Pourquoi utiliser SendGrid pour envoyer des emails depuis Simple CRM ?

Pour que vous puissiez envoyez des e-mails depuis Simple CRM, il est nécessaire que chaque client utilisateur de Simple CRM, transite par un serveur d’envoi d’e-mail différent et professionnel. Si tous nos clients passaient par le même serveur, aucun e-mail n’arriverait à destination.

 

 

En effet, les campagnes de SPAM étant de plus en plus nombreuses, les fournisseurs d’accès à Internet, les éditeurs de logiciels d’e-mail, de logiciel antispam et antivirus, ont mis en place des protocoles de détection très, voire TROP sensible, qui rende la bonne délivrabilité des e-mails, réellement délicate.

Afin de maximiser les chances que vos e-mails, arrivent à bonne destination, nous vous proposons d’utiliser le fournisseur SENGRID.

Sendgrid est un service d'envoi d'emails utilisé par de nombreuses entreprises telles que Pinterest, Spotify ou Uber. 

Sendgrid est un acteur connu et reconnu pour l'envoi d'emails, avec plus de 180 000 clients et 14 milliards d'envois mensuelle, ces volumes faisant que les serveurs d’e-mail de Sendgrid sont bien vus par les antispams. 

Par ailleurs, nous vous conseillons également, puisque vous avez un abonnement Sendgrid, de l’utiliser sur votre Outlook https://sendgrid.com/docs/for-developers/sending-email/outlook-2013/  ou Thunderbird https://sendgrid.com/docs/for-developers/sending-email/thunderbird/

 

 

Comment améliorer la délivrabilité des emails envoyés avec SendGrid dans Simple CRM ?

Si vous utilisez la fonctionnalité d'envoi direct d'email depuis Simple CRM via SendGrid, il est possible que certains emails n'arrivent pas à destination.

En effet, le serveur email de vos destinataires peut être muni d'un ou plusieurs filtres anti-spam qui interceptent les emails reçus et les suppriment avant que l'email n'arrive dans la boîte de réception du destinataire.

Ces filtres anti-spam peuvent considérer que les emails envoyés par SendGrid sont des spams car le serveur d'envoi SendGrid n'est pas associé à votre nom de domaine d'expédition.

Face à cette situation, vous devez paramétrer des enregistrements DNS de votre nom de domaine afin que les filtres anti-spam considèrent SendGrid comme un serveur d'envoi légitime pour vos emails.

Génération des enregistrements DNS

Nous allons tout d'abord générer les enregistrements DNS à ajouter à votre domaine depuis la console SendGrid.

Pour cela :

1) Sur la console SendGrid, cliquez sur Settings > Sender Authentication.

2) Vous arrivez dans les paramètres d’authentification de domaine, cliquez sur « Authenticate your domain ».

 

3) Vous arrivez sur la page "Authenticate Your Domain".

A la question « 1. Which Domain Name Server (DNS) host do you use? « , dans la liste déroulante, sélectionnez « Other host (not listed) ». Laissez vide le champ « Which DNS host ?».

A la question « 2. Would you also like to brand the links for this domain? » cochez « Yes » ?
 

Cliquez sur le bouton « Next ».

Cliquez sur le bouton « Next ».

4) Vous arrivez sur une nouvelle page.

A la question « Domain You Send From », saisissez ce qu’il y a à droite de l’arobase « @ » de votre adresse email d’expédition. Par exemple, si vous envoyez des emails depuis sophie.martin@abc-luminaires.fr, saisissez : abc-luminaires.fr

Cliquez sur « Advanced settings » au dessous.
Décochez toutes les cases à cocher.

Cliquez sur le bouton « Next ».

 

5) Vous obtenez une liste d’enregistrements DNS à ajouter à votre domaine.

Vous pouvez soit effectuer les ajouts vous-même, soit les envoyer à un collègue ou à un prestataire externe chargé de la gestion de votre DNS.

6) Une fois que les modifications DNS ont été effectuées et ont été propagées sur internet (délai 24h environ), vous devez valider les modifications sur la console SendGrid.

