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vendredi 26 septembre 2014

Comment configurer votre site web Wordpress pour la synchronisation avec Simple CRM ?

Depuis la version 4.8, Simple CRM permet l'envoi automatique des formulaires de votre site vers votre base de données Simple CRM.
Vous devez, pour en bénéficier, demander au service commercial Simple CRM d'installer ce module. Vous trouverez les tarifs du module ici.

Si vous utilisez Wordpress, installez et configurez le plugin Contact Form 7.
Une fois installé, configurez-le de la façon suivante.
Pour savoir comment installer et configurer un formulaire Contact Form 7, reportez-vous à la FAQ du module ici : http://contactform7.com/faq/

1) Dans le champ "Formulaire", créez les champs du formulaire.
Dans l'exemple ci-dessous, nous avons créé un formulaire avec les champs suivants : Nom, Prénom, Email, Téléphone, Société, Fonction, Message.


Voici le texte du formulaire de l'exemple ci-dessus :


<p>Votre nom (obligatoire)<br />
    [text* contact-nom] </p>

<p>Votre prénom (obligatoire)<br />
    [text* contact-prenom] </p>

<p>Votre email (obligatoire)<br />
    [email* contact-email] </p>

<p>Votre téléphone<br />
    [text contact-telephone] </p>

<p>Votre société<br />
    [text societe-nom] </p>

<p>Votre fonction<br />
    [text contact-fonction] </p>

<p>Votre message<br />
    [textarea commentaire] </p>

<p>[submit "Envoyer"]</p>


2) Dans le champ "Email", renseignez :
- les destinataires de l'email : un pour le gestionnaire du site web, un pour l'utilisateur Simple CRM concerné par le formulaire. Cette adresse email est consultable dans Simple CRM, module Admin (menu haut → Admin → Liste des utilisateurs)
- le sujet de l'interaction qui sera créée dans Simple CRM
- le corps de l'email qui servira à créer les enregistrements dans Simple CRM



Voici le texte de l'email de l'exemple ci-dessus :


#CONTACT_NOM#[contact-nom]#/CONTACT_NOM#
#CONTACT_PRENOM#[contact-prenom]#/CONTACT_PRENOM#
#CONTACT_FONCTION#[contact-fonction]#/CONTACT_FONCTION#
#SOCIETE_NOM#[societe-nom]#/SOCIETE_NOM#
#CONTACT_EMAIL#[contact-email]#/CONTACT_EMAIL#
#CONTACT_TELEPHONE#[contact-telephone]#/CONTACT_TELEPHONE#
#MEMO#[commentaire]#/MEMO#
#CENTRES_INTERET#Formulaire de contact site web;Prospect#/CENTRES_INTERET#



3) Insérez le formulaire sur la page de votre site web
Le short tag Wordpress est indiqué en haut de la page de paramétrage du formulaire Contact Form 7.

4) Testez le formulaire
Remplissez le formulaire et envoyez-le.
Dans Simple CRM, une fois connecté avec le compte de l'utilisateur Simple CRM, cliquez sur le bouton "Relever la boite de réception".
Vous obtiendrez alors une interaction avec un contact lié (et une société liée si besoin).




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jeudi 25 septembre 2014

Comment vider le cache de Chrome sur Android après une mise à jour de Simple CRM ?

Après une mise à jour du logiciel CRM en ligne SIMPLE CRM, il est nécessaire de vider le cache de votre navigateur web.

Voici comment procéder sur Android avec Chrome:
  1. Dans la barre d'adresse, saisissez: chrome:history 
  2. Cliquez sur le bouton: Effacer les données de navigation
  3. Sélection les Images et fichiers en cache puis validez en cliquant sur le bouton




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Comment vider le cache de Safari sur iPad / iPhone après une mise à jour de Simple CRM ?

Après une mise à jour du logiciel CRM en ligne SIMPLE CRM, il est nécessaire de vider le cache de votre navigateur web.

Voici comment procéder sur IOS:


  1. Cliquez sur l’application Réglages
  2. Sélectionnez Safari dans la colonne de gauche
  3. Vous voyez apparaître 3 options 
  4. Choisissez: Vider le cache



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Comment envoyer automatiquement les commandes Prestashop vers Simple CRM ?



Depuis la version 4.8, Simple CRM permet l'envoi automatique des commandes de votre boutique en ligne vers votre base de données Simple CRM.

Vous devez, pour en bénéficier, demander au service commercial Simple CRM d'installer ce module. 

