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jeudi 20 septembre 2018

Comment gérer les numéros de série avec Simple ERP ?

Simple ERP permet la gestion des numéros de série des produits que vous vendez.

Enregistrement des numéros de série

Ouvrez le produit concerné, assurez-vous que la case "Activer la gestion de stock" est cochée.

Créez ensuite un mouvement de stock entrant pour le produit.
Validez le mouvement de stock.

Une fois ce mouvement de stock entrant validé, vous pourrez enregistrer les numéros de série de chaque exemplaire du produit



Utilisation des numéros de série

Les numéros de série n'apparaissent que sur les bons de livraisons et les mouvements de stock.

Créez un bon de livraison (soit directement, soit depuis une facture).
Sur chaque ligne de produit qui possède des numéros de série, le champ "Numéro de série" apparaît. Cliquez dans ce champ et sélectionnez le ou les numéros de série des produits livrés au client.


C'est ce bon de livraison qui donne au client l'information des numéros de série.

Ensuite, transformez le bon de livraison en mouvement de stock sortant. Les numéros de série sont conservés sur les lignes produits.
Validez le mouvement de stock sortant. Les numéros de série concernés sont alors décrémentés du stock.

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mercredi 19 septembre 2018

Le calcul des itinéraires prend ne prend pas la bonne adresse de point de départ.

A partir de Simple CRM 7.2, vous disposez d'un affichage de vos déplacements, depuis PROJET et INTERACTION.



De base, le point de départ des déplacements est l'adresse spécifiée dans le point 20 de l'espace d'administration de Simple CRM:


Au besoin, chaque utilisateur peut préciser une autre adresse de point de départ, depuis ses paramètres utilisateur (Espace ADMIN CRM -> Liste des utilisateurs):



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mardi 18 septembre 2018

Je désire avoir une vision consolidée de mes stocks: voir ce qui est hors stock, ce qui le sera bientôt, etc...

La gestion des stocks est quelque chose de complexe, car souvent très différente d'une entreprise à l'autre.

Afin de rencontrer les besoins de chaque entreprise, les logiciels ERP proposent l'exportation des données dans le tableur Excel, car Excel permet ensuite de créer les vues spécifiques désirées par les utilisateurs.

Le soucis c'est que vous n'avez pas nécessairement les connaissances nécessaires en Excel.

Afin de vous aider, nous avons donc créé un fichier qui génère: une feuille Excel avec le tri des données activé et une série de feuilles proposant des vues intéressantes. Si vous avez besoin de plus: à vous de creuser!

Ce fichier Excel est téléchargeable ICI.

Pour utiliser ce fichier, vous devez d'abord aller dans Simple ERP et réaliser l'export de l'état des stocks:


Vous devez ensuite ouvrir cet export dans Excel et copier toutes les données:


Ensuite, vous devez ouvrir le fameux fichier Excel que nous avons créé pour vous et positionner votre curseur dans la case A1 dans la feuille prévue à cet effet (nom de la feuille: COLLER-ICI):


Vous collez ensuite les données et pouvez dès lors naviguer dans les feuilles et explorer  ainsi votre stock consolidé:


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lundi 17 septembre 2018

Comment enregistrer ou charger une configuration d'import ?

Simple CRM permet maintenant d'enregistrer et de charger une configuration de champs dans l'import assisté.

Cette nouvelle fonctionnalité permet un gain de temps considérable dans le cas ou vous importez régulièrement des données toujours formatées de la même façon.

Plus d'infos sur l'import assisté en cliquant ici.

Enregistrer une configuration d'import

Pour enregistrer une configuration d'import, il faut d'abord charger un fichier de données, effectuer le réglages de correspondance des champs, et enfin enregistrer la configuration.

Tout d'abord on charge le fichier de données type :
Menu haut -> Admin CRM -> 3. Import de données -> Import assisté de sociétés et contacts lié au format CSV

En bas se trouve le formulaire de chargement de fichier.
On sélectionne le fichier en cliquant sur "Choisir un fichier".






Une fois le fichier choisi on clique sur le bouton "Lancer l'analyse du fichier".



