mardi 21 février 2017

Comment créer une facture proforma avec Simple ERP ?

Certains client de votre entreprise ont besoin de recevoir une facture proforma.

Une facture proforma est un devis respectant un certain formalisme.

Pour pouvoir créer des factures proforma avec Simple ERP, vous devez créer un modèle de documents de type Devis. Vous devez simplement faire en sorte que le document présente la mention "Facture Proforma" à la place de "Devis".

1) Créez un format de référence si besoin
Si vous souhaitez que les factures proforma portent une série de références différentes des devis, vous devez d'abord créer une référence comme décrit sur cette page : http://www.simple-crm-support.com/2016/02/comment-gerer-le-format-de-la.html
Le type de la référence doit être "Devis".



2) Créez un modèle de document "Facture proforma"
Allez dans l'Admin ERP : menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Admin ERP.
Cliquez sur l'onglet  "3. Modèles de documents" puis sur "Ajouter un modèle".

Paramétrez le modèle de document "Facture proforma" comme ci-dessous.
La référence peut être "Devis" ou "Facture proforma" selon si vous souhaitez utiliser la même série de références que pour les devis, ou un série de références propre aux factures proforma.



Cliquez sur Enregistrer.

Ensuite créez un devis Simple ERP. Avant de prévisualiser ou de générer le PDF, choisissez le modèle "Facture proforma".






mardi 7 février 2017

Comment regrouper certains clients dans le même compte comptable dans Simple ERP ?

Habituellement dans la comptabilité d'une entreprise, chaque client dispose d'un compte comptable commençant par "411". Vous devez alors saisir ce numéro de compte dans le champ "Ref externe" de la fiche contact ou société du client dans Simple CRM.

Dans le cas des ventes au comptoir, de nombreuses entreprises regroupent comptablement une partie ou la totalité des ventes dans un seul compte comptable client.

Si vous souhaitez affecter un compte comptable client global pour certains clients :

Allez dans l'Admin ERP, puis cliquez sur l'onglet "8. Préférences ERP".

Dans le champ "Compte comptable client global", saisissez le numéro de compte global client, par exemple "4110000".



Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Une fois ce paramétrage réalisé, si vous effectuez un export des factures de vente, le compte comptable du client sera celui paramétré en global si le champ "Ref externe" du contact ou de la société du client est vide.
Si le champ "Ref externe" est renseigné, alors c'est sa valeur qui sera exportée.


lundi 30 janvier 2017

Comment appliquer la même remise à toutes les lignes dans Simple ERP ?

Dans Simple ERP, vous souhaitez appliquer la même remise à toutes les lignes de produits d'un devis, bon de commande ou facture.

Pour cela, saisissez le taux de remise sur l'une des lignes.



Ensuite, double-cliquez sur le taux de remise saisi, le même taux est alors appliqué à toutes les lignes. Les totaux de chaque ligne ainsi que le total général est recalculé.





mardi 24 janvier 2017

Comment désactiver un utilisateur Simple CRM ?

Lorsqu'un de vos collaborateurs quitte l'entreprise, vous devez désactiver son accès à Simple CRM.

Pour cela :

1) Allez dans le module Admin CRM (menu haut -> Admin CRM).

2) Cliquez sur l'onglet "1. Liste des utilisateurs".

3) Cliquez sur l'identifiant de l'utilisateur concerné.

4) La fiche de l'utilisateur s'ouvre. Cliquez sur le bouton "Désactiver". Validez la confirmation.



5) L'utilisateur est désactivé.
Dès ce moment, l'utilisateur n'a plus accès à Simple CRM. Le flux iCal de l'utilisateur est également désactivé.



Comment obtenir des rapports sur les produits dans Simple ERP ?

Vous pouvez maintenant obtenir des rapports détaillés sur les produits Simple ERP.

Les rapports sont disponibles dans le module Analytique (menu gauche -> Analytique).



Le champ "Affichage" propose 2 options supplémentaires : "Produit" et "Client".



Lorsque vous sélectionnez l'une de ces deux options, deux champs apparaissent : "Catégories" et "Produits".


Vous pouvez filtrer par Catégories. Si vous choisissez une ou plusieurs catégories, le champ "Produit" ne contient que les produits appartenant aux catégories sélectionnées.


Une fois le filtage effectué, cliquez sur "Appliquer le filtre".
Si vous avez choisi l'option d'affichage "Produit", les résultats sont regroupés par catégorie, puis par produit.


Si vous avez choisi l'option d'affichage "Produit", les résultats sont regroupés par société cliente.


Vous pouvez ensuite affiner le filtre par période de dates, types d'interaction, ...


Comment affecter en masse des centres d'intérêts aux contacts ?

Pour affecter en masse des centres d'intérêts aux contacts dans Simple CRM utilisez le module Big Data Mining (lanceur d'applications -> Onglet Big Data Mining).

Effectuez ensuite une recherche de contacts (par exemple les contacts non encore prospectés : http://www.simple-crm-support.com/2015/04/comment-trouver-les-contacts-que-je-nai.html).

Une fois les résultats affichés, cliquez sur bouton "Affecter des centres d'intérêts".


Un formulaire apparaît.

Dans le champ "Centres d'intérêts à affecter aux contacts", choisissez le ou les centres d'intérêts que vous souhaitez affecter aux contacts de la liste de résultats.



Si vous cochez la case "Remplacez les centres d'intérêts des contacts", les centres d'intérêts actuellement affectés aux contacts de la liste seront supprimés avant d'affecter les nouveaux centres d'intérêts.

Si vous décochez la case "Remplacez les centres d'intérêts des contacts", les centres d'intérêts sélectionnés dans le champs du dessus seront ajoutés aux centres d'intérêts existants pour chaque contact de la liste.



