Comment affecter plusieurs utilisateurs à une même interaction ?

 

Simple CRM permet d'affecter plusieurs utilisateurs à une seule interaction.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour planifier des réunions internes ou externes avec plusieurs collaborateurs, et de réserver la salle de réunion. Elle permet aussi par exemple d'organiser une intervention externe en équipe, en ajoutant des utilisateurs et des ressources à l'interaction.

Pré-requis

• Utiliser au minimum la version Simple CRM Enterprise
• Utiliser Simple Messenger, merci de consulter la documentation ici. 
  

 

Activation de la gestion multi-utilisateur

Si ce n'est pas déjà fait, vous devez tout d'abord activer  les interactions multi-utilisateur dans l'Admin CRM.

Pour cela :

• menu haut -> Admin CRM
• cliquez sur l'onglet "13. Paramètres"
• dans la partie "Activer", cochez la case "Interactions multi-utilisateur".

Ajouter des utilisateurs à l'interaction

Une interaction a un utilisateur principal, c'est le propriétaire de l'interaction. C'est en général l'organisateur de la réunion, ou le responsable de l'intervention. Cette notion ne change pas, c'est le comportement habituel de Simple CRM.

Pour lier d'autres utilisateurs à une interaction, ouvrez l'interaction concernée.

Ensuite, cliquez sur l'icône Utilisateurs située à droite du propriétaire de l'interaction pour afficher la liste des utilisateurs liés.

La zone de sélection des utilisateur liés apparaît.

Choisissez l'utilisateur, le statut et cliquez sur l'icône +. 

Si vous souhaitez inviter un utilisateur à l'interaction et obtenir son accord, choisissez le statut "Invité". Une notification est envoyée par Simple Messenger à l'utilisateur concerné, contenant un lien vers l'interaction. Cette invitation lui permet d'accepter ou de refuser l'invitation. 

Si vous souhaitez confirmer vous-même la participation à l'interaction, choisissez le statut "Confirmé". Dans ce cas l'utilisateur reçoit une notification Simple Messenger avec un lien vers l'interaction.

Le statut "Refusé" est affecté si l'utilisateur invité refuse explicitement sa participation à l'interaction.

 

Retirer un utilisateur de l'interaction

Ouvrez l'interaction concernée, puis cliquez sur l'icône Utilisateurs pour afficher la liste des utilisateurs liés.

 

La zone de sélection des utilisateur liés apparaît.

Cliquez sur l'icône - pour retirer l'utilisateur de l'interaction.

Un message de confirmation apparaît. Cliquez sur Ok pour retirer l'utilisateur de l'interaction, ou Annuler pour ne pas le retirer.

 

Affichage sur les listes

Lorsque vous êtes liés à une ou plusieurs interactions, ces interactions apparaissent :

• sur votre Bureau Simple CRM
• sur la liste des interactions de votre utilisateur dans le module Interaction
• sur votre agenda Simple CRM