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jeudi 2 août 2018

Je suis courtier en assurances, comment configurer Simple CRM pour mon activité ?

Simple CRM permet de gérer l'activité commerciale d'un cabinet de courtage en assurances.

1) Qualification des clients

Vous devez tout d'abord créer plusieurs centres d'intérêt afin de qualifier votre base client et prospect (voir la FAQ http://www.simple-crm-support.com/2014/01/comment-creer-des-champs-specifiques.html) :
- particulier
- professionnel
- client
- prospect

Créez aussi des centres d'intérêts prospect et client pour chacun des domaines d'assurance que vous proposez :
- client auto
- prospect auto
- client moto
- prospect moto
- client habitation
- prospect habitation
...

Un client particulier est un contact qui n'est pas lié à une société.
Un client professionnel est un contact lié à une société.

Vous devez ensuite qualifier les contacts en leur associant un ou plusieurs centres d'intérêts au fur et à mesure de la prospection et de la vente.

2) Gestion de la prospection

La prospection s'effectue au moyen de campagnes de prospection basées sur les centres d'intérêts, voir à ce sujet dans la FAQ : http://www.simple-crm-support.com/2014/04/comment-organiser-une-campagne-de.html

3) Gestion des contrats

Un contrat est matérialisé par une interaction liée au contact (et à la société dans le cas d'un contrat professionnel). Cette interaction évolue au fil du temps, de l'état "Vente - 1 - Prise de contact" à "Vente - 6 - Gagné" (ou "Vente - 7 - Perdu").

A ce sujet voir la FAQ : http://www.simple-crm-support.com/2016/04/limportance-de-maitriser-la-notion.html

Vous pouvez attacher à l'interaction tous les documents concernés par ce contrat (devis, contrat fournisseur, contrat client, attestations...), voir la FAQ : http://www.simple-crm-support.com/2015/03/comment-stocker-un-devis-et-lattacher.html

Lorsque vous remportez un contrat, passez l'interaction en "Vente - 6 - Gagné" et créez une nouvelle interaction à la date du renouvellement du contrat.
Ainsi vous serez averti en temps et en heure qu'il est temps de facturer un renouvellement.

Remarque

Pour une configuration plus poussée, adaptée sur mesure à vos besoins, vous pouvez souscrire à une formation avec un conseiller spécialisé DDA, MIF et CGP. Information sur: https://crm-pour-pme.fr/index.php/formation-simple-crm
Contact pour commander une formation : sales(at)crm-pour-pme.fr


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vendredi 29 juin 2018

Comment fusionner automatiquement les coordonnées de votre entreprise avec les modèles de documents ?

Simple CRM permet déjà de fusionner des documents en utilisant des balises pour renseigner directement les données du documents.

Ainsi il est possible de générer en quelques clics : contrats, attestation de formation, ordre de mission... 

Vous pouvez maintenant utiliser des balises de fusions dans les modèles de documents afin d'insérer automatiquement les coordonnées de votre entreprise.

Ainsi, si vous avez des dizaines de modèles de documents, en cas de changement d'adresse, de téléphone ou d'adresse email, tous vos modèles de documents seront mis à jour en quelques clics.

Pour paramétrer les coordonnées de l'entreprise pour la fusion de documents:
- allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM)
- cliquez sur l'onglet "20. Coordonnées fusion"


- remplissez les champs nécessaires
- cliquez sur Enregistrer

Ensuite vous pouvez utiliser les balises correspondantes dans vos modèles de documents, voir la liste des balises ici.


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lundi 28 mai 2018

Comment activer la gestion des acomptes dans Simple ERP ?

Le logiciel de gestion en ligne Simple ERP propose maintenant la gestion des factures d'acompte.

Pour utiliser la gestion des factures d'acompte, vous devez d'abord activer cette fonctionnalité.

Activation de la gestion des factures d'acompte

Pour cela :
- menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Admin ERP
- cliquez sur l'onglet "8. Paramètres ERP"
- cochez la case "Activer la gestion des acomptes"


Ensuite, vous devez créer un modèle de facture intitulé "Facture d'acompte" et un autre intitulé "Facture de solde". A part ces mentions, ces nouveaux modèles de facture sont identiques au modèle de facture que vous utilisez habituellement.




Principe de fonctionnement

La législation française impose depuis 2004 l'émission d'une facture d'acompte et d'une facture de solde pour tout encaissement d'acompte.

Dans Simple ERP, vous allez :
- créer un bon de commande que vous ferez signer au client
- facturer le bon de commande en plusieurs fois (au moins une facture d'acompte et une facture de solde, et éventuellement plusieurs factures intermédiaires)

Création du bon de commande
Créez un bon de commande classique avec Simple ERP, et renseignez les produits vendus.



