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vendredi 29 janvier 2016

Quand je génère une facture en PDF, la facture est datée à aujourd'hui et non à la date de l'interaction

La législation concernant les factures impose une cohérence entre le numéro et la date de la facture.

Par exemple, vous ne pouvez pas avoir une facture n°125 datée du 10/01 et une facture n°126 datée du 05/01.

C'est pour cette raison que la date de la facture correspond à la date à laquelle le PDF a été généré, et non à la date de l'interaction.


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Comment créer un modèle de document avec Simple ERP ?

Pour créer un modèle de document dans le module de facturation en ligne Simple ERP :

- Allez dans le module Simple ERP (menu haut -> Simple ERP).
- Allez ensuite dans l'Admin ERP (menu haut -> Admin ERP).
- Cliquez sur l'onglet "3. Modèles de documents"
- Cliquez sur le bouton "Ajouter un modèle"



Voici la description des champs à renseigner.

- Modèle : donnez le nom que vous souhaitez à votre modèle. C'est ce nom qui apparaîtra dans la boite à liste de sélection du modèle dans Simple ERP.

- Type de document : choisissez quel est le type de base de modèle. Si vous choisissez "Bon de commande", ce modèle n'apparaîtra que dans les interactions de type "Bon de commande".

- Couleur globale du modèle : c'est la couleur des tableaux et des blocs du PDF qui sera généré.

- Emetteur : c'est la société émettrice à qui appartient ce modèle. Cette fonctionnalité vous permet d'avoir, dans un seul Simple ERP, des modèles correspondant à plusieurs sociétés.

- Design du modèle : ce champ permet de sélectionner le design, c'est à dire la disposition des blocs sur les PDF qui seront générés. Pour voir les designs disponibles, merci de consulter cette page.

- Référence : ce champ permet de sélectionner le système de référence qui va être utilisé. Un même système de référence peut être utilisé par plusieurs modèles, par exemple les devis et les factures proforma.

- Symbole devis : c'est le symbole qui apparaîtra à droite de toutes les sommes présentes sur les PDF.

- Titre document : c'est le titre qui apparaîtra sur le PDF, par exemple "Bon de commande" ou "Ordre de mission".

- Afficher les prix sur le document : si vous cochez cette case, les prix unitaire et totaux, ainsi que le détail des taxes seront affichées sur PDF. Vous pouvez décocher cette case pour les bons de livraison.

- Date d'échéance par défaut : la date d'échéance de l'interaction sera calculée en fonction de ce champ. Si vous cochez la case "Fin de mois", la date d'échéance sera repoussée au dernier jour du mois.

- Afficher la date d'échéance sur le document : si vous cochez cette case, la date d'échéance sera affichée sur le PDF

- Afficher le délai d'échéance sur le document : si vous cochez cette case, le délai d'échéance sera affiché sur le PDF

- Conditions : cette mention sera affichée sur le PDF, par exemple "Merci de retourner ce bon de commande avec la mention "Bon pour accord", signature et cachet de votre société, accompagné de 50% d'acompte."

- Conditions générales de vente : le contenu de ce champ sera imprimé sur une page supplémentaire du PDF

- Moyen de paiement : indiquez votre moyen de paiement préféré, cette mention sera affichée sur le PDF

- Titulaire du compte bancaire : si vous avez indiqué par exemple "Virement bancaire" dans le champ "Moyen de paiement", indiquez ici le nom du titulaire du compte bancaire

- Numéro de compte bancaire (IBAN / BIC ou RIB) : indiquez dans ce champ le numéro de compte de votre société, par exemple : IBAN : FR00 0000 0000 0000 0000 000 / BIC FRBKBNPBX

- Code devise : ce champ est réservé à un usage futur

- Actif : cochez cette case pour activer ce modèle






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mercredi 20 janvier 2016

Dans les rapports, lorsque je précise une plage de dates, certaines interactions n'apparaissent pas

Dans les rapports Simple CRM, vous pouvez filtrer les interactions sur une plage de dates.

