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mercredi 21 mai 2014

Comment utiliser l'import de contacts et société liées au format CSV ?

MISE A JOUR: Une nouvelle méthode,
via une outil d'importation est disponible sur cette explication:




Vous pouvez désormais importer dans Simple CRM un fichier de contacts et de sociétés liés.

Attention : si vous travaillez sur Mac, vous devez obligatoirement, dès la préparation du fichier à importer, travailler avec le tableur Libre Office pour Mac. Merci de consulter cet article.


Procédure d'importation

1) Allez dans le module Admin (menu haut -> Admin) et cliquez sur l’onglet Import de données.

2) Téléchargez le fichier modèle indiqué sur la page.

3) Remplissez le fichier avec vos données, 1000 lignes maximum par fichier, avec Excel ou OpenOffice ou LibreOffice.

Les colonnes A à O concernent les contacts.
Les colonnes X à AK concernent les sociétés.


La colonne O contient la liste des centres d’intérêts à affecter au contact, séparés par des virgules. Exemple : Prospect, Région Sud-Ouest, Revêtements de sols, Peinture
Si le centre d’intérêt n’existe pas, il est créé automatiquement.
Remarque : un centre d'intérêt nommé "Import AAAA-MM-JJ HH:MM:SS" (avec la date et l'heure de l'import) est créé automatiquement et lié à tous les contacts importés. De cette manière, vous pourrez facilement retrouver ultérieurement les contacts importés.

Pour la répartition des données à importer :
- si le nom de la société est vide, les coordonnées du contact sont considérés comme personnelles et sont donc affectées au contact
- si le nom de la société n'est pas vide, les coordonnées du contact sont considérées comme professionnelles et sont donc affectées à la relation entre le contact et la société.


Le nom du contact est obligatoire sur chaque ligne. Si vous connaissez pas le nom du contact, saisissez le nom de la société dans la cellule A ("CONT_NOM").
Si vous renseignez des numéros de téléphone, saisissez-les sous la forme : +33 1 23 45 67 89
Cela vous permettra ensuite d'envoyer des campagnes SMS ou de lancer des appels téléphoniques directement depuis Simple CRM. 


Les champs CONT_NOTE (colonne N) et SOC_NOTE (colonne AK) contiennent respectivement la note du contact et celle de la société. Pour effectuer un retour à ligne au sein de chaque champ Note, insérez le caractère “|” (Ctrl-Alt-6). Ce caractère sera remplacé par un retour à la ligne lors de l’import.

Les colonnes "CONT_LIBRE" et "SOC_LIBRE" sont réservées à un usage futur et ne sont pour le moment pas importées.

Aucun champ ne doit contenir de retour à la ligne (touche Entrée du clavier) ni le caractère guillemet (").


Enregistrez votre fichier au format CSV, séparateur point-virgule “;”, pas de délimiteur de champ, jeu de caractères “Europe Occidentale avec Euro (ISO-8859-15)”.


L'import se déroule en 2 étapes :


A) Prévisualisation

Chargez votre fichier dans Simple CRM :
- allez dans le module Admin (menu haut -> Admin), puis cliquez sur l’onglet “Importer des données”, puis cliquez sur le bouton “Importer un fichier de sociétés et de contacts liés, au format CSV”.
- au bas de la page, cliquer sur le bouton “Choisissez le fichier” ou “Parcourir” (selon votre navigateur), puis sélectionnez votre fichier de données à importer.
- cliquez sur “Lancer l’analyse du fichier


Simple CRM affiche une prévisualisation de votre fichier en tenant compte des contacts et des sociétés existants.

Afin de ne pas créer de doublons, Simple CRM analyse votre fichier et compare les données à celles déjà dans votre base et tente de reconnaître :
- les contacts par leur adresse email
- les sociétés par leur numéro de TVA, ou si absent, leur numéro de SIRET, et si absent, la combinaison du nom de la société, du code postal et de la ville.


B) Importation réelle

Une fois que vous avez vérifié que tout est comme vous l'attendez, et vous confirmez l'import en cliquant sur le bouton “Lancer l’import”. Les données du fichier sont alors importées dans votre base Simple CRM.

1 commentaire:

  1. C'est bien mais ça n'explique pas comment faire pour que plusieurs contacts soient automatiquement liés à une seule entreprise sans la doublonner car à l'import, il fait une ligne d'import par couple : contact-société.

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