Mise en place d'une QR-Facture (remplaçant du bulletin de paiement rouges et orange en Suisse)

La QR-Facture désigne une facture comprenant une section paiement et un récépissé, et qui remplace les anciens bulletins de versement orange et rouge depuis le 30 septembre 2022.

La partie supérieure de la QR-facture est semblable à une facture «normale», la partie inférieure est identique aux anciens bulletins de versement et se compose de deux parties: la section paiement et le récépissé. Le Swiss QR Code se trouve sur la section paiement et contient toutes les informations importantes servant à la fois à la facturation et au paiement.

Dans Simple ERP, l'utilisation de la QR-Facture se matérialisé par deux opérations:

1. l'émission d'une facture comme vous l'avez toujours fait dans Simple CRM
2. l'émission du document QR via un publipostage

Cet article va vous expliquer comment mettre en place la deuxième partie, mise en place qui se compose des étapes suivantes:

1. Activation de vos coordonnées de publipostage
2. Création du QR code
3. Téléchargement du modèle de document exemple
4. Insertion du QR code
5. Implémentation de la QR-Facture dans le CRM

Activation de vos coordonnées de publipostage

La première étape va consister à aller saisir vos coordonnées de publipostage dans le CRM.

Pour cela, merci de consulter cette documentation.

Attention: dans "Mention libre 5", vous devez impérativement placer numéro IBAN.

Création du QR code

Allez ensuite dans le Lanceur d'applications -> Outils -> QR Code:

Dans "CONTENU", copiez/collez l'IBAN transmis par votre banque, dans "LABEL", saisissez + et dans COULEUR, sélectionnez la couleur noir:

Ensuite, mettez votre souris sur le QR Code, cliquez avec le bouton droit de votre souris et cliquez sur "Enregistrez sous..." afin de sauvegarder votre QR Code.

Téléchargement du modèle de document exemple

Téléchargez ensuite le modèle de document exemple en cliquant ici.

Ensuite décompressez le ZIP afin de récupérer le modèle Word.

Si vous ne connaissez rien au publipostage, nous vous invitons à lire les explications suivantes, afin de comprendre la suite de ce tutoriel:

• Comment utiliser la fusion de documents ?
• Liste des balises disponibles pour la fusion de documents

Insertion du QR code

Ouvrez le document Word et remplacez le QR Code exemple, par celui que vous avez créé:

Ne changez rien d'autre dans le document !

Implémentation de la QR-Facture dans le CRM

Sauvez votre document, puis insérer le dans Simple CRM en suivant cette explication en cliquant sur ce lien (partie de l'explication nommée "2) Comment charger le modèle de document dans Simple CRM ?").

Utilisation de la QR-Facture

Comme spécifié en début de tutoriel, dans Simple ERP, l'utilisation de la QR-Facture se matérialisé par deux opérations:

1. l'émission d'une facture comme vous l'avez toujours fait dans Simple CRM
2. l'émission du document QR via un publipostage

Il existe une mention nommée "Informations supplémentaires":

Si vous désirez insérer des informations dans cet espace, vous devez saisir ces informations dans le champs "Suite" de votre Interaction:

Il vous suffit ensuite de sélectionner le modèle et de générer le document, puis de le transmettre avec votre facture au client.

Dans Simple ERP, comment conserver les blocs haut et bas lors d'une conversion d'interaction ?

Le logiciel de gestion commerciale en ligne Simple ERP permet maintenant de conserver les blocs hauts et bas d'une interaction ERP lors d'une conversion, par exemple lors de la conversion d'un devis en bon de commande ou un bon de commande en facture.

Configuration

La case à cocher "Conserver lors d'une conversion" a été ajoutée au formulaire de modèles de documents ERP.

Pour savoir comment modifier un modèle de document ERP, merci de consulter cet article de FAQ.

En cochant cette case sur un modèle de document, le contenu des blocs haut et bas du document d'origine sera dupliqué sur le document de destination.

Imaginons que nous souhaitons conserver les blocs haut et bas sur les bons de commande en les convertissant depuis les devis.

Pour cela, nous allons d'abord configurer les blocs haut et bas sur le devis. Pour le document d'origine, ici le devis, nous ne devons pas cocher la case "Conserver lors d'une conversion", et nous renseignons le contenu des blocs haut et bas du modèle de devis.

