Créer une liste filtrée à partir d'un autre champ

Avec la version 11 , Simple CRM offre la possibilité de créer des champs custom filtré depuis d'autres champs Custom.

Option nécessaire

Pour ce faire, il faut avoir au préalable activé l'option "Afficher 2 colonnes supplémentaires dans la gestion des listes personnalisées" dans les paramètres.

Pour cela, allez dans l'Admin CRM, puis cliquez sur le bouton "13. Paramètres". Cochez la case "Afficher 2 colonnes supplémentaires dans la gestion des listes personnalisées", puis cliquez sur Enregistrer.

Gérer la liste

Dans cet exemple, on veut créer une liste qui affichera des types de véhicules en fonction de la marque du véhicule, nous auront déjà une liste crée contenant les marques de véhicules.

1) Création de la liste

Allez dans l'Admin CRM puis cliquez sur "7. Gestion de listes".

Dans le dernier champ vide en bas de la liste, saisissez le nom de votre liste, pour notre exemple "Type véhicule". Ensuite, cliquez sur le bouton Enregistrer.

2) Saisie des éléments de la liste

Cliquez sur le bouton "Éléments de la liste" sur la ligne "Type véhicule" que nous venons de créer.

Dans la colonne "Texte de l'élément", il faut indiquer la valeur qui servira de filtre et dans la colonne "Texte de l'élément 1" les valeurs qui seront affichées dans la liste.

3) Assigner la liste au champ

Rendez-vous dans la gestion des champs personnalise et affecter le type de donnée "Liste filtrée", sélectionnée votre liste dans le menu déroulant et noté le nom du champ en dessous.

Dans notre exemple, le champ servant à filtrer sera le "soc_cust3".

Ensuite, il faut affecter le champ dans le formulaire comme expliquer dans cette FAQ.

Fonctionnement

Il vous suffit ensuite de sélectionner une valeur dans le champ marque pour que le champ type soit filtré comme montré sur le GIF au dessus de l'article.

Gestion des champs Simple Custom, en fonction de votre version de Simple CRM

La gestion des champs personnalisations n'est pas la même en fonction des versions de Simple CRM.

Les versions Simple CRM Starter et Simple CRM Classic, permettent de créer des champs et d'attribuer des droits d'accès uniquement à des onglets, par utilisateur.

Les versions Simple CRM Enterprise et Business+, permettent de créer des champs, de les placer à différents endroits dans les formulaires de saisie (Société, Contact, Interaction et Projet) et d'attribuer des droits d'accès à des onglets et des blocs, par utilisateur et par type d'utilisateur, ainsi que de définir des droits en lecture et écriture (fonctions disponibles à partir de septembre 2023).

Comment gérer les champs Simple Custom dans Simple CRM Starter et Classic ? 

Pour maitriser la configuration de votre Simple CRM, sur cette thématique, merci de lire les 3 explications suivantes:

• Créer des champs personnalisés avec Simple Custom
• Comment répartir les champs Simple Custom dans des onglets dans Simple CRM ?
• Liste des balises pour les champs calculés

Comment gérer les champs Simple Custom dans Simple CRM Enterprise et Business+ ? 

Le processus de création des champs est le même que pour Simple CRM Starter et Classic.

Dès lors, pour maitriser la configuration de votre Simple CRM, sur cette thématique, merci de lire les 3 explications suivantes:

• Créer des champs personnalisés avec Simple Custom
• Comment répartir les champs Simple Custom dans des onglets dans Simple CRM ?
• Liste des balises pour les champs calculés

Ensuite, pour ce qui est du placement spécifique des champs, afin de totalement personnaliser votre expérience CRM, merci de lire:

• Gestion des formulaires rapides
• Comment gérer mes champs personnalisé dans les versions Enterprise et Business + ?
• L'onglet "champs personnalisé" a disparu de mes interactions que faire ?

L'onglet "champs personnalisé" a disparu de mes interactions que faire ?

 Suite à la mise à jour de Simple CRM, l'onglet "champs personnalisé" a disparu de vos interactions et c'est tout a fait normal.

Les onglets des champs personnalisés sont maintenant directement intégrés au formulaire afin d'être plus adaptables sur vos différents appareils ainsi que de nous fournir plus de liberté de conceptions.

