Simple ERP permet maintenant d'insérer un document PDF dans un devis, bon de commande, facture ou bon de livraison.
Cette fonctionnalité permet d'ajouter, au moment de générer le document ERP, un PDF qui sera automatiquement ajouté au PDF du document ERP.
Pour cela, avant de prévisualiser ou générer un document ERP, ajoutez le ou les fichier(s) PDF à ajouter dans l'interaction Simple ERP, et choisissez le type de document "Insertion ERP" pour chacun des PDF à insérer.
Lorsque vous prévisualiserez ou générerez le PDF du devis, bon de commande, facture, bon de livraison, les fichiers PDF de type "Insertion ERP" seront insérés juste après le document ERP, dans l'ordre d'apparition sur l'interaction.
Simple ERP permet maintenant d'afficher une numérotation séquentielle à la place des références des produits sur les devis, bons de commande, factures, bon de livraison.
Pour cela, allez dans l'Admin ERP, puis cliquez sur l'onglet 3. Modèles de documents, puis cliquez sur le nom du modèle pour lequel vous souhaitez utiliser la numérotation séquentielle à la place de la référence des produits.
Dans le formulaire du modèle de document, dans le champ "Affichage des références des produits sur le PDF", choisissez "Afficher la numérotation incrémentale sur le PDF", puis cliquez sur Enregistrer.
C'est fait : pour ce modèle de document, sur le PDF la numérotation séquentielle sera affichée à la place des références de produits.
Depuis fin février 2020, la recherche par produit dans Simple ERP a été améliorée.
Vous pouvez maintenant rechercher directement soit par le nom du produit ou soit par référence.
Si vous choissisez d'abord une catégorie, la recherche s'effectue uniquement dans la catégorie choisie.
Vous pouvez taper le nom du produit dans le champ de saisie.
Une liste déroulante apparaît et vous pouvez choisir le produit que vous voulez.
Vous pouvez aussi taper la référence du produit dans le champ de saisie.
Une liste déroulante apparaît et vous pouvez choisir le produit que vous voulez.
Le logiciel de gestion en ligne Simple ERP vous permet maintenant d'ajouter automatiquement des conditions générales de ventes (CGV) en PDF, à la fin de vos documents commerciaux (devis, bon de commande, facture, bon de livraison).
Pour ajouter des CGV en PDF à un modèle de document Simple ERP :
- ouvrez le modèle de document (voir ici) - cochez la case "Insérer un PDF avant et/ou après le document / Activer" - chargez le fichier PDF des CGV dans le champ "Page insérées après le document" - cliquez sur Enregistrer.
A partir de ce moment, les documents Simple ERP générés à partir de ce modèle contiendront le fichier PDF des CGV en fin de document.
Simple CPQ vous permet d'ajouter automatiquement aux documents ERP (devis, bons de commande, factures, bons de livraison) :
- un fichier PDF en entête
- une page intercalaire après le document ERP
- un fichier PDF par produit listé dans le document ERP
- un fichier PDF en fin de document ERP
Chacun de ces fichiers PDF peut avoir un poids maximum de 10 mégaoctets. Attention cependant à compresser correctement les images des fichiers PDF afin que le document final reste suffisamment léger pour pouvoir être envoyé par email par exemple.
Cette fonctionnalité permet de gagner beaucoup de temps lors de la réalisation de documents ERP composés.
Activation et paramétrage de Simple CPQ
1) Dans l'Admin ERP
Pour activer Simple CPQ, allez dans le module Simple ERP (menu haut -> Simple ERP), puis dans "Admin ERP", puis cliquez sur l'onglet "8. Paramètres ERP". Cochez la case "Activer Simple CPQ".
