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mercredi 19 octobre 2016

Pourquoi ne peut-on pas supprimer ou modifier une facture ?

Une fois qu'une facture est générée (i.e. un numéro de facture a été attribué), vous ne pouvez plus supprimer ni modifier cette facture: la loi impose une chronologie des factures sans trou dans la numérotation et interdit toute suppression ou modification d'une facture déjà émise. Ceci est la loi: vous vous devez de la respecter à la lettre.

Donc quelque soit la raison qui justifie votre besoin de supprimer ou de modifier une facture, ce n'est pas possible légalement.

Cela ne veut pas dire pour autant que vous êtes bloqué par vos erreurs. Une facture ne se supprime pas, mais toute facture peut être annulée comptablement à l'aide d'un avoir.

Pour créer un avoir (ou "note de crédit"), merci de consulter cette page.

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Comment créer un avoir (ou note de crédit) ?

Un avoir est tout simplement une facture négative.

Pour créer un avoir :

- créez une facture (menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Facture, cliquez sur "Ajouter une facture")

- choisissez les produits pour lesquels vous créez cet avoir

- sur chaque ligne produit, dans le champ "Qté", saisissez une quantité négative


- une fois les lignes de l'avoir correctement configurées, cliquez sur "Prévisualiser", vérifiez que l'avoir correspond à ce que vous attendez. En particulier, les totaux de la facture doivent être négatifs

- cliquez sur "Générer la facture en PDF"

Une fois l'avoir créé: passez à la fois l'avoir et la facture qui posait problème en FACTURE VENTE - 04 - PAIEMENT TOTAL, puis en état TERMINE.




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mardi 11 octobre 2016

Comment gérer le temps passé dans Simple CRM ?

Tout d'abord il faut activer la gestion du temps passé dans les paramètres Simple CRM.

Pour cela, allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM) puis cliquez sur l'onglet "12. Paramètres". Cochez la case "Activer la gestion du temps passé, puis cliquez sur Enregistrer.




Saisie du temps passé

Vous pouvez maintenant saisir, dans chaque interaction, le temps passé à réaliser le travail.

Pour cela, deux méthodes :

1) Utilisation des boutons Start / Stop
Dès que vous commencez à travailler sur une interaction (préparation d'un devis, réalisation de la prestation, temps passé sur le SAV...), cliquez sur le bouton Start.



Une fois le travail terminé, cliquez sur le bouton "Stop". Le temps de travail est horodaté dans le champ Note de l'interaction.





2) Utilisation des champs de temps passé
Pour voir ou modifier le temps total passé sur une interaction, cliquez le bouton "crayon" à côté du bouton Start.
Vous pouvez alors voir ou modifier le temps total passé sur une interaction.




Une fois l'une de ces deux actions effectuées (Start/Stop ou crayon), enregistrez l'interaction. Le total du temps passé est horodaté dans le champ Note de l'interaction.

Cumul du temps passé sur un Projet Simple CRM

Sur la liste des Projets (menu haut -> Projet), vous pouvez maintenant voir le cumul du temps passé sur chaque Projet. Il s'agit de la somme des temps passés sur chaque interaction liée au Projet.



Cette information est également disponible sur le détail d'un Projet.



Calcul du coût du travail

Pour obtenir le coût du travail effectué, vous devez d'abord renseigner dans chaque profil utilisateur, le coût horaire de chaque collaborateur.

Pour cela, modifiez le profil de chaque utilisateur (menu haut -> Admin CRM -> Cliquez sur l'identifiant de l'utilisateur) et saisissez le coût horaire dans le champ "Coût horaire", puis cliquez sur Enregistrer.



Le module Analytique (menu gauche -> Analytique) présente au dessous du budget de l'interaction, le coût du travail effectué sur l'interaction (si le temps passé sur l'interaction est supérieur à 0), sous forme d'un second budget négatif.
Ce coût est soustrait des totaux des listes analytiques.



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mardi 4 octobre 2016

Comment importer facilement des données dans Simple CRM ?

Simple CRM propose maintenant un nouveau module d'import de contacts, de sociétés, d'interactions et de projets liés. Ce nouveau module a été pensé pour la simplicité d'utilisation.