Le fichier est analysé et affiché. On effectue la correspondance entre chaque colonne du fichier et le champ Simple CRM.


Une fois que toutes les colonnes voulues sont associées aux champs Simple CRM, on peut enregistrer la configuration des colonnes. Pour cela, on clique sur le bouton "Enregistrer une configuration".


Pour enregistrer une nouvelle configuration, dans la liste déroulante on choisit "--Ajouter une nouvelle configuration--".

Attention : si dans la liste déroulante on choisit une configuration existante, les paramètres de la configuration existante seront écrasés par la configuration actuelle.


On saisit ensuite le nom de cette configuration. Par défaut, c'est le nom du fichier qui a été importé. Saisissez un nom explicite par exemple "Fichier prospects mensuel". Cliquez ensuite sur le bouton "Enregistrer".

C'est fait. La configuration est sauvegardée. Elle pourra être ensuite rechargée pour importer un fichier de données en quelques clics.

Charger une configuration d'import

Pour charger une configuration d'import, il faut d'abord charger le fichier qui va être importé. Ensuite on charge la configuration des colonnes, puis on lance l'import.

Tout d'abord on charge le fichier de données type :
Menu haut -> Admin CRM -> 3. Import de données -> Import assisté de sociétés et contacts lié au format CSV

En bas se trouve le formulaire de chargement de fichier.
On sélectionne le fichier en cliquant sur "Choisir un fichier".


Une fois le fichier choisi on clique sur le bouton "Lancer l'analyse du fichier".



Les données du fichier apparaissent. On clique sur le bouton "Charger une configuration".


Dans la liste déroulante on choisit la configuration à charger, puis on clique sur Ok.


C'est fait : les colonnes sont associés aux champs.




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jeudi 13 septembre 2018

Comment désactiver le menu clic-droit ?

Simple CRM dispose maintenant d'un menu "clic-droit" accessible en cliquant n'importe où dans la fenêtre Simple CRM.

Ce menu permet d'accéder rapidement à plusieurs fonctions:




La présence de ce menu complémentaire désactive les fonctions classiques de la souris.

Pour ouvrir dès lors une fiche/page dans une nouvelle tabulation/onglet de votre navigateur web, vous devrez sous Windows:
- cliquer avec la molette de la souris
- ou cliquer gauche + touche CTRL du clavier

Sous Mac:
- clic souris + touche CMD du clavier

Pour le copier/coller : vous sélectionné avec la souris puis touche du clavier CTRL + C (sous Mac : CMD + C). Pour rappel, la liste des raccourcis clavier présents dans Simple CRM est affichée ici: http://www.simple-crm-support.com/2014/05/raccourcis-clavier-simple-crm.html

Pour désactiver ce menu, décochez la case dans votre profil utilisateur :
- menu haut -> Admin CRM
- onglet "1. Liste des utilisateurs"
- cliquez sur votre identifiant utilisateur
- décochez la case "Activer le menu clic droit"
- cliquez sur le bouton Enregistrer


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mardi 11 septembre 2018

Comment voir la marge sur mes ventes ?

Certains utilisateurs de Simple CRM désirent voir leur marge pour chaque vente.

Nous allons ici voir l’explication pour les utilisateurs de Simple ERP et pour les utilisateurs utilisant uniquement Simple CRM.

Explication avec Simple ERP

La première étape consiste à définir ce qui dans le dossier d’historique « projet » alimente la somme de la vente. Nous vous conseillons, pour des questions de justesse comptable, d’utiliser la facture :



A une vente, où la facture a été réalisée, il faut ensuite entrer dans le dossier d’historique :



Dans ce dossier historique, il faut ensuite ajouter la ou les achats fournisseurs, depuis la liste des Interaction de ce dossier :



On ajoute donc dans cet achat les différents produits (ou si vous ne désirez pas détailler, vous avez toujours la possibilité de créer un produit générique « FRAIS ») :



Ainsi dans l’analytique du dossier, vous voyez désormais le calcul de marge :



Le module historique, vous permet ensuite de trier directement les affaires en perte ou bénéfice :



Explication avec Simple CRM

C’est en réalité la même logique que pour l’ERP : vous allez placer dans un Projet la vente et les achats.

