Quand je génère une facture en PDF, la facture est datée à aujourd'hui et non à la date de l'interaction

La législation concernant les factures impose une cohérence entre le numéro et la date de la facture.

Par exemple, vous ne pouvez pas avoir une facture n°125 datée du 10/01 et une facture n°126 datée du 05/01.

C'est pour cette raison que la date de la facture correspond à la date à laquelle le PDF a été généré, et non à la date de l'interaction.

Comment créer un modèle de document avec Simple ERP ?

Pour créer un modèle de document dans le module de facturation en ligne Simple ERP :

- Allez dans le module Simple ERP (menu haut -> Simple ERP).
- Allez ensuite dans l'Admin ERP (menu haut -> Admin ERP).
- Cliquez sur l'onglet "3. Modèles de documents"
- Cliquez sur le bouton "Ajouter un modèle"

Voici la description des champs à renseigner.

- Modèle : donnez le nom que vous souhaitez à votre modèle. C'est ce nom qui apparaîtra dans la boite à liste de sélection du modèle dans Simple ERP.

- Type de document : choisissez quel est le type de base de modèle. Si vous choisissez "Bon de commande", ce modèle n'apparaîtra que dans les interactions de type "Bon de commande".

- Couleur globale du modèle : c'est la couleur des tableaux et des blocs du PDF qui sera généré.

- Emetteur : c'est la société émettrice à qui appartient ce modèle. Cette fonctionnalité vous permet d'avoir, dans un seul Simple ERP, des modèles correspondant à plusieurs sociétés.

- Design du modèle : ce champ permet de sélectionner le design, c'est à dire la disposition des blocs sur les PDF qui seront générés. Pour voir les designs disponibles, merci de consulter cette page.

- Référence : ce champ permet de sélectionner le système de référence qui va être utilisé. Un même système de référence peut être utilisé par plusieurs modèles, par exemple les devis et les factures proforma.
Attention : en cas de plusieurs sociétés émettrices, vous devez créer la référence pour la société émettrice avant de créer le modèle de document, voir la page Comment créer une nouvelle référence de numérotation Simple ERP ?

- Symbole devis : c'est le symbole qui apparaîtra à droite de toutes les sommes présentes sur les PDF.

- Titre document : c'est le titre qui apparaîtra sur le PDF, par exemple "Bon de commande" ou "Ordre de mission".

- Afficher les prix sur le document : si vous cochez cette case, les prix unitaire et totaux, ainsi que le détail des taxes seront affichées sur PDF. Vous pouvez décocher cette case pour les bons de livraison.

- Date d'échéance par défaut : la date d'échéance de l'interaction sera calculée en fonction de ce champ. Si vous cochez la case "Fin de mois", la date d'échéance sera repoussée au dernier jour du mois.

- Afficher la date d'échéance sur le document : si vous cochez cette case, la date d'échéance sera affichée sur le PDF

- Afficher le délai d'échéance sur le document : si vous cochez cette case, le délai d'échéance sera affiché sur le PDF

- Conditions : cette mention sera affichée sur le PDF, par exemple "Merci de retourner ce bon de commande avec la mention "Bon pour accord", signature et cachet de votre société, accompagné de 50% d'acompte."

- Conditions générales de vente : le contenu de ce champ sera imprimé sur une page supplémentaire du PDF

- Moyen de paiement : indiquez votre moyen de paiement préféré, cette mention sera affichée sur le PDF

- Titulaire du compte bancaire : si vous avez indiqué par exemple "Virement bancaire" dans le champ "Moyen de paiement", indiquez ici le nom du titulaire du compte bancaire

- Numéro de compte bancaire (IBAN / BIC ou RIB) : indiquez dans ce champ le numéro de compte de votre société, par exemple : IBAN : FR00 0000 0000 0000 0000 000 / BIC FRBKBNPBX

- Code devise : ce champ est réservé à un usage futur

- Actif : cochez cette case pour activer ce modèle

Dans les rapports, lorsque je précise une plage de dates, certaines interactions n'apparaissent pas

Dans les rapports Simple CRM, vous pouvez filtrer les interactions sur une plage de dates.