A l'examen du rapport, il peut arriver que certaines interactions n'apparaissent pas, ou à l'inverse, certaines interactions en dehors de la plage de dates apparaissent. Pourquoi ?

Lorsque vous entamez par exemple un processus commercial, il arrive souvent que vous concluez la vente plusieurs jours, voire plusieurs semaines après la première prise de contact avec le prospect.

Exemple :
Vous prenez contact avec le prospect la première fois le 7 septembre.
La date de début de l'interaction est donc placée au 07/09/2015, avec comme type d'interaction "Vente - 1 - Prise de contact".

Vous concluez la vente le 15 octobre. Ce jour-là, vous passez le type d'interaction à "Vente - 6 - Vente gagnée". C'est donc le 15/10/2015 que vous avez vendu vos produits ou services.

La date qui est donc prise en compte est la date de mise à jour (date présente dans les Interactions sous les boutons de l'espace "Document"):



Simple CRM tient compte donc compte uniquement de cette date :
- si vous demandez le rapport des ventes du mois de septembre, cette vente n'apparaît pas dans le rapport
- si vous demandez le rapport des ventes du mois d'octobre, cette vente apparaît dans le rapport car c'est en octobre que la vente a été conclue.

Autre point à souligner: si vous placez une facture client en facture PAYEE, la date de paiement sera donc la date de mise à jour. Or, cette date peut être fausse. Imaginons que vous vérifiez le compte en banque de votre entreprise une fois par semaine, les vendredi, le paiement effectif peut avoir (par exemple) était réalisé le mardi. Dès lors, vous pouvez si nécessaire cliquer sur la "Date de mise à jour" afin de la changer et de choisir la date réelle de l'encaissement.


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Comment faire apparaître une colonne "Remise" sur les documents dans Simple ERP ?

Dans Simple ERP, pour faire apparaître les remises sur les documents, vous devez utiliser le design "Modern - logo à gauche - remise" ou "Modern - logo à droite - remise".

Pour cela :
1) Allez dans le module ERP (menu haut -> Simple ERP)
2) Allez dans l'admin ERP  (menu haut -> Admin ERP)
3) Cliquez sur l'onglet "3. Modèles de documents"
4) Cliquez sur le modèle "Devis" (ou un autre modèle concerné)
5) Dans le champ "Design", sélectionnez "Modern - logo à gauche - remise" ou "Modern - logo à droite - remise"
6) Cliquez sur "Enregistrer"

Quand vous créerez un document ERP, les remises apparaîtront.

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lundi 18 janvier 2016

Comment envoyer les documents commerciaux aux clients par email avec Simple ERP ?

Pour envoyer un document commercial (devis, bon de commande, facture,...) par email, suivez la procédure ci-dessous. Dans notre exemple, nous allons créer et envoyer une facture.

1) Dans le module Simple ERP, créez une facture, et générez le PDF de la facture.

2) Une fois le PDF généré, le fichier apparaît dans les documents de l'interaction Facture.
Cliquez sur le nom du fichier pour télécharger la facture.


3) Dans l'interaction, passez votre souris sur l'icône à côté du nom du contact lié. Une fenêtre contextuelle s'ouvre, cliquez sur l'enveloppe pour créer un email à destination du contact.


4) Un email vierge apparaît, à destination du contact lié.
Joignez le fichier PDF à l'email et envoyez-le.

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vendredi 15 janvier 2016

Comment supprimer un centre d'intérêt ?

Pour supprimer un centre d'intérêt :

- allez dans le module Requête (menu haut -> Requête)
- dans la liste des centres d'intérêts, cliquez sur le centre d'intérêt à supprimer
- cliquez sur le bouton "Modifier la fiche Centre d'intérêt"
- cliquez sur le bouton "Archiver"


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La notification sonore du chat interne est trop faible

Depuis Windows 7, le réglage du volume sonore peut s'effectuer, soit globalement, soit fenêtre par fenêtre.