Vous trouverez les tarifs du module ici.

Vous devez ensuite configurer Prestashop de manière à envoyer un email de notification à chaque commande sur votre boutique.

Pour cela :

1) Installez et configurez le plugin Prestashop "Alertes email"

Dans l'administration de la boutique, cliquez sur "MODULES" puis sur "Modules".

Une fois sur la page des modules, cherchez le module "Alerte".
Quand il a apparaît dans la liste, cliquez sur "Installer".



(Si vous ne trouvez pas le module, vous pouvez le télécharger ici : https://github.com/PrestaShop/mailalerts)

Vous arrivez sur la page de configuration du module Alertes Email.
En bas, ajoutez votre adresse email Simple CRM en tant que destinataire des emails Prestashop

Cette adresse email est consultable dans Simple CRM, module Admin (menu haut → Admin → Liste des utilisateurs).




2) Modifiez le modèle de l'email de notification 

Editez le fichier modules/mailalerts/mails/fr/new_order.html de votre boutique Prestashop.

A la fin du fichier, juste avant la balise  </body>, insérez le texte suivant :

#CONTACT_NOM#{lastname}#/CONTACT_NOM#
#CONTACT_PRENOM#{firstname}#/CONTACT_PRENOM#
#CONTACT_EMAIL#{email}#/CONTACT_EMAIL#
#MEMO#
[{shop_url}]

Bravo !

Une nouvelle commande a été passée sur votre boutique
{shop_name} par ce client : {firstname} {lastname} ({email})

COMMANDE : {order_name} Date {date}

PAIEMENT : {payment}        

RÉFÉRENCE

PRODUIT

PRIX UNITAIRE

QUANTITÉ

PRIX TOTAL

{items}

PRODUITS

{total_products}

RÉDUCTIONS

{total_discounts}

PAQUET CADEAU

{total_wrapping}

LIVRAISON

{total_shipping}

TVA TOTALE

{total_tax_paid}

TOTAL PAYÉ

{total_paid}

{carrier}

{delivery_block_html}

{invoice_block_html}

{message}

{shop_name} [{shop_url}]
#/MEMO#
#CENTRES_INTERET#Commande boutique en ligne;Client#/CENTRES_INTERET#
#BUDGET#{total_products}#/BUDGET#

3) Effectuez une commande de test

Dans votre boutique Prestashop, passez une commande de test.

4) Dans Simple CRM, relevez vos emails

La commande est matérialisée sous la forme d'une interaction.
Le montant de la commande est dans le champ "Budget" de l'interaction.
L'interaction est liée à un contact identifi par son adresse email.

Tous les détails de la commande sont dans le champ Note de l'interaction.

Comment ajouter un identifiant externe pour les contacts et les sociétés ?

Pour améliorer la reconnaissance des contacts et sociétés déjà existants, vous pouvez ajouter les balises suivantes :

Pour le contact : #CONTACT_REFEXTERNE#reference externe du contact#/CONTACT_REFEXTERNE#

Pour la société :  #SOCIETE_REFEXTERNE#reference externe de la société#/SOCIETE_REFEXTERNE#

Remplacez "reference externe du contact" par le champ prestashop correspondant à la référence du contact dans Prestashop, idem pour la référence externe société.


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mercredi 17 septembre 2014

Comment qualifier les contacts à la fin d’un processus de vente ?



Le mieux est de créer 2 centres d'intérêt :
- Prospect
- Client


Lorsque vous importez des contacts, affectez-leur le centre d'intérêt "Prospect".
Quand vous lancez votre campagne commerciale, ajoutez le centre d'intérêt "Prospect" à votre recherche.

A la fin du processus de vente, si le résultat est "Vente - 6 - Gagné", ouvrez la fiche du contact, enlevez le centre d'intérêt "Prospect" de la fiche du contact, et ajoutez le centre d'intérêt "Client" au contact.

Si le résultat est "Vente - 7 - Perdu", ouvrez la fiche contact et enlevez le centre d'intérêt "Prospect" de la fiche du contact, sans lui affecter le centre d'intérêt "Client".

De cette manière, pour les campagnes suivantes vous pourrez sélectionner au choix  :
- uniquement les prospects (à qui vous n'avez encore rien vendu)
- uniquement les clients (à qui vous avez déjà vendu)
- les clients et les prospects (que vous leur ayez déjà vendu ou pas)

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Je ne vois pas l’onglet “Importer des données”


Par mesure de sécurité, l'onglet "Importer des données" est uniquement accessible aux utilisateurs de type "Administrateur".