Une fois le bon de commande prêt, prévisualisez pour contrôler le contenu, puis générez le bon de commande en PDF



Génération des factures

Fermez le PDF, vous revenez au bon de commande.
Cliquez sur le bouton "Facturer en plusieurs fois".
Une fenêtre s'ouvre, vous permettant d'effectuer les réglages de facturation.



Dans cette fenêtre :
- choisissez le bon de commande concerné par la facturation en plusieurs fois (la plupart du temps il n'y aura qu'un seul bon de commande concerné)
- choisissez le nombre de factures à générer
- modifiez si besoin la date, l'échéance, le montant de chaque facture
- choisissez le modèle pour chaque facture (facture d'acompte pour la première, facture de solde pour la dernière et facture pour les intermédiaires)

Une fois les réglages effectués, cliquer sur "Générer les factures"

Facture d'acompte

Allez ensuite sur le module Facture (menu haut -> Facture). Les factures générées apparaissent dans la liste.

Ouvrez la première facture dans l'ordre chronologique. Il s'agit de la facture d'acompte.



Cette facture ne contient qu'un seul produit intitulé "Facturation partielle". Le commentaire de ce produit contient le rappel de la référence et la date du bon de commande, ainsi que le détail des produits commandés et les totaux HT et TTC de la commande.



Sur cette interaction, dans le bloc "Versement" :
- saisissez la mention que vous souhaitez voir apparaître, par exemple "Versement" ou "Acompte"
- saisissez le montant de facture d'acompte
- saisissez la date du versement



Cliquez ensuite sur le bouton appliquer. La mention du versement apparaît en pied de facture. Apparaît également ce qui reste à facturer sur la totalité du bon de commande.



Vérifiez que le modèle de facture choisi est bien "Facture d'acompte".
Prévisualisez puis générez la facture en PDF.



Factures intermédiaires

Si vous souhaitez facturer en plus de deux fois (acompte et solde), vous devez générer des factures intermédiaires.

Dans notre exemple (facturation en 3 fois), il y a une facture intermédiaire.

Le jour ou vous devez générer la facture, de la même manière que pour la facture d'acompte, saisissez le versement (mention, montant, date).
Vérifiez que le modèle est bien "Facture", prévisualisez et générez la facture.



Facture de solde

Le jour ou vous devez générer la facture de solde, de la même manière que pour la facture d'acompte, saisissez le versement (mention, montant, date).
Vérifiez que le modèle est bien "Facture de solde", prévisualisez et générez la facture.




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jeudi 24 mai 2018

Simple Doc : créer des PV de réunion et des WIKI directement dans Simple CRM

Simple Doc est une fonctionnalité de GED (Gestion Electronique de Documents) présente dans le logiciel CRM Simple CRM, depuis le lanceur d'applications, espace "PROD":


Simple Doc est un éditeur de texte.

Cet éditeur vous permet par exemple de créer des procès verbaux de réunion ou de réaliser des WIKI afin de pérenniser le savoir faire et les procédures métier de votre entreprise:



A quoi sert un WIKI dans une entreprise? Un WIKI c'est en fait un manuel des procédures. Un manuel de procédure est le référent sur lequel s’appuie tout employé afin de réaliser les tâches qui lui sont assignées.

Si l’on prend par exemple le traitement du courrier, le manuel va expliquer :

  •     où se trouvent les courriers ;
  •     comment les numériser ;
  •     comment nommer les versions électroniques des courriers numérisés ;
  •     quels traitements leur appliquer ;
  •     etc.

Les manuels de procédure sont des instruments  de  contrôle  essentiels malheureusement souvent délaissés dans les PME.

C’est une grave erreur car l’absence  de  procédures  écrites  rend  le contrôle interne difficile,  non-transparent et aléatoire.

Lorsque les procédures sont écrites, il existe un référentiel métier sur lequel s’appuyer, un contrat de qualité du travailleur envers l’entreprise, qui efface la possibilité de l’éternel : « Je ne savais pas, personne ne m’avait rien dit. ».

Pour plus d'information sur cette technique de gestion d'entreprise, lisez cet extrait d'un des ouvrages de management écrit par Brice Cornet, CEO de Simple CRM. 

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mercredi 23 mai 2018

Défaillance générale "PING", plus aucun accès réseau sous Windows 10 suite à la dernière mise à jour (avril - mai 2018)

De nombreux clients nous ont remonté un nouveau problème dans Windows 10, suite à la dernière mise à jour.

