Simple CRM propose maintenant la différenciation visuelle des interactions CRM des interactions ERP sur les listes d'interactions.
Les interactions CRM apparaissent sur fond blanc ou gris clair.
Les interactions ERP apparaissent sur fond jaune clair.
Pour cette FAQ, nous allons partir du principe que vous avez une plateforme d'inscription à vos évènements en ligne et que cette plateforme fournit un fichier Excel ou CSV des inscriptions.
La première étape de travail sera donc d'importer ce fichier. Pour l'importation, merci de lire cette FAQ.
Les contacts importés se verront affecter un centre d'intérêt automatique qui sera : "Importation - DATE importation - HEURE de l'importation".
Afin de respecter à la lettre le RGPD, il est intéressant de valoriser ce centre d'intérêt comme un élément de traçabilité.
Pour ce faire, il faudra créer (une seule fois) un projet, que vous nommerez "Registre de traçabilité RGPD"'.
Ensuite, à chaque importation, il suffira d'ajouter à l'intérieur de ce projet une Interaction, ayant comme titre le centre d'intérêt et d'expliquer dans le champs NOTE de l'interaction la raison de cet importation.
Maîtriser l’art du prompting – c’est-à-dire formuler une demande claire, précise et contextuelle à une intelligence artificielle – est bien plus complexe qu’il n’y paraît. Un mot mal choisi, une formulation trop vague ou un manque de contexte, et le message généré devient inutile, voire contre-productif.
C’est là que la nouvelle fonctionnalité de Simple CRM Business+ entre en jeu : elle analyse automatiquement l’interaction (vente, support, projet…) et génère un prompt optimisé, sur mesure, prêt à être utilisé dans votre IA préférée (ChatGPT, Copilot, Perplexity, Claude, etc.). Le gain de temps est considérable, mais surtout, la qualité du résultat est garantie. Plus besoin d’être expert en IA : vous obtenez un message pertinent, bien formulé, sans effort.
Pour que Simple CRM Business+ vous permette d'optimiser votre utilisation des IA LLM, il est nécessaire de réaliser une configuration expliquée dans cette FAQ : https://www.simple-crm-support.com/2025/05/ajouter-le-site-web-de-son-entreprise.html
Transmettre vos échanges avec un client à une IA LLM est une faille de confidentialité.
Pour éviter cela, il faut opter pour une IA permettant de maitriser ses paramètres de confidentialité.
A la date où nous rédigeons cette FAQ (27/05/2025), seul COPILOT semble permettre cela.
Microsoft Copilot propose effectivement des paramètres de confidentialité permettant de contrôler l’utilisation de vos données à des fins d’entraînement des modèles d’IA. Voici où trouver et comment configurer ces options, selon la documentation officielle :
Vous pouvez consulter les explications détaillées sur la gestion de l’utilisation de vos données à des fins d’entraînement sur la page FAQ sur la confidentialité pour Microsoft Copilot[1][4].
Selon l’application ou la plateforme Copilot que vous utilisez, voici les étapes à suivre pour accéder à ce paramètre :
Sur copilot.microsoft.com :
Sélectionnez l’icône de votre profil, puis le nom de votre profil, puis allez dans Confidentialité > Entraînement du modèle sur le texte/la voix.
Dans Copilot pour Windows :
Sélectionnez l’icône de votre profil, puis Paramètres > Confidentialité > Entraînement du modèle sur le texte/la voix.
Dans l’application mobile Copilot :
Ouvrez le menu, sélectionnez l’icône de votre profil, puis Compte > Confidentialité > Entraînement du modèle sur le texte/la voix[4].
Ce paramètre vous permet de désactiver l’utilisation de vos conversations pour l’entraînement des modèles d’IA générative utilisés dans Copilot. Si vous vous désinscrivez, vos conversations passées, présentes et futures ne seront pas utilisées pour l’entraînement, sauf si vous choisissez de revenir sur ce choix. Ce changement est pris en compte dans les systèmes de Microsoft dans un délai de 30 jours[1][4].
