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mercredi 23 décembre 2015

Comment ne pas afficher les prix sur les bons de livraison dans Simple ERP ?

Le module Simple ERP permet de générer des documents commerciaux en PDF avec Simple CRM.

Il s'agit donc d'un module de gestion commerciale et en même temps d'un logiciel de facturation.

Sur certains types de documents (bons de livraisons), on ne veut pas forcément afficher les prix.

Pour masquer les prix sur les documents, il faut modifier le modèle du bon de commande et décocher la case "Afficher les prix sur le document".

Pour cela :
- allez dans le module ERP (menu haut -> Simple ERP)
- allez dans l'admin ERP (menu haut -> Admion ERP)
- cliquez sur l'onglet "3. Modèles de documents"
- cliquez sur le modèle de document concerné
- décocher la case "Afficher les prix sur le document"
- cliquer sur Enregistrer.

Ensuite, utilisez ce modèle dans les documents, ni les prix des produits, ni le total, ni la TVA ne seront affichés.

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lundi 21 décembre 2015

Comment créer des types d'interactions ?

Depuis la version 6.2, Simple CRM permet la création de types d'interactions personnalisés.

Ces types d'interactions sont utilisables dans les interactions et les rapports.

Imaginons par exemple que vous soyez une chaîne de télévision et que vous produisiez une émission consacrée à Simple CRM. Vous allez donc créer les différentes étapes de travail, depuis l'espace d'administration (menu haut -> Admin CRM -> onglet Types d'interactions).


Vous pouvez ensuite utiliser ces types d'interactions personnalisées dans les interactions.


Par la suite, vous pourrez établir des rapports sur base de ces types d'interactions personnalisés.

Vous pouvez également de cette façon créer des types dans les rubriques existantes. Par exemple, vous souhaitez ajouter une étape dans la rubrique Vente.

Pour cela, saisissez le type "Vente" dans le premier champ et le nouveau type "Vente - 1b - Appel téléphonique".


De cette manière, cette nouvelle étape apparaîtra dans les types Vente.


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Comment configurer le rappel de facture par email ?

Simple CRM dispose désormais d'une nouvelle fonction : le rappel automatique des factures impayées par email, directement depuis le module de logiciel de facturation.

Cette fonction est donc réservée aux utilisateurs du module optionnel Simple ERP.

Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, vous devez d'abord la configurer et l'activer.

Pour cela, allez dans le module Simple ERP : menu haut -> Simple ERP.
Allez ensuite dans l'Admin ERP : menu haut -> Admin ERP.
Cliquez sur l'onglet "8. Paramètres".



Saisissez les coordonnées qui seront transmises dans l'email de rappel (nom et prénom, téléphone, adresse email) et sélectionnez le modèle d'email qui sera utilisé lors de l'envoi.

Pour activer la fonctionnalité, cochez la case "Activer le rappel automatique des factures impayées".

Lorsque cette fonctionnalité est activée, une fois par jour, Simple CRM recherche les interactions des factures impayées dont l'échéance est datée de la veille.

Exemple : nous sommes le 21/12/2015.
Simple CRM cherchera les interactions :
- créées avec le module Simple ERP
- de type "Administratif - Autre" (factures)
- ouvertes ou en cours
- dont la date d'échéance est la veille (dans notre exemple : 20/12/2015)
- dont le suivi est "Facture Vente - 02 - Envoyée"



Pour chacune des interactions correspondant à ces critères, Simple CRM :
- enverra un email de rappel à l'adresse du contact
- passera le suivi de l'interaction à "Facture Vente - 06 - Rappel par email"
- horodatera ce changement dans le champ "Note" de l'interaction.


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mercredi 25 novembre 2015

Comment affecter en nombre des contacts et sociétés à un projet ?

Les utilisateurs projets ont des droits d'accès limités aux informations contenues dans Simple CRM. Les contacts, sociétés, interactions autorisées doivent être contenus dans un projet lié à l'utilisateur projet. Voir à ce sujet la FAQ : Comment limiter l’accès d’un utilisateur à certains contacts, sociétés et interactions, et laisser l’accès complet aux autres utilisateurs ?

Après par exemple un import de données (voir Comment utiliser l'import de contacts et société liées au format CSV ?) , si vous souhaitez affecter les contacts et sociétés nouvellement importés à un utilisateur-projet, suivez la procédure ci-dessous.

1) Allez dans le module Requête (menu haut -> Requête)

2) Cliquez sur le centre d'intérêt correspondant à l'import (par exemple : "Import 2015-08-05 15:22:45").
Cliquez sur "Rechercher".

3) Vous obtenez la liste des contacts et sociétés importés.
Cliquez sur le bouton "Ajouter à un projet".

4) Un formulaire apparaît, vous permettant de choisir le projet auquel associer les contacts et sociétés de la recherche.
Choisissez le projet et cliquez sur le bouton "Ajouter au projet".

Les contacts et sociétés sont maintenant liés au projet que vous avez indiqué.

Les droits des utilisateurs projets prennent en compte les éléments importés.

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mardi 20 octobre 2015

Je ne gère pas de stock (prestations, livres électroniques, ...). Comment faire ?

Le module Simple ERP permet un contrôle du stock de produits pendant la création des documents (devis, factures,...).

