Comment passer rapidement du contenu dans Simple CRM en MAJUSCULE ou en minuscule ?

Il se peut que parfois des utilisateurs de Simple CRM saisissent mal les données, sans respecter la syntaxe de gestion des MAJUSCULES et minuscule que vous avez imposé dans l'entreprise.

De même, des visiteurs complètent souvent mal les formulaires de votre site web Simple Form, connecté à votre Simple CRM.

Pour ne pas devoir tout réécrire à la main, il faut installer l'extension de navigateur Chrome: "Change Case", disponible en cliquant sur ce lien. 

Une fois installée, cette extension permet de sélectionner du contenu et de changer le formatage:

Sur Simple CRM, comment utiliser la durée à la place de la date de fin sur les interactions ?

Lors du passage aux nouveaux formulaires, nous avons remplacé les champs "Durée heures" et "Durée minutes" par la date de fin de l'interaction, ceci afin de nous conformer aux standards du marché en la matière.

Si vous souhaitez rétablir le fonctionnement précédent et utiliser les durées au lieu de la date de fin dans les interactions, suivez cette explication.

Le résultat après avoir appliquer cette FAQ sera le suivant : 

Remarques

Nous avons ajouté un champ "Durée jours" qui s'ajoutent aux champs existants "Durée heures" et "Durée minutes" afin de pouvoir saisir n'importe quelle durée.

Si l'interaction est une tâche (la case "Tâche" est cochée) alors la durée est s'exprime en jours.

Si l'interaction est un rendez-vous (la case "Tâche" est décochée) alors la durée s'exprime en heures et minutes (avec une limite maximum de 23h59mn).

Remplacer la date de fin par la durée

Dans un premier temps , un administrateur du système doit se rendre dans l'Admin CRM et cliquer sur "25. Gestion des formulaires".

Une fois dans la gestion de formulaire , il faut sélectionner "Interaction" dans la liste déroulante en haut de la page.

On clique sur le champ "Date fin" afin de supprimer le champ.

Ensuite il faut ajouter 3 champs dans le bloc.

Pour le premier , il faut sélectionner le champs "Durée jours", nous vous conseillons de choisir la taille "Demi" .

Pour le second, il faut sélectionner le champs "Durée heures", nous vous conseillons de choisir la taille "Quart".

Pour le troisième, il faut sélectionner le champs "Durée minutes", nous vous conseillons de choisir la taille "Quart"

Ensuite il faut sauvegarder le formulaire afin que les nouveaux champs se rechargent puis s'affichent correctement.

On va ensuite les déplacer en cliquer-déplacer : 

Pour arriver à ce résultat :

C'est fait : vous avez remplacé le champ "Date fin" par le champ Durée, comme sur la version précédente de Simple CRM.

Comment saisir une adresse de livraison dans Simple ERP ?

Le logiciel de gestion en ligne Simple ERP vous permet maintenant de saisir l'adresse de livraison, juste à côté de l'adresse de facturation.

Lorsque vous choisissez la société et/ou le contact pour la facturation, la même société et/ou contact est reportée en tant qu'adresse de livraison. Vous pouvez ensuite modifier la société ou le contact de livraison.

Si une société et/ou un contact sont renseignés dans le bloc "Livraison" alors cette adresse apparaîtra sur le PDF généré à partir de l'interaction ERP concernée.

Si vous ne souhaitez pas afficher l'adresse de livraison sur le document PDF alors vous devez supprimer la société et/ou le contact.

Comment utiliser Simple Pocket CRM ?

Simple Pocket CRM

Simple Pocket CRM propose 2 grandes fonctions:

• l'accès à Simple CRM en mode 100% responsive
• la création de Contact, Société et Interaction, et la modification d'Interactions sans connexion Internet

La création de Contact, Société et Interaction et la modification d'Interaction sont réalisées via les formulaires de saisie, présents dans Simple Pocket CRM.

La modification d'une interaction nécessite de connaître son ID.

Lorsque vous cliquez sur le bouton " Envoyer dans Simple CRM ", cela a pour effet d'ouvrir votre client e-mail, que vous soyez sur un mobile, une tablette ou un ordinateur

Un email s'écrit automatiquement, avec le contenu saisi, contenu encadré des balises: il ne faut pas modifier ce contenu.

