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lundi 15 juin 2020

Simple Form : Créer un formulaire en mode simple

A quoi sert Simple Form ? 



Ce guide pas à pas va vous permettre de créer un formulaire en mode simple via le module Simple Form.

Si vous voulez avoir une présentation du mode simple (ou même des autres modes), un lien est disponible ici.

Créer un formulaire

Pour créer un formulaire via le mode simple, il vous faut vous rendre dans le module Simple Form. Une fois le module Simple Form ouvert, il vous faut cliquer sur le bouton « + Ajouter un formulaire ».



Une fois la nouvelle page chargée, il vous faut cliquer sur le bouton « Mode simple ».



Vous devriez arriver sur la page de création d’un formulaire simple qui ressemble à ceci :



La création d’un formulaire est découpée en différentes sections. Chacune de ces sections vont être détaillées ci-après. Il est intéressant de noter que chaque champ ou section doté d’une *, est un champ obligatoire. Le formulaire ne pourra pas être créé si ces champs ne sont pas remplis.

Section : Informations générales



Nom du formulaire: Il s’agit du nom que vous allez attribuer à votre formulaire. Il ne sera pas affiché sur le formulaire final (page web). Il sera affiché dans la liste des formulaires et vous permettra de vous y retrouver. Ce champ est obligatoire.

Titre dans le formulaire : Il s’agit du titre de votre formulaire. Il sera affiché en tant que titre principal dans votre final et sera affiché dans le nom de l’onglet. Ce champ est obligatoire.

Sous-titre dans le formulaire : Il s’agit d’un sous-titre qui sera affiché en dessous du titre principal.

Description dans le formulaire : Il s’agit d’une description qui sera affichée en dessous du sous-titre. La description peut être intéressante pour présenter votre formulaire aux personnes qui vont le remplir.

Loi RGPD : Ce champ doit contenir du texte concernant la loi RGPD . Si nous n’avez pas d’idée, un texte prérempli est disponible où vous n’avez plus qu’à remplacer ‘Mon Entreprise’ par le nom de votre entreprise. Le texte contenu dans ce champ sera affiché à côté d’une case que l’utilisateur devra cochée avant de soumettre le formulaire. Ce champ est obligatoire car, lorsqu’un formulaire est soumis, les données sont enregistrées dans le CRM.

Section : Formulaire de rendez-vous

Cette section va vous permettre d’intégrer la prise d’un rendez-vous au sein de votre formulaire. Pour ce faire, vous devez cocher la case « Ce formulaire est un formulaire de prise de rendez-vous. »



Une fois cette case cochée, de nouveaux champs apparaissent.



Chemin (url) vers le calendrier pour SimpleForm : Vous pouvez trouver le lien vers votre calendrier en suivant ce tutoriel. Le lien vers votre calendrier pour SimpleForm nous permet, sur base des tranches horaire et des dates de début et de fin de rendez-vous, de générer un calendrier qui affichera vos disponibilités. Ce champ est obligatoire.

Durée minimum d’un rendez-vous : Il s’agit la durée minimum qu’un rendez-vous peut durer. Les valeurs disponibles sont entre 15min. et 2h. par incrémentation de 15min. Ce champ est obligatoire.

Durée maximum d’un rendez-vous : Il s’agit la durée maximum qu’un rendez-vous peut durer. Les valeurs disponibles sont entre 15min. et 2h. par incrémentation de 15min. Ce champ est obligatoire

À terme, la durée minimum et maximum d’un rendez-vous nous permettent de générer une liste déroulante contenant toutes les valeurs entre le minimum et maximum par incrémentation de 15 min.

Attention que la durée minimum et maximum d’un rendez-vous sont des bornes inclusives.

Date de début des prises de rendez-vous : Il s’agit de la date de début à partir de laquelle les utilisateurs pourront prendre rendez-vous avec vous.

Date de fin des prises de rendez-vous : Il s’agit de la date de fin jusqu’à laquelle les utilisateurs pourront prendre des rendez-vous avec vous.

