Que signifie le message "Vous devez changer la date de début" quand je veux générer une facture ?

Dans le logiciel de gestion en ligne Simple ERP, pour générer une facture, vous cliquez sur le bouton "Génerer la facture en PDF".

 

Après avoir cliqué sur le bouton, vous obtenez le message suivant :

Ce message indique que la dernière facture que vous avez générée est en date du 01/04/2020, et que vous ne pouvez pas générer une facture portant une date antérieure (par exemple le 24/02/2020).

La législation concernant la numérotation des factures est très claire à ce sujet :

• Numéro unique : il est absolument interdit d’avoir deux factures émises avec le même numéro. Chaque facture doit ainsi être dotée d’un numéro qui lui est propre.

• Séquence chronologique : les numéros doivent se suivre successivement dans le temps dans un ordre logique : 01, 02, 03…

• Continue et sans rupture : la numérotation ne doit comporter aucun “trou” pouvant permettre à une facture supplémentaire d’être introduite au milieu. Par exemple, vous ne pouvez pas passer de la facture 07 à la facture 09, sans fournir la facture 08.
  

Il n'est donc légalement pas possible d'émettre une facture datée du 24/02/2020 lorsqu'une facture datée du 01/04/2020 a déjà été émise.

Que sont les "correspondances obligatoires" dans Simple Form ?

Que signifie le message d'erreur "Ce champ requiert des correspondances obligatoires (*)." ?

Lorsque vous enregistrez votre formulaire (Simple / Export / Corporama), ce message peut apparaître.

Il s'agit des règles de gestions du CRM, certains champs sont définis comme "obligatoire".

Dès lors, lorsque vous créez un formulaire ces champs doivent être présent dans votre formulaire, ils sont repérable car ils sont au dessus de la liste des champs avec "*" à coté de leur nom.

J'ai plusieurs entreprises, comment les gérer avec Simple CRM ?

Il y a deux solutions possibles, selon si vous souhaitez partager des informations (contacts, sociétés, documents, produits) et la configuration (utilisateurs, champs customs, types d'interactions ...) entre les deux entreprises, ou pas.

Si vous souhaitez partager les informations et la configuration de Simple CRM entre les deux entreprises, vous devez créer une nouvelle société émettrice dans votre Simple CRM actuel. 

Vous devez également créer des références de numérotations et des modèles de documents ERP (devis, factures, ...) pour la nouvelle société émettrice.

Si vous souhaitez que chaque société n'ait accès qu'à ses propres éléments et ait sa propre configuration, alors le mieux est de souscrire un second abonnement Simple CRM pour la nouvelle société.

Une société émettrice est une entreprise pour laquelle vous créez des devis, bons de commande, facture, bon de livraison dans Simple CRM/ERP. Vous pouvez avoir plusieurs entreprises émettrices. Chacune aura des numérotations uniques.

Pour créer une société émettrice, il faut aller dans Simple ERP -> Admin ERP -> onglet 1. Société emettrice

 Vous devez cliquer sur "Ajouter une société émettrice" et le formulaire apparait

Une fois la configuration faite, il ne vous reste qu'à générer votre document comme expliquez dans cette FAQ.

 

Transmettez simplement votre problème technique, à l'équipe Support, via une vidéo.

Parfois, pour comprendre le problème que vous rencontrez dans l'utilisation de votre logiciel CRM, de votre logiciel ERP ou de votre logiciel newsletter, de simples échanges par e-mail ne suffisent pas.

Afin d'être capable de vous aider, il est nécessaire que l'équipe de Support visualise ce que vous faites et que vous lui expliquiez ce qui se passe.

Pour ce faire, nous vous proposons de filmer votre écran et de commenter ce que vous faites, via l'utilisation de BUBBLES, une solution qui permet de filmer son écran en ligne et qui propose une version gratuite.

Avant toute chose, vous devez être dans le navigateur web Chrome et avoir un micro fonctionnel sur votre ordinateur. Si vous n'avez pas de micro, ce n'est pas un facteur bloquant, cependant entendre vos commentaires et explications nous aidera grandement à comprendre au mieux votre soucis. 

Comment installer BUBBLES ? 

1) Aller sur https://www.usebubbles.com/pricing  et enregistrez-vous en version gratuite, soit via un compte Gmail, soit via votre e-mail professionnel :

2) Donnez un nom à votre WORSPACE, par exemple "Support Simple CRM", puis cliquez sur "CREATE WORKSPACE" (par besoin de remplie la partie optionnelle "Invite coworkers") : 

3) Bravo, votre espace BUBBLE est créé. Vous pouvez maintenant lancer votre premier enregistrement ! Attention à bien activer votre micro afin que vous puissiez expliquer oralement à l'équipe du Support Simple CRM votre soucis. Voici une image animée, qui vous montre comment vérifier si le micro est autorisé:

4) et maintenant aller sur : https://app.usebubbles.com/new , filmez votre écran et expliquer oralement votre souci. Pour ce faire, vous devez faire comme dans l'animation ci-dessous :

1. Cliquer sur "START RECORDING"
2. Sélectionner votre écran
3. Filmer dans Simple CRM...
4. Arrêter la cession d'enregistrement via le bouton "Arrêter le partage"
5. Copier le lien vers votre enregistrement  "Copy link & close" (dans  l'animation ci-dessous, il est collé dans un bloc note pour que vous puissiez voir à quoi l'adresse d'enregistrement ressemble)

 

5) Coller ensuite l'adresse vers la vidéo dans le formulaire de demande de support disponible ici, ou alors si vous dialoguez déjà avec le support par email, dans votre email de réponse au support de Simple CRM, qui pourra ainsi visualiser l'explication de votre problème technique.

