Moteur de recherche

vendredi 23 juin 2017

Connecter Simple CRM à un serveur de fichiers local ou à un NAS

Simple CRM vous permet d’intégrer des documents présents dans Google Drive / Gsuite, Office 365, Alfresco et Sharepoint. Voir explication sur : http://www.simple-crm-support.com/2014/01/comment-stocker-un-document-dans-simple.html

Il est également possible de lier dans Simple CRM des documents présents sur un serveur de fichiers à l’intérieur de votre entreprise, un NAS ou même un disque dur placé en réseau.

La première étape consistera à demander à votre responsable informatique que tous les ordinateurs de votre entreprise se connectent à cet espace de stockage via le même chemin.

Exemple : tous les ordinateurs doivent se connecter via le chemin Z:\\NOM_SERVEUR

Si le nom du chemin est par exemple Y sur un ordinateur, le partage de fichiers ne fonctionnera pas. Il est donc essentiel d’uniformiser votre parc informatique à ce niveau.

Ensuite, pour relier un dossier présent dans ce serveur de fichier à Simple CRM, il suffit d’aller dans l’Interaction où vous désirez attacher ce fichier, lui donner un nom et copier/coller le chemin d’accès :




Une fois que vous aurez cliquez sur le bouton AJOUTER LE DOCUMENT EN LIGNE, vous pourrez lui attribuer un type:


Ensuite, lorsque vous désirerez accéder à ces documents, il suffira de cliquer sur leur nom.

Un fichier va être télécharger par votre navigateur web: 

Il vous suffira de cliquer dessus pour voir apparaître votre serveur de fichiers local:


mardi 6 juin 2017

Comment débuter avec Simple Mass Mailing ?

Note d'introduction


Une documentation complète est disponible sur: http://mailing.crm-pour-pme.fr/help/

Etape 1 : créez votre template/modèle graphique

La première étape de travail consiste à créer un template graphique, que vous réutiliserez à chaque newsletter.

Nous vous conseillons d'utiliser un des modèles que nous proposons et de l'adapter à vos besoins.

L'idée est de choisir un template qui vous plait et d'en changer certains éléments comme l'image principale, le titre, etc, afin d'adapter le template à l'image de votre entreprise.

Ces templates sont accessibles ici: http://mailing.crm-pour-pme.fr/templates/gallery/designs

Etape 2 : importez des contacts

La deuxième étape de travail consistera à créer un ou plusieurs groupes de contacts auxquels vous désirez envoyer un email.


Etape 3 : créez votre première newsletter et programmez la date et l'heure d'envoie

Pour cela aller sur http://mailing.crm-pour-pme.fr/campaigns et cliquez sur le bouton vert à droite "CREATE A NEW CAMPAIGN". 

Suivez ensuite les étapes pas à pas; vous verrez que c'est facile à utiliser. 

mercredi 10 mai 2017

Comprendre le cycle des interactions dans Simple ERP

Le traitement du processus commercial complet d'une vente dans Simple ERP est divisée en 4 parties, correspondant à 4 interactions, car il s'agit de rôles différents dans l'entreprise : commercial, comptable, livraison, stock.
Ces interactions sont automatiquement rattachées à un même projet commercial.

Il est possible que les 4 rôles soit assurés par une ou plusieurs personnes, mais le fonctionnement reste le même.

Vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités de Simple ERP : devis, bon de commande, facture, bon de livraison, ou seulement une partie (par exemple, seulement les devis et les factures).


1) Le commercial gère les devis et les bons de commande

Il crée une interaction devis, insère des produits et génère le devis en PDF.
Lorsque le devis est accepté par le client, deux possibilités :

a) Le commercial convertit le devis en vente gagnée puis en facture
L'interaction devis est maintenant un bon de commande de type "Vente - 6 - Gagné".
Le commercial convertit ensuite le bon de commande en facture.
Une nouvelle interaction est créée, de type "Administratif - Compta", qui reprend les éléments du devis.

b) Le commercial convertit directement le devis en facture
L'interaction devis est maintenant un bon de commande de type "Vente - 6 - Gagné".
Une nouvelle interaction est créée, de type "Administratif - Compta", qui reprend les éléments du devis.

2) Le comptable ouvre l'interaction de facture


Il vérifie les éléments de facturation et génère le PDF.
Il convertit ensuite la facture en bon de livraison.
Une nouvelle interaction est créée, de type "Livraison - 1 - Réception", qui reprend les éléments de la facture.