Une fois les paramètres réglés, cliquez sur le bouton "Affecter les centres d'intérêts".

Sur le message de confirmation, cliquez sur Ok.
Les centres d'intérêts choisis sont affectés à chaque contacts de la liste.


Comment gérer les droits des utilisateurs en masse ?

Si vous avez un nombre important d'utilisateurs Simple CRM, il peut être fastidieux de modifier les droits des utilisateurs un par un.

Vous pouvez maintenant gérer les droits de tous les utilisateurs en même temps.

Pour cela, allez dans le module Admin CRM (menu haut -> Admin CRM).
Cliquez ensuite sur l'onglet "1. Liste des utilisateurs".

En haut de la liste des utilisateurs, cliquez sur le bouton "Gestion des utilisateurs en masse".



Un nouvel onglet s'ouvre, affichant la liste des utilisateurs.


Vous pouvez alors modifier les paramètres des utilisateurs en une seule fois.

Quand vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Enregistrer".



vendredi 20 janvier 2017

Comment gérer les achats avec Simple ERP ?

Simple CRM vous permet d'enregistrer des interactions d'achats (en utilisant le type d'interaction "Achat" et un budget négatif).

Le module Simple ERP s'intègre à Simple CRM en vous permettant de créer des documents concernant les fournisseurs : devis, bon de commande, facture, bon de livraison.

Activation de la gestion des achats

Vous devez tout d'abord activer les achats sur votre Simple ERP (voir la FAQ : http://www.simple-crm-support.com/2016/03/comment-activer-la-gestion-des-achats.html).

Saisie directe d'un bon de commande fournisseur

Allez dans Simple ERP (menu haut -> Simple ERP), puis dans Commande (menu haut -> Commande).
Cliquez sur le bouton "Commandes fournisseur".



Cliquez sur le bouton "Ajouter un Bon de commande fournisseur"



Vous arrivez sur un formulaire vierge. Comme pour une vente, choisissez au moins la société et/ou le contact du fournisseur.



Cliquez sur le bouton "Ajouter des produits".



Comme pour une vente, ajoutez des lignes produits. Comme il s'agit d'un achat, ce sont les prix et réféfence fournisseur qui seront affichés.



Remarque : Si vos produits achetés sont différents des produits vendus (assemblage, travail à façon, services,...), créez par exemple une catégorie de produits "Achats" où vous enregistrerez les produits que vous achetez.

Une fois le bon de commande complété, générez le PDF. Vous pouvez alors envoyer votre bon de commande au fournisseur.

Création d'une commande fournisseur à partir d'une interaction
A partir de n'importe quelle interaction Simple CRM, vous pouvez créer un bon de commande fournisseur en cliquant sur le bouton "Créer commande fournisseur".



Facture fournisseur
Vous pouvez saisir vos factures fournisseur dans Simple ERP, soit en créant une facture fournisseur directement (Simple ERP -> Facture -> Factures fournisseurs), soit, à partir d'une commande fournisseur (cliquez sur le bouton "Convertir en facture fournisseur").



Bon de livraison fournisseur
Vous pouvez créer un bon de livraison fournisseur directement, ou le créer depuis une commande ou une facture fournisseur (cliquez sur le bouton "Convertir en Bon de Livraison fournisseur").



Gestion des stocks entrants
Vous devez d'abord activer la gestion de stock sur chaque produit concerné (voir la FAQ : http://www.simple-crm-support.com/2015/07/produit-quoi-sert-la-case-cocher.html).
Vous pouvez ensuite créer directement un mouvement de stock entrant (Simple ERP -> Inventaire puis cliquez sur "Ajouter au stock").



Si vous avez décoché la validation automatique des mouvements de stock (Simple ERP -> Admin ERP ->  8. Préférences ERP), une fois votre mouvement de stock saisi, vous devez valider le mouvement de stock en cliquant sur le bouton "Valider le mouvement de stock".
Le stock des produits concernés est alors mis à jour.




mercredi 18 janvier 2017

Comment gérer un service après vente (SAV) avec Simple CRM ?

Vous vendez du matériel et souhaitez garder dans Simple CRM la trace des interventions effectuées sur ces matériels, par exemple dans le cadre d'un contrat de maintenance.

Le but est de créer un carnet d'entretien par machine, un carnet d'entretien étant matérialisé par un projet.

Pour cela :

1) Créez un projet Simple CRM par matériel et par client

Nommez le projet par exemple "Carnet d'entretien / Photocopieur Canon IR-3235 / SN 85457745214".
Saisissez comme date de début du projet, la date de début de la maintenance du matériel.
Enregistrez le projet.



Liez la société et le contact du client concerné par le matériel.



2) A chaque intervention sur le matériel

Ouvrez le projet concerné, descendez jusqu'à la liste des interactions. Cliquez sur le bouton "Ajouter une interaction".



Renseignez l'interaction (sujet, durée, type d'interaction, description de l'intervention).
Enregistrez l'interaction.



3) Consultation de interventions effectuées sur un matériel

Pour obtenir le carnet d'entretien du matériel, c'est à dire la liste des inteventions effectuées, ouvrez le projet concerné.

Descendez jusqu'à la liste des interactions : vous visualisez alors les interventions prévues et celle déjà effectuées.

Pour fournir un relevé d'interventions à votre client, exportez la liste des interactions en cliquant sur le bouton "Exporter les interactions du projet en CSV".


mardi 3 janvier 2017

Comment changer la liste des types de document ?

Pour cela, allez en tant qu'administrateur de Simple CRM dans l'espace d'Administration et cliquez sur la tabulation "10. Type de documents".

Dans cet espace, vous pourrez à la fois créer de nouveaux types et désactiver des types existants.