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mercredi 15 juillet 2015

Prise en main rapide de Simple ERP

Ce mini guide vous permet de configurer et prendre en main rapidement votre ERP.

Simple CRM et Simple ERP vivent en parallèle. Vous pouvez naviguer d’un monde à l’autre sans soucis, grâce aux boutons prévus à cet effet dans le menu du HAUT.

Une INTERACTION de type ERP (devis, bon de commande, facture ou bon de livraison), est appelée une SUPER INTERACTION.

Puisque les deux mondes vivent en parallèle, vous retrouvez donc exactement les mêmes informations dans ces deux univers. Exemple : si vous créez aujourd’hui une SUPER INTERACTION dans l’ERP, comme un devis, vous verrez bien entendu cette SUPER INTERACTION dans le BUREAU de Simple CRM. Si depuis le bureau de Simple CRM, vous cliquez sur cette SUPER INTERACTION, vous basculerez automatiquement dans l’ERP. Si vous modifiez cette SUPER INTERACTION et cliquez sur ENREGISTRER, vous retournerez automatiquement dans Simple ERP.

Bref, l’utilisation de Simple ERP ne va pas du tout vous faire perdre vos repères : vous allez travailler dans un environnement qui vous sera familié, un espace de travail appliquant exactement la même logique que celle que vous connaissez déjà.

Passons maintenant en revue les éléments que vous devez configurer afin que Simple ERP fonctionne correctement.

1. Espace ADMIN ERP

Pour pouvoir utiliser Simple ERP, la première étape de travail est de réaliser le paramétrage.

Le paramétrage est disponible dans l'ADMIN ERP:



L'ADMIN ERP est composé d'une série d'onglets numérotés. Il est impératif de suivre l'ordre proposé lors de votre configuration.

  • Société émettrice : Un Société émettrice est une entreprise pour laquelle vous créerez des devis, bon de commande, facture, bon de livraison dans Simple CRM/ERP. Vous pouvez avoir plusieurs entreprises émettrices. Chacune aura des numérotations uniques.
  • Références : Les références sont des références uniques qui vous permettront de distinguer les devis, bon de commande, factures et bons de livraison. Vous pouvez soit les modifier, soit les laisser ainsi. Attention que si vous avez plusieurs entreprises émettrices, il faudrait des références différentes pour chaque entreprise.
  • Modèles de documents : C'est ici que vous allez pouvoir créer et personnaliser vos documents. Attention à bien modifier ces modèles afin d’y insérer vos CGV et autres informations textes légaux importants. Attention: si vous désirez appliquer des remises, il faut bien choisir les modèles de document avec remise.  Pour plus de détails sur la création des documents, voir l'explication dédié: Comment créer un modèle de document avec Simple ERP ?
  • Gestion des TAXES : Vous pourrez y créer / modifier par exemple les taux de TVA en vigueur.
  • Gestion des unités :  Vous pourrez y créer / modifier / désactiver les unités disponibles.
  • Gestion des entrepôts : Si vous travaillez en multi entrepôts, vous pourrez y créer ces différents lieu de stockage. Astuce : si vous avez un très grand entrepôt, vous pouvez créer des zones, afin de mieux vous y retrouver. Exemple : Entrepôt Paris – Zone A, Entrepôt Paris – Zone, B, etc.
  • Catégories de produits : Les catégories vous permettent de ranger vos produits par famille afin de les retrouver plus facilement. Exemple: Fruit, Légume, Viande, Céréale. 
  • Préférences ERP : Il s’agit ici des paramètres sensibles qui vous permettent de définir les automatismes de l’ERP, comme par exemple à quel moment on applique le mouvement des stocks (au bon de commande, à la facture ou à la livraison ?).
  • Droits des utilisateurs: C'est ici que vous allez défini qui peut faire quoi.

FOCUS SUR LES PREFERENCES ERP

Les préférences ERP sont riches et parfois un peu complexes à appréhender.

Nous allons passer en revue les options proposées.