Vous pouvez désactiver la gestion de stock pour chaque produit.

Pour cela :

1) Allez dans le module Simple ERP (menu haut -> Simple ERP)
Si vous ne voyez pas cette icône, passez à l'étape 2.



2) Cliquez sur l'icône Produit (menu haut -> Produit)

3) Ouvrez le produit concerné

4) Décochez la case "Activer la gestion de stock" et cliquez sur "Enregistrer et fermer


 




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jeudi 15 octobre 2015

Comment réactiver un élément archivé ?

Dans Simple CRM, les contacts, sociétés et projets ne sont pas effacés mais archivés (à la manière de la corbeille sur votre ordinateur).
De cette manière vous êtes sûr(e) de ne pas perdre d'élément important, même en cas de mauvaise manipulation.

Pour réactiver un élément archivé (par exemple, une société) :
- allez dans le module Société (menu haut -> Société)
- descendez en bas de la page, vous trouverez la liste des sociétés archivées
- cochez la case sur la ligne de la société à réactiver et cliquez sur Enregistrer



La société est à nouveau active.


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mercredi 14 octobre 2015

Sur mon smartphone ou sur Google Agenda, je ne vois pas tous mes rendez-vous

Afin d'améliorer les performances de l'affichage de l'agenda Simple CRM sur les smartphones, Google Agenda, Outlook..., la période des rendez-vous affichés est limitée dans le temps.
Par défaut cette limite est de 30 jours dans le passé et 90 jours dans le futur.
Vous pouvez si nécessaire augmenter cette limite à maximum 90 jours dans le passé et 180 jours dans le futur.

Pour cela :
- connectez-vous à Simple CRM avec un compte Administrateur
- allez dans l'onglet Paramètres
- modifiez les champs "Période agenda iCal" -> "Jours avant" et "Jours après"
- cliquez sur "Enregistrer"




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mardi 29 septembre 2015

Comment exporter mes factures clients vers un logiciel de comptabilité

Vous pouvez effectuer un export des factures clients pour l'intégration directe vers un logiciel de comptabilité.

Pour cela, allez dans le module Simple ERP / Facture (menu haut -> Simple ERP, puis menu haut -> Facture.

Cliquez sur le bouton "Export Factures Vente". Vous obtenez un fichier CSV contenant les écritures comptables correspondant aux factures émises.





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Comment suivre les règlements de facture et relancer mes clients ?

Le module Simple ERP vous permet d'obtenir la liste des factures non payées, et de relancer vos clients.

1) A la réception du paiement d'une facture, ouvrez l'interaction de facture. Dans le champ "Suivi de facture", choisissez "Facture Vente - 04 - Paiement total", puis Enregistrez l'interaction.



2) Pour effectuer le suivi, allez dans le module Simple ERP / Factures (menu haut -> Simple ERP, puis menu haut -> Facture).

En haut de la liste des factures, cliquez sur le bouton "Liste des factures non payées".




Vous obtenez la liste des factures non payées. Cliquez sur chaque interaction concernée pour relancer le client.




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Comment gérer l'état d'une facture avec Simple CRM ?

Vous pouvez gérer le statut de chacune de vos factures client avec Simple CRM.

Pour cela :

1) Créez ou modifiez l'interaction de facturation

2) Dans le formulaire de l'interaction, modifiez le statut selon l'état de la facture

3) Enregistrez l'interaction


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mercredi 23 septembre 2015

Je prépare une campagne SMS. Comment exporter les numéros de mobile de mes contacts ?

Vous allez sans doute cibler vos envois de SMS afin de les envoyer à certains contacts uniquement, en fonction de l'intérêt qu'ils portent à vos produits.

Allez dans le module Requête (menu haut -> Requêtes).

En haut de la liste des cases à cocher des centres d'intérêts, cochez le type de recherche à effectuer (soit les contacts qui sont affectés à au moins un des centres d'intérêts cochés, soit à tous les centres d'intérêts cochés).

Cochez ensuite le ou les centres d'intérêts à rechercher.

Cliquez enfin sur le bouton "Rechercher".

Vous obtenez la liste des contacts affectés à ces centres d'intérêts.

Cliquez ensuite sur le bouton "Exporter en CSV". Vous obtenez alors la liste sous forme d'un fichier au format CSV.

Ouvrez ce fichier avec Excel. La colonne "Gsm" contient les numéros de mobile des contacts sélectionnés.
Utilisez cette colonne pour envoyer ensuite votre campagne SMS.



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lundi 21 septembre 2015

Comment modifier la date d'échéance d'une interaction en orange dans l'agenda Simple CRM ?

Dans l'agenda Simple CRM, l'échéance d'une interaction est matérialisée par un rendez-vous de couleur orange.





Pour modifier l'échéance d'une interaction :
- cliquez sur la zone orange de l'échéance
- une bulle s'ouvre, cliquez sur "Modifier les détails"



- modifiez la date d'échéance et cliquez sur "Enregistrer"




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mardi 15 septembre 2015

Je ne parviens pas à régler la largeur des colonnes des devis, commandes, factures... Comment faire ?