Voici des images montrant l'adaptation avant après :

Nouveau :

Ancien : 

Il n'y a plus de bouton enregistré qui était présent sous l'onglet "champs personnalisé".
Pour cause, l'enregistrement des données des champs personnalisé est maintenant effectué au même moment que l'enregistrement du reste.

Comment gérer mes champs personnalisé dans les versions Enterprise et Business + ?

Si vous êtes en version Enterprise ou en Business+ de Simple CRM, la gestion des onglets des champs personnalisés n'est plus disponible dans la partie "Champs personnalisé", voici comment gérer les champs personnalisés pour ces versions.

Attention cependant que la partie "produit" n'a pas été modifiée.

Si vous n'êtes ni en Enterprise ni en Business+, la gestion s'effectue toujours comme auparavant.

Création

Pour la création des champs, il n'y a pas de différence entre les différentes versions, il faut suivre le tutoriel suivant : Comment créer des champs personallisé

Répartition dans le formulaire

Une fois que les champs ont été créés, rendez-vous dans la partie "formulaire" de l'administration CRM.

Pour ce faire, vous pouvez cliquer sur le bouton "Édition tabulation" en haut de la création des champs personnalisé.

Ou alors via le bouton Admin CRM -> 25. Gestion des formulaires -> sélectionner le formulaire voulu 

Vous voilà dans le formulaire de saisie de l'entité à laquelle vous avez rajouté un champ personnalisé.

Il vous suffit maintenant de rajouter le champ là où vous le désirez.

Cependant, il ne s'affichera sur la fiche contact/société que dans la partie "Simple Custom", cette partie n'affichera que les onglets ayant la case "Afficher dans les formulaires rapides" de cocher.

Pour plus d'information à ce sujet, consulter : Gestion des formulaires rapides

Gestion des formulaires rapides.

 Si vous êtes en version Enterprise ou en business+ de Simple CRM, vous aurez accès au formulaire rapide sur les fiches contact, société et projet.

Voici une démonstration rapide :

Que sont les formulaires rapides ?

Le formulaire rapide est la partie qui était anciennement appelée "Simple Custom", il s'agit d'une zone ou s'afficheront les champs personnalisés, mais vous pouvez dorénavant y ajouter d'autre donnée. 

Comment y rajouter un onglet ?

Pour rajouter un onglet dans les formulaires "rapides", il faut se rendre dans la partie d'administration des formulaires de saisies.

Admin CRM -> 25. Gestion des formulaires -> sélectionner le formulaire désiré.

Sur ce formulaire, dans les options de l'onglet, une nouvelle option est disponible : 

"Afficher dans les formulaires rapides"

Tous les onglets dont cette option est activée s'afficheront dans les formulaires rapides.

Liste des balises pour les champs calculés

Le logiciel en ligne Simple CRM permet maintenant l'utilisation de champs calculés. Plus précisément, ce nouveau type de champ permet de retrouver et concaténer des valeurs de l'enregistrement ou de certains enregistrement liés.

Pour créer un champ personnalisé calculé, créez un champ de type "Champ calculé" (pour plus d'explication sur comment créer un champ personnalisé merci de consulter cette page).

Dans le champ "Formule", saisissez le texte correspondant au calcul souhaité.

Par exemple, sur une fiche société, vous pouvez créer un champ "Adresse complète" qui va rassembler les champs Rue, Code Postal et Ville de la société. Pour cela, dans le champ "Formule" du champ calculé, vous pouver saisir :

[SOC_RUE] [SOC_CODE_POSTAL] [SOC_ADR_VILLE]

Enregistrez le nouveau champ personnalisé.

Ensuite ouvrez une fiche société dont l'adresse postale est renseignée, puis Enregistrez les champ Simple Custom. Le champ calculé présente maintenant l'adresse complète de la société.

Valeurs sur des fiches liées

Avec les champs calculés, vous pouvez aussi copier des valeurs présentes dans des fiches liées. Par exemple, sur les fiches interactions, vous pouvez créer un champ calculé qui va recopier la ville de la société liée à l'interaction.

Pour cela, créez un champ calculé nommé "Ville" sur les fiches interactions. Dans la case "Formule" du nouveau champ personnalisé, saisissez :

[INTER_IDSOCIETE.SOC_VILLE]

Valeurs sur les fiches liées par champ custom

Par exemple, sur les fiches interactions, vous souhaitez pouvoir indiquer une société mère et le site web de cette société mère.

