Configuration minimale recommandée pour utiliser pleinement les fonctionnalités de Simple CRM

Afin d'exploiter au mieux toutes les possibilités de Simple CRM, nous vous recommandons d'utiliser la configuration suivante.

Système d'exploitation

• Windows 10, 11
• Mac OS Catalina, Big Sur, Monterey
• Linux version LTS maximum 4 ans d'ancienneté

Matériel

• Ecran : résolution min de 1680 pxl de large avec min 14 pouces
• Ram : min 8 go
• CPU : de Intel Core i3 à i7 ou équivalent AMD

Navigateur Web : Google Chrome dernière version
Google Chrome permet d'utiliser la dictée vocale Simple CRM, et la géolocalisation, contrairement aux autres navigateurs (Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, Safari).

Logiciel de messagerie : Mozilla Thunderbird
Thunderbird a beaucoup d'avantages sur son concurrent direct, Microsoft Outlook : gratuit, léger, aussi puissant qu'Outlook, pas de limite de taille du fichier de messages. C'est le seul logiciel de messagerie capable d'insérer automatiquement votre signature pendant la génération d'un email depuis un modèle Simple CRM. 

Si vous utilisez une messagerie GMail ou Google Apps et que vous voulez garder le webmail de GMail en bénéficiant de la signature des emails dans Thunderbird, configurez Thunderbird pour envoyer vos emails via GMail, et comme logiciel de messagerie par défaut:

• Allez d'abord sur cette page pour savoir comment configurer Thunderbird pour envoyer vos messages via GMail.
• Allez ensuite sur cette page pour savoir comment configurer Thunderbird comme logiciel de messagerie par défaut.

Configuration des logiciels de messagerie dans Simple CRM
Afin d'avoir la meilleure expérience utilisateur, nous vous recommandons de renseigner votre logiciel email dans Simple CRM.

Allez dans le module Admin (menu haut -> Admin). Si vous êtes Administrateur, sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez modifié.

Si vous êtes utilisateur, vous arriverez directement sur la bonne page.

Chercher les champs suivant sur la page :

Dans la boite à liste "Logiciel de messagerie" (1),  indiquez le logiciel dont vous vous servez pour envoyer des emails. De cette façon, les emails que vous générez à partir des modèles d'emails de Simple CRM seront correctement configurés pour votre logiciel.

Dans la boite à liste "Recherche Webmail" (2), indiquez votre fournisseur de Webmail, si vous en utilisez un (exemple : GMail, Outlook.com, Amen Squirrel...). De cette façon, lorsque vous rechercherez des emails échangés avec un contact (icône Loupe sur un contact), Simple CRM les recherchera dans votre Webmail habituel.

Cliquez ensuite sur le bouton "Enregistrer".

Si vous n'envoyez pas d'emails depuis Simple CRM, ignorez la première liste déroulante.
Si vous n'utilisez pas de service de webmail, ignorez la seconde liste déroulante.

Que signifie les routes en vert - jaune et rouge dans la géolocalisation Simple CRM?

Votre logiciel CRM en ligne intègre dans sa géolocalisation les infos trafics.

Les routes en verte sont donc dégagées, celles en jaune un peu bouchées et celles en rouge: c'est vraiment bloquées ! 

Comment configurer la géolocalisation des clients ?

Simple CRM, le logiciel CRM en ligne permet de géolocaliser les clients qui sont autour de vous. Cette fonctionnalité se trouve dans le Lanceur d'application -> Outils -> Géoloc clients.

Pour que cette fonction de géolocalisation des CLIENTS soit active, il vous faudra définir depuis l’interface d’Administration quel Centre d’Intérêt désigne un CLIENT.

Pour ce faire, allez dans Menu du Haut -> Admin -> onglet Paramètres -> Sélectionnez le Centre d'Intérêt et cliquez sur Enregistrer.

Dans certaines cas, la géolocalisation n'affiche pas tous les clients.

Effectuez plusieurs fois de suite les opérations suivantes :
- affichez le module géolocalisation
- quand les marqueurs correspondant à vos clients s'affichent sur la carte rafraîchissez la page (en appuyant sur la touche F5)

Au bout de 3 ou 4 fois, selon votre nombre de clients, vous devriez obtenir la totalité de adresses de vos clients sur la carte.

Comment utiliser l'import de contacts et société liées au format CSV ?

MISE A JOUR: Une nouvelle méthode,

via une outil d'importation est disponible sur cette explication:

Comment importer facilement

des données dans Simple CRM ?

Vous pouvez désormais importer dans Simple CRM un fichier de contacts et de sociétés liés.

Attention : si vous travaillez sur Mac, vous devez obligatoirement, dès la préparation du fichier à importer, travailler avec le tableur Libre Office pour Mac. Merci de consulter cet article.

Procédure d'importation

1) Allez dans le module Admin (menu haut -> Admin) et cliquez sur l’onglet Import de données.

2) Téléchargez le fichier modèle indiqué sur la page.

3) Remplissez le fichier avec vos données, 5000 lignes maximum par fichier, avec Excel ou OpenOffice ou LibreOffice.

Les colonnes A à O concernent les contacts.

Les colonnes X à AK concernent les sociétés.


La colonne O contient la liste des centres d’intérêts à affecter au contact, séparés par des virgules. Exemple : Prospect, Région Sud-Ouest, Revêtements de sols, Peinture
Si le centre d’intérêt n’existe pas, il est créé automatiquement.
Remarque : un centre d'intérêt nommé "Import AAAA-MM-JJ HH:MM:SS" (avec la date et l'heure de l'import) est créé automatiquement et lié à tous les contacts importés. De cette manière, vous pourrez facilement retrouver ultérieurement les contacts importés.