Pour cela, retournez dans Settings → Sender Authentication.

 

 

Dans la liste, cliquez sur le domaine en attente de vérification.

Une fois sur la page Authenticate domain, cliquez sur le bouton  « Verify ».

 

Si vous avez effectué correctement les modifications DNS indiquées par SendGrid, alors l’envoi de vos emails est maintenant authentifié.
 

Quelles sont les fonctionnalités de Simple Mobile ?

Simple Mobile est l'application mobile connectée aux données de votre Simple CRM, à destination des smartphones et tablettes Apple ou Android.

Installation

Vous pouvez télécharger Simple Mobile selon votre appareil mobile :

Simple Mobile fonctionne avec ou sans connexion internet active. Cependant, une connexion internet est régulièrement nécessaire afin de synchroniser périodiquement les modifications effectuées d'un côté sur le smartphone, et de l'autre sur Simple CRM.

Fonctionnalités

Simple Mobile permet de créer ou de modifier :

- les contacts

- les sociétés

- les interactions

- les projets

Synchronisation

Afin de ne pas saturer la mémoire du smartphone ou de la tablette, seules les données qui vous sont réellement utiles sont synchronisées depuis les serveurs Simple CRM :

- les contacts et sociétés utilisés récemment

- les interactions datées de J-90 à J+90

- les projets utilisés récemment

Sécurité

A la première utilisation de Simple Mobile, vous devez saisir vos identifiants Simple CRM, et enregistrer un code PIN de 4 chiffres pour accéder rapidement à Simple Mobile (voir la première connexion à Simple Mobile).

Simple Mobile propose en standard le cryptage des données Simple CRM présentes sur le téléphone ou la tablette.

J'ai l'impression que les e-mails envoyés par Simple CRM n'arrivent pas à destination

En réalité, Simple CRM n'envoie pas d'e-mails. Simple CRM se contente d'écrire un e-mail et de le confier à un système d'envoie d'email professionnel.

Ce système est SENDGRID.

Si vous avez un doute sur la transmission d'un e-mail, il vous suffit de vous connecter sur: https://app.sendgrid.com/email_activity

Ensuite saisissez l'e-mail du destinataire et lancez la recherche. Vous verrez directement si votre e-mail a bel et bien été envoyé.

S'il n'est pas arrivé, cela peut être dû à de nombreux facteurs indépendants de Simple CRM ou de SendGrid: problème d'anti spam trop "motivé" sur le serveur email du destinataire, problème sur l'anti spam du logiciel e-mail, problème de DNS, problème d'espace de stockage, etc.

Si les emails apparaissent bien comme envoyés, c'est que la configuration côté Simple CRM est correcte.

Si certains destinataires se plaignent de ne pas recevoir vos emails, nous vous conseillons d'effectuer l'authentification des serveurs SendGrid comme expliqué sur cette page de la FAQ.

Créer des champs personnalisés avec Simple Custom

Simple Custom vous permet d’ajouter des champs personnalisés dans:

• Société
• Contact
• Projet
• Interaction
• Produit

Ces champs peuvent être de type:

• Texte
• Numérique entier
• Numérique décimale 
• Date
  
• Menu déroulant à choix unique
• Menu déroulant à choix multiple
• Lien vers une fiche Société (idéal pour, par exemple, lier une filiale à une maison mère)
• Lien vers une fiche Contact (idéal pour, par exemple, lier une secrétaire à son responsable)
• Lien vers une fiche Projet
• Lien vers une fiche Interaction
  
• Lien Internet ou Intranet (idéal pour, par exemple, pointer vers du contenu présent dans un autre Système d'Information) Attention pour ces liens, il suffit tout simplement de choisir le type TEXTE et, lorsque vous complétez le champ, de bien faire commencer le lien par HTTP ou HTTPS, afin que le contenu soit reconnu comme un champ lien. 
• Champ calculé, consultez la FAQ
• Champ Mémo
  

Vous pouvez bien entendu réaliser des requêtes sur ces champs.