La largeur des colonnes des devis, bons de commandes, facture, bons de livraisons générés par Simple ERP est auto-adaptative, c'est à dire qu'elles s'adaptent automatiquement selon la largeur du contenu.

La largeur des colonnes de prix et de quantités est calculée en premier lieu (afin que même un montant avec 10 chiffres reste sur une seule ligne).

Puis la largeur restante est attribuée à la désignation qui elle, peut être répartie sur plusieurs lignes.


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lundi 14 septembre 2015

Comment joindre des fichiers à un modèle d'email ?

Vous ne pouvez pas attacher directement un fichier à un modèle d'email Simple CRM. C'est une limitation technologique inhérente au protocole standard "mailto".

Voici ce que vous pouvez faire à la place :

S'il s'agit d'une plaquette ou un catalogue, chargez votre document sur votre site web et placez un lien dans le modèle d'email.
Par exemple, dans le modèle d'email, insérez le texte (sans les guillemets):

"Pour télécharger notre plaquette produits 2015, cliquez sur le lien suivant :
http://www.site-de-la-societe.com/plaquette_produits_2015.pdf"

A la lecture par votre destinataire, ce texte sera transformé en lien cliquable, et permettra à votre destinataire de télécharger le fichier.

S'il s'agit d'un contrat à signer, une fois que vous avez généré l'email, joignez le fichier directement depuis votre logiciel de messagerie.

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vendredi 11 septembre 2015

Comment obtenir une carte géographique de mes interactions ?

Vous souhaitez obtenir une carte géographique de vos interactions, pour par exemple visualiser les différentes visites client que vous devez effectuer (tournée commerciale).

Pour cela :
- créez un nouveau projet (ou ouvrez un projet existant)
- affectez les interactions souhaitées à ce projet
- en haut de la liste des interactions du projet, cliquez sur bouton "Google Maps"



- patientez quelques secondes, la carte correspondant aux interactions du projet va s'afficher


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jeudi 10 septembre 2015

Comment ouvrir le lanceur d'applications Simple CRM ?

Le lanceur d'applications Simple CRM vous permet l'accès à de multiples fonctionnalités et de nombreux outils.

N'hésitez pas à l'explorer !

Pour ouvrir le lanceur d'applications, cliquez sur l'icône représentant le symbole "Eject", situé en haut à gauche de votre fenêtre Simple CRM.



Les icônes sont classées dans des onglets, cliquez sur chacun des onglets pour explorer en détail les fonctionnalités et applications proposées.





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mardi 8 septembre 2015

Comment affecter un projet par défaut à un utilisateur ?

Pour affecter un projet par défaut à un utilisateur :

1) Connectez-vous à Simple CRM en tant qu'Administrateur

2) Allez dans l'admin CRM : menu haut -> Admin CRM

3) Cliquez sur l'onglet "Liste des utilisateurs"

4) Cliquez sur le nom de l'utilisateur concerné

5) Dans le champ "Projet par défaut", sélectionnez le projet

6) Saisissez deux fois le mot de passe de l'utilisateur Simple CRM et cliquez sur le bouton Enregistrer

De cette manière, chaque fois que l'utilisateur crééra un contact ou une société, ce contact ou cette société sera automatiquement rattachée au projet.


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Je fais le suivi commercial dans une interaction, comment obtenir des informations sur la société ou le contact lié ?

Dans le formulaire interaction, vous pouvez directement ouvrir la fiche de la société (ou du contact) lié.

Passez la souris sur l'icône sur l'icône à côté du nom de la société liée:


Une petite fenêtre s'ouvre avec les détails sur la société.

Cliquez sur le bouton "Ouvrir" : la fiche de la société s'ouvre dans un nouvel onglet.


La même fonctionnalité est disponible sur le contact lié à l'interaction.


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J'ai deux types de clients, certains doivent régler immédiatement mes factures, d'autres à 30 jours, comment faire ?

Vous devez créer 2 modèles de factures avec la même série de référence.

L'un des modèles aura pour conditions de règlement 30 jours, et l'autre, échéance immédiate.

Nommez les modèles de cette façon (par exemple) :
- Facture échéance immédiate
- Facture échéance 30 jours

Quand vous créerez la facture, vous choisirez le modèle adapté au client (boite à liste entre "Mettre à jour le total" et "Prévisualiser").


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jeudi 27 août 2015

Je ne peux pas modifier le numéro de la prochaine facture, que faire ?

La loi française impose des numéros de factures séquentiels sans interruption  de numérotation. C'est pourquoi nous n'autorisons pas les utilisateurs à changer le numéro de la prochaine facture émise.

Si vous avez déjà émis des factures avec un autre logiciel, vous devez créér une référence différente de la première série de factures.

Exemple :
Vous avez déjà émis des factures portant les références F-0001 à F-0332 avec un autre logiciel. Vous souhaitez emettre les prochaines factures avec Simple ERP.

Vous devez modifier le système de référence de numéros de factures de manière à ce qu'elle soit différente de la première série, et commençant au numéro 1, par exemple : F2-0001, F2-0002, F2-0003, etc.