Sur cette page, chargez les documents PDF qui seront ajoutés automatiquement aux documents ERP générés par Simple ERP :
- la "page de garde" permet d'insérer un document PDF en tête des documents ERP
- la "page intercalaire" permet d'insérer un document PDF après le document ERP, juste avant les pages PDF des produits
- la "page de fin" permet d'insérer, à la fin du document ERP, après les pages PDF des produits
2) Sur les modèles de documents
Vous devez activer Simple CPQ sur chaque modèle de document pour lequel vous souhaitez utiliser Simple CPQ (devis, bon de commande, facture, bon de livraison...).
Pour cela, ouvrez le modèle de document concerné (menu haut -> Admin ERP -> onglet "3. Modèles de documents".
Une fois le modèle ouvert, cochez la case "Activer Simple CPQ sur ce modèle".
3) Sur les produits
Si vous souhaitez insérer automatiquement des fiches produit, vous devez charger un fichier PDF pour chaque produit concerné.
Pour cela :
- ouvrez le produit concerné (menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Produit)
- dans le champ "Simple CPQ / Fiche produit PDF", chargez la fiche produit concernée puis Enregistrez.
Pour plus de facilité, téléchargez un devis exemple
Une fois l'activation et le paramétrage effectué, par exemple sur les devis, ouvrez un devis existant ou créez-en un nouveau.
Quand vous avez élaboré le document (client, liste des produits), cliquez sur le bouton "Prévisualiser".
Une fenêtre apparaît, vous permettant d'activer ou désactiver les différentes sections du document.
Cliquez ensuite sur le bouton "Prévisualiser". Le document tel qu'il sera généré est affiché.
Pour générer réellement le document, cliquez sur le bouton "Générer le devis en PDF".
Une fenêtre apparaît, vous permettant d'activer ou désactiver les différentes sections du document.
Cliquez ensuite sur le bouton "Générer le devis en PDF". Le document est généré.
Les documents générés dans Simple ERP sont adaptables en fonction de vos besoins.
Si vous désirez ajouter une mention "Lu et approuvé + date + signature" dans par exemple un bon de commande ou un bon de livraison, il vous suffit d'entrer dans le modèle de document, d'activer le BLOC BAS et d'ajouter le texte nécessaire:
Ensuite à la génération du document, cette mention est automatiquement ajoutée:
Vous pouvez maintenant dupliquer une interaction Simple ERP (devis, bon de commande, facture, bon de livraison).
Ceci est très pratique pour deux raisons:
Si vous avez des offres complexes qui doivent être émise de façon récurrentes, vous pouvez par exemple créer une société "Offre complexe" et lui lier un devis qui sera en quelque sorte un modèle d'offre que vous pourrez ainsi dupliquer.
Si vous avez des factures qui reviennent périodiquement, mais de façon aléatoire pour des clients, vous allez gagner du temps avec cette possibilité de duplication.
Pour réaliser cela, deux possibilités : Dans le module Interaction, cliquez sur le bouton "Dupliquer" situé à droite de la ligne de l'interaction à dupliquer.
Vous arrivez ensuite directement sur la nouvelle interaction. Sur chacune des liste dans Simple ERP, la boite à liste "Action" propose maintenant une option "Dupliquer".
Une fois cette option sélectionnée, vous arrivez directement sur la nouvelle interaction.
A noter :
Tous les éléments de l'interaction ERP sont dupliqués (contact et
société lié, type, état,...), sauf les fichiers liés à l'interaction. Vous avez bien entendu la possibilité de modifier ces éléments.
Si
vous dupliquez une facture, l'état de la nouvelle interaction sera
"Ouvert" et le suivi de paiement sera remis à zéro pour la nouvelle
interaction.
Le traitement du processus commercial complet d'une vente dans Simple ERP est divisée en 4 parties, correspondant à 4 interactions, car il s'agit de rôles différents dans l'entreprise : commercial, comptable, livraison, stock.
Ces interactions sont automatiquement rattachées à un même projet commercial.
Il est possible que les 4 rôles soit assurés par une ou plusieurs personnes, mais le fonctionnement reste le même.
Vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités de Simple ERP : devis, bon de commande, facture, bon de livraison, ou seulement une partie (par exemple, seulement les devis et les factures).
