la création, vous pourrez changer les valeurs de chaque élément, pour chaque interaction.

Le champ "Utilisateur" est obligatoire afin d'affecter les interactions à un utilisateur.

Le champ "Type d'interaction" permet de pré-sélectionner un type précis d'interaction.

Le champ "Société" permet de pré-sélectionner la société qui sera liée aux interactions, utile dans le cas où une série d'interactions doit être créée pour la même société.

Le champ "Contact" permet de pré-sélectionner le contact lié à la société.

Le champ "Projet" permet de pré-sélectionner le projet qui sera liée aux interactions.

La case "Tâche" permet de pré-cocher la case Tâche sur les interactions.

La case  "Lier entre les elles les interactions générées" permet de faire en sorte que chaque interaction puisse être liée avec la suivante et la précédente afin de bénéficier du diagramme de Gantt pour ces interactions.

Une fois les valeurs par défaut sélectionnez, cliquez sur le bouton "Valider".

Une liste de 50 interactions apparaît, avec comme valeur par défaut, les valeurs sélectionnées sur le formulaire précédent.


Pour chacune des lignes, ajustez si nécessaire la valeur des champs.
Ensuite saisissez le Sujet dans le champ. Si le champ "Sujet" est vide, l'interaction ne sera pas créée.

Vous pouvez également saisir des informations dans le champ "Note" pour chaque interaction.

Une fois les lignes renseignées, cliquez sur le bouton "Créer les interactions" situé au dessus ou au dessous de la liste. Lorsque vous cliquez sur le bouton, mes interactions sont créées.

Pour voir la liste des interactions créées, allez dans le module Interaction (menu haut -> Interaction) et filtrez par exemple sur le sujet et l'utilisateur.





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Comment envoyer une invitation à un rendez-vous, compatible iCal ?

Pour cela, il suffit de cliquer, depuis l'Interaction du Rendez-Vous, sur le bouton prévu à cet effet:


Pour que cela fonctionne, il faut préciser vos coordonnées de contact.

Pour cela, allez dans l'administration de Simple CRM -> 1. Liste des utilisateurs -> et cliquez sur votre nom, pour ensuite compléter les éléments:


L'interaction doit être obligatoirement être liée au contact destinataire de l'invitation, et au moins une adresse email (personnelle ou professionnelle) du contact doit être renseignée.

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lundi 21 janvier 2019

Intégration entre Simple CRM et LGO

Les courtiers en financement immobilier peuvent désormais bénéficier d'un lien direct entre Simple CRM et LGO.

Pour cela, il faut aller dans l'administration de Simple CRM -> 13. Paramètres et compléter les informations nécessaires:


Une fois ceci configuré, un bouton LGO apparaît dans les liens SOCIETE - CONTACT.


Un clic sur ce lien permet d'ouvrir le dossier client dans LGO.

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dimanche 20 janvier 2019

Comment importer des contacts depuis les réseaux sociaux vers Simple CRM ?

Vous pouvez importer directement des contacts avec leur société directement depuis les réseaux sociaux. Pour le moment, seul l'import vers LinkedIn est disponible.

Pour cela, vous devez d'abord, si ce n'est pas déjà fait, installer l'extension Chrome Simple CRM Import.

Une fois l'extension installée et configurée, ouvrez le profil d'un utilisateur LinkedIn, par exemple https://www.linkedin.com/in/bricecornet/

Cliquez ensuite sur le bouton permettant de voir les coordonnées de la personne:



Cliquez ensuite sur l'icône Simple CRM Import située à droite de la barre d'adresse du navigateur.
Les noms, prénoms, fonction et société du contact sont pré-remplis.
Vous pouvez modifier les valeurs des champs si besoin.
Cliquez ensuite sur le bouton "Importer dans Simple CRM".





Une fenêtre Simple CRM s'ouvre, le contact a été créé, la société également et les deux ont été liés. Vous remarquerez aussi que l'adresse du profil LinkedIn du contact a été renseignée dans sa fiche Simple CRM.




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lundi 5 novembre 2018

Lexique des termes utilisés dans le module de newsletter : Simple Mass Mailing

Bounce : Le mot vient directement du verbe anglais “to bounce” qui signifie rebondir. De façon imagé c’est ce que fait un email lorsqu’il est rejeté par un système de messagerie (email invalide, boite pleine, utilisateur inexistant, etc…). Un bounce désigne donc le message de retour envoyé automatiquement par un système de messagerie en cas d’erreur. Par déformation, un bounce désigne également une adresse dans une base qui a été soumise à un bounce. Une adresse en base qui a reçu un grand nombre de bounce devrait être supprimée (ou désactivée).

SOFT bounce : bounce dû à un problème technique temporaire sur le serveur de auquel vous avez adressé l'e-mail. Il y a de bonnes chances que cela fonctionne la prochaine fois.

HARD bounce : en général, le hard bounce signifie que l'adresse e-mail n'existe plus.

Bounce domains : cela signifie que le nom de domaine n'existe plus.

Optin : Pratique obligatoirement légalement dans le cadre d’actions commerciales BtoC qui consiste à demander préalablement à l’internaute sa permission avant tout envoi à caractère commercial. Habituellement cette permission s’obtient de demandant à l’internaute de cocher une case indiquant qu’il est prêt à recevoir des offres partenaires / privilégiées / etc…

Optout : Pratique aujourd’hui illicite dans la cadre d’actions commerciales BtoC qui consiste à envoyer à un internaute un email sans que celui-ci n’ait donné explicitement sa permission.

OPEN (Ouvreur et Taux d’ouverture) : Un ouvreur est tout simplement une personne qui a ouvert l’email qui lui a été envoyé. Le taux d’ouverture est un ratio qui mesure le nombre d’ouvreurs sur la population ayant reçu l’email. La technique de calcul du nombre d’ouvreurs se base sur un pixel transparent intégré dans l’email. Or comme de plus en plus de logiciels de messagerie et de webmail bloquent les images, la métrique  est de moins en moins pertinente.

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Comment utiliser Simple CRM CGP pour simplifier le parcours client compliance ? (exemple de prise en main CGP)

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