Pour cela :
- allez dans Simple ERP (menu haut CRM -> Simple ERP)
- allez dans l'admin ERP (menu haut ERP -> Admin ERP)
- cliquez sur l'onglet Références
- cliquez sur la référence de facture à modifier
- dans le champ "Modèle de référence", saisissez par exemple : F2-{4N} (ceci générera des numéros de factures comme suit : F2-0001, F2-0002, F2-0003, etc.)
- cliquez sur le bouton "Enregistrer"

Vous pouvez maintenant générer des factures portant le nouveau système de références, qui prendra la suite de l'ancien.


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jeudi 20 août 2015

L'agenda Simple CRM disparaît de mon iPhone, que se passe-t-il ?

La plupart du temps, ce dysfonctionnement provient de l'iPhone qui est trop "chargé" : la charge du processeur du téléphone est trop elevée.

Pour corriger ce problème, effectuez les opérations ci-dessous.

1) Tout d'abord, vérifiez la configuration de l'agenda sur l'iPhone en suivant les explications sur cette page.

2) Nous allons maintenant vérifier la charge CPU de votre iPhone :
- installez sur votre iPhone l'application gratuite Battery Memory System Status Monitor
- lancez cette application
- vous obtenez un écran d'analyse de la charge de l'iPhone


- si la charge du CPU ("Usage") est à 90% ou plus, vous devez nettoyer votre iPhone afin de libérer suffisamment de CPU pour que la mise à jour de l'agenda Simple CRM puisse s'effectuer correctement. 
Pour cela, effectuez les manipulations décrites sur cette page

3) Ensuite, allez dans Réglages -> Mail, Contacts, Calendrier -> Calendrier (en bas de la fenêtre) et réglez les paramètres généraux de cette manière :


4) Supprimez les agendas dont vous ne vous servez pas :
- allez dans Réglage -> Mail, Contacts, Calendrier
- cliquez sur chaque compte à supprimer et touchez "Effacer"

5) Pour terminer: éteindre l'iPhone, attendre 45 secondes et redémarrer.

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Si cela ne fonctionne toujours pas, allez dans Réglage -> iCloud -> et désactiver la synchronisation du Calendrier avec iCloud.

Ensuite, supprimer tous les comptes de calendrier, éteingnez l'iPhone, attendez 45 secondes, redémarrez puis ajouter à nouveau le calendrier Simple CRM.




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lundi 17 août 2015

Panne ordinateur, panne tablette, panne téléphone mobile

Le rôle du support de Simple CRM n'est pas de prendre en charge vos problèmes informatiques.

En cas de panne sur votre Windows, votre Mac, votre tablette ou votre téléphone, en cas de besoin d'infrastructure de téléphonie, d'antivirus, ou de retrouver des fichiers effacés, vous pouvez vous adresser à SIMPLE SUPPORT, les spécialistes de la maintenance informatique à distance.

Pour découvrir leurs offres: Dépannage informatique - Maintenance informatique

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jeudi 6 août 2015

Comment insérer automatiquement des conditions de règlement ou de livraison dans les documents Simple ERP ?

Avec Simple ERP, vous pouvez, pour chaque modèle de document, paramétrer des conditions-type de règlement et/ou de livraison.
Vous pourrez ensuite modifier ces conditions sur chaque document généré.

Pour cela :
- allez dans le module Simple ERP
- allez dans l'Admin ERP
- cliquez sur l'onglet "Modèles de documents"
- cliquez sur le nom du module concerné
- le formulaire de modèle de document apparaît
- saisissez les conditions de règlement et/ou de livraison dans le champ "Conditions"


- cliquez sur le bouton "Enregistrer"

Nous allons maintenant créer un nouveau document commercial, par exemple un devis.

- allez dans le module ERP (menu haut -> Simple ERP)
- allez dans les Devis (menu haut > Devis)
- cliquez sur le bouton "Ajouter un devis"
- saisissez le sujet, par exemple "Vente / Tongs"
- choisissez une société et/ou un contact
- cliquez sur bouton "Ajouter des produits"
- la zone de saisie des produits apparaît
- le champ "Conditions" est pré-rempli


- vous pouvez si besoin adapter ces conditions au client et au devis concerné

Le contenu de ce champ apparaîtra dans les PDF des devis.





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Comment changer de design pour les documents générés avec Simple ERP ?


Pour changer de design de documents :

- Allez dans le module Simple ERP
- Allez dans l'Admin ERP
- cliquez sur l'onglet "Modèles de documents"
- cliquez sur l'un des modèles (exemple : Devis)
- dans la liste "Design du modèle" choisissez par exemple "Moderne gris 1" (vous pouvez consulter les modèles disponibles ici)
- enregistrez le modèle de document

Vous pouvez ensuite générer un document commercial (par exemple, un devis).
Le PDF généré utilisera alors le modèle choisi.


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mardi 4 août 2015

Comment épingler Simple CRM à l'écran d'accueil de Windows 8 pour PC et tablettes ?

Comme indiqué dans la configuration recommandée pour Simple CRM, nous vous recommandons d'utiliser le navigateur Google Chrome sur Windows 8 pour PC et tablettes.

Quand Google Chrome est installé, lancez-le depuis l'écran d'accueil Windows 8.

Windows 8 pour PC et tablettes ne permet pas d'ajouter un élément à l'écran d'accueil Windows 8.
Nous allons utiliser l'étagère Google Chrome pour mémoriser l'adresse de votre Simple CRM.