1) Le commercial gère les devis et les bons de commande
Il crée une interaction devis, insère des produits et génère le devis en PDF.
Lorsque le devis est accepté par le client, deux possibilités :
a) Le commercial convertit le devis en vente gagnée puis en facture
L'interaction devis est maintenant un bon de commande de type "Vente - 6 - Gagné".
Le commercial convertit ensuite le bon de commande en facture.
Une nouvelle interaction est créée, de type "Administratif - Compta", qui reprend les éléments du devis.
b) Le commercial convertit directement le devis en facture
L'interaction devis est maintenant un bon de commande de type "Vente - 6 - Gagné".
Une nouvelle interaction est créée, de type "Administratif - Compta", qui reprend les éléments du devis. 2) Le comptable ouvre l'interaction de facture
Il vérifie les éléments de facturation et génère le PDF.
Il convertit ensuite la facture en bon de livraison.
Une nouvelle interaction est créée, de type "Livraison - 1 - Réception", qui reprend les éléments de la facture.
3) Le livreur (ou responsable des expéditions) ouvre le bon de livraison
Il génère le PDF.
ll convertit le bon de livraison en mouvement de stock sortant.
Une nouvelle interaction est créée, de type "Logistique - Mouvement de stock sortant", qui reprend les éléments du bon de livraison.
4) Le magasinier ouvre le mouvement de stock et prépare la commande
Il remet la commande au livreur et valide le mouvement de stock.
Le stock est mis à jour.
Paramétrage optionnel
Vous pouvez si vous le souhaitez automatiser la création de l'interaction de facture au moment du passage en vente gagnée. Pour cela : menu haut -> Admin ERP -> Onglet "8. Préférences ERP" et cochez la case "Générer automatiquement une facture après une vente gagnée". Cliquez sur Enregistrer.
Pour cela, sur la ligne concernée, cliquez sur l'icône "commentaire" :
Cette icône fait apparaître la zone de commentaire de la ligne produit concernée.
Vous pouvez alors saisir un commentaire (de longueur illimitée) dans cette zone.
Ce commentaire apparaîtra en italique sur le PDF qui sera généré.
Pour envoyer un document commercial (devis, bon de commande, facture,...) par email, suivez la procédure ci-dessous. Dans notre exemple, nous allons créer et envoyer une facture.
1) Dans le module Simple ERP, créez une facture, et générez le PDF de la facture.
2) Une fois le PDF généré, le fichier apparaît dans les documents de l'interaction Facture.
Cliquez sur le nom du fichier pour télécharger la facture.
3) Dans l'interaction, passez votre souris sur l'icône à côté du nom du contact lié. Une fenêtre contextuelle s'ouvre, cliquez sur l'enveloppe pour créer un email à destination du contact.
4) Un email vierge apparaît, à destination du contact lié.
Joignez le fichier PDF à l'email et envoyez-le.
Le module Simple ERP permet de générer des documents commerciaux en PDF avec Simple CRM.
Il s'agit donc d'un module de gestion commerciale et en même temps d'un logiciel de facturation.
Sur certains types de documents (bons de livraisons), on ne veut pas forcément afficher les prix.
Pour masquer les prix sur les documents, il faut modifier le modèle du bon de commande et décocher la case "Afficher les prix sur le document".
Pour cela :
- allez dans le module ERP (menu haut -> Simple ERP)
- allez dans l'admin ERP (menu haut -> Admion ERP)
- cliquez sur l'onglet "3. Modèles de documents"
- cliquez sur le modèle de document concerné
- décocher la case "Afficher les prix sur le document"
- cliquer sur Enregistrer.
Ensuite, utilisez ce modèle dans les documents, ni les prix des produits, ni le total, ni la TVA ne seront affichés.
La largeur des colonnes des devis, bons de commandes, facture, bons de livraisons générés par Simple ERP est auto-adaptative, c'est à dire qu'elles s'adaptent automatiquement selon la largeur du contenu.