Préférences générales

  • Générer automatiquement une facture après une vente gagnée: cette étape vous permet d'activer la création automatique d'une facture dès qu'une Interaction de vente est passée en étape "Vente - 06 - Vente gagnée"
  • Etape de modification du stock: si vous désirez que le stock se voit automatiquement retiré les éléments nécessaire à une livraison, après un processus de vente, vous pouvez choisir le moment où cette action sera réalisée automatiquement (à la commande, à la facture ou à l'émission du bon de livraison). Si vous ne désirez pas que le stock soit modifié automatiquement, cette option est également disponible. 
  • Dans les projets, sommes limitées à: dès qu'une super interaction est créée, un projet d'historique qui regroupera toutes les versions des documents, les devis, le bon de commande et le ou les factures, est créé afin de centraliser l'historique complet de la vente et ainsi assurer une parfaite traçabilité. Ce dossier d'historique propose un total budgétaire. Voir explication complète sur: http://www.simple-crm-support.com/2015/07/a-quoi-sert-lentite-historique.html En fonction de l'activité des entreprises, toutes les entreprises n'ont pas envie de voir nécessairement la même source de budget. Vous pouvez donc choisir si la somme du projet est calculée sur base du devis, du bon de commande, de la ou les factures ou du bon de livraison. 
  • Valider automatiquement les mouvements de stock: Cela permet de gagner du temps en validant automatiquement un mouvement de stock après sa création.
  • Pouvoir commander hors stock: A activer si vous désirez permettre cette possibilité. 
  • Nombre de décimales (entre 0 et 6): Le nombre de décimales conseillé est de 2. 
  • Marge haute supplémentaire sur les documents: à utiliser uniquement pour les mises en page de document très spécifique.
  • Activer la gestion des achats: La gestion des achats permet la création de "bon de commande d'achat", qui intègre les références du catalogue de votre fournisseur. 


Préférences comptabilité

  • Code comptable du journal de ventes: ce champ vous permet de saisir le code du journal de ventes de votre logiciel de comptabilité (exemple : "VTE"). Ce code sera exporté dans le fichier d'export comptabilité généré par Simple CRM qui permettra à votre comptable d'importer automatiquement les écritures dans son logiciel de comptabilité. 


Rappel de facture impayée par email

A J+1 du délais maximal de paiement, Simple ERP peut envoyer un rappel de facture impayée.

Pour cela, il faut que le contact, responsable du paiement des factures fournisseurs soit bien lié à la facture.

Cette configuration permet d'indiquer les coordonnées de contact qui va envoyer le rappel (même si c'est Simple ERP qui va envoyer ce rappel).

Si vous désirez modifier l'e-mail, il faut aller dans Simple CRM -> Admin CRM -> 6. Modèles d'email -> Chercher le modèle de type ADMINISTRATIF, nommé: "E-mail de facture(s) impayée(s)"

Plus d'information dans l'explication dédié: Comment configurer le rappel de facture par email ?

2. Catalogue produits / services

Cette configuration de basé réalisée, vous allez maintenant créer votre catalogue de produits et ou de services.

Vous devez obligatoirement avoir créé au moins une catégorie de produit dans Simple ERP (voir plus haut).

Allez dans PRODUIT, puis cliquez sur le bouton AJOUTER UN PRODUIT.

Seule la partie VENTE est obligatoire. Si vous ne désirez pas gérer d'achat, pas besoin de compléter la partie achat.

Si vous ne gérer pas de stock, n'oubliez pas décocher en bas cette option.

Il est à noter que la NOTE descriptive du produit peut être modifié si nécessaire à la rédaction d'un document de type devis, bon de commande, facture ou bon de livraison.

Une fois les produits créés, si vous avez du stock, vous allez devoir établir votre niveau de stock initial. Pour réaliser cela, merci de lire cette explication: http://www.simple-crm-support.com/2015/07/comment-ajouter-des-produits-dans.html

3. Court focus

Simple ERP vous permet de suivre un processus de travail complet : Devis -> transformation en Bon de commande -> Transformation en Facture -> Transformation en Bon de Livraison -> Gestion du mouvement de stock.

Cependant, qui peut le plus, peut le moins. Dès lors, si nécessaire, vous pouvez directement créer une facture dans par exemple le cas d’une vente comptoir.

Lorsque vous créez un Devis et que vous le transformez par exemple en Bon de commande, les produits / services sélectionnées, ainsi que leur quantité le sont aussi, mais vous pouvez bien entendu les modifier.

Vous pouvez faire plusieurs versions d’un devis ou d’un bon de commande. Seul les factures et bon de livraison ne peuvent être émis qu’une seule fois.

4. Informations à lire

En fonction de vos besoins, ce site Internet contient à droite un menu qui reprend de nombreuses explications spécifiques.

Toutes les explications relatives à l'ERP son précédées du préfixe: ERP dans le module de tri, à droite.

Voici quelques liens essentiels qui vous aideront dans votre prise en main:

5. Accès gratuit pour votre comptable

Votre comptable peut avoir accès à Simple ERP.

Il existe en effet une licence spéciale, prévue à cet effet, inclue dans votre abonnement.

Ceci permet à votre comptable d'être autonome et de récupérer toutes les informations dont il a besoin afin de réaliser votre comptabilité. Explication complète ici: http://www.simple-crm-support.com/2016/03/comment-fournir-mon-comptable-un-acces.html

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