Cette mise à jour entraîne une défaillance générale de la connexion réseau (WIFI ou filaire).

Apparemment, Microsoft ne fournit pas de correctif.

L'équipe technique de Simple CRM a trouvé une solution qui semble fonctionner chez la majorité des clients impactés par cette nouvelle mise à jour de Windows.

Pour ce faire, téléchargez le programme gratuit "SG TCP Optimizer" sur: http://www.speedguide.net/files/TCPOptimizer.exe

Cliquez DROIT avec votre souris et lancez en tant qu'administrateur de l'ordinateur:



Appliquez ensuite la configuration suivante puis redémarrez votre ordinateur:


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vendredi 18 mai 2018

Comment créer un extranet grâce à Simple CRM ?

Qu'est-ce qu'un extranet ?


Un extranet est un espace de travail collaboratif partagé.

Exemple 1: imaginons que vous soyez une agence de communication et que pendant une année, vous êtes en charge de la communication de la société "MES BEAUX SAPINS". Cette société veut pouvoir suivre en temps réel les actions que vous menez, avoir accès aux rapports d'audience publicitaire, etc. L'extranet est donc l'endroit où la société "MES BEAUX SAPINS" pourra se connecter afin de suivre votre travail.

Exemple 2: vous êtes un avocat d'affaire. Vous voulez donner un accès complet à vos clients à leurs dossiers. Là aussi, nous sommes dans le cas d'un extranet.

Comment créer un extranet dans Simple CRM ? 

Pour créer un extranet, il faut d'abord créer un espace de travail collaboratif.

Cet espace de travail collaboratif sera un PROJET, puisqu'un projet permet de gérer vos entités métiers: des sociétés, contacts, collaborateurs, interactions et document. Pour en savoir plus sur les PROJETS, merci de lire: http://www.simple-crm-support.com/2014/01/a-quoi-sert-la-gestion-de-projet-dans.html  Il est aussi intéressant de lire l'explication relative aux modèles de projet sur: http://www.simple-crm-support.com/2016/09/comment-gerer-et-utiliser-les-modeles.html

Une fois le PROJET créé, vous allez créer un accès pour votre client (ou collaborateur externe).

Pour ce faire, allez dans l'administration de votre Simple CRM et créez un utilisateur de type "Projet" (que vous nommez par exemple "Client1") et liez le en projet par défaut au PROJET créé. 

Les détails de la gestion des droits utilisateurs sont disponibles sur: http://www.simple-crm-support.com/2014/09/comment-limiter-lacces-dun-utilisateur.html

Si nécessaire, vous pouvez activer l'option "Lecture seule" afin votre client ne puisse pas modifier le contenu du PROJET.






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lundi 14 mai 2018

Comment ajouter des CGV en PDF avec Simple ERP ?

Le logiciel de gestion en ligne Simple ERP vous permet maintenant d'ajouter automatiquement des conditions générales de ventes (CGV) en PDF, à la fin de vos documents commerciaux (devis, bon de commande, facture, bon de livraison).

Pour ajouter des CGV en PDF à un modèle de document Simple ERP :

- ouvrez le modèle de document (voir ici)
- cochez la case "Insérer un PDF avant et/ou après le document / Activer"
- chargez le fichier PDF des CGV dans le champ "Page insérées après le document"
- cliquez sur Enregistrer.


A partir de ce moment, les documents Simple ERP générés à partir de ce modèle contiendront le fichier PDF des CGV en fin de document.


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Comment utiliser Simple CPQ ? (Réalisation de beaux devis, façon "brochure")



Simple CPQ est une fonctionnalité intégrée au logiciel de gestion en ligne Simple ERP.

Simple CPQ vous permet d'ajouter automatiquement aux documents ERP (devis, bons de commande, factures, bons de livraison) :
- un fichier PDF en entête
- une page intercalaire après le document ERP
- un fichier PDF par produit listé dans le document ERP
- un fichier PDF en fin de document ERP

Cette fonctionnalité permet de gagner beaucoup de temps lors de la réalisation de documents ERP composés.

Activation et paramétrage de Simple CPQ

1) Dans l'Admin ERP 

Pour activer Simple CPQ, allez dans le module Simple ERP (menu haut -> Simple ERP), puis dans "Admin ERP", puis cliquez sur l'onglet "8. Paramètres ERP". Cochez la case "Activer Simple CPQ".