L'important est de bien comprendre que c'est sur les modèles de destination (ici les bons de commande) qu'il faut cocher les cases "Conserver lors d'une conversion" et pas sur les modèles d'origine (ici les devis).

Ensuite nous configurons le modèle de bon de commande. C'est le document de destination, nous allons donc cocher les cases "Conserver lors d'une conversion" sur le modèle de bon de commande. Lors d'une conversion vers un bon de commande, les blocs haut et bas du document d'origine, ici le devis, seront conservés sur le bon de commande lors de la conversion.

Utilisation

Lors de la création d'un devis, les blocs haut et bas du modèle sont ajoutées au devis.

On convertit le devis en bon de commande en cliquant sur le bouton "Convertir en bon de commande".

On arrive sur le bon de commande. On choisit le modèle de bon de commande si nécessaire.

Le modèle de bon de commande choisi a les cases "Conserver lors d'une conversion" cochées, donc le contenu des blocs haut et bas a été conservé depuis le devis lors de la conversion en bon de commande.

Si on change le modèle de bon de commande et que le modèle n'a pas les cases "Conserver lors d'une conversion" cochées alors le contenu des blocs haut et bas du bon de commande provient du modèle de bon de commande sélectionné.

Ce fonctionnement peut être activé pour la conversion de commande en facture, de facture en bon de livraison, etc.

Comment autoriser plusieurs utilisateurs à gérer les modèles de projets?

 Pour autoriser plusieurs utilisateurs à gérer les modèles de projets, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de gestion des utilisateurs en masse. Pour ce faire:

1) Connectez-vous à Simple CRM en tant qu'administrateur

2) Allez dans le module Admin CRM (Menu haut --> Admin CRM)

3) Cliquez sur l'onglet "1. Liste des Utilisateurs"

En haut de la liste des utilisateurs, cliquez sur le bouton "Gestion des utilisateurs"

 Un nouvel onglet s'ouvre, affichant la liste de vos utilisateurs.

4) Cochez la case "Peut créer et modifier des modèles de projets" pour les utilisateurs à qui vous souhaitez donner les droits de création et de modification des modèles de projets puis cliquez sur le bouton "Enregistrer".

Après cela, les utilisateurs concernés pourront gérer les modèles de projets.

Comment retrouver un document ?

Dans Simple CRM, vous pouvez stocker toute sortes de documents. Simple ERP stocke également automatiquement les devis, bon de commande, factures, bons de livraison, en utilisant la référence du document dans le nom de fichier, par exemple DEV-02585.pdf.

Pour retrouver un document :

Allez dans le module Document.

 

Le formulaire de recherche permet de retrouver un document par le sujet de l'interaction, le nom de fichier, le type de document, une plage de date...

 

Pour retrouver une fichier par son nom, dans le formulaire de recherche, saisissez une partie du nom du fichier dans le champ Fichier, par exemple "2585" dans notre cas, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

Vous obtiendrez la liste des fichier dont le nom contient "2585".

 

Comment enlever le jingle sonore quand on se connecte à Simple CRM ?

La version 10 joue le jingle Simple CRM à chaque connexion, en arrivant sur le Bureau Simple CRM.

Si vous souhaitez désactiver ce jingle, vous pouvez l'enlever en cliquant sur l'onglet Simple CRM de votre navigateur avec le bouton droit de la souris. Ensuite cliquez sur "Couper le son du site".

Comment importer des codes postaux ou des numéros de téléphone dans Simple CRM ?

Simple CRM permet d'importer des contacts, sociétés, interactions et projets depuis d'autres applications, par l'intermédiaire du format de fichier CSV.

Pour les colonnes contenant des codes postaux ou des numéros de téléphone, il arrive que le zéro initial soit supprimé.

Par exemple :

• le code postal "08000" est affiché "8000"
• le numéro de téléphone "0102030405" est affiché "102030405"

Pour éviter cela, il est important de désigner les colonnes concernées comme contenant du texte, et ce dès l'ouverture du fichier.

Lorsque vous ouvrez un fichier CSV avec LibreOffice, une fenêtre apparaît afin de vous permettre de qualifier le type des colonnes.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur chaque colonne concernée et choisissez "Texte".

De cette manière, le zéro initial des champs sera conservée par la suite.