Dans Simple ERP, comment exporter un champ personnalisé comme compte comptable dans les exports comptables ?

Depuis l'origine, le logiciel de gestion en ligne Simple ERP propose l'export des données comptables au format CSV.

Par défaut, le numéro de compte comptable client exporté est le champ "Ref externe" des fiches contact ou société.

 

 

Si un contact est lié à l'interaction et que le champ "Ref externe" du contact est renseigné, alors c'est la valeur de ce champ qui est exporté, les noms et prénom du contact sont alors insérés dans l'export.

Si l'interaction n'a pas de contact lié, ou si le champ "Ref externe" du contact est vide, alors Simple ERP exporte le contenu du champ "Ref externe" de la société, le nom de la société est insérée dans l'export.

Il est désormais possible de configurer l'export d'un champ personnalisé comme compte comptable du client.

Pour cela, dans Simple ERP, allez dans l'Admin ERP, puis cliquez sur l'onglet "8. Préférences ERP".

Dans le champ "Champ contenant le compte comptable du client", choisissez le champ personnalisé qui sera exporté.

Cliquez ensuite sur le bouton "Enregistrer".

Si le champ choisi appartient à une fiche contact, alors les nom et prénom du contact seront insérés dans l'export. Si le champ appartient à une fiche société, alors les noms et prénom du contact sont insérés dans l'export.

Pour créer un champ personnalisé et l'insérer dans un formulaire, merci de consulter cette page.

 

Comment paramétrer un nouveau de taux de TVA sur Simple ERP ?

Certaines activités sont soumises à des taux de TVA particuliers.

Si vous avez besoin de gérer plusieurs taux de TVA dans le logiciel de gestion en ligne Simple ERP, vous devez d'abord créer les taux voulus.

Pour cela :
- menu haut -> Simple ERP
- menu haut -> Admin ERP
- cliquez sur l'onglet "4. Gestion des taxes"

Vous arrivez sur le formulaire de gestion des taxes.

Pour ajouter une taxe, par exemple un taux de TVA, renseignez la ligne vide présente en bas du tableau.

Saisissez les champs :
- Vente ou Achat selon si ce taux s'applique aux ventes ou aux achats
- cochez la case pour activer cette taxe afin de la rendre disponible sur les documents ERP
- saisissez un code taxe unique, par exemple "TVAV55"
- saisissez la description de la taxe telle qu'elle apparaîtra sur les documents ERP, par exemple "TVA 5,5%"
- saisissez le taux de cette taxe en pourcents, par exemple 5,5 pour une taxe à 5,5%
- saisissez une mention optionnelle telle qu'elle apparaîtra sur les document ERP, par exemple "Art 278-0 bis B du CGI"
- saisissez le code comptable optionnel, qui sera exporté dans les fichiers d'exports comptables

Une fois la saisie terminée, cliquez sur "Enregistrer". La taxe est alors disponible sur les interactions ERP (devis, commandes, factures, bons de livraisons).

Comment regrouper certains clients dans le même compte comptable dans Simple ERP ?

Habituellement dans la comptabilité d'une entreprise, chaque client dispose d'un compte comptable commençant par "411". Vous devez alors saisir ce numéro de compte dans le champ "Ref externe" de la fiche contact ou société du client dans Simple CRM.

Exemple sur la fiche contact :

Dans le cas des ventes au comptoir, de nombreuses entreprises regroupent comptablement une partie ou la totalité des ventes dans un seul compte comptable client.

Si vous souhaitez affecter un compte comptable client global pour certains clients :

Allez dans l'Admin ERP, puis cliquez sur l'onglet "8. Préférences ERP".

Dans le champ "Compte comptable client global", saisissez le numéro de compte global client, par exemple "4110000".

Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Une fois ce paramétrage réalisé, si vous effectuez un export des factures de vente, le compte comptable du client sera celui paramétré en global si le champ "Ref externe" du contact ou de la société du client est vide.
Si le champ "Ref externe" est renseigné, alors c'est sa valeur qui sera exportée.

Comment fournir à mon comptable un accès limité à Simple ERP ?

Simple ERP vous évite la tâche fastidieuse de communiquer les éléments à votre comptable.

Simple ERP offre gratuitement un accès utilisateur de type "Comptable". Cet utilisateur n'est pas décompté du nombre d'utilisateurs de votre licence Simple CRM.

Cet utilisateur n'a accès qu'aux éléments de comptabilité (factures de vente et d'achat, exports CSV des ventes et des achats).

Pour autoriser votre comptable à accéder à Simple ERP :

1) Allez dans le module Admin CRM

2) Cliquez sur l'onglet "Liste des utilisateurs"

3) Cliquez sur l'utilisateur "Comptable"

4) Saisissez 2 fois le mot de passe que vous souhaitez communiquer à votre comptable, et cliquez sur Enregistrer.

5) Envoyez à votre comptable :
- l'URL de connexion à votre Simple CRM
- le login : Comptable
- le mot de passe que vous lui avez affecté

6) Votre comptable aura accès à votre Simple ERP de manière limitée (seulement les éléments qui lui sont utiles)

Il pourra ensuite exporter les données comme expliqué ici .