3) Le livreur (ou responsable des expéditions) ouvre le bon de livraison

Il génère le PDF.
ll convertit le bon de livraison en mouvement de stock sortant.
Une nouvelle interaction est créée, de type "Logistique - Mouvement de stock sortant", qui reprend les éléments du bon de livraison.

4) Le magasinier ouvre le mouvement de stock et prépare la commande

Il remet la commande au livreur et valide le mouvement de stock.
Le stock est mis à jour.

Paramétrage optionnel
Vous pouvez si vous le souhaitez automatiser la création de l'interaction de facture au moment du passage en vente gagnée. Pour cela : menu haut -> Admin ERP -> Onglet "8. Préférences ERP" et cochez la case "Générer automatiquement une facture après une vente gagnée". Cliquez sur Enregistrer.


mercredi 12 avril 2017

Comment utiliser la détection automatique des doublons dans Simple CRM ?

La recherche de doublons dans Simple CRM peut être effectuée manuellement (voir cette page).

Simple CRM peut aussi rechercher automatiquement :
- les doublons de contacts sur la base du nom et du prénom
- les doublons de sociétés, soit la base du nom, soit sur l'ensemble nom + code postal

Configuration de la recherche des doublons

La configuration de la recherche des doublons de sociétés est effectuée dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM -> onglet "13. Paramètres".

Si vous souhaitez que les doublons de sociétés soient recherchés sur le nom de la société, dans le champ "Dédoublonnage des sociétés", choisissez "Dédoublonnage sur le nom de la société".

Si vous souhaitez que les doublons de sociétés soient recherchés sur le nom + code postal de la société, dans le champ "Dédoublonnage des sociétés", choisissez "Dédoublonnage sur le nom et le code postal de la société".


Cliquez ensuite sur le bouton "Enregistrer".


Liste et fusion des doublons potentiels

La recherche des doublons est effectuée une fois par jour. Des doublons créés dans la journée seront donc détectés le lendemain.

Pour accéder à la liste des doublons potentiels, ouvrez le lanceur d'applications, cliquez sur l'onglet "Outils", puis cliquz sur l'icône "Doublons contact" ou "Doublons société".

La liste des doublons potentiels apparaît. 

Chaque ligne de la liste représente une paire de doublons potentiels détectés par Simple CRM.



S'il ne s'agit pas d'un doublon (cas de personnes homonymes, ou de deux sociétés différentes portant le même nom), cochez la case "Ignorer" sur la ligne concernée, puis cliquez sur le bouton "Enregistrer" en bas de la liste.



S'il s'agit vraiment d'un doublon, cliquez sur le bouton "Dédoublonner" sur la ligne concernée.



L'écran suivant présente la paire de doublons côte-à-côte. Pour chaque champ, vous pouvez choisir si vous gardez la donnée du premier doublon, ou du deuxième, en cochant la case de la donnée à conserver.


Une fois que vous avez coché les données à garder d'un côté et de l'autre, cliquez sur le bouton "Fusionner les contacts" (ou "Fusionner les sociétés" selon le cas).

Les éléments sont alors fusionnés, vous arrivez ensuite sur l'élément dédoublonné.



Pourquoi Simple CRM ne fusionne pas les doublons automatiquement ?

Simple CRM peut vous proposer des listes de doublons potentiels, mais la décision de fusionner des doublons n'est possible que par une personne humaine.

En effet, deux contacts qui portent le même nom peuvent être deux personnes diférentes. Simple CRM ne peut pas savoir si ces deux personnes sont la même.

C'est la même chose pour les sociétés. Deux sociétés peuvent porter le même nom (ou la même enseigne) et être deux sociétés différentes.

D'autre part, pour chaque doublon détecté, si par exemple 2 adresses postales différentes sont présentes, aucun logiciel ne pourra décider quelle adresse est correcte.
C'est pour cela que vous devez fusionner les doublons un par un, en cochant ce que vous souhaitez garder sur un élément et sur l'autre.


lundi 20 mars 2017

Comment importer des produits dans Simple ERP ?

Simple ERP, le module de gestion commerciale de Simple CRM, permet d'importer des produits depuis un fichier CSV.
Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps lors de la mise en place de Simple ERP dans votre entreprise, ou lors de la mise à jour des produits (modification rapide des tarifs d'un grand nombre de produits par exemple).