Sur cette page, chargez les documents PDF qui seront ajoutés automatiquement aux documents ERP générés par Simple ERP :

- la "page de garde" permet d'insérer un document PDF en tête des documents ERP
- la "page intercalaire" permet d'insérer un document PDF après le document ERP, juste avant les pages PDF des produits
- la "page de fin" permet d'insérer, à la fin du document ERP, après les pages PDF des produits




2) Sur les modèles de documents

Vous devez activer Simple CPQ sur chaque modèle de document pour lequel vous souhaitez utiliser Simple CPQ (devis, bon de commande, facture, bon de livraison...).
Pour cela, ouvrez le modèle de document concerné (menu haut -> Admin ERP -> onglet "3. Modèles de documents".
Une fois le modèle ouvert, cochez la case "Activer Simple CPQ sur ce modèle".




3) Sur les produits
Si vous souhaitez insérer automatiquement des fiches produit, vous devez charger un fichier PDF pour chaque produit concerné.

Pour cela :
- ouvrez le produit concerné (menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Produit)
- dans le champ "Simple CPQ / Fiche produit PDF", chargez la fiche produit concernée puis Enregistrez.


Pour plus de facilité, téléchargez un devis exemple

Ce devis est annoté et permet de mieux comprendre l'ordre de mise en page.

TELECHARGER LE DEVIS EXEMPLE.

Utilisation de Simple CPQ

Une fois l'activation et le paramétrage effectué, par exemple sur les devis, ouvrez un devis existant ou créez-en un nouveau.
Quand vous avez élaboré le document (client, liste des produits), cliquez sur le bouton "Prévisualiser".



Une fenêtre apparaît, vous permettant d'activer ou désactiver les différentes sections du document.



Cliquez ensuite sur le bouton "Prévisualiser". Le document tel qu'il sera généré est affiché.

Pour générer réellement le document, cliquez sur le bouton "Générer le devis en PDF".



Une fenêtre apparaît, vous permettant d'activer ou désactiver les différentes sections du document.



Cliquez ensuite sur le bouton "Générer le devis en PDF". Le document est généré.


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vendredi 4 mai 2018

La navigateur web Chrome se fige / bloque / plante très souvent sous Windows 10.

Beaucoup de clients nous ont remonté un soucis technique important: le plantage à répétition du navigateur web CHROME (navigateur conseillé afin d'utiliser Simple CRM), sous Windows 10.

Nos équipes techniques ont enquêtés sur ce soucis, avec l'aide de nos amis de Microsoft et de Google.

Nous avons fini par trouver la source du problème. Le soucis provient de la nouvelle grande mise à jour de Windows 10, intitulée « April Update », qui sera obligatoire à partir de 8 mai 2018. En effet, cette mise à jour a pour particularité de "paralyser" totalement Chrome, de façon régulière. Pour l’instant, Microsoft n’a pas encore fourni de correctif permettant de résoudre ce dysfonctionnements.

Les équipes support de Simple CRM ont trouvé une solution temporaire: la solution consiste à désactiver l’accélération matérielle dans Google Chrome.

Voici comment procéder de façon classique


Aller dans les paramètres de Chrome:


Désactiver l'accélération graphique:


Autre solution

En alternative vous pouvez lancer Chrome avec le paramètre --disable-gpu:

"C:\Program Files (x86)\Google\Chrome\Application\chrome.exe" --disable-gpu

Vous pouvez intégrer ce changement en modifiant le raccourci de lancement: 


Pour les entreprises travaillant avec un Active Directory Microsoft


En GPO il est possible de tenter cette approche (néanmoins la technique du raccourcis directement placé sur les bureaux des roaming profile sera plus efficace et simple):


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vendredi 27 avril 2018

Comment ajouter une case à cocher "RGPD" dans mon formulaire de newsletter Simple Mass Mailing ?

Pour réaliser cela, il faut ajouter une case à cocher dans votre formulaire d'inscription à votre newsletter.

Pour cela,
  1. Ouvrez Listes & abonnés (Lists & subscribers), puis cliquez sur le nom de la liste correspondante
  2. Allez ensuite dans les champs personnalisés (Custom fileds) à droite
  3. Créer un champ à choix multiple comme dans l'image ci-dessous:


Il faut ensuite intégrer le code source du formulaire.

  1. Cliquez sur Listes et abonnés  (Lists & subscribers).
  2. Sélectionnez la liste pour laquelle vous voulez collecter les inscriptions.
  3. Sur la page de liste, cliquez sur Formulaires d'inscription (Signup forms) dans la barre latérale de droite.
  4. Sur la page "Formulaires d'inscription", cliquez sur Copier/coller un formulaire sur votre site (Get the code).
  5. Et ajouter le champ de validation RGPD

Enfin, avant de coller le code HTML dans votre site Internet, vous avez la possibilité d'écrire un texte explicatif plus grand, qui apparaîtra dans le formulaire:


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