Donc :
- soit vous demandez à votre administrateur Simple CRM d'importer les données pour vous,
- soit vous demandez à votre administrateur Simple CRM de changer votre type de compte pour le type "Administrateur".

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Comment configurer Google Chrome pour ouvrir GMail lorsque je clique sur un lien pour envoyer un email ?


Lancez Google Chrome et allez sur votre boîte GMail.
A droite de la barre d’adresse, cliquez sur l’icône “double losange”.

Si le double losange n'apparaît pas :
- Cliquez sur le menu Google Chrome dans la barre d'outils du navigateur.
- Sélectionnez Paramètres > Afficher les paramètres avancés. 
- Dans la section "Confidentialité", cliquez sur Paramètres de contenu. 
- Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, accédez à la section "Gestionnaires". 
- Cliquez sur Gérer les gestionnaires. 
- Passez la souris sur l'élement "mailto".
- Cliquez sur "Supprimer ce site"
- Revenez sur la page GMail et actualisez-la (touche F5 du clavier)
- Le double losange apparaît.

Une fois que le double losange apparaît, cliquez dessus :




Une fenêtre apparaît, cochez “Utiliser GMail” et cliquez sur OK.



Ensuite, chaque fois que vous cliquerez sur une adresse email, une fenêtre GMail s'ouvrira automatiquement.


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Comment exporter l’ensemble de mes données comme sauvegarde ?

Vous pouvez exporter l’ensemble de vos données Simple CRM de la manière suivante :

Pour cela, vous devez être connecté à Simple CRM avec un compte Administrateur.

Pour les contacts et sociétés :

1) Allez dans le module Admin (menu haut -> Admin)

2) Cliquez sur l'onglet "Importer des données"

3) Cliquez sur le bouton "Exporter les contacts et sociétés au format CSV"

4) Votre navigateur télécharge le fichier CSV des contacts et sociétés


Pour les interactions :

1) Allez dans le module Interactions (menu haut -> Interactions)

2) En haut du premier tableau, cliquez sur le bouton “Exporter les interactions”

3) Votre navigateur télécharge le fichier CSV des interactions

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Je ne parviens pas à me connecter à Simple CRM


Il arrive parfois que l’on fasse des fautes de frappe.


Merci de vérifier les points suivants :
- vérifiez votre identifiant
- Votre touche “Verrouil Majuscule” (Caps Lock) est-elle bien désactivée ?
- Avez-vous bien respecté les majuscules et minuscules du mot de passe ?
- Si vous avez copié-collé le mot de passe, vérifiez qu’il n’y a pas d’espace à la fin du mot de passe que vous avez copié.

Si aucun de ces conseils ne fonctionne, envoyez un email au Support Technique Simple CRM : support@crm-pour-pme.fr

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Comment obtenir des statistiques sur les campagnes de prospection ?


Pour obtenir des statistiques sur vos campagnes de prospection :

1) Avant de créer la campagne de prospection, vous allez créer un modèle d'interaction

Dans le sujet du modèle, saisissez un nom représentatif, par exemple "Campagne fabricants de fenêtres PVC septembre 2014".
C'est ce sujet qui va être dupliqué dans chaque interaction de prospection. Ce sujet nous servira ensuite pour les statistiques.

2) Créez votre campagne de prospection


3) Au fur et à mesure du déroulement de la campagne, vous pouvez obtenir des statistiques dans le module Analytique

Dans les paramètres du filtre :
- dans "Sujet", saisisez (ou collez) le sujet du modèle d'interaction qui a servi à créer la campagne
- dans "Affichage", choisissez "Par type d'interaction"
Cliquez ensuite sur le bouton "Appliquer le filtre".

Vous obtenez alors :
- les statistiques de la campagne sous la forme d'un tableau et un graphique récapitulatifs
- la liste détaillée des interactions regroupées par type d'interactions

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Comment limiter l’accès d’un utilisateur à certains contacts, sociétés, interactions et projets, et laisser l’accès complet aux autres utilisateurs ?



Vous voulez limiter l'accès d'un utilisateur à certains contacts, sociétés, interactions et projets qui le concernent directement. En revanche, les autres utilisateurs doivent pouvoir accéder à tous les contacts, sociétés,...

