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jeudi 7 septembre 2017

Comment masquer les lignes d'ajout d'un contact dans une société ?

Par défaut, la liste des contacts d'une société et la liste des sociétés d'un contact présentent directement une ligne vierge pour lier un nouvel élément.




Pour masquer automatiquement la ligne d'ajout d'un contact dans une société, allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM), puis cliquez sur l'onglet "13. Paramètres".

Décochez la case "Afficher automatiquement une ligne d'ajout", puis cliquez sur le bouton Enregistrer.


La liste des contacts d'une société et la liste des sociétés d'un contact n'affichent plus de ligne vierge.
Pour afficher une ligne vierge, cliquez sur le bouton "Ajouter un lien vers un contact".

Une ligne vierge apparaît.



mardi 29 août 2017

Comment insérer une signature dans un email avec GMail ?

Lorsque vous envoyez un e-mail depuis Simple CRM, si vous utilisez la messagerie GMail et que vous avez paramétré une signature, la signature n'est pas prise en compte et l'e-mail n'est pas signé.

Vous pouvez y remédier en activant le module GMail "Réponses standardisées", vous pourrez insérer votre signature après la rédaction de l'email.

Pour cela :

1) Activez le module GMail "Réponses standardisées"

Ouvrez une fenêtre GMail. Cliquez sur l'icône "engrenage" puis "Paramètres".



 Ensuite cliquez sur l'onglet "Labos".


Activez le module "Réponses standardisées", puis cliquez sur le bouton "Enregistrer les modifications".
  

2) Composez un email avec uniquement votre signature

Ouvrez un nouveau message sur GMail.
Collez ou saisissez votre signature.



En bas à droite de la fenêtre de nouveau message, cliquez sur le petit triangle à droite de l'icône "Supprimer", puis sur "Réponses standardisées", puis sur "Nouvelle réponse standardisée...".



Saisissez le nom de la signature dans la boîte de dialogue qui apparaît.


Supprimez maintenant le brouillon qui a servi à enregistrer la signature.


C'est fait ! Votre signature est enregistrée et prête à l'emploi.

3) Utiliser la signature

Dans Simple CRM, depuis une interaction, choisissez le type et le modèle d'email à utiliser, puis cliquez sur l'enveloppe qui apparaît.



Une fenêtre de nouveau message GMail apparaît, pré-renseignée par Simple CRM. Modifiez le contenu si besoin, puis insérez votre signature.
Pour cela, en bas à droite de la fenêtre de nouveau message, cliquez sur le petit triangle à droite de l'icône de suppression, puis sur "Réponses standardisées", puis, dans la partie "Insérer", sur le nom de votre signature.



Voilà ! Votre signature est insérée dans l'email.


Vous pouvez maintenant envoyer votre message.



lundi 14 août 2017

Utilisation et administration/personnalisation des FEEDBACKS des Interactions

Les FEEDBACKS permettent de mettre à jour très rapidement l'évolution d'une Interaction, sans devoir pour autant éditer l'Interaction.



Imaginons que vous soyez un commercial ou un responsable de suivi des livraisons et que vous ayez chaque jour une centaine d'Interactions à traiter: en un clic, vous assurez un suivi efficace.

Bien entendu, les feedbacks sont différents en fonction du type d'Interaction: vente, achat, support, etc.

Pour activer la gestion du feeback, allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM), puis cliquez sur l'onglet "13. Paramètres".
Cochez la case "Activer la gestion du feedback", puis cliquez sur le bouton Enregistrer.



Simple CRM vous propose de base des feedbacks pré-formatés. Votre Administrateur Simple CRM a bien entendu la possibilité de modifier/supprimer ces feedbacks et d'en créer de nouveaux, mieux adapté aux métiers de votre entreprise. Pour ce faire, l'Administrateur de votre logiciel CRM doit aller dans: Menu du Haut -> Admin CRM -> 18. Feedback.





jeudi 10 août 2017

Comment voir toutes les modifications apportées dans une fiche Société, Contact, un Projet ou une Interaction ?

En cliquant sur le bouton vert qui affiche l'historique des modifications:


Sociétés et contacts favoris

A partir de Simple CRM 6.8, lorsque vous cliquerez depuis le MENU DU HAUT sur les icônes, SOCIETE ou CONTACT, vous ne tomberez plus sur la liste des sociétés commençant par la lettre A ou sur la liste des contacts commençant par la lettre A, mais bien sur la liste des SOCIETS/CONTACTS favoris.

Pour mettre en favoris une société ou un contact dans votre Simple CRM, il vous suffit de cliquer sur l’icône FAVORIS :




Pour supprimer le favori, il suffit de cliquer à nouveau : 


La liste des contacts affiche alors par défaut les favoris.