1) Assurez-vous d'abord que Chrome fonctionne en mode Windows 8
Pour cela, cliquez sur l'icône paramètres (en haut, à droite de l'étoile).
Si l'option "Relancer Chrome en mode Windows 8" appraît en bas de la liste, cliquez dessus.
Si l'option "Relancer Chrome en mode Windows 8" n'apparaît pas, passez à l'étape 2.




 2) Ajoutez l'icône Simple CRM sur l'étagère

Connectez-vous à la page de connexion de votre Simple CRM (nous vous avons communiqué cette adresse par email).
Une fois sur la page de connexion Simple CRM, cliquez sur l'icône paramètres (en haut, à droite de l'étoile).
Ciquez ensuite sur l'option "Plus d'outils" puis "Ajouter à l'étagère...".




Une boîte de dialogue apparaît.



L'étagère apparaît en bas de l'écran, avec une icône pour Simple CRM.

3) Lancement de Simple CRM depuis l'écran d'accueil Windows 8

Depuis l'écran d'accueil, lancez Chrome.
L'étagère apparaît en bas de l'écran, avec une icône pour Simple CRM.
Cliquez sur l'icône Simple CRM. vous arrivez sur l'écran de connexion.




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lundi 3 août 2015

Dans une interaction, je ne vois plus le type de document

Depuis la version 6, nous avons déplacé le type de document au niveau de chaque fichier.



De cette manière, vous pouvez affecter, dans la même interaction, un type de document à chaque fichier, et le retrouver ensuite par la recherche.

De la même façon, nous avons ajouté un champ permettant de saisir la référence du document pour chaque fichier.



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jeudi 16 juillet 2015

Comment retire-t-on des produits du stock ? Et comment peut-on déclasser des Produits dans Simple ERP ?

Il existe deux cas de figure : la vente ou le retrait manuel.

Dans le cas d'une vente, la sortie du stock est automatiquement proposée. Il suffit d'aller dans INVENTAIRE et de valider le mouvement.

Vous pouvez si nécessaire retirer des produits du stock, dans le cadre d'une transformation de produit (voir cas pratique ici) ou d'un déclassage, toujours en allant dans INVENTAIRE et en cliquant sur le bouton RETIRER DU STOCK.

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Quel est la différence entre Produit et Inventaire dans Simple ERP ?


Produit vous montre l'état du stock de vos Produits en temps réel. C'est également là que vous pouvez créer de nouveaux produits et en archiver.

Si vous cliquez sur un nom de Produit, vous pouvez visualiser l'état des stocks pour ce produit sur le ou les entrepôts. Vous pouvez également visualiser la totalité des mouvements (mouvements entrants et sortants), pour ce produit.

Inventaire vous permet de réaliser des mouvements en entrant ou sortant des produits.

Depuis Inventaire, vous pouvez lister la totalité des mouvements réalisés sur une plage de date donnée. Vous y verrez donc sur une période définie des mouvements pour plusieurs produits différents, avec la possibilité de filtrer par exemple par Entrepôts, Société émettrice, etc.

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Comment ajouter des Produits au stock dans Simple ERP ?

Allez dans le menu du HAUT -> Inventaire -> Cliquez sur le bouton Ajouter au stock -> Donner un titre -> En contact, liez le fournisseur -> Cliquez sur le bouton Ajouter des Produits -> Ajoutez les -> cliquez sur le bouton Enregistrer -> Confirmez le mouvement de stock via le menu déroulant.




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mercredi 15 juillet 2015

Multi sociétés émettrices : pensez à travailler en multi entrepôts et/ou multi produits

Si vous travaillez en multi sociétés émettrices, vous voudrez sans doute un jour visualiser les états de stocks et/ou de mouvement de stock, par société émettrice.

De plus, en général, une société est propriétaire de son stock propre, mais si elle a décidé de travailler de façon mutualisée avec une autre entreprise dans le même Simple CRM / ERP.

Il existe deux solutions : soit le multi entrepôts, soit le multi produits. C'est à vous qu'il appartient de choisir la solution qui vous convient le mieux.

MULTI ENTREPOT


Il s'agit de la solution la plus simple : créez un entrepôt par société, puisque le filtrage par entrepôt est possible via PRODUIT

MULTI PRODUITS


Une autre possibilité est de créer plusieurs les produits, à savoir une par société émettrices.

Exemple : les sociétés « Papeterie de Paris » et « Papeterie de Lyon » se partagent le même Simple CRM car elles font partie du même groupe.

Elles vont donc créer dans la catégorie de PRODUIT « Bic et Stylo », les produits

  • Stylo à bille – Bic /Paris
  • Stylo à bille – Bic /Lyon
  • Stylo à bille – Parker /Paris
  • Style à bille – Parker /Lyon


Ainsi, pour voir l'état de stock des produits de Paris, il suffit d'aller dans PRODUIT et de saisir /Paris dans le nom du Produit et d'appliquer le filtre.

Cette solution est à choisir si les entreprises mutualisent leurs stocks.  


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Le graphique du haut ne semble pas fonctionner, je ne vois que très peu d'affaires commerciales.