"Si vous êtes connecté à Copilot à l’aide d’un compte Microsoft ou d’une authentification tierce, vous pouvez contrôler si vos conversations sont utilisées pour entraîner les modèles d’IA générative utilisés dans Copilot. La désactivation exclut vos conversations passées, présentes et futures d’être utilisées pour l’apprentissage de ces modèles IA, sauf si vous choisissez derevenir. [1][4]
Pour plus de détails, consultez la FAQ officielle de Microsoft sur la confidentialité de Copilot[1][4].
Citations: [1] https://support.microsoft.com/fr-fr/topic/faq-sur-la-confidentialit%C3%A9-pour-microsoft-copilot-27b3a435-8dc9-4b55-9a4b-58eeb9647a7f [2] https://www.linkedin.com/pulse/10-ways-hide-data-microsoft-copilot-m365-marcel-broschk-baeyf [3] https://learn.microsoft.com/fr-ca/dynamics365/faqs-copilot-data-security-privacy [4] https://www.microsoft.com/fr-ca/microsoft-copilot/for-individuals [5] https://learn.microsoft.com/fr-fr/power-platform/faqs-copilot-data-security-privacy [6] https://learn.microsoft.com/fr-fr/copilot/microsoft-365/microsoft-365-copilot-privacy [7] https://learn.microsoft.com/fr-fr/copilot/security/privacy-data-security [8] https://learn.microsoft.com/fr-fr/security/zero-trust/copilots/zero-trust-microsoft-365-copilot [9] https://itsocial.fr/contenus/tribunes/preoccupations-de-securite-et-de-confidentialite-de-github-copilot-comprendre-les-risques-et-les-meilleures-pratiques/ [10] https://www.dpocentre.com/microsoft-copilot-privacy-compliance-tips/
Pour profiter de la fonctionnalité "PromptIA" en business +, il vous faut rajouter l'adresse du site web de votre entreprise dans le CRM.
Pour se faire rendez-vous dans l'admin du CRM -> Onglet "20. Coordonnées fusion"
Ici remplissez le champs "Site web"
Avec la version 11 , Simple CRM offre la possibilité de créer des champs custom filtré depuis d'autres champs Custom.
Pour ce faire, il faut avoir au préalable activé l'option "Afficher 2 colonnes supplémentaires dans la gestion des listes personnalisées" dans les paramètres.
Pour cela, allez dans l'Admin CRM, puis cliquez sur le bouton "13. Paramètres". Cochez la case "Afficher 2 colonnes supplémentaires dans la gestion des listes personnalisées", puis cliquez sur Enregistrer.
Dans cet exemple, on veut créer une liste qui affichera des types de véhicules en fonction de la marque du véhicule, nous auront déjà une liste crée contenant les marques de véhicules.
Allez dans l'Admin CRM puis cliquez sur "7. Gestion de listes".
Dans le dernier champ vide en bas de la liste, saisissez le nom de votre liste, pour notre exemple "Type véhicule". Ensuite, cliquez sur le bouton Enregistrer.
Cliquez sur le bouton "Éléments de la liste" sur la ligne "Type véhicule" que nous venons de créer.
Dans la colonne "Texte de l'élément", il faut indiquer la valeur qui servira de filtre et dans la colonne "Texte de l'élément 1" les valeurs qui seront affichées dans la liste.
Rendez-vous dans la gestion des champs personnalise et affecter le type de donnée "Liste filtrée", sélectionnée votre liste dans le menu déroulant et noté le nom du champ en dessous.
Dans notre exemple, le champ servant à filtrer sera le "soc_cust3".
Ensuite, il faut affecter le champ dans le formulaire comme expliquer dans cette FAQ.
Il vous suffit ensuite de sélectionner une valeur dans le champ marque pour que le champ type soit filtré comme montré sur le GIF au dessus de l'article.
Dans la version 11 de Simple CRM, HaPPi se voit attribuer une nouvelle fonction, celle de vous aider à trouver des informations dans une société.
Cette fonctionnalité est uniquement disponible dans Simple CRM Business+.
Pour cela, rendez-vous dans une fiche société et appuyez sur le bouton "HaPPi info société".
Un message précisant que HaPPi fait une recherche apparaît, il vous suffit de patienter.
Une fois qu'HaPPi aura trouvé des informations sur la société, une nouvelle fenêtre apparaîtra ou HaPPi vous donnera les informations qu'il a trouvé.