Par contre, il faut changer l'adresse e-mail à laquelle va être envoyé ce contenu. Il faut donc saisir votre adresse email Simple CRM, que vous trouverez dans : Menu du haut -> Admin CRM -> Liste des utilisateurs -> Allez au niveau de votre utilisateurs -> colone "Inbox" -> l'e-mail qui s'affiche est votre email.

Votre email Simple CRM une fois saisi, il vous suffit ensuite de cliquer sur le bouton "Envoyer" de votre logiciel e-mail. Cet email sera ensuite automatiquement envoyé une fois que vous aurez à nouveau accès à Internet.

Une fois connecté dans votre Simple CRM, allez dans le Bureau Simple CRM et cliqyer sur le bouton "Relever la boîte de réception", tout au dessus à droite. Immédiatement, le contenu créé dans Simple Pocket CRM sera importé dans Simple CRM.

Prérequis technique

Pour que Simple Pocket CRM fonctionne, vous devez utiliser le navigateur web gratuit Chrome.

Les manipulations décrites ci-dessous doivent toutes être réalisée impérativement sous Chrome.

Comment accéder à Simple Pocket CRM quand j'ai une connexion Internet ? 

Simple Pocket CRM est accessible depuis un bouton présent dans la page de connexion de votre logiciel CRM:

Comment accéder à Simple Pocket CRM sans connexion Internet ? 

Sous Windows

Pour cela, il faut installer Simple Pocket CRM sur votre ordinateur Windows.

Pour réaliser l'installation, il faut ouvrir Simple Pocket CRM avec Chrome, puis cliquer sur la proposition d'installation:

et confirmer:

et cela créera automatiquement une icône sur votre bureau Windows:

Lorsque vous cliquerez sur cette icône, un logiciel se lancera qui permettra de créer du contenu sans connexion Internet:

Sous Linux

Sous Linux, la démarche est exactement la même que vous Windows.

Merci dès lors de lire la documentation Windows.

Sous Mac

Sous Mac, la démarche est exactement la même que vous Windows.

Merci dès lors de lire la documentation Windows.

A signaler que la SIMPL TEAM n'ayant aucun Mac, nous n'avons pas pu tester sous ce système d'exploitation. Si vous rencontrez des soucis, merci de nous les remonter afin que nous puissions corriger.

Sous Android

Sous Android, la démarche est assez similaire, avec un lancement d'installation depuis un message apparaissant dans Chrome lorsque vous arriverez dans l'URL de Simple Pocket CRM, depuis l'espace de connexion de Simple CRM:

 Il faudra ensuite confirme l'installation:

Et l'application sera désormais présente à la fois sur l'écran d'accueil de l'Android et dans la liste des applications:

Sous IOS

IOS ne permet pas l'utilisation de fonctions en mode déconnecté.

Cependant, il existe une solution pour contourner le problème : il suffit d'ouvrir Simple Pocket CRM dans une tabulation du navigateur web et de ne jamais fermer cette tabulation.

Quand vous aurez besoin d'accéder à Simple Pocket CRM sans connexion Internet, il faudra dès lors aller dans cette tabulation.

Attention que ce contournement n'est pas garanti car il dépend du mode de gestion et d'optimisation mémoire de votre appareil, et de ses réglages spécifiques. 

Comment créer des Contacts, Société et Interaction en mode déconnecté (sans connexion Internet) ?

Il suffit de sélectionne ce que vous désirez créer et de compléter les champs.

Attention sur s'il s'agit d'un Contact lié à une Société, il faut sélectionne le bon cas:

Comment mettre à jour une Interaction en mode déconnecté ? 

Pour mettre à jour une Interaction, il faut connaitre son ID.

En tout logique, si vous utilisez Simple Pocket CRM, c'est que vous êtes un travailleur nomade et que vous avez inséré le calendrier Simple CRM dans votre mobile, tablette ou ordinateur. Si ce n'est pas encore le cas, cette manipulation vous sera expliquée au point suivant de cette FAQ.

Depuis le calendrier de votre mobile, tablette ou ordinateur, vous verrez l'ID de l'Interaction, qui est un chiffre:

Après la mention idaction=

je vois donc que pour cette interaction l'ID est 122751.

Je me dois donc dans le formulaire de mis à jour de l'Interaction de saisir cet ID:

Rappel: comment accéder à mon calendrier et à mes contacts sur téléphone, tablette et ordinateur portable sans passer par Simple CRM ?

