logiciel CRM logiciel CRM logiciel CRM logiciel CRM

Moteur de recherche de base

lundi, mai 28, 2018

Comment activer la gestion des acomptes dans Simple ERP ?

Le logiciel de gestion en ligne Simple ERP propose maintenant la gestion des factures d'acompte.

Pour utiliser la gestion des factures d'acompte, vous devez d'abord activer cette fonctionnalité.

Activation de la gestion des factures d'acompte


Pour cela :
- menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Admin ERP
- cliquez sur l'onglet "8. Paramètres ERP"
- cochez la case "Activer la gestion des acomptes"
- cliquez sur Enregistrer

Création  des modèles de factures supplémentaires


Ensuite, vous devez créer un modèle de facture intitulé "Facture d'acompte" et un autre intitulé "Facture de solde". A part ces mentions, ces nouveaux modèles de facture sont identiques au modèle de facture que vous utilisez habituellement.




Principe de fonctionnement

La législation française impose depuis 2004 l'émission d'une facture d'acompte et d'une facture de solde pour tout encaissement d'acompte.

Dans Simple ERP, vous allez :
- créer un bon de commande que vous ferez signer au client
- facturer le bon de commande en plusieurs fois (au moins une facture d'acompte et une facture de solde, et éventuellement plusieurs factures intermédiaires)

Création du bon de commande
Créez un bon de commande classique avec Simple ERP, et renseignez les produits vendus.



Une fois le bon de commande prêt, prévisualisez pour contrôler le contenu, puis générez le bon de commande en PDF



Génération des factures

Fermez le PDF, vous revenez au bon de commande.
Cliquez sur le bouton "Facturer en plusieurs fois".
Une fenêtre s'ouvre, vous permettant d'effectuer les réglages de facturation.



Dans cette fenêtre :
- choisissez le bon de commande concerné par la facturation en plusieurs fois (la plupart du temps il n'y aura qu'un seul bon de commande concerné)
- choisissez le nombre de factures à générer
- modifiez si besoin la date, l'échéance, le montant de chaque facture
- choisissez le modèle pour chaque facture (facture d'acompte pour la première, facture de solde pour la dernière et facture pour les intermédiaires)

Une fois les réglages effectués, cliquer sur "Générer les factures"

Facture d'acompte

Allez ensuite sur le module Facture (menu haut -> Facture). Les factures générées apparaissent dans la liste.

Ouvrez la première facture dans l'ordre chronologique. Il s'agit de la facture d'acompte.



Cette facture ne contient qu'un seul produit intitulé "Facturation partielle". Le commentaire de ce produit contient le rappel de la référence et la date du bon de commande, ainsi que le détail des produits commandés et les totaux HT et TTC de la commande.



Sur cette interaction, dans le bloc "Versement" :
- saisissez la mention que vous souhaitez voir apparaître, par exemple "Versement" ou "Acompte"
- saisissez le montant de facture d'acompte
- saisissez la date du versement



Cliquez ensuite sur le bouton appliquer. La mention du versement apparaît en pied de facture. Apparaît également ce qui reste à facturer sur la totalité du bon de commande.



Vérifiez que le modèle de facture choisi est bien "Facture d'acompte".
Prévisualisez puis générez la facture en PDF.



Factures intermédiaires

Si vous souhaitez facturer en plus de deux fois (acompte et solde), vous devez générer des factures intermédiaires.

Dans notre exemple (facturation en 3 fois), il y a une facture intermédiaire.

Le jour ou vous devez générer la facture, de la même manière que pour la facture d'acompte, saisissez le versement (mention, montant, date).
Vérifiez que le modèle est bien "Facture", prévisualisez et générez la facture.



Facture de solde

Le jour ou vous devez générer la facture de solde, de la même manière que pour la facture d'acompte, saisissez le versement (mention, montant, date).
Vérifiez que le modèle est bien "Facture de solde", prévisualisez et générez la facture.




jeudi, mai 24, 2018

Simple Doc : créer des PV de réunion et des WIKI directement dans Simple CRM

Simple Doc est une fonctionnalité de GED (Gestion Electronique de Documents) présente dans le logiciel CRM Simple CRM, depuis le lanceur d'applications, espace "PROD":


Simple Doc est un éditeur de texte.