Pour importer des produits dans Simple ERP, suivez les étapes ci-dessous.

1) Pré-requis
- Vous devez bien sûr avoir souscrit au module optionnel Simple ERP. Si vous ne l'avez pas encore, fait, rendez-vous sur cette page pour connaître le tarif du module.
- vous devez avoir déjà configuré Simple ERP (voir les détails sur cette page)
- nous vous conseillons fortement d'utiliser le logiciel gratuit LibreOffice pour remplir et enregistrer le fichier

2) Création du fichier de produits en CSV
Téléchargez tout d'abord le modèle de fichier d'import de produits.
Pour cela, allez dans le module Simple ERP (menu haut -> Simple ERP), puis cliquez sur l'icône "Produit" dans le menu du haut.

Cliquez sur le lien en rouge "modèle de fichier", puis ouvrez le fichier avec le logiciel LibreOffice.

Complétez maintenant le fichier. Voici le détail des colonnes :

Colonne A : reference
Il s'agit de la référence unique du produit. Ce champ est obligatoire.
Si la référence existe déjà dans Simple ERP, le produit sera mis à jour avec les valeurs de la ligne du fichier.

Colonne B : code_entrepot
Il s'agit du code de l'entrepot dans lequel est stocké le produit.
Ce champ n'est pas obligatoire. Si la cellule est vide, l'entrepôt par défaut sera affecté au produit.

Colonne C : ref_fournisseur
Il s'agit de la référence de ce produit chez votre fournisseur.
Ce champ n'est pas obligatoire.

Colonne D : description
Il s'agit du libellé du nom du produit. Ce champ est obligatoire.
Ce libellé apparaîtra dans les documents commerciaux générés avec Simple ERP.

Colonne E : categorie
Il s'agit du nom de la catégorie du produit. Ce champ est obligatoire.
Si la catégorie n'existe pas dans Simple ERP, elle sera créée et affectée au produit.

Colonne F : unite
Il s'agit de l’abréviation de l'unité du produit. Exemple : U (unité), H (heure), KG (kilogramme)...
Ce champ n'est pas obligatoire. S'il est vide, l'unité U (unité) sera affectée au produit.

Colonne G : prix_vente_unitaire
Il s'agit du prix de vente unitaire du produit. Ce champ est obligatoire. Si le prix du produit est variable, saisissez 0 dans cette cellule.

Colonne H : prix_achat_unitaire
Il s'agit du prix d'achat unitaire du produit.

Colonne I : code TVA
Il s'agit du code TVA que vous avez renseigné dans la gestion des taux de taxe (Simple ERP -> Admin ERP -> 4. Gestion des taxes)

Colonne J : note
Il s'agit de la description détaillée du produit, qui sera appliquée au commentaire de la ligne produit dans les documents ERP.

Colonne K : stock
Il s'agit du stock initial du produit. Ce champ est obligatoire. Si le stock est vide ou si vous ne gérez pas de stock pour le porduit, saisissez 0 dans cette cellule.

Colonne L : stock_mini
Il s'agit du stock minimum du produit. Ce champ est obligatoire. Si le stock est vide ou si vous ne gérez pas de stock pour le porduit, saisissez 0 dans cette cellule.

Colonne M : stock_maxi
Il s'agit du stock maximum du produit. Ce champ est obligatoire. Si le stock est vide ou si vous ne gérez pas de stock pour le porduit, saisissez 0 dans cette cellule.

Colonne N : gestion_stock
Il s'agit de la gestion de stock pour le produit. Ce champ est obligatoire. Saisissez 1 si vous souhaitez gérer le stock pour ce produit, et 0 dans le cas contraire

Colonne O : code_tva_achat
Il s'agit du code TVA pour l'achat que vous avez renseigné dans la gestion des taux de taxe (Simple ERP -> Admin ERP -> 4. Gestion des taxes)

Colonnes P à W : PROD_RESERVEX
Ces colonnes sont réservées à un usage futur dans Simple ERP.

Colonnes X à AU : PROD_CUSTXX
Il s'agit des champs personnalisés que vous avez éventuellement créées sur les fiches produit. Voir la FAQ : http://www.simple-crm-support.com/2016/09/creer-des-champs-personnalises-avec.htmlhttp://www.simple-crm-support.com/2016/09/creer-des-champs-personnalises-avec.html


vendredi 10 mars 2017

Quelles balises peut-on utiliser pour les modèles d'emails et interactions ?