Vous pouvez de les conserver ou non.
Si vous les conservez, les informations se rajouteront au champ note de la société.
HaPPi a plus ou moins facile de trouver des informations en fonction des informations que vous avez déjà sur la société.
Le mieux étant un numéro d'identification de la société (SIRET, TVA, ...).
Le minimum étant un nom et un pays.
L'interface mobile se dote d'un accès plus rapide aux interactions du jour.
Ces petites cartes affichent les interactions du jour uniquement.
Elles possèdent les données nécessaires à une prise de connaissance rapide de ce qu'il y a à faire aujourd'hui.
La couleur affiche l’état de l'interaction :
Elles affichent aussi la société liée à une interaction. S'il n'y a pas de société, le contact lié est alors affiché.
Lorsque l'on appuie sur une interaction, le formulaire de saisie contenant l’entièreté des données de l’interaction s'affiche.
Il est maintenant possible, dans Simple CRM, de cacher des informations de l’interface grâce à un nouveau système d'accordéon.
Cette option permet de réduire la longueur des pages et ainsi d’accéder plus rapidement à ce que chaque utilisateur a besoin.
Ce système est enregistré en fonction de l'appareil.
C'est-à-dire que vous pouvez, par exemple, cacher certaines informations sur votre mobile, d'autre sur votre portable et tout laisser afficher sur votre ordinateur de bureau.
Pour savoir ce qui peut être caché, il suffit de repérer cette icône :
Pour savoir ce qui est caché, l'icône est dans l'autre sens :
Simple CRM propose la saisie des temps passés sur les interactions, tous les détails sont disponibles sur cette page.
Si vous souhaitez utiliser un outil externe ou directement un fichier Excel pour saisir les temps passés de vos collaborateurs sur les projets, vous pouvez importer les temps passés depuis un fichier Excel.
Vous pourrez ensuite, en utilisant la fonctionnalité Simple Report, établir des rapports de temps passé sur les différents projets, par projet, par utilisateur, par période, etc.
Le principe est d'importer des interactions qui seront rattachées au projet, ces interactions auront le champ de temps passé renseigné depuis le fichier.
Exportez au format Excel depuis l'outil externe les temps passés de chaque collaborateur sur chacun des projets. Le fichier devra comporter au minimum les colonnes suivantes :
- le nom du projet, orthographié exactement comme le nom du projet concerné dans Simple CRM
- le nom de l'utilisateur, orthographié exactement comme le nom de l'utilisateur concerné dans Simple CRM
- le sujet des interactions qui seront créées, par exemple "Heures travaillées"
- le nombre d'heures travaillées
Vous pouvez télécharger un fichier exemple ici.
Une fois le fichier créé, vous allez l'enregistre au format CSV et l'importer dans Simple CRM en utilisant l'import assisté, merci de consulter cette page pour obtenir les explications.
Dans l'import assisté, vous allez associer :
- la colonne contenant le nom du projet au champ "Projet - Nom du projet"
- la colonne contenant le nom de l'utilisateur au champ "Interaction - Utilisateur"
- la colonne contenant le nom d'heures travaillées au champ "Interaction - Temps passé heures"
- la colonne contenant la mention "Heures travaillées" au champ "Interaction - Sujet"
Vous pouvez également créer d'autres colonnes et les associer à d'autres champs si nécessaire (type d'interaction, date/heure,...).
Vous pourrez ensuite effectuer des rapports sur ces projets en utilisant Simple Report (disponible selon votre version de Simple CRM). Pour apprendre à vous servir de Simple Report, merci de consulter cette page.
Dans Simple Report, vous allez pouvoir regrouper les temps passés par projet, par utilisateur, par période de l'année et bien d'autres critères.
Simple CRM permet maintenant de notifier plusieurs utilisateurs Simple CRM lorsqu'un document est signé électroniquement avec YouSign.
Pour mettre en place la signature électronique via YouSign dans Simple CRM, merci de consulter cette page.
Lorsque le destinataire signe le documents, un email est envoyé aux adresses email contenues dans le champ "Email de réception des notifications YouSign" (Admin CRM -> 13. Paramètres).