Comment utiliser les champs formatés ?

Dans Simple Form de simple CRM créer avec la méthode simple, vous avez la possibilité de pré remplir des valeurs grâce aux champs "formatés" .

Comme expliquer dans le tutoriel ici :

"Lorsque vous décidez de formater le champ, le champ « Nom du champ » n’est plus le libellé du champ de saisie, mais devient la valeur qui va être enregistré pour la correspondance. De ce fait, le champ n’apparaîtra pas dans votre formulaire puisque sa valeur est déjà définie. Cette fonctionnalité est pratique lorsque, par exemple, vous voulez créer une interaction, mais vous ne souhaitez pas que ça soit l’utilisateur (de votre formulaire) qui remplisse le sujet de l’interaction. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez préremplir ce champ. "

Exemple champs simple : 

Dans cette exemple, le champs "Média" n’apparaîtra pas sur le formulaire car il est dit "Formaté" grâce à la case de la seconde colonne (la colonne Formaté) qui est cochée.

Lors de l'enregistrement, le champs "Média" de l'interaction crée aura comme valeur "Formulaire" car pour un champ Formaté, le "nom du champ" devient la valeur qui sera enregistrée.

Exemple champs liste personnalisée (custom):

Dans cet exemple, le champ "désir" n’apparaîtra pas sur le formulaire car il est dit "Formaté"  grâce à la case de la seconde colonne (la colonne Formaté) qui est cochée.

Lors de l'enregistrement, le champs "Désir", qui est un champ personnalisé, prendra la valeur "Sandwich" à l'enregistrement. Le "nom du champ" devient la valeur qui sera enregistrée.

Attention toute fois que cette valeur doit être une valeur disponible dans la liste du champ.
Dans la liste "Désir" se trouve les valeurs suivantes :

Il n'est pas nécessaire de "Personnaliser" la liste lorsqu'il s'agit d'un champ formaté étant donné que cette liste n’apparaîtra pas sur le formulaire.

Exemple champs liste système :

Dans cet exemple, le champ "Type interaction" n'apparaîtra pas sur le formulaire, car il est dit "Formaté" grâce à la case de la seconde colonne (la colonne Formaté) qui est cochée.

Lors de l'enregistrement, le champ "Type interaction", qui est une liste du système, prendra la valeur correspondante à "Ach1" dans la liste des correspondances.

Cette liste des correspondances doit être personnalisée avant d'enregistrer le formulaire pour se faire cliquer sur le bouton "Personnaliser" et choisissez la valeur du champ et la correspondance que vous désirez lui donner.

La valeur du champ doit correspondre à ce que vous allez mettre dans la première colonne "Nom du champ"

Auto remplissage avec d'autre donnée.

Il est possible de remplir automatiquement des champs avec une donnée saisie par la personne remplie par le formulaire. 
Pour ce faire, il faut utiliser des balise entre "{{ }}".

Par exemple, si vous désirez créer automatiquement un contact fictif pour les entreprises qui aurait le même nom que l'entreprise précédée d'un # voici à quoi ressemblerait vos champs : 

Il suffit d'utiliser un champ formaté pour le nom du contact avec comme valeur #{{societe.nom_societe}}

Pour les noms des champs, il faut concaténer le nom contact, societe, projet ou interaction avec un . et le nom du champ dans le crm ces noms sont disponible ici :

• contact
  
• societe
  
• projet
  
• interaction
  

Les plus utiliser sont {{contact.nom_contact}}, {{contact.prenom}} et {{societe.nom_societe}} .

Faite bien attention de ne pas insérer d'espace entre l'ouverture des balises {{ et la fermeture }}

Dans Simple ERP, pourquoi ne peut-on pas supprimer définitivement les éléments archivés ?

Dans Simple ERP, les éléments (devis, factures, produits, taux de TVA, catégories de produits) sont liés les uns aux autres.

Lorsqu'un produit n'est plus à votre catalogue, il vous suffit de l'archiver pour qu'ils n'apparaissent plus dans les listes de produits.

De la même façon, si vous ne proposez plus toute une catégorie de produits à vos clients, il vous suffit de désactiver la catégorie de produits concernée.

Cependant Simple ERP ne permet pas de supprimer complètement un produit ou une catégorie, ceci pour les raisons suivantes :

1) Cela permet de retracer précisément l'historique des ventes d'un produit précis, même pour des produits qui ne sont plus au catalogue

2) Cela permet de garantir l'historisation de tous les documents de votre Simple ERP : devis, commandes, factures, que vous pouvez retrouver à tout moment, quelque que soit l'âge du document