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vendredi 20 mars 2015

Comment personnaliser les champs dans un mass mailing ?

Voici le mode opératoire pour utiliser le nom et prénom du contact dans votre emailing.

1) Exporter les contacts

- Exportez les contacts à partir des centres d'intérêts

- Vous obtenez un fichier CSV. Double-cliquez sur le fichier qui s'ouvre avec Excel


- Éliminez les colonnes inutiles pour ne garder que l'email, le nom et le prénom.


- Enregistrez le fichier


2) Définition des champs de l'email

- Dans le module de mass mailing, créez ou modifiez une campagne

- Dans le sujet, personnalisez les champs


- Importez une nouvelle liste


- Au moment de créer la liste des destinataires, faites glisser le fichier dans le champ de saisie



- Le fichier est traité, affectez chaque colonne du fichier aux champs de l'email



3) Testez et finalisez votre campagne

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jeudi 19 mars 2015

Comment importer votre agenda Simple CRM sur votre tablette ou smartphone Android ?

Vous pouvez importer votre agenda Simple CRM sur votre smartphone ou tablette Android.

Pour cela il existe plusieurs solutions possibles.

La plus commune est d'utiliser la synchronisation native de Google Calendar:

1) Connectez-vous à votre compte Simple CRM avec votre mobile ou votre tablette Android.

2) Cliquez sur le lanceur d'applications

3) Cliquez sur l'onglet "Synchronisation"

4) Cliquez sur l'icône "Agenda sur Android"

5) Suivez les explications fournies.

Cependant nous vous déconseillons totalement cette pratique.

En effet, la synchronisation avec Google Calendar pose trois gros problèmes:

  • le taux de rafraîchissement: Google Calendar ne fera la synchronisation qu'une fois par jour, ce qui est un réel problème
  • les rappels de rendez-vous: malheureusement Google Calendar se révèle parfois peu fiable avec certains modèles de téléphone et tablette
  • la confidentialité: faire transiter votre agenda par Google Calendar est une faille de sécurité potentielle
La technique la plus efficace est donc d'écrire directement depuis Simple CRM dans votre agenda Android.

Pour ce faire, vous devez installer l'application ICSdroid.

Cette application est open source et gratuite sur l'appstore F-DROID. 

F-DROID est un appstore qui autorise uniquement des applications mobiles open source, sans publicité, gratuites et sécurisées. Vous pouvez installer cet appstore complémentaire via: https://f-droid.org/fr/ Il vous suffira ensuite de chercher l'application "ICSdroid", de l'installer, puis de saisir l'adresse de votre flux Ical Simple CRM. Pour rappel, cette adresse est disponible depuis: Administration -> Utilisateur -> Votre profil utilisateur.

Si vous ne désirez pas installer F-DROID, vous avez la possibilité de payer sur le Play Store Google pour avoir accès à cette même application: https://play.google.com/store/apps/details?id=at.bitfire.icsdroid&hl=fr 

Une fois l'application installée et le flux Ical inséré, allez en haut à droit dans les options et changez l’intervalle de synchronisation; une fois par heure devrait suffire (en dessous, cela risque d'affecter les performances de votre batterie). 

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Quand je consulte un contact ou une société, je ne vois pas les interactions terminées

Par défaut, seules les interactions "ouverte" ou "en cours" apparaissent dans la liste des interactions liées à un contact ou à une société.

Ceci a pour but d'alléger les vues dans votre logiciel CRM. En effet, imaginez une fiche avec 10 ans d'historique; cela deviendrait vite lourd et illisible.

Pour afficher toutes les interactions liées à un contact ou à une société, cliquez sur le bouton "Afficher toutes les interactions".


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Comment lier un contact et / ou une société à un projet ?

Ouvrez le projet concerné dans Simple CRM.

Dans la liste des sociétés et contacts liés au projet, cliquez dans le champ Société et tapez quelques lettres de la société recherchée.


Une fois que la société apparaît dans la liste, sélectionnez-la.

Le champ Contact présente maintenant les contacts liés à cette société.

Choisissez le contact concerné dans la liste.


Cliquez maintenant sur le bouton "Enregister".