Pour afficher tous les contacts, cliquez sur Tous. Pour afficher à nouveau les favoris, cliquez sur l'étoile.

La liste des sociétés fonctionne de la même façon.



Simple Links : création de liens et de rapports personnalisés, stockés dans Simple CRM

Les Simple Links sont des liens, présents dans le LANCEUR D’APPLICATIONS, qui permettent d’appeler depuis votre logiciel CRM préféré :

  • Des liens externes, comme par exemple un lien vers la page de votre intranet
  • Des raccourcis vers des pages Simple CRM
  • Des requêtes / rapports stockés


Création d’un Simple Link 


Allez dans LANCEUR D’APPLICATIONS -> OUTILS -> SIMPLE LINKS



Il vous suffit ensuite de donner un NOM à votre Simple Links, de saisir l’URL, et de définir s’il est privé ou non. Un Simple Links privé est un Simple Links uniquement visible par la personne qui l’a créé. Si un Simple Links n’est pas privé, il sera visible par tous les utilisateurs de Simple CRM.



Création de requêtes stockées


Simple Links permet de créer des requêtes sur mesure via l’utilisation des balises suivantes :

{PREMIERJOURMOIS}
{DERNIERJOURMOIS}
{PREMIERJOURSEMAINE}
{DERNIERJOURSEMAINE}
{PREMIERJOURANNEE}
{DERNIERJOURANNEE}
{AUJOURDHUI}
{ILYAXXXJOURS} par exemple {ILYA14JOURS}
{ILYAXXXMOIS}
{ILYAXXXANNEES}
{DANSXXXJOURS} par exemple {DANS30JOURS}
{DANSXXXMOIS}
{DANSXXXANNEES}

Exemple : vous voulez avoir la liste des ventes gagnée du mois en cours.

Pour cela, allez dans LANCEUR D’APPLICATIONS -> RAPPORTS -> et lancez par exemple le rapport des VENTES GAGNEES J-7.

Ensuite, il vous suffit de copier/coller l’adresse du résultat du rapport qui aura cette forme :

https://ADRESSE_DE_VOTRE_SERVEUR_SIMPLE_CRM/analytique.php?s_idutilisateur=&s_etat=&s_date_action=03/08/2017&s_idsociete=&s_idtype_action=5&s_idaffichage=1&s_sujet=&s_idtype_detail[]=210&s_date_action1=10/08/2017

Puis à la place des dates de placer : {PREMIERJOURMOIS} et {DERNIERJOURMOIS}, ce qui donnera :

https://ADRESSE_DE_VOTRE_SERVEUR_SIMPLE_CRM/analytique.php?s_idutilisateur=&s_etat=&s_date_action={PREMIERJOURMOIS}&s_idsociete=&s_idtype_action=5&s_idaffichage=1&s_sujet=&s_idtype_detail[]=210&s_date_action1={DERNIERJOURMOIS}

Il vous suffit ensuite de placer cette adresse comme adresse de Simple Links puis de tester pour voir si cela fonctionne.

jeudi 20 juillet 2017

Dans le module Interaction, la liste des interactions n'est pas complète

Lorsque vous ouvrez le module Interaction Simple CRM, vous constatez que la liste des interactions n'est pas complète.

Au quotidien, vous travaillez sur des interactions récentes ou planifiées dans un avenir proche. Donc, par défaut, Simple CRM limite la liste des interactions à celles datées dans un intervalle de 3 mois dans le passé et 3 mois dans le futur.


Si vous souhaitez ponctuellement afficher toutes les interactions, videz les champs de date du filtrage et cliquez sur "Rechercher".


Si vous souhaitez toujours obtenir la liste complète des interactions dans le module Interaction, modifiez votre profil utilisateur (Admin CRM -> Liste des utilisateurs -> Cliquez sur le nom de l'utilisateur).

Décochez la case "Limiter la liste des interactions à J-90 et J+90", puis cliquez sur Enregistrer.





vendredi 23 juin 2017

Connecter Simple CRM à un serveur de fichiers local ou à un NAS

Simple CRM vous permet d’intégrer des documents présents dans Google Drive / Gsuite, Office 365, Alfresco et Sharepoint. Voir explication sur : http://www.simple-crm-support.com/2014/01/comment-stocker-un-document-dans-simple.html

Il est également possible de lier dans Simple CRM des documents présents sur un serveur de fichiers à l’intérieur de votre entreprise, un NAS ou même un disque dur placé en réseau.