Simple CRM permet un gain de temps non négligeable en automatisant la rédaction des interactions et des emails.

Visionnez à ce sujet la vidéo de demonstration des modèles d'interaction et la video de demonstration des modèles d'emails.

Dans le Sujet et le Texte des modèles d'emails et d'interaction, vous pouvez utiliser les balises suivantes :
  • {A} = Année
  • {M} = Mois
  • {J} = Jour
  • {S} = Id de la Société liée (vous pouvez rechercher ensuite la Société par ID via le moteur de recherche -> champ de recherche « Par ID »)
  • {C} = Id du Contact lié (vous pouvez rechercher ensuite le Contact par ID via le moteur de recherche -> champ de recherche « Par ID »)
  • {NOM} = Nom du Contact lié
  • {PRN} = Prénom du Contact lié
  • {CIV} = Civilité du Contact lié
  • {CONT_ADR1} = Adresse du Contact lié
  • {CONT_ADR2} = Complément d'adresse du Contact lié
  • {CONT_CP} = Code postal du Contact lié
  • {CONT_VILLE} = Ville du Contact lié
  • {CONT_PAYS} = Pays du Contact lié
  •  {CONT_TEL} = Téléphone fixe personnel du contact
  • {CONT_MOBILE} = Téléphone mobile personnel du contact
  • {CONT_EMAIL}= Email personnel du contact
  • {CONT_MOBILEPRO} = Téléphone mobile professionnel du contact
  • {CONT_TELPRO} = Téléphone fixe professionnel du contact
  • {CONT_EMAILPRO} = Email professionnel du contact
  • {CONT_CUST1} à {CONT_CUST24} = Champs personnalisés du Contact lié
  • {SOC} = Nom de la Société liée
  • {SOC_ADR1} = Adresse de la Société liée
  • {SOC_ADR2} = Complément d'adresse de la Société liée
  • {SOC_CP} = Code postal de la Société liée
  • {SOC_VILLE} = Ville de la Société liée
  • {SOC_PAYS} = Pays de la Société liée
  • {SOC_TEL1} = Téléphone 1 de la société
  • {SOC_TEL2} = Téléphone 2 de la société
  • {SOC_EMAIL} = Email de la société
  • {SOC_CUST1} à {SOC_CUST24} = Champs personnalisés de la Société liée
  • {DATE} = Date du rendez-vous
  • {HEURE} = Heure du rendez-vous
  • {RAPPEL_EMAIL} = Votre adresse e-mail
  • {RAPPEL_TEL} = Votre téléphone
  • {RAPPEL_NOM} = Vos nom et prénom
  • {TZ} = Fuseau horaire de l'utilisateur et de facto du RDV

Exemple :

Je vais créer un modèle d'email pour la rédaction d’un cahier des charges dans le cadre de la réalisation d’un projet. Le SUJET de mon modèle sera : Projet / Cahier des charges / {A}{M}{J}-S{S}C{C}

A la création d’un email, sur base de ce template, les champs vont automatiquement se remplir.

L'ID unique créé par la concaténation des tags: {A}{M}{J}-S{S}C{C} pourra être utilisé comme ID de référence pour l'identification du cahier des charges.

vendredi 3 mars 2017

Dans le Big Data Mining Simple CRM, comment chercher des sociétés ?

Le Big Data Mining Simple CRM permet maintenant de rechercher des sociétés, en plus des contacts.

Pour chercher des listes de sociétés répondant à certains critères, vous pouvez :
  • Soit partir du mode simple pour obtenir des contacts, puis passer directement à la liste des sociétés répondant aux mêmes critères.
  • Soit chercher directement en mode expert

Si vous souhaitez partir des recherches de contact :

Ouvrez le lanceur d'applications


Cliquez sur l'onglet Big Data Mining, puis choisissez une requête pré-programmée.




Une fois sur la liste des résultats, cliquez le sur bouton "Mode expert".


En haut des critères, cochez la case "Sociétés", puis cliquez sur "Appliquer le filtre" en bas.


Vous obtenez alors la liste des sociétés correspondant à votre requête.