Outlook Calendrier

Explication sur cette page : 

https://www.simple-crm-support.com/2015/03/comment-afficher-lagenda-simple-crm.html

 

Android via Google Agenda

Explication sur cette page : https://www.simple-crm-support.com/2015/02/comment-afficher-lagenda-simple-crm.html

Android Calendrier dans passer par Google Agenda

Explication sur cette page : https://www.simple-crm-support.com/2015/03/comment-importer-votre-agenda-simple.html

IOS Calendrier

Explication sur cette page : https://www.simple-crm-support.com/2014/02/integrer-le-calendrier-simple-crm-dans.html

Synchronisation des contacts en respect du RGPD

Explication sur cette page : https://www.simple-crm-support.com/2022/05/comment-synchroniser-vos-contacts.html

Synchronisation automatique Outlook et Google Contact

Explication sur cette page : https://www.simple-crm-support.com/2022/10/comment-interconnecter-vos-outils.html

Comment utiliser les nouveaux formulaires Simple CRM ?

Simple CRM bénéficie maintenant de nouveaux formulaires, plus réactifs, plus agréables à utiliser, et 100 % compatibles avec les ordinateurs de bureau, les tablettes et les smartphones.

Pour chaque formulaire, le panneau latéral a été remplacé par un système d’onglets beaucoup plus pratique à utiliser.

Vous pouvez maintenant organiser les formulaires et ajouter ou retirer n’importe quel champ afin d’adapter le mieux possible Simple CRM à votre activité. Pour modifier les champs d'un formulaire, merci de consulter cette page.

Améliorations

Voici la liste des améliorations par rapport aux anciens formulaires :

• les formulaires s’affichent en totalité sur n’importe quel ordinateur de bureau, tablette, smartphone
•  les champs obligatoires sont clairement identifiés par un cadre rouge
• vous pouvez maintenant rendre n’importe quel champ obligatoire
• vous pouvez afficher ou masquer n’importe quel champ sur le formulaire (sauf certains champs indispensables au bon fonctionnement de Simple CRM, par exemple pour les interaction : sujet, date de début, date de fin, utilisateur)
• les listes fonctionnent tout en mode recherche, vous pouvez donc par exemple accéder rapidement à un modèle d'e-mail qui serait tout en base de la liste des modèles en saisissant au clavier le début de son nom

Correspondance des emplacements des champs

Contacts

Pour les contacts, les champs de l’ancien formulaire sont répartis sur 3 onglets.

Nom, prénom, civilités, centres d'intérêts, note sur l'onglet "Principal"

Coordonnées sur l'onglet "Coordonnées privées"

Le panneau latéral est reporté sur l'onglet "Complémentaire"

Société

Les champs de l’ancien formulaire sont répartis sur 2 onglets.

Tous les champs principaux ont été placés dans l'onglet "Principal".

Les champ de l'ancien panneau latéral ont été placés dans l'onglet "Complémentaire".

Interaction

Les champs principaux ont été placés dans l'onglet "Principal".

Les champs personnalisés ont été placés dans l'onglet "Champs personnalisés".

Les document ont été placés dans l'onglet "Document".

Attention : nous avons remplacé le champ "Durée" qui matérialisait la durée de l'interaction par un nouveau champ "Date de fin".

Les champs Projet, Echéance, Source, Suite, Avancement ont été placés dans l'onglet "Projet".

Les boutons de conversion ERP (Simple ERP en option) ont été placés dans l'onglet "ERP".

Les boutons Helpdesk (Simple Helpdesk en option) ont été placés dans l'onglet "Helpdesk".

Projet

Les champs de l’ancien formulaire sont répartis sur 2 onglets.

Les champs principaux du projet ont été placés dans l'onglet "Principal".

Les champs de l'ancien panneau latéral ont été placés dans l'onglet "Motivation".

Comment modifier les formulaires Simple CRM ?

Simple CRM permet maintenant une grande liberté dans la gestion des formulaires.

Vous pouvez maintenant décider quels sont les champs qui apparaîtront dans les formulaires, pour tous les utilisateurs de Simple CRM.

Pour modifier un formulaire, allez dans l’Admin CRM puis cliquez sur le bouton « 25. Gestion des formulaires ».

Le module de gestion de formulaire apparaît. Choisissez le formulaire que vous souhaitez modifier.

Remarque importante

Pendant la modification du formulaire, il est nécessaire d’afficher le nom des blocs pour pouvoir les manipuler. Cliquez sur l'onglet "Général" et veillez à cocher la case « Afficher le nom des blocs ».

Les formulaires sont composés d’onglets qui contiennent des blocs qui contiennent eux-mêmes des champs.