Afin de maximiser la lisibilité des informations, Simple ERP reprend la même logique que celle de Simple CRM, en affichant dans ses graphiques les 20 plus grosses affaires Ouvertes ou En cours.


En effet, si vous avez par exemple 150 affaires ouvertes ou en cours, vous auriez 150 minuscules bâtonnets dont les informations seraient illisibles.

Les graphiques à bâtonnets ont donc un affichage volontairement limités, par contre les graphiques de type camembert affichent la totalité des informations.

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Comment voir les Devis, Bons de Commande, Factures ou Bon de livraison sur une plage de dates donnée ?

Il vous suffit d'utiliser les filtres présents dans ces différentes entités.

Pour ce faire, il faut choisir les paramètres suivants:

  • Etat: Tous les états
  • Date: choisir la période visée
  • Utilisateurs: soit décochez les tous afin d'avoir tous les utilisateurs, soit sélectionnez ceux spécifiquement visés
  • Cliquer sur APPLIQUER LE FILTRE



Bien entendu, vous pouvez affiner en précisant une Société émettrice spécifique, si vous travaillez en multi société.

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Je vends des articles avec plusieurs taux de TVA différents, est-ce que Simple ERP peut m'aider ?

Simple ERP gère parfaitement plusieurs taux de TVA différents à l'intérieur d'un seul et même document.

Exemple: vous êtes une agence de voyage avec un taux de TVA à 19% sur le voyage et un taux de TVA à 5% sur le traitement du dossier (commission sur vente). Vous aurez donc le produit VOYAGE et le produit TRAITEMENT DOSSIER avec des taux de TVA différents et également un total différencié de plusieurs taux de TVA.



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Cycle des documents dans Simple ERP

Simple ERP permet la création d'une série de documents au format PDF.

Ces documents sont, dans l'ordre de création possible:
  1. Devis
  2. Bon de commande
  3. Facture
  4. Bon de livraison.
Chaque document hérite des paramètres du document parent.

Exemple: une Facture générée à partir d'un Bon de Commande, transformé en Vente Gagnée, héritera de la Société liée, du Contact lié et des produits liés.

Vous pouvez si nécessaire modifier les lignes produits d'un document à l'autre.

Exemple: vous avez 3 produits dans le Devis. Vous convertissez en Bon de commande. Votre client vous dit que finalement il veut 4 produits. Vous pouvez ajouter des produits au Bon de commande et générer un nouveau Bon de commande en PDF. Vous pouvez faire plusieurs versions d’un Devis ou d’un Bon de commande. Seuls les Factures et Bons de livraison ne peuvent être émis qu’une seule fois.

Rappel: vous n'êtes pas obligé de passer par toutes les étapes (Devis, BDC, etc.). Dans le cas d'une vente immédiate, vous créerez par exemple directement une Facture.

Bien entendu, tous les documents commerciaux créés se retrouvent directement attachés dans les fiches Société et Contact présents dans votre Simple CRM.

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Prise en main rapide de Simple ERP

Ce mini guide vous permet de configurer et prendre en main rapidement votre ERP.

Simple CRM et Simple ERP vivent en parallèle. Vous pouvez naviguer d’un monde à l’autre sans soucis, grâce aux boutons prévus à cet effet dans le menu du HAUT.

Une INTERACTION de type ERP (devis, bon de commande, facture ou bon de livraison), est appelée une SUPER INTERACTION.

Puisque les deux mondes vivent en parallèle, vous retrouvez donc exactement les mêmes informations dans ces deux univers. Exemple : si vous créez aujourd’hui une SUPER INTERACTION dans l’ERP, comme un devis, vous verrez bien entendu cette SUPER INTERACTION dans le BUREAU de Simple CRM. Si depuis le bureau de Simple CRM, vous cliquez sur cette SUPER INTERACTION, vous basculerez automatiquement dans l’ERP. Si vous modifiez cette SUPER INTERACTION et cliquez sur ENREGISTRER, vous retournerez automatiquement dans Simple ERP.

Bref, l’utilisation de Simple ERP ne va pas du tout vous faire perdre vos repères : vous allez travailler dans un environnement qui vous sera familié, un espace de travail appliquant exactement la même logique que celle que vous connaissez déjà.

Passons maintenant en revue les éléments que vous devez configurer afin que Simple ERP fonctionne correctement.

1. Espace ADMIN ERP

Pour pouvoir utiliser Simple ERP, la première étape de travail est de réaliser le paramétrage.

Le paramétrage est disponible dans l'ADMIN ERP:



L'ADMIN ERP est composé d'une série d'onglets numérotés. Il est impératif de suivre l'ordre proposé lors de votre configuration.