Si vous souhaitez rechercher directement en mode expert :

Ouvrez le lanceur d'applications



Cliquez sur l'onglet Big Data Mining, puis cliquez sur l'icône "Sociétés".



En haut des critères, vous constatez que la case "Sociétés" est cochée.



Saisissez les autres critères, puis cliquez sur "Appliquer le filtre" en bas.

Vous obtenez alors la liste des sociétés correspondant aux critères.

Remarque : certains critères sont uniquement applicables aux contacts (anniversaire, centres d'intérêts, champs personnalisés des contacts) et sont masqués si la recherche porte sur les sociétés.



Comment trouver les sociétés qui n'ont pas de contact lié ?

Afin d'effectuer une prospection efficace, il est préférable de s'adresser à des personnes plutôt qu'à des sociétés.

En effet, des études marketing montrent qu'un courrier adressé à "Jean-Marie Martin, Etablissements Lajoie" a beaucoup plus de chances d'être ouvert que le même courrier adressé au "Responsable des achats, Etablissements Lajoie".

Or dans beaucoup d'entreprises, les listes de prospection ne mentionnent bien souvent que le nom de la société à prospecter.
Vous devez alors identifier, dans votre Simple CRM, ces sociétés sans contact lié, afin de contacter ces entreprises pour par exemple obtenir le nom du responsable des achats.

Pour cela :
Ouvrez le lanceur d'applications.


Cliquez sur l'onglet "Big Data Mining", cliquez ensuite sur l'icône "Soc sans Cont".



Vous obtenez immédiatement la liste des sociétés sans contact.


Vous pouvez exporter les interactions en CSV vers Excel ou Open/Libre Office, créer une campagne de prospection, ou ajouter les sociétés sélectionnées à un projet existant.

Vous pouvez ensuite affiner votre recherche si besoin, en cliquant sur le bouton "Mode expert".



Vous pouvez alors combiner la recherche des sociétés sans contacts avec d'autres paramètres.




mardi 21 février 2017

Comment créer une facture proforma avec Simple ERP ?

Certains client de votre entreprise ont besoin de recevoir une facture proforma.

Une facture proforma est un devis respectant un certain formalisme.

Pour pouvoir créer des factures proforma avec Simple ERP, vous devez créer un modèle de documents de type Devis. Vous devez simplement faire en sorte que le document présente la mention "Facture Proforma" à la place de "Devis".

1) Créez un format de référence si besoin
Si vous souhaitez que les factures proforma portent une série de références différentes des devis, vous devez d'abord créer une référence comme décrit sur cette page : http://www.simple-crm-support.com/2016/02/comment-gerer-le-format-de-la.html
Le type de la référence doit être "Devis".



2) Créez un modèle de document "Facture proforma"
Allez dans l'Admin ERP : menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Admin ERP.
Cliquez sur l'onglet  "3. Modèles de documents" puis sur "Ajouter un modèle".

Paramétrez le modèle de document "Facture proforma" comme ci-dessous.
La référence peut être "Devis" ou "Facture proforma" selon si vous souhaitez utiliser la même série de références que pour les devis, ou un série de références propre aux factures proforma.



Cliquez sur Enregistrer.

Ensuite créez un devis Simple ERP. Avant de prévisualiser ou de générer le PDF, choisissez le modèle "Facture proforma".






mardi 7 février 2017

Comment regrouper certains clients dans le même compte comptable dans Simple ERP ?

Habituellement dans la comptabilité d'une entreprise, chaque client dispose d'un compte comptable commençant par "411". Vous devez alors saisir ce numéro de compte dans le champ "Ref externe" de la fiche contact ou société du client dans Simple CRM.

Dans le cas des ventes au comptoir, de nombreuses entreprises regroupent comptablement une partie ou la totalité des ventes dans un seul compte comptable client.

Si vous souhaitez affecter un compte comptable client global pour certains clients :

Allez dans l'Admin ERP, puis cliquez sur l'onglet "8. Préférences ERP".

Dans le champ "Compte comptable client global", saisissez le numéro de compte global client, par exemple "4110000".



Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Une fois ce paramétrage réalisé, si vous effectuez un export des factures de vente, le compte comptable du client sera celui paramétré en global si le champ "Ref externe" du contact ou de la société du client est vide.
Si le champ "Ref externe" est renseigné, alors c'est sa valeur qui sera exportée.