Créer des champs

La première étape, dans le cas où vous désirez proposer un menu déroulant, il va falloir stocker le contenu du ou des menus.

Imaginons que vous désirez spécifier le secteur d’activité d’une entreprise.

Vous devez aller:

1. Espace d'administration
2. Choisir l'onglet "Gestion des listes"
3. Saisir le nom de la liste
4. Cliquer sur Enregistrer
5. Un nouveau bouton "Eléments de la liste" apparaît: cliquez dessus
6. Saisissez les éléments de la liste et enregistrez

Cette étape réalisée, retournez dans l'espace d'administration et sélectionnez l'onglet "Champs personnalisés", puis sélectionnez l'entité où vous désirez créer des champs:

Il vous suffit ensuite de:

1. Nommer votre champ custom
2. Choisir son type (Texte, Numérique ou Date)
3. De le lier ou non à une liste de menu déroulant
4. De cliquer sur le bouton "Enregistrer" présent en bas de page

Si vous désirez changer l'ordre des champs, il vous suffit de pointer avec votre souris la Référence du champ, de cliquer, puis de réaliser un glisser-déposer.

Réaliser une recherche sur les champs custom

• Aller dans Chercher
• Cliquer sur Recherche avancée

• Passez en Mode Expert
• Puis en bas de la fenêtre réalisez la recherche sur les champs Simple Customs désirés

Supprimer le contenu des champs custom

Lorsque vous modifiez le nom ou le type d'un champ, ou la liste associée au champ, la case à cocher "Suppr. données" située à droite est automatiquement cochée.

Si cette case est cochée, alors les données contenues dans ce champ sont supprimées lorsque vous enregistrez le formulaire.

 

Cela est utile lorsque vous modifiez un champ pour l'affecter à une autre usage. De cette manière, les données contenues dans le champ sont automatiquement supprimées.

 

 

 

 

Un message d'avertissement vous permet d'appliquer vos modifications, y compris la suppression des données des champs dont la case "Suppr. données" est cochée. 

 

 

Si vous ne souhaitez pas supprimer des données de champs custom, cliquez sur Annuler, décochez la case "Suppr. données" de chaque champ, puis cliquez à nouveau sur le bouton "Enregistrer" situé en bas de la liste des champs.

Faire de Chrome mon navigateur par défaut

 La manipulation dépend du périphérique.

Android

1. Sur votre appareil Android, accédez aux paramètres Google en procédant de l'une des façons suivantes (selon l'appareil) :
• Ouvrez l'application Paramètres. Faites défiler l'écran vers le bas, puis sélectionnez Google.
• Ouvrez une application distincte intitulée Paramètres Google Paramètres Google.
2. Appuyez sur Applications.
3. Ouvrez vos applications par défaut :
• Dans l'angle supérieur droit, appuyez sur Paramètres Paramètres. Sous "Par défaut", appuyez sur Navigateur.
• Appuyez sur Paramètres avancés puis Applications par défaut puis Navigateur
4. Appuyez sur Chrome Chrome.

Ordinateur

Windows 10

1. Sur l'ordinateur, cliquez sur le menu Démarrer Menu Démarrer.
2. Cliquez sur Paramètres Paramètres.
3. Ouvrez vos applications par défaut :
• Version originale : Cliquez sur Système puis Applications par défaut.
• Creators Update : Applications puis Applications par défaut.
4. Au bas de l'écran, dans "Navigateur Web", cliquez sur le navigateur actuel (généralement Microsoft Edge).
5. Dans la fenêtre "Choisir une application", cliquez sur Google Chrome.

MAC

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Chrome.
2. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur l'icône Plus Plus.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Dans la section "Navigateur par défaut", cliquez sur Définir Google Chrome comme navigateur par défaut.
• Si ce bouton n'est pas affiché, cela signifie que Google Chrome est déjà votre navigateur par défaut.

iPhone / iPad

Ce n'est malheureusement pas possible, le système étant totalement propriétaire d’Apple, il n'est pas possible d'y modifier les préférences, le choix des applications est imposé par Apple.