La largeur des colonnes de prix et de quantités est calculée en premier lieu (afin que même un montant avec 10 chiffres reste sur une seule ligne).
Puis la largeur restante est attribuée à la désignation qui elle, peut être répartie sur plusieurs lignes.
Afin de maximiser la lisibilité des informations, Simple ERP reprend la même logique que celle de Simple CRM, en affichant dans ses graphiques les 20 plus grosses affaires Ouvertes ou En cours.
En effet, si vous avez par exemple 150 affaires ouvertes ou en cours, vous auriez 150 minuscules bâtonnets dont les informations seraient illisibles.
Les graphiques à bâtonnets ont donc un affichage volontairement limités, par contre les graphiques de type camembert affichent la totalité des informations.
Simple ERP permet la création d'une série de documents au format PDF.
Ces documents sont, dans l'ordre de création possible:
Devis
Bon de commande
Facture
Bon de livraison.
Chaque document hérite des paramètres du document parent.
Exemple: une Facture générée à partir d'un Bon de Commande, transformé en Vente Gagnée, héritera de la Société liée, du Contact lié et des produits liés.
Vous pouvez si nécessaire modifier les lignes produits d'un document à l'autre.
Exemple: vous avez 3 produits dans le Devis. Vous convertissez en Bon de commande. Votre client vous dit que finalement il veut 4 produits. Vous pouvez ajouter des produits au Bon de commande et générer un nouveau Bon de commande en PDF. Vous pouvez faire plusieurs versions d’un Devis ou d’un Bon de commande. Seuls les Factures et Bons de livraison ne peuvent être émis qu’une seule fois.
Rappel: vous n'êtes pas obligé de passer par toutes les étapes (Devis, BDC, etc.). Dans le cas d'une vente immédiate, vous créerez par exemple directement une Facture.
Bien entendu, tous les documents commerciaux créés se retrouvent directement attachés dans les fiches Société et Contact présents dans votre Simple CRM.
Signature en ligne: vous avez transmis le Bon de livraison à signer en ligne à votre client. Voir ce lien pour vous abonner à notre service.
Livraison - 2 - Transfert fournisseur: vous avez transféré la demande de livraison à une compagnie externe de livraison. Vous êtes donc à ce stade en attente du prix.
Livraison - 3 - Evaluation coût transport: soit vous étudiez un devis d'un transporteur externe, soit vous étudiez le coût d'un transport en interne.
Livraison - 5 - Confirmation: vous attendez la validation de votre client final OU la prise en charge du transporteur externe.
Livraison - 6 - Paiement: vous devez payer un transporteur pour que la livraison soit réalisée
Livraison - 7 - Réception positive: votre client a signé le Bon de réception et vous pouvez donc passer cette super Interaction en TERMINE.
Livraison - 8 - Réception négative : votre client a refusé de signer le Bon de réception et dès lors, il faut créer une Interaction de type SUPPORT afin de trouver une solution.
Bien entendu, toutes les entreprises n'utilisent pas de processus aussi complexe.
Pour beaucoup d'entreprises, le processus est tout simplement: Emission du Bon de livraison -> passage en Livraison - 5 - Confirmation -> puis cela sera transformé soit en Réception positive ou négative.
Simple ERP vous
permet de suivre un processus de travail complet: Devis ->
transformation en Bon de commande -> transformation en Facture ->
transformation en Bon de Livraison -> Gestion du mouvement de
stock.
Cependant, qui peut le plus, peut le moins. Dès
lors, si nécessaire, vous pouvez directement créer une facture dans
par exemple le cas d'une vente comptoir.
Lorsque vous créez
un Devis et que vous le transformez par exemple en Bon de commande,
les produits / services sélectionnées, ainsi que leur quantité le
sont aussi, mais vous pouvez bien entendu les modifier.
Vous pouvez faire
plusieurs versions d'un devis ou d'un bon de commande. Seul les
factures et bon de livraison ne peuvent être émis qu'une seule
fois.