La première étape consistera à demander à votre responsable informatique que tous les ordinateurs de votre entreprise se connectent à cet espace de stockage via le même chemin.

Exemple : tous les ordinateurs doivent se connecter via le chemin Z:\\NOM_SERVEUR

Si le nom du chemin est par exemple Y sur un ordinateur, le partage de fichiers ne fonctionnera pas. Il est donc essentiel d’uniformiser votre parc informatique à ce niveau.

Ensuite, pour relier un dossier présent dans ce serveur de fichier à Simple CRM, il suffit d’aller dans l’Interaction où vous désirez attacher ce fichier, lui donner un nom et copier/coller le chemin d’accès :




Une fois que vous aurez cliquez sur le bouton AJOUTER LE DOCUMENT EN LIGNE, vous pourrez lui attribuer un type:


Ensuite, lorsque vous désirerez accéder à ces documents, il suffira de cliquer sur leur nom.

Un fichier va être télécharger par votre navigateur web: 

Il vous suffira de cliquer dessus pour voir apparaître votre serveur de fichiers local:


mardi 6 juin 2017

Comment débuter avec Simple Mass Mailing ?

Note d'introduction


Une documentation complète est disponible sur: http://mailing.crm-pour-pme.fr/help/

Etape 1 : créez votre template/modèle graphique

La première étape de travail consiste à créer un template graphique, que vous réutiliserez à chaque newsletter.

Nous vous conseillons d'utiliser un des modèles que nous proposons et de l'adapter à vos besoins.

L'idée est de choisir un template qui vous plait et d'en changer certains éléments comme l'image principale, le titre, etc, afin d'adapter le template à l'image de votre entreprise.

Ces templates sont accessibles ici: http://mailing.crm-pour-pme.fr/templates/gallery/designs

Etape 2 : importez des contacts

La deuxième étape de travail consistera à créer un ou plusieurs groupes de contacts auxquels vous désirez envoyer un email.


Etape 3 : créez votre première newsletter et programmez la date et l'heure d'envoie

Pour cela aller sur http://mailing.crm-pour-pme.fr/campaigns et cliquez sur le bouton vert à droite "CREATE A NEW CAMPAIGN". 

Suivez ensuite les étapes pas à pas; vous verrez que c'est facile à utiliser. 

mercredi 10 mai 2017

Comprendre le cycle des interactions dans Simple ERP

Le traitement du processus commercial complet d'une vente dans Simple ERP est divisée en 4 parties, correspondant à 4 interactions, car il s'agit de rôles différents dans l'entreprise : commercial, comptable, livraison, stock.
Ces interactions sont automatiquement rattachées à un même projet commercial.

Il est possible que les 4 rôles soit assurés par une ou plusieurs personnes, mais le fonctionnement reste le même.

Vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités de Simple ERP : devis, bon de commande, facture, bon de livraison, ou seulement une partie (par exemple, seulement les devis et les factures).


1) Le commercial gère les devis et les bons de commande

Il crée une interaction devis, insère des produits et génère le devis en PDF.
Lorsque le devis est accepté par le client, deux possibilités :

a) Le commercial convertit le devis en vente gagnée puis en facture
L'interaction devis est maintenant un bon de commande de type "Vente - 6 - Gagné".
Le commercial convertit ensuite le bon de commande en facture.
Une nouvelle interaction est créée, de type "Administratif - Compta", qui reprend les éléments du devis.

b) Le commercial convertit directement le devis en facture
L'interaction devis est maintenant un bon de commande de type "Vente - 6 - Gagné".
Une nouvelle interaction est créée, de type "Administratif - Compta", qui reprend les éléments du devis.

2) Le comptable ouvre l'interaction de facture


Il vérifie les éléments de facturation et génère le PDF.
Il convertit ensuite la facture en bon de livraison.
Une nouvelle interaction est créée, de type "Livraison - 1 - Réception", qui reprend les éléments de la facture.

3) Le livreur (ou responsable des expéditions) ouvre le bon de livraison

Il génère le PDF.
ll convertit le bon de livraison en mouvement de stock sortant.
Une nouvelle interaction est créée, de type "Logistique - Mouvement de stock sortant", qui reprend les éléments du bon de livraison.

4) Le magasinier ouvre le mouvement de stock et prépare la commande

Il remet la commande au livreur et valide le mouvement de stock.
Le stock est mis à jour.

Paramétrage optionnel
Vous pouvez si vous le souhaitez automatiser la création de l'interaction de facture au moment du passage en vente gagnée. Pour cela : menu haut -> Admin ERP -> Onglet "8. Préférences ERP" et cochez la case "Générer automatiquement une facture après une vente gagnée". Cliquez sur Enregistrer.