La colonne Q contient la référence externe du contact et peut être utilisée pour identifier un contact déjà existant. Le contenu de chaque cellule de la colonne Q doit être unique, sauf pour identifier deux fois le même contact.

La colonne AL contient la référence externe de la société et peut être utilisée pour identifier une société déjà existante. Chaque cellule de la colonne AL doit être unique, sauf pour identifier deux fois la même société.

Pour la répartition des données à importer :

- si le nom de la société est vide, les coordonnées du contact sont considérés comme personnelles et sont donc affectées au contact
- si le nom de la société n'est pas vide, les coordonnées du contact sont considérées comme professionnelles et sont donc affectées à la relation entre le contact et la société.


Le nom du contact est obligatoire sur chaque ligne. Si vous connaissez pas le nom du contact, saisissez le nom de la société dans la cellule A ("CONT_NOM").

- si le nom du contact est vide, il est automatiquement remplacé par l'adresse email du contact

- si le nom du contact et l'adresse email du contact sont vides, le contact ne sera pas créé
 
Si vous renseignez des numéros de téléphone, saisissez-les sous la forme : +33 1 23 45 67 89
Cela vous permettra ensuite d'envoyer des campagnes SMS ou de lancer des appels téléphoniques directement depuis Simple CRM. 


Si vous renseignez des codes postaux, formatez-les sur le nombre maximal de caractères (5 pour la France). Par exemple : 86000 Pour Poitiers, 06000 pour Nice.

Les champs CONT_NOTE (colonne N) et SOC_NOTE (colonne AK) contiennent respectivement la note du contact et celle de la société. Pour effectuer un retour à ligne au sein de chaque champ Note, insérez le caractère “|” (Ctrl-Alt-6). Ce caractère sera remplacé par un retour à la ligne lors de l’import.

Les colonnes "CONT_RESERVE" et "SOC_RESERVE" sont réservées à un usage futur et ne sont pour le moment pas importées.

Aucun champ ne doit contenir de retour à la ligne (touche Entrée du clavier) ni le caractère guillemet (") ni la caractère point-virgule (;).

Enregistrez votre fichier au format CSV, séparateur point-virgule “;”, pas de délimiteur de champ, jeu de caractères “Europe Occidentale avec Euro (ISO-8859-15)”.

L'import se déroule en 2 étapes :

A) Prévisualisation

Chargez votre fichier dans Simple CRM :

- allez dans le module Admin (menu haut -> Admin), puis cliquez sur l’onglet “Importer des données”, puis cliquez sur le bouton “Importer un fichier de sociétés et de contacts liés, au format CSV”.

- au bas de la page, cliquer sur le bouton “Choisissez le fichier” ou “Parcourir” (selon votre navigateur), puis sélectionnez votre fichier de données à importer.

- cliquez sur “Lancer l’analyse du fichier”

Simple CRM affiche une prévisualisation de votre fichier en tenant compte des contacts et des sociétés existants.

Afin de ne pas créer de doublons, Simple CRM analyse votre fichier et compare les données à celles déjà dans votre base et tente de reconnaître :

- les contacts par leur référence externe, ou si absent par leur adresse email

- les sociétés par leur référence externe, oui si absent, par le numéro de TVA, ou si absent, leur numéro de SIRET, et si absent, la combinaison du nom de la société, du code postal et de la ville.

B) Importation réelle

Une fois que vous avez vérifié que tout est comme vous l'attendez, et vous confirmez l'import en cliquant sur le bouton “Lancer l’import”. Les données du fichier sont alors importées dans votre base Simple CRM.

Raccourcis clavier Simple CRM

Votre logiciel CRM en ligne possède une série de raccourcis clavier qui vous permettent d'accéder facilement aux différentes entités.

Voici les combinaisons de touches (attention sous MAC il faut ajouter la touche CTRL avant la touche ALT):

• Bureau = ALT b
• Contact = ALT c
• Société = ALT s
• Interaction = ALT i
• Projet = ALT p
• Recherche = ALT l
• Document = ALT o
• Requête = ALT r
• Analytique = ALT a
• Admin = ALT m
• Support = ALT h
• Quitter = ALT q
• Enregistrer = ALT x
• Lanceur d'application = ALT w
• Chercher un terme dans la page affichée = CTRL f
• Imprimer la page = CTRL p
• Zoom in = CTRL +
• Zoom out = CTRL -
• Revenir en arrière = ALT flèche de gauche
• Mode plein écran = touche F11 (idem pour sortir du plein écran)
• Ouvrir une fiche dans une autre fenêtre = clic molette souris
• COPIER (Windows) = CTRL c
• COPIER (Mac) = POMME c
• COLLER (Windows) = CTRL v
• COLLER (Mac) = POMME v
• TOUT SELECTIONNER (Windows) = CTRL a
• TOUT SELECTIONNER (Mac) = POMME a

Comment organiser une campagne de prospection téléphonique pour les forces de vente et/ou les call-centers ?

Explication dans cette vidéo sur une ancienne version de Simple CRM, mais la logique reste la même sur les nouvelles versions:

Formation à l'utilisation de Simple CRM pour les centres de téléprospection externalisés.

Vidéo de formation pour les centres d’appels externalisés afin qu’ils travaillent directement dans votre Simple CRM:

Plus d'informations:

• Comment créer dans Simple CRM, un utilisateur pour un call center externalisé, avec des droits limités (il ne pourra voir que les interactions d’appels liés aux campagnes d’appels) ?
• Comment importer dans Simple CRM un fichier de prospection que vous avez acheté ?
• Comment fonctionnent les Interactions ?
• Comment composer les appels automatiquement ?
• Autre information pour le lien avec la téléphonie
• Comment fonctionnent les modèles d’e-mail ?
• Comment modifier les feedback ?