Pour cela vous aller créer :

- un champ personnalisé "Société mère" (inter_cust10) de type société
- un champ personnalisé "Site web société mère" (inter_cust14) de type champ calculé dont le champ formule contient :

[INTER_CUST10.SOC_URL]

Valeurs sur les éléments des listes personnalisées

Vous pouvez maintenant affecter 3 valeurs aux éléments de la liste (voir la FAQ) et récupérer la valeur que vous souhaitez dans un champ Simple Custom.

Cela permet de compléter automatiquement un champ Simple Custom en fonction de la valeur d'un autre champ, par exemple obtenir automatiquement la Région française à partir du choix du département.

Le champ doit être de type "Champ calculé". La syntaxe est la suivante :

[CHAMPCOLONNE1.LOOKUP_IDLISTE_NBRCAR1:NBRCAR2_NUMCOLONNE]

Par exemple :

[SOC_CODE_POSTAL.LOOKUP_1001_3:2_1] utilise les 3 premiers, puis, s'il ne trouve pas sur 3 caractères, les 2 premiers caractères du champ "Code postal" de la société, cherche la valeur correspondante dans la liste utilisateur ID 1001, et renvoie la colonne de Texte 1.

En cas de doutes sur le nombre de caractères, vous devez indiquer le nombre de caractères maximum de l'élément du champ de départ.

Par exemple si votre champ de départ SOC_CUST59 contient les valeurs suivantes :

• Client particulier
• Client professionnel
• Prospect
• Fournisseur

Alors les nombres NBCAR1 et NBCAR2 doivent être au moins égaux au nombre de caractères du plus long élément de la liste, à savoir "Client professionnel" qui compte 19 caractères. Dans ce cas, la formule sera par exemple :[SOC_CUST59.LOOKUP_1001_19:19_1]

 

Champs avec incrémentation automatique

Simple CRM propose également des champs calculés de type "Référence". Ces champs permettent de générer des références uniques avec une incrémentation automatique. Les références sont basées sur les références de documents (voir cette page). 

Pour insérer une référence unique :

- créez une nouvelle référence ou ouvrez une référence existante (voir cette page).

- récupérez l'ID de la référence dans l'URL :

 

Ensuite, dans la création du champ Simple Custom, choisissez un champ de type "Champ calculé", et dans la description, saisissez [REFERENCE_ID] avec ID = l'id de la référence qu'on veut utiliser. Pour notre exemple ci-dessus : [REFERENCE_1].

A chaque création d'une fiche comportant le champ calculé, une nouvelle référence unique incrémentale sera automatiquement insérée dans le champ.

Attention : si vous utilisez la même référence pour numéroter les documents de publipostage, alors l'incrémentation aura lieu aussi bien pour les champs Simple Custom que lors de la génération d'un nouveau document.

Liste des balises

Voici la liste des balises utilisables dans les champs calculés

CONTACT

ID du contact Civilité Nom Prénom Rue Complément d'adresse Code postal Localité Pays Tél mobile Tél fixe Email perso Skype Fax Site web Note Centres d'intérêt numériques Facebook LinkedIn Twitter Viadeo Réf externe Date de naissance Champs custom

[CONT_IDCONTACT] [CONT_CIVILITE] [CONT_NOM_CONTACT] [CONT_PRENOM] [CONT_ADR_RUE] [CONT_ADR_COMPLEMENT] [CONT_ADR_CP] [CONT_ADR_VILLE] [CONT_ADR_PAYS] [CONT_TEL_MOBILE] [CONT_TEL_FIXE] [CONT_EMAIL_PERSO] [CONT_SKYPE] [CONT_FAX] [CONT_URL_PERSO] [CONT_NOTE] [CONT_CENTRE_INTERET] [CONT_URL_FACEBOOK] [CONT_URL_LINKEDIN] [CONT_URL_TWITTER] [CONT_URL_VIADEO] [CONT_REF_EXTERNE] [CONT_DATE_NAISSANCE] [CONT_CUSTXX] AVEC XX DE 1 À 100

SOCIETE

ID de la société Société Num TVA Num SIRET Identifiant National Rue Complément d'adresse Code postal Localité Pays Tél 1 Tél 2 Fax Email Site web Note Ref Externe Champs custom

