Dans Google Contact, comment ajouter les contacts au groupe "SimpleCRM" ?

Si vous souhaitez transférer vos contacts situés dans Google Contact vers Simple CRM, vous devez attacher vos contacts au groupe "Simple CRM".

Pour cela :

- ouvrez votre messagerie GMail puis ouvrez Google Contact

- dans Google Contact, dans le menu de gauche, cliquez sur "Tous les contacts

- passez votre souris sur l'un des contacts, une case à cocher apparaît à gauche, cochez cette case




- une fois la case cochée, un menu apparaît en haut de page, cliquez dessus, et cliquez sur "Sélectionner tout"

- le menu du haut est toujours apparent, à droite, cliquez sur l'icone "Groupe"

- cochez le groupe "SimpleCRM"

C'est fait, vous pouvez maintenant lancer la synchronisation avec Google Contact (voir http://www.simple-crm-support.com/2014/01/comment-synchronisez-simple-crm-avec-un.html)

Problèmes de reconnaissance vocale avec HaPPi

Il est possible que HaPPi n'entende pas correctement ce que vous dites.

Voici comment résoudre le problème.

Etape 1 : avez-vous bien activé le micro et utilisez-vous le bon navigateur ? 

Pour ce faire, merci de lire l'explication présente ici: http://www.simple-crm-support.com/2016/01/comment-utiliser-happi-lassistante.html

Etape 2 : n'y-a-t-il pas trop de bruits parasites autour de vous ? 

HaPPi est comme un être humain; s'il y a trop de bruits, elle aura du mal à vous comprendre.

Merci dès lors de l'utiliser dans un endroit calme.

Etape 3 : votre connexion Internet est-elle rapide ? 

Pour que HaPPi vous comprenne, il faut une ligne Internet de qualité.

Merci de tester votre ligne via cette page: http://crm-pour-pme.fr/vitesse_internet/index.html

En dessous d'un résultat de 10.000 kbps, vous rencontrerez des problèmes avec HaPPi.

Etape 4 : votre micro est-il de bonne qualité ?

Pour ce faire, enregistrez-vous. Si le son est de mauvaise qualité, il faut changer de micro.

Voir:

• Comment enregistrer un son avec Windows?
• Comment enregistrer un son avec Mac?

Etape 5: bug spécial Mac

MacOS contient un bug important.

Lorsque la charge de votre batterie descend sous un certain seuil, un service de gestion de la batterie pousse les processeurs à presque 100% d'utilisation. 

Plus votre batterie est vieille, plus le problème apparaîtra souvent.

Une solution immédiate est d'éteindre votre ordinateur Mac, de le laisser charger, puis de le rallumer et d'utiliser à nouveau HaPPi (sans extinction ou au moins un redémarrage, le problème risque de persister).

Une solution de fond, est de remplacer votre batterie si elle est en fin de vie. Voir informations sur: https://support.apple.com/fr-fr/HT201585 

Comment gérer et utiliser les modèles de projets ?

Simple CRM permet maintenant la création de modèles de projets.

Cette fonctionnalité vous permet :
- de gagner du temps dans la réalisation de tâches chronophages et répétitives
- de formaliser vos processus métiers afin d'augmenter la qualité de vos prestations.

Créer un modèle de projet

Pour créer un modèle de projet :
- ouvrez le lanceur d'applications
- cliquez sur l'icône "Modèle de projet"

Vous arrivez sur la liste des modèles de projet.
Cliquez sur le bouton "Ajouter un modèle de projet".

Un premier formulaire vous permet de renseigner les données de base du modèle de projet :

• Nom du projet : c'est le nom qui sera attribué au projet une fois généré
• Chef de projet par défaut : choisissez un utilisateur si c'est toujours le même qui gèrera les projets issus de ce modèle. Dans le cas contraire, ne choisissez pas d'utilisateur. Il vous sera demandé lors de la génération d'un nouveau projet
• Etat : état par défaut du projet une fois généré
• Note : un commentaire libre qui sera reproduit dans le projet généré

Renseignez les champs, puis cliquez sur Enregistrer.
Vous arrivez alors sur le détail du modèle de projet.

Le modèle de projet est divisé en plusieurs sections, qui correspondent aux mêmes sections dans un projet.

D'abord, les données de base du modèle de projet, que vous pouvez modifier en cliquant sur "Modifier le modèle de projet".



Ensuite, les société et les contacts qui seront liés à chaque projet généré.

