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mercredi 24 janvier 2018

RGPD et l'import de base de contacts achetée à des fournisseurs

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION


Si vous achetez une base, vous devez demander à votre fournisseur de vous fournir une déclaration sur l’honneur certifiant que cette base a été construite en total respect des normes RGPD.

Vous devez ensuite conserver cette déclaration, ainsi que la facture, dans un classeur RGPD dédié, afin de présenter ces informations en cas de contrôle.

Enfin, à l’importation de la base, Simple CRM ajoutera automatiquement un centre d’intérêt permettant d’identifier les contacts créés via cet achat.

L’importation des contacts et sociétés est expliqué sur : http://www.simple-crm-support.com/2016/10/comment-importer-facilement-des-donnees.html 

RGPD et l’interdiction d’export des données

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION


RGPD interdit la possibilité pour vos employés de réaliser un export de votre base de données.

Cette mesure est plutôt évidente. Cependant, de nombreuses entreprises gardent cette mauvaise habitude d’exporter des contacts dans Excel.

Il est donc impératif d’interdire aux utilisateurs cette possibilité.

Pour cela, allez dans : Administration Simple CRM -> Liste des utilisateurs -> et pour chaque utilisateur, interdisez l’export:



Plus d’information sur la sécurisation des données et de votre Simple CRM, merci de consulter cette documentation : http://www.simple-crm-support.com/2014/09/comment-securiser-votre-simple-crm.html


RGPD et les contacts sur les téléphones mobiles

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION


Simple CRM permet la synchronisation des contacts avec votre téléphone mobile. Voir explication sur : http://www.simple-crm-support.com/2014/01/comment-synchroniser-votre-compte.html 

Cependant, nous vous déconseillons cela, car cette synchronisation va compliquer votre politique RGPD.

Imaginons par exemple que vous ayez 20 employés et que tous synchronise leurs contacts téléphoniques avec Simple CRM. Si un contact demande une copie de toutes les informations que vous avez sur lui, cela veut dire que sur base du RGPD, vous devez faire le tour des téléphones de vos 20 employés, afin de prendre en photo la fiche de contact dans chaque répertoire.

Afin de palier à ce problème compliqué, Simple CRM développe actuellement une application mobile qui sera disponible à la fin du premier semestre2018 et qui permettra un pilotage centralisé. Autrement dit, tous les téléphones auront les mêmes informations et en cas de demande d’effacement d’un contact, l’effacement réalisé dans Simple CRM mettre à jour immédiatement la totalité des téléphones mobiles.

RGPD et votre système de newsletter

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION


Afin de respecter le RGPD, il est essentiel qu’une personne qui se désinscrive à votre newsletter soit bien marquée comme désinscrite dans votre CRM RGPD.

Pour faciliter cette maintenance des données, le mieux est d’opter pour le module de mass mailing de Simple CRM.

En effet, si un contact vous téléphone et vous demande de le désinscrire de votre base de newsletter et que vous n’avez pas les accès au module de mass mailing (car il serait par exemple uniquement accessible à l’équipe du marketing), vous avez la possibilité dans Simple CRM, de passer le centre d’intérêt de « Newsletter - inscrit » à « Newletter – désinscrit » et directement, Simple CRM mettra à jour le système de mass mailing:



Plus d’information sur ce module complémentaire via la page : https://crm-pour-pme.fr/index.php/campagne-e-mail-crm-mass-mailing  


RGPD et votre client e-mail

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION


Imaginons par exemple que vous ayez 20 employés et que tous stockent dans leur client e-mail (Outlook, Thunderbird ou autre), les coordonnées des contacts. Si un contact demande une copie de toutes les informations que vous avez sur lui, cela veut dire que sur base du RGPD, vous devez faire le tour des clients e-mails de vos 20 employés, afin de réaliser un export la fiche du contact depuis chaque client e-mail.

Ceci est un réel casse-tête qui rend le respect du RGPD quasi impossible.

Il est donc impératif que Simple CRM soit votre seul et unique espace de stockage.

Ceci est de toute façon très facile au quotidien puisque Simple CRM dialogue avec votre client email : http://www.simple-crm-support.com/2015/04/comment-gerer-les-emails-entrants-et.html

Lorsque vous avez besoin de l'e-mail d'un contact, vous irez donc le chercher uniquement dans Simple CRM, via une recherche dans le moteur de recherche.