  • Société émettrice : Un Société émettrice est une entreprise pour laquelle vous créerez des devis, bon de commande, facture, bon de livraison dans Simple CRM/ERP. Vous pouvez avoir plusieurs entreprises émettrices. Chacune aura des numérotations uniques.
  • Références : Les références sont des références uniques qui vous permettront de distinguer les devis, bon de commande, factures et bons de livraison. Vous pouvez soit les modifier, soit les laisser ainsi. Attention que si vous avez plusieurs entreprises émettrices, il faudrait des références différentes pour chaque entreprise.
  • Modèles de documents : C'est ici que vous allez pouvoir créer et personnaliser vos documents. Attention à bien modifier ces modèles afin d’y insérer vos CGV et autres informations textes légaux importants. Attention: si vous désirez appliquer des remises, il faut bien choisir les modèles de document avec remise.  Pour plus de détails sur la création des documents, voir l'explication dédié: Comment créer un modèle de document avec Simple ERP ?
  • Gestion des TAXES : Vous pourrez y créer / modifier par exemple les taux de TVA en vigueur.
  • Gestion des unités :  Vous pourrez y créer / modifier / désactiver les unités disponibles.
  • Gestion des entrepôts : Si vous travaillez en multi entrepôts, vous pourrez y créer ces différents lieu de stockage. Astuce : si vous avez un très grand entrepôt, vous pouvez créer des zones, afin de mieux vous y retrouver. Exemple : Entrepôt Paris – Zone A, Entrepôt Paris – Zone, B, etc.
  • Catégories de produits : Les catégories vous permettent de ranger vos produits par famille afin de les retrouver plus facilement. Exemple: Fruit, Légume, Viande, Céréale. 
  • Préférences ERP : Il s’agit ici des paramètres sensibles qui vous permettent de définir les automatismes de l’ERP, comme par exemple à quel moment on applique le mouvement des stocks (au bon de commande, à la facture ou à la livraison ?).
  • Droits des utilisateurs: C'est ici que vous allez défini qui peut faire quoi.

FOCUS SUR LES PREFERENCES ERP

Les préférences ERP sont riches et parfois un peu complexes à appréhender.

Nous allons passer en revue les options proposées.

Préférences générales

  • Générer automatiquement une facture après une vente gagnée: cette étape vous permet d'activer la création automatique d'une facture dès qu'une Interaction de vente est passée en étape "Vente - 06 - Vente gagnée"
  • Etape de modification du stock: si vous désirez que le stock se voit automatiquement retiré les éléments nécessaire à une livraison, après un processus de vente, vous pouvez choisir le moment où cette action sera réalisée automatiquement (à la commande, à la facture ou à l'émission du bon de livraison). Si vous ne désirez pas que le stock soit modifié automatiquement, cette option est également disponible. 
  • Dans les projets, sommes limitées à: dès qu'une super interaction est créée, un projet d'historique qui regroupera toutes les versions des documents, les devis, le bon de commande et le ou les factures, est créé afin de centraliser l'historique complet de la vente et ainsi assurer une parfaite traçabilité. Ce dossier d'historique propose un total budgétaire. Voir explication complète sur: http://www.simple-crm-support.com/2015/07/a-quoi-sert-lentite-historique.html En fonction de l'activité des entreprises, toutes les entreprises n'ont pas envie de voir nécessairement la même source de budget. Vous pouvez donc choisir si la somme du projet est calculée sur base du devis, du bon de commande, de la ou les factures ou du bon de livraison. 
  • Valider automatiquement les mouvements de stock: Cela permet de gagner du temps en validant automatiquement un mouvement de stock après sa création.
  • Pouvoir commander hors stock: A activer si vous désirez permettre cette possibilité. 
  • Nombre de décimales (entre 0 et 6): Le nombre de décimales conseillé est de 2. 
  • Marge haute supplémentaire sur les documents: à utiliser uniquement pour les mises en page de document très spécifique.
  • Activer la gestion des achats: La gestion des achats permet la création de "bon de commande d'achat", qui intègre les références du catalogue de votre fournisseur. 


Préférences comptabilité

  • Code comptable du journal de ventes: ce champ vous permet de saisir le code du journal de ventes de votre logiciel de comptabilité (exemple : "VTE"). Ce code sera exporté dans le fichier d'export comptabilité généré par Simple CRM qui permettra à votre comptable d'importer automatiquement les écritures dans son logiciel de comptabilité. 


Rappel de facture impayée par email

A J+1 du délais maximal de paiement, Simple ERP peut envoyer un rappel de facture impayée.

Pour cela, il faut que le contact, responsable du paiement des factures fournisseurs soit bien lié à la facture.

Cette configuration permet d'indiquer les coordonnées de contact qui va envoyer le rappel (même si c'est Simple ERP qui va envoyer ce rappel).

Si vous désirez modifier l'e-mail, il faut aller dans Simple CRM -> Admin CRM -> 6. Modèles d'email -> Chercher le modèle de type ADMINISTRATIF, nommé: "E-mail de facture(s) impayée(s)"

Plus d'information dans l'explication dédié: Comment configurer le rappel de facture par email ?

2. Catalogue produits / services

Cette configuration de basé réalisée, vous allez maintenant créer votre catalogue de produits et ou de services.

Vous devez obligatoirement avoir créé au moins une catégorie de produit dans Simple ERP (voir plus haut).

Allez dans PRODUIT, puis cliquez sur le bouton AJOUTER UN PRODUIT.

Seule la partie VENTE est obligatoire. Si vous ne désirez pas gérer d'achat, pas besoin de compléter la partie achat.

Si vous ne gérer pas de stock, n'oubliez pas décocher en bas cette option.

Il est à noter que la NOTE descriptive du produit peut être modifié si nécessaire à la rédaction d'un document de type devis, bon de commande, facture ou bon de livraison.