Notez la présence de cases à cocher "Sociétés principale du projet" et "Contact principal du projet".

La société et le contact principaux du projet seront choisis lors de la génération du projet à partir du modèle.

Cette fonctionnalité vous permet de lier automatiquement le client, qui change à chaque fois, au projet généré.

Si vous souhaitez lier toujours la même société et contact à chaque projet généré, par exemple si vous construisez des maisons, vous prendrez le même architecte pour chaque projet.

Au-dessous vous trouverez la liste des utilisateurs du modèle de projet. Ces utilisateurs seront reproduits dans le projet généré.

Au dessous vous trouverez la liste des interactions du modèle de projet. Ces interactions seront traitées et liées au projet généré.

• Dans la première colonne, choisissez le modèle d'interaction qui sera utilisé (pour gérer les modèles d'interactions, voir la FAQ)

• La colonne suivante vous permet d'affecter le contact et la société

• principale du projet au projet généré (il s'agit du contact et de la société que vous indiquerez au moment de la génération du projet).

• Vous pouvez ensuite choisir l'utilisateur qui sera affecté à l'interaction. Vous pouvez choisir dans la liste, soit un utilisateur précis, soit l'utilisateur affecté au modèle d'interaction, soit le chef de projet affecté au moment de la génération du projet.

• La dernière colonne vous permet de choisir la date de l'interaction en fonction du nombre de jour après la date de début du projet que vous saisirez au moment de la génération du projet.

Une fois les interactions paramétrées, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Génération d'un projet à partir d'un modèle

Pour générer un projet à partir d'un modèle, deux solutions :
- à partir de la liste des modèles, cliquez sur le bouton "Générer un projet" sur la ligne du modèle à utiliser

- à partir d'un modèle de projet, cliquez sur le bouton "Générer un projet"

Vous arrivez sur le formulaire de génération du modèle.

• Dans le champ "Chef de Projet", choisissez le chef du projet qui va être généré.
• Dans le champ "Société principale du projet", choisissez la société principale qui sera liée au projet. Typiquement, sur un projet commercial, il s'agit du client. Idem pour le Contact principal.
• Dans le champ "Date de début du projet", indiquez la date de lancement de ce projet. Cette date est importante, car c'est la date de base sur laquelle seront calculées les dates de début des interactions du projet.
• Dans le champ "Date de fin du projet", indiquez la date de fin du projet. Cette date de fin n'a pas d'impact sur les dates des interactions.

Cliquez le sur bouton "Générer un projet", vous arrivez alors dans le projet qui vient d'être créé.

Créer des champs personnalisés avec Simple Custom

Simple Custom vous permet d’ajouter des champs personnalisés dans:

• Société
• Contact
• Projet
• Interaction

Ces champs peuvent être de type:

• Texte
• Chiffre
• Date
• Menu déroulant

Vous pouvez bien entendu réaliser des requêtes sur ces champs.

Créer des champs

La première étape, dans le cas où vous désirez proposer un menu déroulant, il va falloir stocker le contenu du ou des menus.

Imaginons que vous désirez spécifier le secteur d’activité d’une entreprise.

Vous devez aller:

1. Espace d'administration
2. Choisir l'onglet "Gestion des listes"
3. Saisir le nom de la liste
4. Cliquer sur Enregistrer
5. Un nouveau bouton "Eléments de la liste" apparaît: cliquez dessus
6. Saisissez les éléments de la liste et enregistrez

Cette étape réalisée, retournez dans l'espace d'administration et sélectionnez l'onglet "Champs personnalisés", puis sélectionnez l'entité où vous désirez créer des champs:

Il vous suffit ensuite de:

1. Nommer votre champ custom
2. Choisir son type (Texte, Numérique ou Date)
3. De le lier ou non à une liste de menu déroulant
4. De cliquer sur le bouton "Enregistrer" présent en bas de page

Si vous désirez changer l'ordre des champs, il vous suffit de pointer avec votre souris la Référence du champ, de cliquer, puis de réaliser un glisser-déposer.

Réaliser une recherche sur les champs custom

• Aller dans Chercher
• Cliquer sur Recherche avancée

• Passez en Mode Expert
• Puis en bas de la fenêtre réalisez la recherche sur les champs Simple Customs désirés

Configuration du logiciel de messagerie par défaut sous Linux

Sous Linux, lorsque vous cliquez sur un lien pour envoyer un email, ce n'est pas le logiciel de messagerie habituel qui apparaît.