Vous pouvez également lier au projet un contact sans société. Pour cela, cherchez directement un contact sans choisir de société au préalable.

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lundi 9 mars 2015

Recherche automatique de la fiche client à la réception d’un appel téléphonique

Description de la fonctionnalité

A la réception de l’appel téléphonique, votre système de téléphone fixe (VOIP, SIP, PABX), va lancer une requête dans Simple CRM, au moyen d’un softphone installé sur votre ordinateur.

Simple CRM va afficher la ou les personnes correspondantes. En effet, si le système de téléphonie de votre client affiche un numéro général, il peut dès lors correspondre à plusieurs personnes.

Vous pouvez ensuite créer immédiatement une Interaction liée  à la fiche de la personne en cliquant sur un bouton.

Si vous ne possédez pas de ligne téléphonique VOIP, Simple CRM peut vous fournir une solution VOIP complète. Information sur: http://crm-pour-pme.fr/index.php/connecter-simple-crm-a-votre-telephonie

Configuration de votre ordinateur

Pour que cela fonctionne, il faut que le navigateur web dans lequel vous utilisez Simple CRM soit le navigateur web par défaut de votre ordinateur.

Nous vous conseillons d’utiliser le navigateur web gratuit CHROME. Lien de téléchargement de Chrome: https://www.google.com/chrome/browser/

Pour faire de Chrome votre navigateur web par défaut, saisissez dans la barre d’adresse:
chrome://settings/

Ensuite, cliquez sur le bouton permettant de faire de Chrome votre navigateur web par défaut.


Configuration du softphone

La configuration dépend de votre softphone.

Il faut donc demander à votre fournisseur d’équipement téléphonique de vous aider si nécessaire ou de vous installer un logiciel compatible.

Voici la démarche globale:
  • Dans le softphone, accédez à l’espace permettant d’automatiser des traitements à la réception d’un appel
  • Autorisez l’ouverture d’une URL à l’appel
  • Précisez comme url d’ouverture: https://L-ADRESSE-DE-CONNEXION-A-VOTRE-SIMPLE-CRM.com/data_mining.php?envoi=1&s_tel=LE-TAG-DE-TRANSMISSION-DU-NUMERO-D-APPEL-SPECIFIQUE-A-VOTRE-SOFTPHONE#searchresult

Exemple de configuration du softphone ZOIPER

Allez dans les préférences


Allez dans AUTOMATION et précisez l’url:  https://L-ADRESSE-DE-CONNEXION-A-VOTRE-SIMPLE-CRM.com/data_mining.php?envoi=1&s_tel={number}#searchresult


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mercredi 4 mars 2015

Comment stocker un devis et l'attacher à un client ?

1) Allez dans le module Interaction (menu haut -> Interaction)

2) Cliquez sur le bouton "Ajouter une interaction"

3) Dans le formulaire de l'interaction :
- dans le champ Sujet, saisissez par exemple "Vente / Chaudière Deville D560M"
- si votre client est une société, dans le champ Société, tapez le nom de la société cliente, si cette société existe dans votre Simple CRM, sélectionnez-la, sinon cliquer sur "Créer"
- dans le champ Contact, choisissez le Contact concerné dans la société ou, s'il n'existe pas, cliquez sur "Créer"
- dans le champ Etat, choisissez "En cours"
- dans le champ Type d'interaction, choisissez "Vente - 3 - Devis"
- cliquez sur le bouton Ajouter un document
- un bloc blanc apparaît au-dessous de l'interaction, cliquez sur Add files, sélectionnez le fichier du devis et cliquez sur Start Upload
- qualifiez le type du document, pour un devis, choisissez "Vente - Devis"

- au dessus du bloc blanc, cliquez sur Enregistrer

Le devis est maintenant stocké dans Simple CRM.

Il est lié à la société et au contact client.

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Puis-je modifier les types d'interactions ?

Afin d’assurer la cohérence des filtres et des graphiques du module Analytique, les types d’interactions ne sont pas modifiables. Vous avez cependant la possibilité de créer des étapes intermédiaire. Voir explication sur: http://www.simple-crm-support.com/2015/12/comment-creer-des-types-dinteractions.html

Nous vous conseillons d’utiliser les modèles d’interactions qui vous permettront, sans modifier les types d’interaction, d’adapter Simple CRM à vos processus métier.