Cet éditeur vous permet par exemple de créer des procès verbaux de réunion ou de réaliser des WIKI afin de pérenniser le savoir faire et les procédures métier de votre entreprise:



A quoi sert un WIKI dans une entreprise? Un WIKI c'est en fait un manuel des procédures. Un manuel de procédure est le référent sur lequel s’appuie tout employé afin de réaliser les tâches qui lui sont assignées.

Si l’on prend par exemple le traitement du courrier, le manuel va expliquer :

  •     où se trouvent les courriers ;
  •     comment les numériser ;
  •     comment nommer les versions électroniques des courriers numérisés ;
  •     quels traitements leur appliquer ;
  •     etc.

Les manuels de procédure sont des instruments  de  contrôle  essentiels malheureusement souvent délaissés dans les PME.

C’est une grave erreur car l’absence  de  procédures  écrites  rend  le contrôle interne difficile,  non-transparent et aléatoire.

Lorsque les procédures sont écrites, il existe un référentiel métier sur lequel s’appuyer, un contrat de qualité du travailleur envers l’entreprise, qui efface la possibilité de l’éternel : « Je ne savais pas, personne ne m’avait rien dit. ».

Pour plus d'information sur cette technique de gestion d'entreprise, lisez cet extrait d'un des ouvrages de management écrit par Brice Cornet, CEO de Simple CRM. 

mercredi, mai 23, 2018

Défaillance générale "PING", plus aucun accès réseau sous Windows 10 suite à la dernière mise à jour (avril - mai 2018)

De nombreux clients nous ont remonté un nouveau problème dans Windows 10, suite à la dernière mise à jour.

Cette mise à jour entraîne une défaillance générale de la connexion réseau (WIFI ou filaire).

Apparemment, Microsoft ne fournit pas de correctif.

L'équipe technique de Simple CRM a trouvé une solution qui semble fonctionner chez la majorité des clients impactés par cette nouvelle mise à jour de Windows.

Pour ce faire, téléchargez le programme gratuit "SG TCP Optimizer" sur: http://www.speedguide.net/files/TCPOptimizer.exe

Cliquez DROIT avec votre souris et lancez en tant qu'administrateur de l'ordinateur:



Appliquez ensuite la configuration suivante puis redémarrez votre ordinateur:


lundi, mai 14, 2018

Comment ajouter des CGV en PDF avec Simple ERP ?

Le logiciel de gestion en ligne Simple ERP vous permet maintenant d'ajouter automatiquement des conditions générales de ventes (CGV) en PDF, à la fin de vos documents commerciaux (devis, bon de commande, facture, bon de livraison).

Pour ajouter des CGV en PDF à un modèle de document Simple ERP :

- ouvrez le modèle de document (voir ici)
- cochez la case "Insérer un PDF avant et/ou après le document / Activer"
- chargez le fichier PDF des CGV dans le champ "Page insérées après le document"
- cliquez sur Enregistrer.


A partir de ce moment, les documents Simple ERP générés à partir de ce modèle contiendront le fichier PDF des CGV en fin de document.


Comment utiliser Simple CPQ ? (Réalisation de beaux devis, façon "brochure")



Simple CPQ est une fonctionnalité intégrée au logiciel de gestion en ligne Simple ERP.

Simple CPQ vous permet d'ajouter automatiquement aux documents ERP (devis, bons de commande, factures, bons de livraison) :
- un fichier PDF en entête
- une page intercalaire après le document ERP
- un fichier PDF par produit listé dans le document ERP
- un fichier PDF en fin de document ERP

Chacun de ces fichiers PDF peut avoir un poids maximum de 10 mégaoctets. Attention cependant à compresser correctement les images des fichiers PDF afin que le document final reste suffisamment léger pour pouvoir être envoyé par email par exemple.

Cette fonctionnalité permet de gagner beaucoup de temps lors de la réalisation de documents ERP composés.