Tranches horaires : Les tranches horaire vous permettent de déterminer quand vous êtes disponible selon les jours de la semaine. Par exemple, vous pouvez déterminer que le mardi vous êtes disponible de 15h à 18h. Pour ajouter une tranche horaire, vous devez cliquer sur « + Ajouter un champ supplémentaire ». Ensuite vous aurez la possibilité de sélectionner le jour dans la liste déroulante, l’heure de début et de fin.

Une fois que la case « Ce formulaire est un formulaire de prise de rendez-vous. » cochée, autre chose apparaît. Dans la section « Ensemble des champs formulaire », une série de champs obligatoires pour un rendez-vous apparaissent. Si vous voulez plus de détails sur la section « Ensemble des champs formulaire », vous pouvez aller lire la partie « Section : Ensemble des champs formulaire » avant de continuer à lire celle-ci.



Comme vous pouvez le remarquer, il vous est impossible de les modifier ou de les supprimer. Vous avez juste la possibilité de modifier le label qui sera affiché au-dessus du champ de saisie. Il est important de noter que le dernier champ va créer une interaction. Étant donné que la case « Formaté » est cochée, le champ ne sera pas affiché dans le formulaire mais la valeur de champ sera utilisée comme sujet de l’interaction. Par exemple, si la valeur du champ est « Simple Form / RDV », lorsqu’un formulaire sera soumis, une interaction sera créée dont le sujet sera « Simple Form / RDV ».

Section : Ensemble des champs formulaire

C’est dans cette section que vous allez définir les différents champs qui vont constituer votre formulaire. Voici à quoi ressemble cette section.



Et en voici une autre version qui va me permettre de mieux vous expliquer.



Pour ajouter un nouveau champ à votre formulaire, il vous suffit de cliquer sur le bouton « + Ajouter un champ supplémentaire » qui se situe en-dessous à gauche de la section.

Chaque ligne de la liste correspond à un champ qui sera affiché dans votre formulaire. Cette ligne est composée de différents éléments qui, à terme, définira le champ dans votre formulaire.

Le premier élément de cette ligne est le nom du champ. Il correspond au texte du label qui sera affiché au-dessus du champ de saisie. Dans l’exemple qui a été donné ci-dessus, vous pourriez penser mettre « Nom du contact : ».

L’élément suivant est une case à cochée qui vous permet de formatté le champ. Lorsque vous décidez de formater le champ, le champ « Nom du champ » n’est plus le libellé du champ de saisie, mais devient la valeur qui va être enregistré pour la correspondance. De ce fait, le champ n’apparaîtra pas dans votre formulaire puisque sa valeur est déjà définie. Cette fonctionnalité est pratique lorsque, par exemple, vous voulez créer une interaction, mais vous ne souhaitez pas que ça soit l’utilisateur (de votre formulaire) qui remplisse le sujet de l’interaction. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez préremplir ce champ. Ce mécanisme est utilisé lors de la prise de rendez-vous.

Ensuite, vous devez préciser vers quel champ du CRM vont s’enregistrer les données du formulaire. Pour ce faire, un système de ramification a été mis en place. Vous devez d’abord sélectionner l’entité. Vous avez le choix entre contact, société, interaction, projet ou lien contact-société. Une fois l’entité sélectionnée, il ne vous reste plus qu’à sélectionner la correspondance. Il s’agit du champ de l’entité dans lequel les données vont être enregistrées. Par exemple, si vous configurez une correspondance qui pointe vers le nom du contact, une fois qu’un formulaire sera soumis, un contact sera créé au sein de votre CRM dont le nom correspondra à la valeur que l’utilisateur a entré dans votre formulaire.

L’élément suivant est une case à cochée. Elle vous permet de rendre le champ obligatoire. Cela signifie que si l’utilisateur ne remplit pas ce champ, il ne pourra pas soumettre le formulaire.

Ensuite, il y a un bouton qui est désactivé. Enfaite, il s’active lorsque la correspondance est soit les centres d’intérêt ou un champ custom qui est une liste. Ce bouton vous permettra de personnaliser quels éléments vous souhaitez proposer et de modifier leur nom. À terme, ce genre de champ sera une liste déroulante dans votre formulaire. Dans l’exemple suivant, le texte affiché à l’utilisateur de votre formulaire sera « Votre centre 1 » mais correspondra au centre d’intérêt « Centre 1 ».