Il faut dès lors empêcher la récolte des données emails par le client email.

RGPD : BLOQUER LA RECOLTE DES DONNEES EMAILS SUR THUNDERBIRD

Il vous suffit d’aller dans OUTILS et de désactiver cette fonctionnalité :





RGPD : BLOQUER LA RECOLTE DES DONNEES EMAILS SUR OUTLOOK


  • Cliquez sur l'onglet Fichier
  • Cliquez sur Options


  • Cliquez sur Contacts
  • Décochez la case Créer automatiquement des contacts Outlook pour les destinataires qui ne figurent pas dans un Carnet d’adresses Outlook
  • Cliquez sur OK

RGPD et la gestion des formulaires web

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION


Le Règlement Européen de la Protection des Données ne se limite pas à votre CRM RGPD.

Le politique RGPD est bien large que cela : elle intègre la totalité des outils par lesquels transitent les données de vos contacts.

Dès lors, il faut cadrer vos formulaires présents sur vos sites internet.

La première chose à faire est de ne pas forcer une case à cocher qui obligerait l’inscription à votre newsletter ou la permission de partager les données avec des partenaires commerciaux.

La deuxième chose est de bien préciser votre respect du RGPD sous le formulaire et de préciser le mode opératoire afin que le contact puisse avoir une copie de ses données et/ou en demander l’effacement.

La troisième chose est d’éliminer le stockage des coordonnées de toute plateforme non RGPD. Dit autrement, il ne faut nullement stocker les coordonnées dans votre site web. Le plus prudent est de brancher ce formulaire directement sur votre Simple CRM. Qui plus est, Simple CRM gardera la trace de la création de la fiche, assurant ainsi une traçabilité des données respectant le RGPD.

La synchronisation avec les formulaires web est un supplément payant. Information sur : https://crm-pour-pme.fr/index.php/synchronisation-prestashop-drupal-joomla-wordpress-etc 

RGPD et effacement d'un contact

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION

Si un contact exige que vous effaciez ses coordonnées de façon définitive (et donc de ne pas simplement réaliser un archivage comme expliqué sur http://www.simple-crm-support.com/2018/01/rgpd-et-la-mise-en-sommeil-dun-contact.html), merci d’en faire la demande au support via le formulaire présent sur la page : http://www.simple-crm-support.com/p/contactez-le-support-ouverture-du-lundi.html

En effet, RGPD exige en cas d’effacement que la totalité des supports de stockage contenant les coordonnées du contact soient effacés. Cela veut dire que le support devra supprimer définitivement le contact dans votre Simple CRM mais également supprimer les backups contenant ce contact.

RGPD et la mise en sommeil d'un contact

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION

RGPD demande que vous soyez capable de mettre en sommeil une personne de contact, pour ensuite pouvoir le réactivé si nécessaire.

Pour cela, allez dans une fiche de Contact -> bouton « Modifier la fiche contact » -> « Archiver ».

Un contact archivé peut ensuite être remis en production.

Pour réaliser cette opération, merci de lire cette explication : http://www.simple-crm-support.com/2015/10/comment-reactiver-un-element-archive.html 


RGPD et traçabilité des modifications des données

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION

RGPD demande une historisation (ou traçabilité) des données et de leur modification.

Simple CRM, assure cette fonction de CRM RGPD, via le bouton historique présent dans chaque fiche de contact :




lundi 15 janvier 2018

Vers quel logiciel comptable Simple ERP permet-il un export ?

Votre comptable peut se connecter à un espace d’export des données présentes dans Simple ERP. Voir explication sur : http://www.simple-crm-support.com/2016/03/comment-fournir-mon-comptable-un-acces.html

De base, soit il peut exporter (soit vous pouvez exporter) :

  • Au format QUADRATUS (quadraCompta)
  • Au format CSV standard

Le format CSV standard permet de réaliser un import des données dans la plupart des logiciels de comptabilité (Sage, Bob, EBP, etc.). Il faut pour cela que vous réalisiez un jeu d’importation dans votre logiciel comptable sur base de l’export CSV fourni par Simple ERP. Pour réaliser ce jeu d’importation, vous devez vous adresser à l’éditeur de votre logiciel de comptabilité.