[SOC_IDSOCIETE] [SOC_NOM_SOCIETE] [SOC_NUM_TVA] [SOC_NUM_SIRET] [SOC_NUM_CIK] [SOC_RUE] [SOC_BOITE] [SOC_CODE_POSTAL] [SOC_VILLE] [SOC_PAYS] [SOC_TEL1] [SOC_TEL2] [SOC_FAX] [SOC_EMAIL] [SOC_URL] [SOC_NOTE] [SOC_REF_EXTERNE] [SOC_CUSTXX] AVEC XX DE 1 À 100

INTERACTION

ID de l’interaction ID Utilisateur Projet Date début Durée heures Durée minutes Date échéance Sujet ID Média Média ID Type interaction Budget Source Note Suite ID Etat Tâche Priorité Champs custom

[INTER_IDACTION] [INTER_IDUTILISATEUR] [INTER_IDPROJET] [INTER_DATE_ACTION] [INTER_DUREE_HEURES] [INTER_DUREE_MINUTES] [INTER_DATE_ECHEANCE] [INTER_SUJET] [INTER_IDMEDIA] [INTER_R_IDMEDIA] [INTER_IDTYPE_ACTION] [INTER_BUDGET] [INTER_SOURCE] [INTER_NOTE] [INTER_ETAPE_SUIVANTE] [INTER_ETAT] [INTER_ALL_DAY] [INTER_PRIORITE] [INTER_CUSTXX] AVEC XX DE 1 À 100

PROJET

ID Projet Nom projet Ref projet ID Chef de Projet Projet public ID Etat Date début Date fin Budget Dépenses projet Recettes Note Actif Motivation succès Motivation échec Type projet Champs custom

[PROJ_IDPROJET] [PROJ_NOM_PROJET] [PROJ_REF_PROJET] [PROJ_IDUTILISATEUR] [PROJ_PUBLIC] [PROJ_IDETAT] [PROJ_DATE_DEBUT] [PROJ_DATE_FIN] [PROJ_BUDGET] [PROJ_DEPENSE] [PROJ_BALANCE] [PROJ_NOTE] [PROJ_ACTIF] [PROJ_MOTIVATION_SUCCES] [PROJ_MOTIVATION_ECHEC] [PROJ_TYPE_PROJET] [PROJ_CUSTXX] AVEC XX DE 1 À 100

Comment répartir les champs Simple Custom dans des onglets dans Simple CRM ?

Le logiciel de gestion de la relation client Simple CRM permet maintenant d'organiser les champs Simple Custom en onglets.

Chaque onglet peut être visible ou non selon le profil de chaque utilisateur.

 

Configuration des onglets

Pour configurer les onglets, allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM) puis cliquez sur l'onglet "8. Champs personnalisés".

Choisissez ensuite le type de fiches pour lequel vous souhaitez gérer les onglets (par exemple "Contact", puis cliquez sur "Afficher les champs de la table".

Vous arrivez sur le module de gestion des champs personnalisés Simple Custom.

Descendez au dessous de la liste des champs, vous arrivez sur la partie permettant de gérer les onglets.

Par défaut, un onglet est toujours présent : "Général". Avant toute configuration de votre part, cet onglet contient tous vos champs Simple Custom, et est accessible à tous les utilisateurs.

Cet onglet n'est pas supprimable, mais vous pouvez le renommer ou l'attribuer aux utilisateurs de votre choix.

Création d'un onglet

Pour créer un onglet : dans la ligne vide, saisissez le nom de l'onglet, attribuez les utilisateurs qui auront accès à cet onglet, saisissez l'ordre d'affichage, et cliquez sur Enregistrer. L'activation d'un nouvel onglet est automatique.

 

Attribution des champs à l'onglet

Par défaut, tous les champs sont attribués à l'onglet "Général". Vous pouvez attribuer les champs au bon onglet.

Une fois votre répartition des champs établie, cliquez sur le bouton "Enregistrer au dessous de la liste des champs".

Désactivation et réactivation d'un onglet

Vous pouvez désactiver un onglet, après cette opération, l'onglet et les champs custom associés ne seront plus accessibles.