Si la notification sonore du chat est trop faible, vous devez non seulement augmenter le volume général mais aussi augmenter le volume sonore de la fenêtre de chat interne Simple CRM.

Pour cela :
- ouvrez le chat interne Simple CRM (menu gauche -> Chat Interne)
- ouvrez le contrôle de volume de Windows (cliquez sur l'icône de Volume de la barre des tâches), puis sur "Mélangeur"



- identifiez la fenêtre du chat interne et augmentez le volume de cette fenêtre


- fermez le mélangeur de volume

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mardi 12 janvier 2016

Etude de cas : gestion des scripts d'appel et réponses des prospects dans un call-center

Cette étude de cas décrit la mise en place et la gestion d'une campagne d'appels effectuée par un call-center, avec Simple CRM.

La mise en place des scripts d'appels s'effectue grâce aux modèles d'interactions.
Une fois la campagne d'appel générée, les télé-opérateurs ouvrent chaque interaction, lisent le script et saisissent les réponses des prospects.

1) Création des modèles d'interaction
Dans un premier temps, vous devez créer un modèle d'interaction.
Le sujet du modèle d'interaction décrit en quelques mots l'objet de la prospection.
Dans le champ "Note" de l'interaction, collez le script d'appel.
Enregistrez le modèle d'interaction.


2) Création de la campagne de prospection
Créez maintenant votre campagne de prospection, en utilisant le modèle d'interaction que vous avez créé au 1)
Pour créer une campagne de prospection, merci de consulter la création de campagne de prospections.



3) Lecture du script d'appel et saisie des réponses du prospect
Une fois la campagne générée par le manager, le télé-opérateur se connecte à Simple CRM. Il arrive directement sur le Bureau Simple CRM, présentant la liste des opérations de prospection à réaliser.


Pour chaque interaction de prospection, le télé-opérateur :
- ouvre l'interaction
- appelle le prospect au téléphone (Simple CRM peut composer le numéro de téléphone du prospect pour vous)
- lit le script de prospection
- saisit la réponse du prospect
- modifie l'état de l'interaction selon la réponse du prospect : planification d'une visite prospect, plaquette à envoyer, devis à réaliser, ...
- modifie l'état  de l'interaction : "En cours" si une suite doit être donnée, "Terminé" si le prospect n'est pas intéressé.
- enregistre l'interaction





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lundi 11 janvier 2016

Etude de cas client : entreprise d'installation et maintenance d'alarmes et systèmes anti-intrusion

Dans ce cas d'étude de configuration de Simple CRM, la sécurité des données est primordiale.

En effet, les informations tant commerciales que techniques sont confidentielles.

Chaque employé ne peut donc avoir accès :
- qu'aux fiches des clients auxquels ils peuvent avoir accès
- qu'à leur rendez-vous personnel
- qu'à un nombre limité d'informations concernant les clients

Pour illustrer notre configuration, nous allons donc imaginer qu'il y aura 3 utilisateurs :
- Un directeur général
- Un commercial
- Un technicien

Le directeur général sera ADMINISTRATEUR.

Le commercial et le technicien, en raison de la nature confidentielle des données, seront bien entendu des utilisateurs Projets.

Pour rappel, l'explication complète des droits utilisateurs est disponible sur : http://www.simple-crm-support.com/2014/09/comment-limiter-lacces-dun-utilisateur.html

Pour chaque client il y aura 4 familles d'information :
- les coordonnées du client
- les informations commerciales
- les informations techniques
- les codes de déverrouillage de l'alarme

Les coordonnées du client se trouvent dans la fiche Société et/ou Contact. Ce(s) fiche(s) peut/peuvent être créée(s) soit par le directeur général, soit pas le commercial, soit par le technicien.