Cela est lié à un problème de configuration sur votre poste Linux.

Il faut paramétrer votre logiciel de messagerie pour qu'il se lance lorsque vous cliquez sur un lien pour envoyer un email :

- sur votre bureau Linux, cliquez sur Applications -> Outils système -> Paramètres système

- cliquez sur l'icône Détails

- à gauche, cliquez sur "Applications par défaut", puis, à droite, déroulez la liste "Courriels". Sélectionnez alors votre logiciel de messagerie favori.

A partir de ce moment, si, depuis Simple CRM, vous cliquez sur un lien pour envoyer un email, c'est votre logiciel de messagerie habituel qui apparaît.

Définir des objectifs de vente, de taux de livraison, de facturation, etc.

Simple CRM vous propose un module nommé DPO (Direction Par Objectifs), qui est accessible via le lanceur d'applications.

Ce module vous permet de définir des objectifs pour tous les métiers : vente, responsable achat, support technique, suivi administratif des factures, etc.

Il existe plusieurs niveaux de droit pour les utilisateurs par rapport à ce module

• Soit ils ne peuvent créer aucun objectifs (aucune case cochée)
• Soit ils peuvent créer des objectifs pour eux
• Soit ils peuvent créer des objectifs pour eux et pour les autres

Ces objectifs sont à définir pour chaque utilisateur dans l'espace d'administration des utilisateurs : Menu Simple CRM → Admin → Liste des utilisateurs → Cliquer sur le nom de l'utilisateur. → Aller en bas de la fenêtre.

Ce module de gestion des objectifs vous permettra de mieux mettre en parallèle vos projections et la réalité des résultats obtenus.  

Comment envoyer des emails avec un webmail depuis Simple CRM ?

Avec l'avènement du cloud, de plus en plus d'entreprises utilisent un logiciel de messagerie via un navigateur web. GMail et Outlook.com en sont les exemples les plus connus.

Pour envoyer des emails à vos contacts directement depuis Simple CRM, vous devez indiquer à votre navigateur Google Chrome quel webmail vous utilisez.

Pour cela :
- installez l'extension Google Chrome "Mailto:" : https://chrome.google.com/webstore/detail/mailto/gppbppehiogfokmpligejhaepeopajdf/related?utm_source=chrome-app-launcher
- choisissez quel webmail vous utilisez en cliquant sur la case devant votre choix (si vous utilisez Outlook365, voir plus bas)

 

Ensuite cliquez sur le lien de votre webmail pour tester la configuration. Une fenêtre de nouveau message de votre webmail devrait apparaître (ou la page de connexion de votre webmail si vous n'y êtes pas connecté).

Une fois cette configuration effectuée, vous pourrez envoyer des emails directement depuis Simple CRM, en utilisant votre webmail habituel.

Si vous utilisez Outlook365

Vous devez enregistrer Outlook365 comme un webmail. Pour cela :
Cliquez sur l'icone de configuration du plugin Mailto:, puis sur Options.

Une fenêtre apparaît. Cliquez sur "add another service".

Dans le premier champ, tapez "Outlook365", puis dans le deuxième champ, collez la valeur suivante :
https://outlook.office365.com/owa/#viewmodel=IMailComposeViewModelFactory&to={to}
Cliquez ensuite sur le bouton "add".

Pour tester la fenêtre de nouvel email, cliquez sur le lien "Outlook365".

Comment utiliser le chat Simple CRM ?

Simple CRM dispose d'un chat interne, qui vous permet d'échanger par écrit de manière instantanée, avec vos collaborateurs interne à l'entreprise.

Pour lancer le chat, cliquez sur la première icône du menu de gauche.




La fenêtre de chat apparaît.

La première fois, cliquez en haut sur l'onglet "_SimpleCRM_".

Pour converser, tapez le texte dans le champ en bas, et tapez sur la touche "Entrée du clavier".

Lancer des appels téléphoniques sur votre iPhone, depuis Simple CRM

Il est possible de lancer des appels depuis Simple CRM, directement sur votre iPhone.

Attention que pour cela, il faut utiliser un ordinateur Mac, équipé au minimum de OS X Yosemite.

Quand vous voulez passer ou prendre un appel téléphonique, inutile de chercher votre iPhone : vous pouvez utiliser votre Mac. Quand quelqu’un vous appelle, une notification apparaît sur votre Mac et vous pouvez répondre.