Les adresses email doivent être séparées par des virgules.
Afin d'éviter la saisie manuelle de texte, on peut créer des listes personnalisables qu'on peut ensuite affecter à un champ Simple Custom.
Par exemple, imaginons que votre entreprise de construction et de rénovation immobilière doive gérer plusieurs types de chantier : gros-oeuvre, électricité, peinture, etc. Nous allons créer une liste que nous allons affecter aux projets Simple CRM.
Allez dans l'Admin CRM puis cliquez sur "7. Gestion de listes"
Dans le dernier champ vide en bas de la liste, saisissez le nom de votre liste, pour notre exemple "Type de projet". Ensuite cliquez sur le bouton Enregistrer.
Cliquez sur le bouton "Eléments de la liste" sur la ligne "Type de projet" que nous venons de créer.
Saisissez les éléments de la liste, un par ligne.
Cliquez sur le bouton "Enregistrer et revenir aux listes".
Vous pouvez également importer les listes en cliquant sur le bouton "Importer des éléments dans la liste".
Un formulaire apparaît, vous permettant de copier coller directement les listes de valeurs. Il suffit de saisir un élément par ligne.
Une fois les éléments collés, cliquez sur le bouton "Importer la liste d'éléments".
Allez dans l'Admin CRM, puis cliquez sur le bouton "8. Champs personnalisés".
Choisissez le type de fiche sur lequel ajouter le champ, "Projet" dans notre cas de figure.
Saisissez le nom du champ par exemple "Type de projet" dans un emplacement vide. Comme typez de champs, choisissez "Texte", "Choix unique" ou "Choix multiple" selon le besoin, puis associez la liste "Type de projets".
Cliquez sur le bouton "Enregistrer" en bas de page.
4) Ajoutez le champ "Type de projet" au formulaire Projet comme expliqué sur cette page
5) C'est fait, lorsqu'on ouvre un projet, on peut choisir le type de projet dans la liste.
Simple CRM permet maintenant la duplication de projets.
Pour dupliquer un projet :
Synchronisation des contacts : il existe deux cas de figures, la synchronisation mono directionnelle et la synchronisation bi directionnelle.
C'est le cas le plus simple.
Lorsque vous créez un contact dans Simple CRM, il va aller s'ajouter dans Outlook 365.
Pour cela, il suffit d'utiliser le connecteur Zapier dédié : https://zapier.com/shared/simple-crm-contacts/d3a40fd2abb0675fa2742dbf1ca8acbb146ae9f8
Si vous créez un nombre raisonnable de contact par mois, la version gratuite de Zapier sera suffisante.
C'est le cas le plus riche.
Lorsque vous créez un contact dans Simple CRM, il va aller s'ajouter dans Outlook 365 et inversement.
Vous allez d'abord devoir synchroniser vos contacts avec Google Contact, puis de Google Contact vers votre Office365.Simple CRM propose maintenant le remplissage automatique d'une nouvelle fiche société à partir du numéro SIREN ou SIRET.
Pour cela :
1) Créez une nouvelle fiche société (menu haut -> Société puis cliquez sur "Ajouter une société")
2) Le formulaire de nouvelle société apparaît.
Dans le champ "SIRET", saisissez le numéro SIREN ou SIRET de la nouvelle société.
Cliquez à n'importe quel autre endroit du formulaire pour lancer la recherche par SIREN / SIRET.
3) Le nom et l'adresse de la société sont automatiquement renseignés.
4) Enregistrez la fiche de la nouvelle société.
Dans l'ERP de Simple CRM, vous avez la possibilité de travailler en multi-société comme expliquez ici.
Une fois vos sociétés et les modèles de documents créés dans l'administration, il ne vous reste qu'à créer votre document (devis, bon de commande, facture, ...) et ensuite de choisir le modèle de document correspondant à la société émettrice.
Si vous avez le message : "Pas d'accès aux données financières" dans Simple CRM, C'est que l'utilisateur que vous utilisez n'a pas accès aux données financières de votre CRM.
C'est votre administrateur qui peut activer cette fonctionnalité via l'administration comme indiquer ici :
https://www.simple-crm-support.com/2016/06/comment-autoriser-les-donnees.html