A l'examen du rapport, il peut arriver que certaines interactions n'apparaissent pas, ou à l'inverse, certaines interactions en dehors de la plage de dates apparaissent. Pourquoi ?

Lorsque vous entamez par exemple un processus commercial, il arrive souvent que vous concluez la vente plusieurs jours, voire plusieurs semaines après la première prise de contact avec le prospect.

Exemple :
Vous prenez contact avec le prospect la première fois le 7 septembre.
La date de début de l'interaction est donc placée au 07/09/2015, avec comme type d'interaction "Vente - 1 - Prise de contact".

Vous concluez la vente le 15 octobre. Ce jour-là, vous passez le type d'interaction à "Vente - 6 - Vente gagnée". C'est donc le 15/10/2015 que vous avez vendu vos produits ou services.

La date qui est donc prise en compte est la date de mise à jour (date présente dans les Interactions sous les boutons de l'espace "Document"):

Simple CRM tient compte donc compte uniquement de cette date :
- si vous demandez le rapport des ventes du mois de septembre, cette vente n'apparaît pas dans le rapport
- si vous demandez le rapport des ventes du mois d'octobre, cette vente apparaît dans le rapport car c'est en octobre que la vente a été conclue.

Autre point à souligner: si vous placez une facture client en facture PAYEE, la date de paiement sera donc la date de mise à jour. Or, cette date peut être fausse. Imaginons que vous vérifiez le compte en banque de votre entreprise une fois par semaine, les vendredi, le paiement effectif peut avoir (par exemple) était réalisé le mardi. Dès lors, vous pouvez si nécessaire cliquer sur la "Date de mise à jour" afin de la changer et de choisir la date réelle de l'encaissement.

Comment faire apparaître une colonne "Remise" sur les documents dans Simple ERP ?

Dans Simple ERP, pour faire apparaître les remises sur les documents, vous devez utiliser le design "Modern - logo à gauche - remise" ou "Modern - logo à droite - remise".

Pour cela :
1) Allez dans le module ERP (menu haut -> Simple ERP)
2) Allez dans l'admin ERP  (menu haut -> Admin ERP)
3) Cliquez sur l'onglet "3. Modèles de documents"
4) Cliquez sur le modèle "Devis" (ou un autre modèle concerné)
5) Dans le champ "Design", sélectionnez "Modern - logo à gauche - remise" ou "Modern - logo à droite - remise"
6) Cliquez sur "Enregistrer"

Quand vous créerez un document ERP, les remises apparaîtront.

Comment envoyer les documents commerciaux aux clients par email avec Simple ERP ?

Pour envoyer un document commercial (devis, bon de commande, facture,...) par email, suivez la procédure ci-dessous. Dans notre exemple, nous allons créer et envoyer une facture.

1) Dans le module Simple ERP, créez une facture, et générez le PDF de la facture.

2) Une fois le PDF généré, le fichier apparaît dans les documents de l'interaction Facture.
Cliquez sur le nom du fichier pour télécharger la facture.

3) Dans l'interaction, passez votre souris sur l'icône à côté du nom du contact lié. Une fenêtre contextuelle s'ouvre, cliquez sur l'enveloppe pour créer un email à destination du contact.

4) Un email vierge apparaît, à destination du contact lié.
Joignez le fichier PDF à l'email et envoyez-le.

Comment supprimer un centre d'intérêt ?

Pour supprimer un centre d'intérêt :

- allez dans le module Requête (menu haut -> Requête)
- dans la liste des centres d'intérêts, cliquez sur le centre d'intérêt à supprimer
- cliquez sur le bouton "Modifier la fiche Centre d'intérêt"
- cliquez sur le bouton "Archiver"