Là aussi le module analytique du Projet vous donnera la vue sur les états financiers et l’outil de tri vous permettra de distinguer directement les affaires en perte ou bénéfice.

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jeudi 30 août 2018

Comment modéliser l’organisation d’une formation ?

Comment toujours lorsqu’il s’agit de modéliser un processus complexe, l’entité Projet est la solution idéale.

Imaginons que nous donnons une formation en langage HTML, au local 321 du 1 juin 2018 au 30 juin 2018.

Nous créons un projet nommé « Formation HTML » dont la date de début est le 1 juin et la date de fin le 30.

Ensuite, nous allons saisir les jours de formation et les lier au local 321, afin de réserver ce local.

Pour cela, nous créons le local, qui est une ressource. Merci de lire l’explication sur : http://www.simple-crm-support.com/2015/06/quest-ce-quune-ressource-dans-simple-crm.html

Ensuite, imaginons que les formations se déroulent deux fois par semaine, les lundis et mercredis. Nous créons donc une interaction récurrente dont le sujet sera « Formation HTML », qui sera liée à la ressource « local 321 ». Pour voir comment créer une interaction récurrente, merci de lire : http://www.simple-crm-support.com/2016/05/les-interactions-recurrentes.html

Ensuite, à ce projet, lié les membres de votre équipe qui travaille sur le projet comme par exemple le formateur, le responsable administratif, etc…

Si le formateur est un formateur externe, vous pouvez lier la société de ce formateur et le contact.

Ensuite, au fur et à mesure des inscriptions, liez les élèves/apprenants.

Vous avez la possibilité de lier également la vente de cette formation de chacun des élèves. Le total cumulé des ventes vous donnera le chiffre d’affaire généré par cette cession de formation. Si vous avez des frais, comme par exemple le formateur externe, liez l’achat, pour voir ainsi la marge.

Liez si vous le désirez les ressources d’apprentissage, des feuilles de présence… comme disent nos amis anglais : avec les Projets Simple CRM, the sky is the limit !

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mercredi 29 août 2018

Comment ajouter rapidement un contact ou une société à un projet ?

Simple CRM permet maintenant de lier, directement depuis la fiche, un contact ou une société à un projet existant.

Pour cela, ouvrez la fiche concernée (ici un contact). Descendez jusqu'à la liste des projets liés au contact.


Cherchez le projet à lier au contact en tapant quelques lettres du nom du projet.


Saisissez le rôle éventuel du contact dans le projet, puis cliquez sur Ok.


C'est fait, le contact est lié au projet.


On procède de la même manière pour lier une société à un projet.








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jeudi 23 août 2018

Chrome force l'auto remplissage de certains champs et cela n'est pas pratique pour travailler dans Simple CRM

La nouvelle fonction d'auto remplissage de Chrome, apparue à l'été 2018, crée un inconfort certain.

Heureusement, il est possible de désactiver cette fonction.

Pour cela, ouvrez une nouvelle tabulation et saisissez l'adresse:
chrome://settings/autofill

Ensuite, désactiver la saisie automatique des données, comme dans l'image ci-dessous:

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jeudi 2 août 2018

Je suis courtier en assurances, comment configurer Simple CRM pour mon activité ?

Simple CRM permet de gérer l'activité commerciale d'un cabinet de courtage en assurances.

1) Qualification des clients

Vous devez tout d'abord créer plusieurs centres d'intérêt afin de qualifier votre base client et prospect (voir la FAQ http://www.simple-crm-support.com/2014/01/comment-creer-des-champs-specifiques.html) :
- particulier
- professionnel
- client
- prospect

Créez aussi des centres d'intérêts prospect et client pour chacun des domaines d'assurance que vous proposez :
- client auto
- prospect auto
- client moto
- prospect moto
- client habitation
- prospect habitation
...

Un client particulier est un contact qui n'est pas lié à une société.
Un client professionnel est un contact lié à une société.