Exemples d'utilisation : prospection par secteurs géographiques, stagiaires, intervenant extérieur...
 
Pour cela, vous devez créer un projet par utilisateur aux droits limités.
Un utilisateur projet est un utilisateur qui ne voit rien, sauf ce qu'on l'autorise à voir au travers de projets auxquels ont l'invite à travailler.

Procédez de la façon suivante :

1) Dans le module Admin, modifiez le type d'utilisateur pour chaque utilisateur dont vous voulez limiter les droits (passez les en "Utilisateur projet").




2) Créez un projet non public par utilisateur
Nommez le projet par exemple : "Prospection Sud-Est"
Décochez la case "Projet public"
Enregistrez le projet.




3) Liez ce projet à l'utilisateur concerné
Dans la liste des utilisateurs du projet, sélectionnez l'utilisateur concerné.
Cliquez sur Enregistrer.






4) Dans le projet, liez les contacts qui sont concernés par l’utilisateur aux droits limités.


5) Dernière étape : affectez un projet par défaut à l'utilisateur en suivant les explications sur cet article.


De cette façon:

- chaque “Utilisateur projet” n'aura accès qu'aux contacts, sociétés et interactions qui le concernent, et seulement ceux-là

- les autres utilisateurs liés auront accès aux contacts, sociétés et interactions concernés

- les administrateurs auront accès à toutes les informations, quoi qu'il arrive.

Pour savoir comment gérer les projets, merci de vous reporter à la documentation Simple CRM téléchargeable ici : http://crm-pour-pme.fr/pdf/DocumentationSimpleCRMv2_0.pdf

Consultez les pages 46 et suivantes pour la gestion des projets, et les pages 70 et suivantes pour la gestion des types d’utilisateurs.



Exemple pratique 

Pierre est un commercial qui gère un portefeuille de 200 clients de son secteur géographique "Sud-Est", qu'il doit contacter régulièrement.

Voici la procédure pour limiter l'accès de Pierre à ces 200 clients :

1) Dans le module Admin, l'administrateur Simple CRM change le type d'utilisateur de Pierre. De "Utilisateur", Pierre devient "Utilisateur projet".

2) Dans le module Projet, l'administrateur Simple CRM créée un projet non public appelé "Prospection Sud-Est". Il ajoute Pierre aux utilisateurs de ce projet.

3) L'administrateur Simple CRM sélectionne et ajoute les clients de Pierre au projet, soit un par un, soit directement à partir d'un centre d'intérêt, au moyen d'une campagne de prospection.

Vous pouvez voir l'explication en vidéo ici : http://comment-utiliser-simple-crm.blogspot.fr/2014/04/comment-organiser-une-campagne-de.html

4) C'est fait. Pierre ne voit aucun client sauf ceux qu'on lui a affectés par l'intermédiaire du projet "Prospection Sud-Est".



5) Dernière étape : affectez un projet par défaut à Pierre en suivant les explications sur cet article.



Attribution des clients à un autre commercial


Supposons maintenant que Pierre quitte la société. C'est Paul qui reprend le portefeuille clients de Pierre.

Voici comment affecter tous les clients de Pierre à Paul :

1) Ouvrez le projet "Prospection Sud-Est"

2) Supprimez l'accès de Pierre à ce dossier

3) Ajouter l'utilisateur Paul à ce dossier

4) C'est fait ! En 4 clics, vous avez attribué les clients de Pierre à Paul.










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dimanche 14 septembre 2014

Comment sécuriser votre Simple CRM ?

La sécurité de votre Simple CRM est essentielle.

Nous avons mis en place le chiffrement de vos données, le cryptage de vos communications et 5 backup journaliers de votre serveur Simple CRM.

Cependant, vous pouvez avoir une maison avec une bonne serrure, une alarme et un coffre-fort : si vous donnez des copies de votre clef à tout le monde, ne branchez pas l’alarme et placez un Post-it sur votre coffre avec la combinaison, vos mesures de protection seront inefficaces.

Voici dès lors, les étapes de sécurisation et les règles à respecter.

Sécuriser votre navigateur web CHROME 

Avoir un Simple CRM bien sécurisé ne sert à rien si votre naviguateur web est fragilisé.

Pour rappel, nous vous demandons d'utiliser Simple CRM avec le navigateur Google Chrome.