Une fois les produits créés, si vous avez du stock, vous allez devoir établir votre niveau de stock initial. Pour réaliser cela, merci de lire cette explication: http://www.simple-crm-support.com/2015/07/comment-ajouter-des-produits-dans.html

3. Court focus

Simple ERP vous permet de suivre un processus de travail complet : Devis -> transformation en Bon de commande -> Transformation en Facture -> Transformation en Bon de Livraison -> Gestion du mouvement de stock.

Cependant, qui peut le plus, peut le moins. Dès lors, si nécessaire, vous pouvez directement créer une facture dans par exemple le cas d’une vente comptoir.

Lorsque vous créez un Devis et que vous le transformez par exemple en Bon de commande, les produits / services sélectionnées, ainsi que leur quantité le sont aussi, mais vous pouvez bien entendu les modifier.

Vous pouvez faire plusieurs versions d’un devis ou d’un bon de commande. Seul les factures et bon de livraison ne peuvent être émis qu’une seule fois.

4. Informations à lire

En fonction de vos besoins, ce site Internet contient à droite un menu qui reprend de nombreuses explications spécifiques.

Toutes les explications relatives à l'ERP son précédées du préfixe: ERP dans le module de tri, à droite.

Voici quelques liens essentiels qui vous aideront dans votre prise en main:

5. Accès gratuit pour votre comptable

Votre comptable peut avoir accès à Simple ERP.

Il existe en effet une licence spéciale, prévue à cet effet, inclue dans votre abonnement.

Ceci permet à votre comptable d'être autonome et de récupérer toutes les informations dont il a besoin afin de réaliser votre comptabilité. Explication complète ici: http://www.simple-crm-support.com/2016/03/comment-fournir-mon-comptable-un-acces.html

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Je n'ai pas plusieurs Entrepôts mais un seul qui est immense. Est-ce que Simple ERP peut m'aider ?

Si vous travaillez en multi entrepôts, vous créez ces différents lieu de stockage en créant plusieurs entrepôts.

Astuce: si vous avez un très grand entrepôt, vous savez créer des zones, afin de mieux vous y retrouver.

Exemple: Entrepôt Paris - Zone A, Entrepôt Paris - Zone, B, etc.

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Produit: à quoi sert la case à cocher "Activer la gestion de stock"

Certains produits ne nécessitent pas de gestion de stock.

C'est la cas par exemple des produits virtuels comme un logiciel, un livre électronique, un séjour, une location ou encore la prestation d'un service.

Dans ce cas, décochez la case "Activer la gestion de stock" sur le produit concerné.

Si vous souhaitez gérer le stock pour un produit, cochez sa case "Activer la gestion de stock".

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Où trouve-t-on les mouvements des stocks relatifs à un Produit ?

Allez dans Inventaire -> cliquez sur le Produit visé -> vous visualiserez sous les détails du Produit la totalité des mouvements de stock.

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Transformation produit: comment gérer cela dans Simple ERP ?

Imaginons que vous vendez des planches.

Vous n'avez plus de planche d'un mètre long mais avez de très nombreuses planches de deux mètres.

Vous décidez donc de couper 100 planches de deux mètres afin d'ainsi produire 200 planches d'un mètre de long.

Vous devrez donc aller dans INVENTAIRE et retirer du stock les 100 planches. Saisissez dans le titre et/ou l'espace NOTE une explication claire.

Ensuite, vous devez, toujours depuis l'INVENTAIRE, ajouter au stock les 200 nouvelles planches ainsi crées.

Pour une traçabilité parfaite, vous pouvez, avant de saisir ces mouvements, créer un dossier historique afin de lier ces deux mouvements à un seul et même dossier, vous permettant de faire plus facilement le lien entre ces deux opérations.

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J'ai créé un nouveau Produit et il est directement rouge, pourquoi ?

Vous avez créé un Produit mais vous n'avez pas encore entré un stock de Produit.

Le stock étant dès lors à zéro, il est normal que Simple ERP vous prévienne que les stocks sont trop bas.

Pour entrer des produits dans votre stock, vous devez aller dans INVENTAIRE et ajouter du stock.




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Liste des Produits: pourquoi certaines lignes sont-elles en rouge ?


Les lignes en rouge sont les lignes des Produits ayant atteint la limite du stock minimum.

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A quoi sert l'entité Historique ?


Historique regroupe automatiquement toutes les super Interactions liées à un même flux commercial.

Ceci vous permet de bénéficier d'une traçabilité sans faille.

Sous le nom d'un Devis, Bon de Commande, Facture ou Bon de livraison, vous voyez le nom du dossier d'Historique.

Si vous cliquez, vous pouvez ainsi retrouver toutes les étapes de travail:



Avantage: le total budgétaire d'un HISTORIQUE sera composé du montant de la FACTURE (sauf si vous désirez changer cela depuis l'espace d'Administration) moins les éventuels frais comme des frais de transport, ce qui vous permet ainsi de visualiser votre marge.


Bien entendu, toutes ces informations se retrouvent également dans la vue Simple CRM.

Si vous allez dans une fiche d'une Société ou d'une personne de Contact, vous retrouverez dans l'espace PROJET(S) liés, les différents dossiers d'historique commerciaux.


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