Vous devez ensuite qualifier les contacts en leur associant un ou plusieurs centres d'intérêts au fur et à mesure de la prospection et de la vente.

2) Gestion de la prospection

La prospection s'effectue au moyen de campagnes de prospection basées sur les centres d'intérêts, voir à ce sujet dans la FAQ : http://www.simple-crm-support.com/2014/04/comment-organiser-une-campagne-de.html

3) Gestion des contrats

Un contrat est matérialisé par une interaction liée au contact (et à la société dans le cas d'un contrat professionnel). Cette interaction évolue au fil du temps, de l'état "Vente - 1 - Prise de contact" à "Vente - 6 - Gagné" (ou "Vente - 7 - Perdu").

A ce sujet voir la FAQ : http://www.simple-crm-support.com/2016/04/limportance-de-maitriser-la-notion.html

Vous pouvez attacher à l'interaction tous les documents concernés par ce contrat (devis, contrat fournisseur, contrat client, attestations...), voir la FAQ : http://www.simple-crm-support.com/2015/03/comment-stocker-un-devis-et-lattacher.html

Lorsque vous remportez un contrat, passez l'interaction en "Vente - 6 - Gagné" et créez une nouvelle interaction à la date du renouvellement du contrat.
Ainsi vous serez averti en temps et en heure qu'il est temps de facturer un renouvellement.

Remarque

Pour une configuration plus poussée, adaptée sur mesure à vos besoins, vous pouvez souscrire à une formation avec un conseiller spécialisé DDA, MIF et CGP. Information sur: https://crm-pour-pme.fr/index.php/formation-simple-crm
Contact pour commander une formation : sales(at)crm-pour-pme.fr


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vendredi 29 juin 2018

Comment fusionner automatiquement les coordonnées de votre entreprise avec les modèles de documents ?

Simple CRM permet déjà de fusionner des documents en utilisant des balises pour renseigner directement les données du documents.

Ainsi il est possible de générer en quelques clics : contrats, attestation de formation, ordre de mission... 

Vous pouvez maintenant utiliser des balises de fusions dans les modèles de documents afin d'insérer automatiquement les coordonnées de votre entreprise.

Ainsi, si vous avez des dizaines de modèles de documents, en cas de changement d'adresse, de téléphone ou d'adresse email, tous vos modèles de documents seront mis à jour en quelques clics.

Pour paramétrer les coordonnées de l'entreprise pour la fusion de documents:
- allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM)
- cliquez sur l'onglet "20. Coordonnées fusion"


- remplissez les champs nécessaires
- cliquez sur Enregistrer

Ensuite vous pouvez utiliser les balises correspondantes dans vos modèles de documents, voir la liste des balises ici.


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lundi 28 mai 2018

Comment activer la gestion des acomptes dans Simple ERP ?

Le logiciel de gestion en ligne Simple ERP propose maintenant la gestion des factures d'acompte.

Pour utiliser la gestion des factures d'acompte, vous devez d'abord activer cette fonctionnalité.

Activation de la gestion des factures d'acompte

Pour cela :
- menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Admin ERP
- cliquez sur l'onglet "8. Paramètres ERP"
- cochez la case "Activer la gestion des acomptes"


Ensuite, vous devez créer un modèle de facture intitulé "Facture d'acompte" et un autre intitulé "Facture de solde". A part ces mentions, ces nouveaux modèles de facture sont identiques au modèle de facture que vous utilisez habituellement.




Principe de fonctionnement

La législation française impose depuis 2004 l'émission d'une facture d'acompte et d'une facture de solde pour tout encaissement d'acompte.

Dans Simple ERP, vous allez :
- créer un bon de commande que vous ferez signer au client
- facturer le bon de commande en plusieurs fois (au moins une facture d'acompte et une facture de solde, et éventuellement plusieurs factures intermédiaires)

Création du bon de commande
Créez un bon de commande classique avec Simple ERP, et renseignez les produits vendus.



