Comment gérer et utiliser les modèles de projets ?

Simple CRM permet maintenant la création de modèles de projets.

Cette fonctionnalité vous permet :
- de gagner du temps dans la réalisation de tâches chronophages et répétitives
- de formaliser vos processus métiers afin d'augmenter la qualité de vos prestations.

Créer un modèle de projet

Pour créer un modèle de projet :
- ouvrez le lanceur d'applications
- cliquez sur l'icône "Modèle de projet"

Vous arrivez sur la liste des modèles de projet.
Cliquez sur le bouton "Ajouter un modèle de projet".

Un premier formulaire vous permet de renseigner les données de base du modèle de projet :

• Nom du projet : c'est le nom qui sera attribué au projet une fois généré
• Chef de projet par défaut : choisissez un utilisateur si c'est toujours le même qui gèrera les projets issus de ce modèle. Dans le cas contraire, ne choisissez pas d'utilisateur. Il vous sera demandé lors de la génération d'un nouveau projet
• Etat : état par défaut du projet une fois généré
• Note : un commentaire libre qui sera reproduit dans le projet généré

Renseignez les champs, puis cliquez sur Enregistrer.
Vous arrivez alors sur le détail du modèle de projet.

Le modèle de projet est divisé en plusieurs sections, qui correspondent aux mêmes sections dans un projet.

D'abord, les données de base du modèle de projet, que vous pouvez modifier en cliquant sur "Modifier le modèle de projet".

Ensuite, les société et les contacts qui seront liés à chaque projet généré.

Notez la présence de cases à cocher "Sociétés principale du projet" et "Contact principal du projet".

La société et le contact principaux du projet seront choisis lors de la génération du projet à partir du modèle.

Cette fonctionnalité vous permet de lier automatiquement le client, qui change à chaque fois, au projet généré.

Si vous souhaitez lier toujours la même société et contact à chaque projet généré, par exemple si vous construisez des maisons, vous prendrez le même architecte pour chaque projet.

Au-dessous vous trouverez la liste des utilisateurs du modèle de projet. Ces utilisateurs seront reproduits dans le projet généré.

Au dessous vous trouverez la liste des interactions du modèle de projet. Ces interactions seront traitées et liées au projet généré.

• Dans la première colonne, choisissez le modèle d'interaction qui sera utilisé (pour gérer les modèles d'interactions, voir la FAQ)

• La colonne suivante vous permet d'affecter le contact et la société principale du projet au interaction générée (il s'agit du contact et de la société que vous indiquerez au moment de la génération du projet).

• Vous pouvez ensuite choisir l'utilisateur qui sera affecté à l'interaction. Vous pouvez choisir dans la liste, soit un utilisateur précis, soit l'utilisateur affecté au modèle d'interaction, soit le chef de projet affecté au moment de la génération du projet.

• L'avant dernière colonne vous permet de choisir la date de l'interaction en fonction du nombre de jour après la date de début du projet que vous saisirez au moment de la génération du projet.
  
  
• La dernière colonne vous permet, après un premier enregistrement, de sélectionner une interaction précédente dans ce modèle de projet.

Une fois les interactions paramétrées, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Génération d'un projet à partir d'un modèle

Pour générer un projet à partir d'un modèle, deux solutions :
- à partir de la liste des modèles, cliquez sur le bouton "Générer un projet" sur la ligne du modèle à utiliser

Vous arrivez sur le formulaire de génération du modèle.

• Dans le champ "Chef de Projet", choisissez le chef du projet qui va être généré.
• Dans le champ "Société principale du projet", choisissez la société principale qui sera liée au projet. Typiquement, sur un projet commercial, il s'agit du client. Idem pour le Contact principal.
• Dans le champ "Date de début du projet", indiquez la date de lancement de ce projet. Cette date est importante, car c'est la date de base sur laquelle seront calculées les dates de début des interactions du projet.
• Dans le champ "Date de fin du projet", indiquez la date de fin du projet. Cette date de fin n'a pas d'impact sur les dates des interactions.

Cliquez le sur bouton "Générer un projet", vous arrivez alors dans le projet qui vient d'être créé.

Configuration du logiciel de messagerie par défaut sous Linux

Sous Linux, lorsque vous cliquez sur un lien pour envoyer un email, ce n'est pas le logiciel de messagerie habituel qui apparaît.

Cela est lié à un problème de configuration sur votre poste Linux.

Il faut paramétrer votre logiciel de messagerie pour qu'il se lance lorsque vous cliquez sur un lien pour envoyer un email :

- sur votre bureau Linux, cliquez sur Applications -> Outils système -> Paramètres système

- cliquez sur l'icône Détails

- à gauche, cliquez sur "Applications par défaut", puis, à droite, déroulez la liste "Courriels". Sélectionnez alors votre logiciel de messagerie favori.

