Nous allons ici créer un petit module DRH.
Chaque entreprise ayant une organisation différente, nous allons imaginer une organisation simple que vous devrez bien entendu adapter et modifier selon vos besoins réels.
Nous n’allons pas couvrir tous les besoins d’une gestion des ressources humaines, car cela serait long et de toute façon, une fois les deux exemples développés et assimilés, il vous sera très simple d’implémenter tous les processus DRH que vous désirez.
Pour ce cas d’étude nous travaillerons donc sur deux exemples clefs :
- La gestion des vacances
- La gestion de notes de frais
Introduction de base : la configuration générale
La première étape est d’entrer vos collaborateurs dans Simple CRM.
Pour ce faire, créer tout d’abord la fiche société de votre entreprise.
Ensuite, saisissez vos employés et liez les à la fiche de votre entreprise.
Enfin, pour chaque employé, créez un PROJET, dont le nom sera : DRH / NOM PRENOM / FONCTION
Dans ce projet, liez bien entendu votre société et l’employé.
Dans ce projet, vous stockerez tous les documents liés à cet employé : CV, contrat de travail, fiche de paye, notes de frais, etc.
La gestion des vacances
Le processus
La gestion des vacances suivra dans notre exemple le processus suivant :
- Demande par l’employé
- Etude de la demande par le DRH
- Validation par le DRH ou Refus par la DRH
- Prestation des vacances
La configuration
Pour ce faire, nous allons créer le type : « DRH – VAC »
Dont les étapes seront :
- DRH - VAC - 01 – Demande
- DRH - VAC - 02 – Etude
- DRH - VAC - 03 – Refus
- DRH - VAC - 04 - En congé
(pour ce faire, il faut être Administrateur, puis allez dans Admin -> Types d’interactions)
Une fois ceci fait, il faut aller dans Admin -> Modèles d’Interactions et nous allons créer une Interaction :
- Nom du modèle : Demande de congés annuels
- Sujet : Congés annuels
- Interaction : Cochez la case TACHE
- Société liée : votre société
- De TYPE : DRH - VAC - 01 – Demande
- Utilisateur : votre responsable DRH
- Priorité : 1
- Media : Email
- Dans mémo, on ajoute l’explication : « Merci d'introduire la date de début et la date de fin de vos congés (= date votre absence et retour effectif du bureau) ».
L’introduction d’une demande
Lorsqu’un employé veut introduire une demande de congé, il va :
- Aller dans sa fiche de contact (donc sa fiche de contact liée à la société)
- Lancer le modèle : « Demande de congés annuels »
- Il complète et enregistre
Cette interaction apparaîtra ensuite dans la liste des éléments de travail du responsable du personnel.
Celui-ci étudiera la possibilité de ce congé, puis refusera ou validera.
S’il valide, il changera le propriétaire de l’Interaction en choisissant l’employé et il placera les bonnes dates, ainsi que le bon TYPE et liera au PROJET de l’employé :
La gestion de notes de frais
Le processus
La gestion de notes de frais suivra dans notre exemple le processus suivant :
- Saisie par l’employé
- Etude de la demande par le DRH
- Validation par le DRH ou Refus par la DRH
- Remboursement de la note de frais.
La configuration
Vous allez immédiatement voir que la mise en place suite exactement la même logique que pour le premier exemple.
Pour ce faire, nous allons créer le type : « DRH – FRAIS »
Dont les étapes seront :
- DRH - FRAIS - 01 – Introduction
- DRH - FRAIS - 02 – Etude
- DRH - FRAIS - 03 – Refus
- DRH - FRAIS - 04 - Remboursement
(pour ce faire, il faut être Administrateur, puis allez dans Admin -> Types d’interactions)
Une fois ceci fait, il faut aller dans Admin -> Modèles d’Interactions et nous allons créer une Interaction :
- Nom du modèle : Demande de remboursement de notes de frais
- Sujet : Note de frais
- Interaction : Cochez la case TACHE
- Société liée : votre société
- De TYPE : DRH - FRAIS - 01 – Introduction
- Utilisateur : votre responsable DRH
- Priorité : 1
- Media : Email
- Dans mémo, on ajoute l’explication : « Merci d'introduire la date du paiement, le cadre (pour quelle mission et quel client) et d’attacher une image du document prouvant le frais (soit un scan, soit une photo prise avec votre téléphone mobile) ».
L’introduction d’une demande
Lorsqu’un employé veut introduire une demande de congé, il va :
- Aller dans sa fiche de contact (donc sa fiche de contact liée à la société)
- Lancer le modèle : « Demande de remboursement de notes de frais »
- Il complète, lie le ou les documents justificatifs et enregistre
- Cette interaction apparaitra ensuite dans la liste des éléments de travail du responsable du personnel.
- Celui-ci étudiera la possibilité de remboursement, puis refusera ou validera.
- S’il valide, il changera le propriétaire de l’Interaction en choisissant l’employé, choisira le TYPE « DRH - FRAIS - 04 – Remboursement » et liera au PROJET de l’employé.
- Il pourra ensuite dupliquer cette interaction afin d’en faire une interaction de TYPE « achat ».
Le bouton DUPLIQUER se trouve dans Interaction, à droite du tableau :
Conclusion
Vous avez donc compris le principe : Création d’un TYPE d’interaction dédié, puis d’un MODELE D’INTERACTION dédié.
Cette logique peut être appliquée à tout besoins ; libre à vous dès lors de créer vos propres modules sur mesure.
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