Nous allons voir comment ajouter un onglet, un bloc et un champ dans le formulaire Contact. La méthode est la même pour les formulaires Société, Interaction et Projet.

Ajouter un onglet

Ajoutons par exemple l’onglet « Marketing ». Pour cela, cliquer sur le bouton « Général » puis cliquez sur le bouton « Ajouter onglet ». Le nouvel onglet apparaît. 

Il faut maintenant cliquer sur l'onglet pour le sélectionner, cliquez ensuite sur le bouton « Onglet ». Changer le nom de l’onglet : dans le champ « Le nom de l’onglet » saisissez « Marketing ».

Une fois l'onglet ajouté, le mieux est d’enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton « Sauvegarder ».

Ajouter un bloc

Un bloc ne peut être ajouté que dans un onglet.

Nous allons maintenant ajouter un bloc dans l’onglet « Marketing » que l’on vient de créer.

On sélectionne d'abord l’onglet « Marketing » en cliquant sur l’onglet.

Ensuite on clique sur le bouton « Onglet », puis sur le bouton « Ajouter Bloc ».

Le bloc apparaît sur le formulaire, matérialisé par le nom du nouvel onglet « Nouveau Block ».

Si vous ne voyez pas le nom du bloc, vous devez activer l’affichage du nom du bloc (voir plus haut).

Vous pouvez maintenant saisir le nouveau nom du bloc dans le champ « Le nom du bloc ».

Le champ taille permet de décider si le bloc occupe toute la largeur du formulaire, la moitié de la largeur, ou le quart de la largeur.

Enfin, enregistrez en cliquant sur le bouton « Sauvegarder » en bas à droite.

Ajouter un champ

Un champ ne peut être ajouté que dans un bloc.

Pour créer un champ, cliquez d’abord sur le nom du bloc dans lequel vous souhaitez créer le champ.

Cliquez maintenant sur le bouton « Ajouter un champ ».

Le champ nommé pour le moment "Nouveau Champ" apparaît sur le formulaire.

Choisissez maintenant quelle donnée Simple CRM vous souhaitez associer au champ, par exemple « Centres d’intérêts ».

Vous pouvez cocher la case « Obligatoire » pour rendre le champ obligatoire.

Vous pouvez également saisir le nom qui apparaîtra pour désigner le champ sur le formulaire. Si vous ne saisissez rien dans ce champ alors c’est le nom du champ qui apparaîtra dans le formulaire.

Dans le champ « Espace réservé » vous pouvez saisir le terme qui apparaîtra dans le champ, quand rien n’est encore saisi dedans. Dans notre cas vous pouvez saisir par exemple « Catégorie ».

Le champ taille permet de décider si le champ occupe toute la largeur du formulaire, la moitié de la largeur, ou le quart de la largeur.

Enregistrez en cliquant sur le bouton « Sauvegarder ». Le champ apparaît alors sur le formulaire.

 

Vous pouvez déplacer un champ par cliquer-déplacer. Pour cela, cliquez sur le champ, garder le bouton de la souris appuyé, déplacez la souris jusqu'à l'emplacement de destination, puis relâchez le bouton de la souris :

 

Vous pouvez immédiatement tester le champ directement sur le formulaire.
En mode construction, les boutons "Enregistrer", "Archiver', "Annuler" ne sont pas fonctionnels.

Supprimer un champ

Pour supprimer un champ, sélectionnez d’abord le champ, puis cliquez sur « Supprimer champ ». Cliquez sur « OK » dans la fenêtre de confirmation de suppression.

Supprimer un bloc

Pour supprimer un bloc, sélectionnez d’abord le bloc, puis cliquez sur « Supprimer bloc ». Cliquez sur « OK » dans la fenêtre de confirmation de suppression.

Attention, si vous supprimez un bloc, tous les champs contenus dans le bloc seront également supprimés.

Supprimer un onglet

Pour supprimer un onglet, sélectionnez d’abord l’onglet, puis cliquez sur « Supprimer onglet ». Cliquez sur « OK » dans la fenêtre de confirmation de suppression.

Attention, si vous supprimez un onglet, tous les blocs (donc tous les champs) contenus dans l’onglet seront également supprimés.

Remarques

Vous pouvez ajouter le même champ dans plusieurs onglets. Dans ce cas, si vous modifiez la valeur d’un champ, la valeur saisie ou choisie sera reportée sur le même champ s’il est présent sur plusieurs onglets.