A partir de ce moment, si, depuis Simple CRM, vous cliquez sur un lien pour envoyer un email, c'est votre logiciel de messagerie habituel qui apparaît.

Définir des objectifs de vente, de taux de livraison, de facturation, etc.

Simple CRM vous propose un module nommé DPO (Direction Par Objectifs), qui est accessible via le lanceur d'applications.

Ce module vous permet de définir des objectifs pour tous les métiers : vente, responsable achat, support technique, suivi administratif des factures, etc.

Il existe plusieurs niveaux de droit pour les utilisateurs par rapport à ce module

• Soit ils ne peuvent créer aucun objectifs (aucune case cochée)
• Soit ils peuvent créer des objectifs pour eux
• Soit ils peuvent créer des objectifs pour eux et pour les autres

Ces objectifs sont à définir pour chaque utilisateur dans l'espace d'administration des utilisateurs : Menu Simple CRM → Admin → Liste des utilisateurs → Cliquer sur le nom de l'utilisateur. → Aller en bas de la fenêtre.

Ce module de gestion des objectifs vous permettra de mieux mettre en parallèle vos projections et la réalité des résultats obtenus.  

Comment envoyer des emails avec un webmail depuis Simple CRM ?

Avec l'avènement du cloud, de plus en plus d'entreprises utilisent un logiciel de messagerie via un navigateur web. GMail et Outlook.com en sont les exemples les plus connus.

Pour envoyer des emails à vos contacts directement depuis Simple CRM, vous devez indiquer à votre navigateur Google Chrome quel webmail vous utilisez.

Si vous utilisez la messagerie GMail ou Google Apps, merci de consulter cette page.

Si vous utilisez un autre service webmail que GMail ou Google Apps :

- installez l'extension Google Chrome "Mailto:" : https://chrome.google.com/webstore/detail/mailto/gppbppehiogfokmpligejhaepeopajdf/related?utm_source=chrome-app-launcher
- choisissez quel webmail vous utilisez en cliquant sur la case devant votre choix (si vous utilisez Outlook365 ou Roundcube, voir plus bas)

 

Ensuite cliquez sur le lien de votre webmail pour tester la configuration. Une fenêtre de nouveau message de votre webmail devrait apparaître (ou la page de connexion de votre webmail si vous n'y êtes pas connecté).

Une fois cette configuration effectuée, vous pourrez envoyer des emails directement depuis Simple CRM, en utilisant votre webmail habituel.

Si vous utilisez Outlook365, OWA Exchange ou Roundcube

Vous devez enregistrer Outlook365 , OWA Exchange ou Roundcube comme un webmail.

Pour cela :
Cliquez sur l'icone de configuration du plugin Mailto:, puis sur Options.

Une fenêtre apparaît. Cliquez sur "add another service".

Dans le premier champ, tapez "Outlook365" ou "OWA Echange" ou "Roundcube" selon le cas, puis dans le deuxième champ, collez la valeur suivante :

Pour Outlook365 :
https://outlook.office365.com/owa/#viewmodel=IMailComposeViewModelFactory&to={to}

Pour OWA Exchange :
https://ADRESSE_DU_SERVEUR_EXCHANGE/owa/?path=/mail/action/compose&to={to}&subject={subject}&body={body}
(remplacez ADRESSE_DU_SERVEUR_EXCHANGE par l'adresse réelle de votre serveur Exchange)

Pour Roundcube :
https://ADRESSE_DU_SERVEUR_ROUNDCUBE/roundcube/?_task=mail&_action=compose&_to={to}&_subject={subject}&_body={body}
(remplacez ADRESSE_DU_SERVEUR_ROUNDCUBE par l'adresse réelle de votre serveur Roundcube)

Cliquez ensuite sur le bouton "add".

Pour tester la fenêtre de nouvel email, cliquez sur le lien "Outlook365" ou "Roundcube".

Comment utiliser le chat Simple CRM ?

Simple CRM dispose d'un chat interne, qui vous permet d'échanger par écrit de manière instantanée, avec vos collaborateurs interne à l'entreprise.

Pour lancer le chat, cliquez sur la première icône du menu de gauche.




La fenêtre de chat apparaît.

La première fois, cliquez en haut sur l'onglet "_SimpleCRM_".

Pour converser, tapez le texte dans le champ en bas, et tapez sur la touche "Entrée du clavier".

Comment accéder aux rapports dans Simple CRM ?

Pour cela, aller dans le Lanceur d'applications, espace Rapports:

Vous pouvez également créer des rapports sur mesure via: Lanceur d'applications -> Entités -> Analytiques.

Vous pouvez également sauvegarder des rapports personnalisés via les Simple Links. Voir explication sur: http://www.simple-crm-support.com/2017/08/simple-links-creation-de-liens-et-de.html