Les informations relatives au fonctionnement et à l’utilisation de ce module sont présentes sur la page http://logiciel-crm-grc.blogspot.fr/2013/07/generateur-automatique-dinteractions.html

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Je travaille dans une agence de voyage. Comment gérer un voyage pour plusieurs personnes ?

Pour gérer les dossiers de réservation, utilisez les Projets Simple CRM.

1) Allez dans le module Projet (menu haut -> Projet)
2) Cliquez sur le bouton "Ajouter un projet"
3) Dans le nom du projet, saisissez par exemple "Dossier de réservation / Bali / All inclusive / 2 personnes"
4) Dans "Date de début", saisissez la date de départ, et dans "Date de fin", saisissez la date de retour.
5) Cliquez sur "Enregistrer"

Une fois le dossier de réservation créé, associez-y les contacts des voyageurs :

1) Descendez jusqu'à la section "Contacts et sociétés liés au projet"
2) Pour chaque voyageur, saisissez son nom dans le champ "Contact". Si le contact existe déjà dans Simple CRM, sélectionnez-le, sinon, cliquez sur le bouton "Créer". Cliquez sur le bouton "Enregistrer"
3) Répétez l'étape 2 pour chaque voyageur.

Ce dossier de réservation va vous permettre également de centraliser les documents de voyage : billets, confirmations de vol, réservations d'hôtel ou d'activités, tickets de visite de musées et de monuments...

Pour ajouter un document au dossier de réservation :

1) Ouvrez le projet concerné
2) Descendez jusqu'à la liste des Interactions du projet
3) Cliquez sur le bouton "Ajouter une interaction"
4) Saisissez le nom du document, par exemple "Réservation / Hôtel Holiday Inn Bali / 25 au 30 août / 2 personnes"
5) Dans le champ "Type de document", choisissez par exemple "Achat - Bon de commande"
6) Cliquez sur bouton "Ajouter un document"
7) Cliquez sur le bouton "Add files", sélectionnez le fichier à stocker
8) Cliquez sur "Start Upload"
9) Cliquez sur "Enregistrer"

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mardi 3 mars 2015

Comment afficher l'agenda Simple CRM dans Outlook ?

Vous pouvez importer votre agenda Simple CRM sur votre logiciel de messagerie Outlook.

1) Connectez-vous à votre compte Simple CRM depuis le poste où vous utilisez Outlook.

2) Cliquez sur le lanceur d'applications

3) Cliquez sur l'onglet "Synchronisation"

4) Cliquez sur l'icône "Agenda sur Outlook"

5) Suivez les explications fournies.

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lundi 2 mars 2015

Comment supprimer définitivement un élément dans Simple CRM ?

Pour ne pas effacer d'information importante par erreur, Simple CRM ne supprime pas les éléments, il les archive.

Pour archiver un élément dans Simple CRM :

1) Allez sur la fiche de l'élément concerné (contact, société, projet)

2) Cliquez sur "Modifier"

3) La fenêtre d'édition de l'élément s'affiche.

4) Cliquez sur "Archiver", puis cliquez sur "Valider" sur le message de confirmation.

5) L'élément apparaît dans la liste "archivés" (en bas des modules Contact, Société, Projet).


Si vous voulez effacer DEFINITIVEMENT les éléments archivés :

1) Allez dans le module Admin (menu haut -> Admin)

2) Cliquez sur l'onglet "Suppression archives"

3) Suivez les instructions.

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Comment changer le type d'un utilisateur Simple CRM ?


Connectez-vous à Simple CRM avec l'identifiant d'un administrateur.

Allez dans le module Admin (menu haut -> Admin).

Cliquez sur l'onglet "Liste des utilisateurs".

Cliquez sur l'identifiant dont vous souhaitez modifier le type.

Saisissez le mot de passe de l'utilisateur 2 fois.

Changez le type d'utilisateur vers le nouveau type.

Cliquez sur "Enregistrer".

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