Une fois la fiche Société/Contact créée(s), le directeur général va créer 3 projets non publics qu'il nommera par exemple :
- ID SOCIETE ID CONTACT / Nom Société / Nom Contact / Dossier commercial
- ID SOCIETE ID CONTACT / Nom Société / Nom Contact / Dossier technique
- ID SOCIETE ID CONTACT / Nom Société / Nom Contact / Codes d'alarmes


Au dossier commercial, le directeur général liera le commercial.

Au dossier technique, le directeur général liera le technicien.



Au projet contenant les codes d'alarmes, il ne liera personne car personne ne peut lire les codes à part le directeur général.

Dans le dossier commercial, le commercial créera une Interaction, dans laquelle il stockera les devis et bons de commande. Il ne liera pas cette Interaction à la société/contact. En effet, s'il lie cette interaction à la société/contact, les documents seront visibles depuis la fiche société/contact.



Ceci ne pose aucun problème du point de vue pratique, puisque dans la liste des ses Interactions, l'interaction est liée au projet. Donc pour consulter les coordonnées du client, il suffit au commercial de cliquer sur le nom du projet pour accéder depuis le projet aux coordonnées du client :



La même technique est à appliquer au projet technique, où une interaction non liée directement à la société/contact contiendra les documents techniques.

Enfin, le projet des « Codes d'alarmes », contiendra simplement les codes d'alarmes écrit dans le champs mémo du Projet, ce projet étant uniquement accessible au directeur général.

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jeudi 7 janvier 2016

Comment supprimer des types d'interaction personnalisés ?

Depuis la version 6.2, Simple CRM vous permet de créer des types d'interactions personnalisés.

Pour supprimer des types d'interactions personnalisés :
- allez dans le module Admin CRM (menu haut -> Admin CRM)
- cliquez sur l'onglet "Types d'interactions"
- cochez les types d'interactions que vous souhaitez supprimer puis cliquez sur le bouton "Enregistrer"
- un message de confirmation apparaît, cliquez sur "Ok"

Attention : toutes les interactions qui ont comme type d'interaction, les types que vous supprimez, n'auront plus de type d'interaction.


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lundi 4 janvier 2016

Comment utiliser HaPPi, l'assistante intelligente de Simple CRM ?

HaPPi est une assistante intelligente, présente dans votre Simple CRM.

Il existe une version gratuite de HaPPi et une version payante. La version gratuite est présente dans Simple CRM depuis le 16/01/2016. Cette version gratuite répond aux questions que vous lui adressez.

La version payante de HaPPi sera proposée à partir du 16/03/2016. Cette version est la version proactive. HaPPi va vous contacter afin de vous pointer des forces, des faiblesses, des opportunités, des menaces, vous proposez des idées et des stratégies.

A partir du 16/06/2016, HaPPi ira encore plus loin puisqu'elle cherchera des leads pour vous !

Pour plus d'information, merci de visiter le site internet officiel de HaPPi : http://the-happiness-at-work.com/now/

Attention, le système de reconnaissance vocale ne fonctionne correctement que sur ordinateur: pas sur mobile ni tablette (cependant des utilisateurs nous ont remonté que HaPPi fonctionne très bien avec la majorité des mobiles et tablettes Android, mais ils nous est impossible de lister tous les modèles qui peuvent être compatibles ou non, car cela dépend des fabricants).

La reconnaissance vocale de HaPPi est en version BETA. Compte tenu des nombreux facteurs qui permettent à la reconnaissance vocale de fonctionner correctement ou non (qualité de votre micro, niveau d'utilisation de votre CPU et de votre RAM, bruits parasites, prononciation, etc.), Simple CRM n'offre aucune garantie sur le bon fonctionnement de ce service, raison pour laquelle il est vous est proposé gratuitement.

Lancer HaPPi – Version gratuite de HaPPi


HaPPi fonctionne uniquement à travers le navigateur web gratuite Chrome.