Activation et paramétrage de Simple CPQ

1) Dans l'Admin ERP 

Pour activer Simple CPQ, allez dans le module Simple ERP (menu haut -> Simple ERP), puis dans "Admin ERP", puis cliquez sur l'onglet "8. Paramètres ERP". Cochez la case "Activer Simple CPQ".



Sur cette page, chargez les documents PDF qui seront ajoutés automatiquement aux documents ERP générés par Simple ERP :

- la "page de garde" permet d'insérer un document PDF en tête des documents ERP
- la "page intercalaire" permet d'insérer un document PDF après le document ERP, juste avant les pages PDF des produits
- la "page de fin" permet d'insérer, à la fin du document ERP, après les pages PDF des produits




2) Sur les modèles de documents

Vous devez activer Simple CPQ sur chaque modèle de document pour lequel vous souhaitez utiliser Simple CPQ (devis, bon de commande, facture, bon de livraison...).
Pour cela, ouvrez le modèle de document concerné (menu haut -> Admin ERP -> onglet "3. Modèles de documents".
Une fois le modèle ouvert, cochez la case "Activer Simple CPQ sur ce modèle".




3) Sur les produits
Si vous souhaitez insérer automatiquement des fiches produit, vous devez charger un fichier PDF pour chaque produit concerné.

Pour cela :
- ouvrez le produit concerné (menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Produit)
- dans le champ "Simple CPQ / Fiche produit PDF", chargez la fiche produit concernée puis Enregistrez.


Pour plus de facilité, téléchargez un devis exemple

Ce devis est annoté et permet de mieux comprendre l'ordre de mise en page.

TELECHARGER LE DEVIS EXEMPLE.

Utilisation de Simple CPQ

Une fois l'activation et le paramétrage effectué, par exemple sur les devis, ouvrez un devis existant ou créez-en un nouveau.
Quand vous avez élaboré le document (client, liste des produits), cliquez sur le bouton "Prévisualiser".



Une fenêtre apparaît, vous permettant d'activer ou désactiver les différentes sections du document.



Cliquez ensuite sur le bouton "Prévisualiser". Le document tel qu'il sera généré est affiché.

Pour générer réellement le document, cliquez sur le bouton "Générer le devis en PDF".



Une fenêtre apparaît, vous permettant d'activer ou désactiver les différentes sections du document.



Cliquez ensuite sur le bouton "Générer le devis en PDF". Le document est généré.


vendredi, mai 04, 2018

La navigateur web Chrome se fige / bloque / plante très souvent sous Windows 10.

Beaucoup de clients nous ont remonté un soucis technique important: le plantage à répétition du navigateur web CHROME (navigateur conseillé afin d'utiliser Simple CRM), sous Windows 10.

Nos équipes techniques ont enquêtés sur ce soucis, avec l'aide de nos amis de Microsoft et de Google.

Nous avons fini par trouver la source du problème. Le soucis provient de la nouvelle grande mise à jour de Windows 10, intitulée « April Update », qui sera obligatoire à partir de 8 mai 2018. En effet, cette mise à jour a pour particularité de "paralyser" totalement Chrome, de façon régulière. Pour l’instant, Microsoft n’a pas encore fourni de correctif permettant de résoudre ce dysfonctionnements.

Les équipes support de Simple CRM ont trouvé une solution temporaire: la solution consiste à désactiver l’accélération matérielle dans Google Chrome.

Voici comment procéder de façon classique


Aller dans les paramètres de Chrome:


Désactiver l'accélération graphique:


Autre solution

En alternative vous pouvez lancer Chrome avec le paramètre --disable-gpu:

"C:\Program Files (x86)\Google\Chrome\Application\chrome.exe" --disable-gpu

Vous pouvez intégrer ce changement en modifiant le raccourci de lancement: 


Pour les entreprises travaillant avec un Active Directory Microsoft


En GPO il est possible de tenter cette approche (néanmoins la technique du raccourcis directement placé sur les bureaux des roaming profile sera plus efficace et simple):