Pour sécuriser Google Chrome, ouvrez une nouvelle tabulation et saisissez l'adresse:
chrome://settings/autofill

Ensuite, désactiver la saisie automatique des données, comme dans l'image ci-dessous:


Gestion des licences Simple CRM 


Si vous n’utilisez pas toutes vos licences, désactivez les licences non actives.
Pour cela allez, en tant qu’administrateur dans Admin CRM -> Liste des utilisateurs -> cliquez sur le nom de la licence non utilisée -> cliquez sur DESACTIVER qui est en bas de la fiche


De même, lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, vous pouvez au choix archiver son compte ou alors renommer son nom d’utilisateur et son mot de passe afin de transmettre sa charge de travail à la personne qui a été engagée pour le remplacer.

Gestion des droits utilisateurs


Vous pouvez limiter ce que peut voir un utilisateur.

Si cela est nécessaire pour vous, merci de lire l’explication proposée sur cette page : http://www.simple-crm-support.com/2014/09/comment-limiter-lacces-dun-utilisateur.html

Limitation des fonctionnalités des utilisateurs


Nous vous encourageons à limiter au maximum les droits de vos utilisateurs.

Pour se faire, voici les options recommandées (ne pas cocher les cases):



N’oubliez pas de cliquer sur ENREGISTRER.

La limitation extrême 


Au besoin, sachez qu’il est possible d’avoir un utilisateur en lecture seule. Ce type d’utilisateur peut donc uniquement consulter.

Voir explication sur : http://www.simple-crm-support.com/2016/03/utilisateur-en-lecture-seule-voir-mais.html

Choisir le bon mot de passe


Par défaut, nous proposons de mot de passe complexe.

Vous pouvez en changer.

Cependant, si vous changez, optez pour un mot de passe complexe.

Pour générer un mot de passe complexe, merci d’utiliser ce service gratuit de génération de mot de passe : https://www.generateurdemotdepasse.com/

Ne donnez jamais votre mot de passe à quelqu’un


Cela peut paraître évident et pourtant… de même, n’écrivez pas votre mot de passe sur un Post-it accrochez à votre écran ;-)

Ne laissez jamais votre Simple CRM connecté si vous n’êtes pas devant votre écran

S’il vous apparaîtrait évident de ne pas laisser un coffre-fort ouvert, sans personne pour le garder, cela parait pourtant moins évident quand il s’agit de Simple CRM. Et pourtant, votre Simple CRM est le coffre-fort de vos données ! Donc quand vous partez vous chercher un café ou quand vous allez en réunion, déconnectez-vous !

Petite astuce : si vous avez oublié de vous déconnecter, vous avez la possibilité de vous déconnecter à distance. Pour réaliser cette opération, il suffit de vous connecter sur votre Simple CRM avec votre téléphone mobile. Ceci aura pour effet de déconnecter l’autre cession. Ensuite, déconnectez-vous aussi depuis votre téléphone mobile.

Le côté humain : les ressources humaines


La première faille dans un système est toujours l’être humain.

Il est impératif de bien communiquer les informations évoquées plus haut à vos collaborateurs.

De même, il est impératif d’ajouter dans le contrat de travail de vos collaborateurs une clause de respect de votre outil CRM, définissant que vos collaborateurs ne peuvent pas tenter de copier les données présentent dans le système.

Et bien entendu la sécurité de base


Il est essentiel d’équiper vos ordinateurs d’antivirus à jour.

En effet, un logiciel espion permettrait de copier à distance vos login/pass.

Pour vous protéger de cette menace, n’hésitez pas à contacter l’équipe de maintenance informatique de SIMPLE SUPPORT : http://depannage-maintenance-informatique.fr


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mercredi 10 septembre 2014

Comment activer le module SMS?

Pour activer le module, il faut en faire la demande par email à votre account manager via sales(AT)crm-pour-pme.fr  (remplacez le (AT) par @).

Pour ensuite permettre aux utilisateurs concernés d'utiliser cette fonction, il faut :

- Aller dans l'espace d'administration de Simple CRM: Menu du haut -> Admin -> Paramètres : puis saisissez l'email et pass que vous utilisez pour votre inscription au service SMS.




- Ensuite aller dans le ou les profiles d'utilisateurs à autoriser: Menu du haut -> Admin -> Liste des utilisateurs -> choisir un utilisateur -> cocher la case "Autoriser l'envoi de SMS"



Le module sera ensuite actif et accessible soit directement depuis l'icône SMS présente à côté des numéros de téléphone mobile, soit depuis le Lanceur d'application -> Outils -> SMS.

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