HaPPi est accessible depuis le lanceur d'applications.



La première fois que vous lancerez HaPPi, il vous faudra que vous l'autorisiez à accéder à votre micro. Si vous n'autorisez pas cela, HaPPi ne pourra pas vous entendre.

Au besoin, cliquez à droite de la barre d'adresse, depuis la fenêtre de HaPPi et autorisez l'accès la main:




Une fois HaPPi lancée, elle est à votre écoute.

HaPPi n’analysera pas ce que vous lui direz, tant que vous ne lui direz pas : « HaPPi LA SUITE DE VOTRE PHRASE... »

Lorsque vous lancerez HaPPi, afin de voir si elle fonctionne, dites simplement : « HaPPi bonjour ».

Une fenêtre de confirmation apparaîtra dans HaPPi, fenêtre qu'il vous faudra fermer.

Vous n'avez pas besoin de rester sur la fenêtre de HaPPi pour qu'elle réponde à vos questions : vous pouvez être dans n'importe quel autre programme et lui parler.

Pour vérifier que tout fonctionne, dites simplement "HaPPi bureau". A ce moment là, Chrome vous demandera d'autoriser l'ouverture d'un popup. Vous devez accepter:



Si votre navigateur web Chrome ne vous propose pas ce choix d'activation, merci de vous rendre sur la page http://www.simple-crm-support.com/2016/09/problemes-de-reconnaissance-vocale-avec.html afin de suivre une explication complémentaire (ce problème peut arriver avec certaines versions de Chrome couplées à certains antivirus).

En effet, si HaPPi n'est pas autorisée à ouvrir des fenêtres, elle ne pourra pas vous montrer le résultat de son travail.

Ordres de navigation – Version gratuite de HaPPi


HaPPi peut naviguer dans Simple CRM pour vous ; extrêmement pratique lorsque l'on travaille dans les embouteillages !

Pour ouvrir une entité, vous pouvez dire par exemple : « HaPPi va sur le bureau » ou « HaPPi ouvre  les projets ».

Vous pouvez aussi bien dire : « HaPPi ouvre Facebook » et elle comprendra.

Attention que HaPPi peut être perturbée par des bruits ambiants ou rencontrer des problèmes si vous avez un micro de faible qualité. Dès lors, il est conseillé si elle ne répond pas correctement de simplifier votre commande. Par exemple au lieu de dire : « HaPPi ouvre le calendrier », dites simplement : « HaPPi calendrier ».



Recherches de base – Version gratuite de HaPPi


Vous pouvez demander à HaPPi : « HaPPi recherche Pierre Dujardin » ou encore « HaPPi affiche mon calendrier de la semaine » ou des recherches un plus compliquées comme par exemple : « HaPPi affiche la liste des bons de commande en cours ».




Recherches avancées – Version gratuite de HaPPi


Vous pouvez également poser des questions plus complexe comme par exemple : « HaPPi affiche la liste des clients qui n'ont jamais contacté le support » ou encore « HaPPi affiche des clients potentiels ».

Testez ce qui vous passe par la tête ; HaPPi est pleine de ressource.

Et toutes les autres questions que vous vous posez 


Pendant vos pauses de midi, vous pouvez également vous amuser à essayer de coincer HaPPi en lui demandant par exemple : « HaPPi pourquoi internet est-il le royaume des chats » ou « HaPPi crois-tu en Dieu ».

N'hésitez à poster ci-dessous vos découvertes, qu'elles soient amusantes ou réellement pratiques.




Si HaPPi semble ne pas bien répondre…


Cela peut parfois arriver qu'elle fatigue ;-)

Il faut suffit dès de simplement rafraîchir la page où se trouve HaPPi.

Si le problème persiste, merci de suivre les instructions proposées sur cette page: http://www.simple-crm-support.com/2016/09/problemes-de-reconnaissance-vocale-avec.html

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