Vous pouvez passer un appel téléphonique sur votre Mac depuis FaceTime, Contacts, Safari, Mail, Plans, Spotlight et de nombreuses autres apps.

Note:   Les appels téléphoniques que vous passez et auxquels vous répondez sur votre Mac sont décomptés de votre forfait mobile : des frais peuvent s’appliquer.

Pour passer et prendre des appels téléphoniques sur votre Mac, vérifiez les points suivants :

• iOS 8 est installé sur votre iPhone.
• Votre Mac et votre iPhone sont connectés au même réseau Wi-Fi. Pour en savoir plus, consultez la section Se connecter à un réseau Wi-Fi.
• Votre Mac et votre iPhone sont connectés à iCloud et FaceTime à l’aide du même identifiant Apple. Pour en savoir plus, consultez les sections Configurer iCloud sur votre Mac et Sign in to FaceTime.
• La fonction Appels cellulaires sur iPhone est activée sur votre Mac et votre iPhone.

Activer ou désactiver Appels cellulaires sur iPhone sur votre Mac

1. Ouvrez FaceTime, puis choisissez FaceTime > Préférences.
2. Sélectionnez Appels cellulaires sur iPhone.
   Si l’option Appels cellulaires sur iPhone n’apparaît pas, assurez-vous que votre appareil est conforme à toutes les exigences ci-dessus, puis ouvrez à nouveau les préférences FaceTime.

Pour désactiver les appels téléphoniques, désélectionnez Appels cellulaires sur iPhone.

Activer ou désactiver Appels cellulaires sur iPhone sur votre iPhone

• Touchez Réglages > FaceTime, puis activez ou désactivez Appels cellulaires sur iPhone.

Vous pouvez tout de même passer ou prendre des appels téléphoniques sur votre iPhone lorsque cette option est désactivée.

Passer des appels

Depuis FaceTime : Cliquez sur Audio pour afficher vos précédents appels téléphoniques, ou saisissez un numéro de téléphone dans le champ de recherche, puis cliquez sur le bouton Audio .

• Depuis Contacts : Sélectionnez un contact, placez le pointeur sur un numéro de téléphone, puis cliquez sur le bouton Téléphone .
• Depuis Safari : Sélectionnez un numéro de téléphone dans une page web, cliquez sur le menu local , puis choisissez l’iPhone à utiliser pour passer l’appel.
• Depuis Mail : Placez le pointeur sur un numéro de téléphone dans un e-mail, cliquez sur le menu local , puis choisissez l’iPhone à utiliser pour passer l’appel.
• Depuis Plans : Si un lieu vous intéresse, cliquez dessus, cliquez sur le bouton Infos , placez le pointeur sur un numéro de téléphone, puis cliquez sur le bouton Téléphone .
• Depuis Spotlight : Saisissez le nom d’une personne ou d’un lieu dans le champ de recherche Spotlight, puis sélectionnez le résultat de recherche de votre choix. Placez le pointeur sur un numéro de téléphone, puis cliquez sur le bouton Téléphone .

Prendre des appels

• Vous pouvez accepter ou refuser les appels entrants, envoyer un message à la personne à l’aide d’iMessage, ou créer un rappel pour rappeler la personne.

Pendant un appel

• Couper le son de votre côté : Cliquez sur Couper le micro.

Vous pouvez toujours entendre votre interlocuteur.

• Répondre aux invites d’un système téléphonique automatisé : Cliquez sur la notification d’appel téléphonique et saisissez les numéros.
• Passer à un appel vidéo FaceTime : Cliquez sur Vidéo.
• Mettre un appel en attente : Si une nouvelle notification d’appel téléphonique apparaît pendant un appel, cliquez sur Mettre en attente et accepter. Cliquez sur pour passer d’un appel à l’autre.
• Commencer une conférence téléphonique lorsqu’un autre appel est en attente : Lorsque vous êtes au téléphone et qu’un autre appel téléphonique est en attente, cliquez sur Fusionner.
• Transférer l’appel vers votre iPhone : Déverrouillez votre iPhone, puis touchez la bannière Toucher pour revenir à l’appel en haut de l’écran de l’iPhone.

Comment voir les newsletters envoyées à un contact, ainsi que ses taux d'ouverture et de clic ?

Partout où un contact est affiché dans Simple CRM, vous avez accès à des boutons très pratiques.

L'un deux permet de visualiser directement les newsletters envoyées à ce contact, ainsi que la traçabilité des ouvertures et clics.