Une fois le bon de commande prêt, prévisualisez pour contrôler le contenu, puis générez le bon de commande en PDF



Génération des factures

Fermez le PDF, vous revenez au bon de commande.
Cliquez sur le bouton "Facturer en plusieurs fois".
Une fenêtre s'ouvre, vous permettant d'effectuer les réglages de facturation.



Dans cette fenêtre :
- choisissez le bon de commande concerné par la facturation en plusieurs fois (la plupart du temps il n'y aura qu'un seul bon de commande concerné)
- choisissez le nombre de factures à générer
- modifiez si besoin la date, l'échéance, le montant de chaque facture
- choisissez le modèle pour chaque facture (facture d'acompte pour la première, facture de solde pour la dernière et facture pour les intermédiaires)

Une fois les réglages effectués, cliquer sur "Générer les factures"

Facture d'acompte

Allez ensuite sur le module Facture (menu haut -> Facture). Les factures générées apparaissent dans la liste.

Ouvrez la première facture dans l'ordre chronologique. Il s'agit de la facture d'acompte.



Cette facture ne contient qu'un seul produit intitulé "Facturation partielle". Le commentaire de ce produit contient le rappel de la référence et la date du bon de commande, ainsi que le détail des produits commandés et les totaux HT et TTC de la commande.



Sur cette interaction, dans le bloc "Versement" :
- saisissez la mention que vous souhaitez voir apparaître, par exemple "Versement" ou "Acompte"
- saisissez le montant de facture d'acompte
- saisissez la date du versement



Cliquez ensuite sur le bouton appliquer. La mention du versement apparaît en pied de facture. Apparaît également ce qui reste à facturer sur la totalité du bon de commande.



Vérifiez que le modèle de facture choisi est bien "Facture d'acompte".
Prévisualisez puis générez la facture en PDF.



Factures intermédiaires

Si vous souhaitez facturer en plus de deux fois (acompte et solde), vous devez générer des factures intermédiaires.

Dans notre exemple (facturation en 3 fois), il y a une facture intermédiaire.

Le jour ou vous devez générer la facture, de la même manière que pour la facture d'acompte, saisissez le versement (mention, montant, date).
Vérifiez que le modèle est bien "Facture", prévisualisez et générez la facture.



Facture de solde

Le jour ou vous devez générer la facture de solde, de la même manière que pour la facture d'acompte, saisissez le versement (mention, montant, date).
Vérifiez que le modèle est bien "Facture de solde", prévisualisez et générez la facture.




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jeudi 24 mai 2018

Simple Doc : créer des PV de réunion et des WIKI directement dans Simple CRM

Simple Doc est une fonctionnalité de GED (Gestion Electronique de Documents) présente dans le logiciel CRM Simple CRM, depuis le lanceur d'applications, espace "PROD":


Simple Doc est un éditeur de texte.

Cet éditeur vous permet par exemple de créer des procès verbaux de réunion ou de réaliser des WIKI afin de pérenniser le savoir faire et les procédures métier de votre entreprise:



A quoi sert un WIKI dans une entreprise? Un WIKI c'est en fait un manuel des procédures. Un manuel de procédure est le référent sur lequel s’appuie tout employé afin de réaliser les tâches qui lui sont assignées.

Si l’on prend par exemple le traitement du courrier, le manuel va expliquer :

  •     où se trouvent les courriers ;
  •     comment les numériser ;
  •     comment nommer les versions électroniques des courriers numérisés ;
  •     quels traitements leur appliquer ;
  •     etc.

Les manuels de procédure sont des instruments  de  contrôle  essentiels malheureusement souvent délaissés dans les PME.

C’est une grave erreur car l’absence  de  procédures  écrites  rend  le contrôle interne difficile,  non-transparent et aléatoire.

Lorsque les procédures sont écrites, il existe un référentiel métier sur lequel s’appuyer, un contrat de qualité du travailleur envers l’entreprise, qui efface la possibilité de l’éternel : « Je ne savais pas, personne ne m’avait rien dit. ».

Pour plus d'information sur cette technique de gestion d'entreprise, lisez cet extrait d'un des ouvrages de management écrit par Brice Cornet, CEO de Simple CRM. 

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