Le dernier bouton vous permet de supprimer le champ de votre formulaire.

Section : Centre d’intérêt

Voici à quoi ressemble cette section.



Elle vous permet de sélectionner un ou plusieurs centres d’intérêt qui vont être automatiquement ajoutés au contact lorsque votre formulaire sera soumis. Pour que cela fonctionne, il faut que dans la section « Ensemble des champs formulaires » contienne au moins une correspondance dont le type de champ est contact.

Section : Action du formulaire



Cette section vous permet d’être notifié lorsqu’un formulaire a été réceptionné. Il y a trois possibilités de notification ; soit vous préciser votre adresse email, dans ce cas, vous recevrez un email contenant un aperçu du formulaire réceptionné, soit vous préciser un modèle d’interaction, dans ce cas une interaction sera créée à partir du modèle d’interaction ou alors vous cochez la case « Je souhaite être notifié via Simple Messenger », dans ce cas vous recevrez un message dans votre Simple Messenger. Parmi tout ces modes de notifications, le mode « Création d’interaction » est obligatoire peu importe le formulaire. Cependant, si la section « Ensemble des champs formulaires » contient des champs « Interaction », vous ne devrez plus sélectionner un modèle d’interaction (car l’interaction créée sera celle contenue dans la section « Ensemble des champs formulaires »), mais seulement un utilisateur à qui l’attribuer.

Section : Gestion des erreurs

Cette section vous permet d’être notifié via la création d’une interaction lorsqu’une erreur survient. Cette interaction contient l’ensemble des données contenues dans le formulaire réceptionné. Une erreur peut survenir, par exemple, lorsqu’il a été impossible de sauvegarder les données dans le CRM. Cela vous permet donc de garder une trace des données s’il n’a pas été possible de les enregistrer dans votre CRM. À noter, que si dans la section « Action du formulaire », vous avez rempli votre adresse email comme moyen de notification, vous recevrez un email contenant un résumé du formulaire réceptionné.

Section : Redirection du formulaire

Cette section vous permet de rediriger l’utilisateur une fois qu’il a soumis votre formulaire. Pour ce faire, vous devez cocher la case.



Il y a deux cas de figure lorsqu’un formulaire est soumis. Soit tout s’est bien passé et les données sont enregistrées dans le CRM ou soit une erreur s’est produite. C’est pourquoi vous avec la possibilité de mettre deux urls de redirection différente. Une lorsque tout s’est bien passé (correspondant au premier carré rouge) et une autre lorsqu’une erreur survenue (second carré rouge).

Section : Script marketing

Cette section permet d’injecter vos scripts de marketing dans votre formulaire.

Section : Personnalisation du formulaire

Dans un premier temps, vous avez la possibilité de personnaliser le thème de votre formulaire. Par défaut, il existe 5 thèmes différents, à savoir clair, sombre, bleu, vert et rouge. Si l’un des ces thèmes vous plaît mais qu’il ne correspond pas tout à fait à ce que vous voulez, il est possible de le personnaliser en cliquant sur le bouton « Personnaliser le thème ».

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton, vous verrez apparaître cette fenêtre.



Cette fenêtre va vous permettre de créer votre propre thème sur base d’un thème basique (clair, sombre, bleu, vert ou rouge). Il vous faudra d’abord lui donnée un nom, et ensuite sélectionner une couleur pour les éléments dont vous souhaitez en changer la couleur. Si vous ne souhaitez ne plus changer la couleur d’un élément, il vous suffit de décocher la case située en-dessous du titre de l’élément en question. Une fois votre nouveau thème sauvegardé, il apparaîtra dans la liste déroulante avec les autres thèmes.

Il vous est possible de modifier un thème que vous avez déjà créé en le sélectionnant dans la liste déroulante et en cliquant sur le bouton « Personnaliser le thème ».

Le type d’accès au formulaire vous permet de définir comment allez-vous rendre disponible votre formulaire. Vous avez deux possibilités.

1. Landing Page : Dans ce cas, le formulaire est hébergé chez nous et nous vous donnons un lien pour accéder à votre formulaire.

2. iFrame : Cette option vous permet de créer une balise <iframe> contenant votre que vous pourrez directement intégrer sur votre site web.

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