Pour désactiver un onglet, décochez la case "Actif" sur la ligne de l'onglet à désactiver, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour réactiver un onglet, cochez la case "Actif" sur la ligne de l'onglet à désactiver, puis cliquez sur Enregistrer.

 

Une fois l'onglet réactivé, celui-ci réapparaîtra, avec ses champs associés, pour les utilisateurs concernés.

Suppression d'un onglet

Pour supprimer un onglet, cochez la case "Supprimer" sur la ligne de l'onglet, puis cliquez sur le bouton "Enregistrer".

 

Après cette opération, vous devrez attribuer à nouveau les champs Simple Custom contenus dans l'onglet supprimé, à un autre onglet.

Utilisation

Par défaut, seul l'onglet Général, contenant tous vos champs Simple CRM, sera visible dans les fiches.

Une fois que vous aurez configuré vos onglets, ceux-ci apparaîtront si l'utilisateur connecté est autorisé à y accéder.

 

Créer des champs personnalisés avec Simple Custom

Simple Custom vous permet d’ajouter des champs personnalisés dans:

• Société
• Contact
• Projet
• Interaction
• Produit

Ces champs peuvent être de type:

• Texte
• Numérique entier
• Numérique décimale 
• Date
  
• Menu déroulant à choix unique
• Menu déroulant à choix multiple
• Lien vers une fiche Société (idéal pour, par exemple, lier une filiale à une maison mère)
• Lien vers une fiche Contact (idéal pour, par exemple, lier une secrétaire à son responsable)
• Lien vers une fiche Projet
• Lien vers une fiche Interaction
  
• Lien Internet ou Intranet (idéal pour, par exemple, pointer vers du contenu présent dans un autre Système d'Information) Attention pour ces liens, il suffit tout simplement de choisir le type TEXTE et, lorsque vous complétez le champ, de bien faire commencer le lien par HTTP ou HTTPS, afin que le contenu soit reconnu comme un champ lien. 
• Champ calculé, consultez la FAQ
• Champ Mémo
  

Vous pouvez bien entendu réaliser des requêtes sur ces champs.

Créer des champs

La première étape, dans le cas où vous désirez proposer un menu déroulant, il va falloir stocker le contenu du ou des menus.

Imaginons que vous désirez spécifier le secteur d’activité d’une entreprise.

Vous devez aller:

1. Espace d'administration
2. Choisir l'onglet "Gestion des listes"
3. Saisir le nom de la liste
4. Cliquer sur Enregistrer
5. Un nouveau bouton "Eléments de la liste" apparaît: cliquez dessus
6. Saisissez les éléments de la liste et enregistrez

Cette étape réalisée, retournez dans l'espace d'administration et sélectionnez l'onglet "Champs personnalisés", puis sélectionnez l'entité où vous désirez créer des champs:

Il vous suffit ensuite de:

1. Nommer votre champ custom
2. Choisir son type (Texte, Numérique ou Date)
3. De le lier ou non à une liste de menu déroulant
4. De cliquer sur le bouton "Enregistrer" présent en bas de page

Si vous désirez changer l'ordre des champs, il vous suffit de pointer avec votre souris la Référence du champ, de cliquer, puis de réaliser un glisser-déposer.

Réaliser une recherche sur les champs custom

• Aller dans Chercher
• Cliquer sur Recherche avancée

• Passez en Mode Expert
• Puis en bas de la fenêtre réalisez la recherche sur les champs Simple Customs désirés

Supprimer le contenu des champs custom

Lorsque vous modifiez le nom ou le type d'un champ, ou la liste associée au champ, la case à cocher "Suppr. données" située à droite est automatiquement cochée.

Si cette case est cochée, alors les données contenues dans ce champ sont supprimées lorsque vous enregistrez le formulaire.

 

Cela est utile lorsque vous modifiez un champ pour l'affecter à une autre usage. De cette manière, les données contenues dans le champ sont automatiquement supprimées.

 

 

 

 

Un message d'avertissement vous permet d'appliquer vos modifications, y compris la suppression des données des champs dont la case "Suppr. données" est cochée. 

 

 

Si vous ne souhaitez pas supprimer des données de champs custom, cliquez sur Annuler, décochez la case "Suppr. données" de chaque champ, puis cliquez à nouveau sur le bouton "Enregistrer" situé en bas de la liste des champs.