Attention : si vous travaillez sur Mac, vous devez obligatoirement, dès la préparation du fichier à importer, travailler avec le tableur Libre Office pour Mac. Merci de consulter cet article.

Procédure d'importation

1) Préparez votre fichier de données, 1000 lignes maximum par fichier, avec LibreOffice obligatoirement. Vous pouvez télécharger gratuitement LibreOffice.

Enregistrez le fichier au format CSV, jeu de caractères UTF8, séparateur virgule (,), délimiteur guillemets ("). Consultez cette page pour voir comment enregistrer correctement le fichier CSV.

2) Allez dans le module Admin (menu haut -> Admin) et cliquez sur l’onglet "3.Import de données", puis sur le bouton "Import assisté de sociétés et/ou contacts liés, au format CSV".




3) Cliquez sur le bouton "Parcourir..." et chosissez le fichier CSV à importer.



Cliquez sur "Lancer l'analyse du fichier".



Patientez quelques secondes, le contenu du fichier apparaît au-dessous.



4) Pour chaque colonne dont vous souhaitez importer les données, choisissez le champ dans le lequel ces données vont être importées.



Vous devez affecter une colonne à l'un des champs "Contact -Nom" ou "Société - Nom".

Centres d'intérêts

Pour affecter des centres d'intérêts aux contacts importés, votre fichier doit contenir une colonne contenant les centres d'intérêts à associer à chaque contact, sous la forme d'une liste séparée par des virgules.

Par exemple : "Client,Sud-Ouest,Maçonnerie" (sans les guillemets) associera le contact aux trois centres d'intérêts indiqués.

Pour affecter les centres d'intérêts, associez la colonne contenant les centres d'intérêts au champ "Contact - Centres d'intérêts".

Liens contact-société

Si vous souhaitez affecter les données professionnelles d'un contact, utilisez les champs "Lien contact-société" situés en bas de la liste.

Pour accéder à toutes les colonnes de votre fichier de données, faites défiler le tableau vers la droite en utilisant la barre de défilement en bas du tableau.



Interactions

Si vous affectez une des colonnes du fichier au champ "Interaction - Sujet", une interaction sera créée pour chaque ligne du fichier.
Le champ "Interaction - Date début" doit être au format AAAA-MM-JJ.
Le colonnes affectées au type d'interaction, à l'état, le média, l'utilisateur de l'interaction doivent être formulés exactement comme le contenu des listes déroulantes d'une interaction.
Il n'y a pas de dédoublonnement automatique des interactions.

Projets

Si vous affectez une des colonnes du fichier au champ "Projet - Nom", un projet sera créé ou mise à jour sur la base du nom du projet.
Les champs "Projet - Date début" et "Projet - Date fin" doivent être au format AAAA-MM-JJ.
Un dédoublonnement automatique est effectué sur le nom du projet.

Gestion des doublons

Afin d'éviter la création de doublons, le module d'import recherche d'abord si le contact ou la société existent déjà dans la base de données Simple CRM.

Pour les contacts, l'identification se fait sur le champ "Contact - Email perso" ou "Lien contact-société - Email pro".

Pour les sociétés, l'identification se fait dans l'ordre :
- sur le champ "Société - Num SIRET"
- sur le champ "Société - Num TVA"
- sur le champ "Société - Identifiant national"
- sur les champs "Société - Nom", "Société - Code postal", "Société - Localité", c'est à dire qu'une société est reconnue si elle a à la fois le même nom ET le même code postal ET la même localité qu'une société existante dans Simple CRM.


5) Une fois que vous avez contrôlé la bonne affectation des colonnes aux champs Simple CRM, cliquez sur "Lancer l'import".
Attention, une fois cette opération réalisée, vous ne pourrez plus revenir en arrière ni annuler l'import.




Une demande de confirmation apparaît, cliquez sur Ok.



Patientez quelques secondes, le temps que l'import soit réalisé.
Un message de confirmation s'affiche, avec le décompte des éléments créés et mis à jour.






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Comment enregistrer un fichier CSV avec le charset UTF-8 ?

Libre Office peut être téléchargé gratuitement sur: https://fr.libreoffice.org/








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