Comment synchroniser vos contacts présents dans Simple CRM, sur votre téléphone mobile, en respectant la loi ?

Depuis la mise en application du RGPD, l’hébergement de données a été drastiquement règlementé.

Pour rappel, les entreprises ne respectant par la RGPD seront, en 2018, passibles d’une sanction financière allant jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros.

S!MPL, éditeur de Simple CRM, est obligé de respecté la loi et de ne pas vous autoriser à faire n’importe quoi. De ce fait, une mise en demeure de la CNIL nous a imposé de ne plus autoriser les transferts de données à caractère personnel (email et téléphone professionnel inclus) sur des systèmes informatiques hébergés en dehors de l’Union Européenne. 

Le plus simple, afin de respecter les lois en vigueur, est de vous connecter avec votre téléphone mobile dans Simple CRM et d’utiliser Simple CRM pour numéroter vos appels.

Si vous désirez avoir une copie de vos contacts sur votre mobile, dans le respect du RGPD, nous vous proposons au choix de :

• Télécharger uniquement les contacts dont vous avez besoin ;
• Conserver uniquement les coordonnées de contact de façon temporaire ;
• De réaliser une synchronisation sécurisée via Simple Exchange.

Si pour des raisons qui sont propres à votre entreprise, vous avez besoin de la synchronisation Google Contact, ceci est possible. Cependant, nous nous dégageons de toute responsabilité juridique par rapport au RGPD. Les étapes techniques pour permettre la synchronisation sont:

1. Ajouter un groupe de contact de synchronisation Google Contact https://www.simple-crm-support.com/2016/09/dans-google-contact-comment-ajouter-les.html
2. Mettre en place la synchronisation https://www.simple-crm-actualite.com/2014/02/modification-de-la-methode-de.html

Préambule obligatoire

Si vous stockez des contacts sur votre téléphone mobile, celui-ci doit répondre aux conditions de stockage minimales caractérisées par :

• Un téléphone mobile dont l’accès est protégé par un système d’authentification
• Un téléphone mobile dont le contenu est chiffré  (explication Iphone ici et explication Android là) 

Enfin, n’oubliez pas d’indiquer votre copie de données dans votre rapport RGPD:

• vos méthodes de stockage, 
• les raisons de ce stockage, 
• les méthodes de mise à jour, 
• d’extraction, 
• d’exportation 
• et d’anonymisation.

Télécharger uniquement les contacts dont vous avez besoin 

Pour rappel, un processus saint de travail, est d’aller dans Simple CRM et de télécharger la VCARD des contacts uniquement indispensables, sur votre téléphone qui se doit de répondre au préambule obligatoire. 

Conserver uniquement les coordonnées de contact de façon temporaire 

Cette méthode est idéale pour les commerciaux:

• Synchronisez votre agenda Simple CRM avec votre agenda mobile.
• Ne validez que la synchronisation à J-90 et J+90 jours. 

La synchronisation saisit automatiquement dans la fiche du rendez-vous les coordonnées de la personne de contact.

Dès lors, 90 jours après le rendez-vous, les coordonnées sont automatiquement effacées de l’agenda.

La synchronisation des calendriers est expliquée sur : https://www.simple-crm-support.com/2014/02/integrer-le-calendrier-simple-crm-dans.html 

De réaliser une synchronisation sécurisée via Simple Exchange

Enfin, la dernière solution est d’opter pour un abonnement Google Workspace ou Outlook 365 et de demander aux fournisseurs :

• Une attestation de l’hébergement de vos données en Europe
• Une déclaration sur l’honneur ou attestation de la non copie de vos données en dehors de l’Europe
• Un contrat d’hébergement non pas avec la maison mère américaines mais avec la filiale européenne

Ensuite, il faut installer Simple Exchange, qui permettra de définir une politique de synchronisation avec ces systèmes (qui de facto se synchroniseront avec vos mobiles) respectueuses du RGPD. Dit autrement : on ne copie pas tout n’importe comment, mais on définit une police de sécurité claire qui n’autorise que la synchronisation des éléments nécessaires, en assurant une parfaite traçabilité des synchronisations et une possibilité d’anonymisation, en concordance avec les obligations légales. 

Un projet Simple Exchange commence aux alentours de 1500 Euro et demande un supplément d’abonnement de 40 à 160 Euro HTVA par mois en moyenne. Enfin, Simple Exchange nécessite Simple CRM Business+.