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lundi 1 avril 2019

Comment faire signer des documents avec Simple CRM ?

Simple CRM, en partenariat avec Yousign, propose la signature électronique de documents PDF.

Qu'ils s'agisse d'un contrat, d'un bon de commande, d'un bon de livraison, Simple CRM vous permet de faire signer un document PDF de manière légale. Cette signature a autant de valeur légale qu'une signature manuscrite.

Comment fonctionne la signature électronique ?

Depuis Simple CRM, vous envoyez une demande de signature du document au contact signataire.

Celui-ci reçoit un email lui permettant de lire et de signer le document concerné.

Quand il clique sur le bouton "Signer", il reçoit alors un SMS avec un code à saisir sur le l'interface de signature. Quand il saisit et valide le code, le document est alors signé de manière légale.

Comment activer la signature électronique ?

Vous devez tout d'abord créer un compte chez notre partenaire Yousign. Pour cela, contactez: Gabrielle GUERARD par tel: +33(0)184880289 ou email: gabrielle.guerard[AT]yousign.fr

Une fois votre compte Yousign créé, récupérez votre API Key Yousign.

Pour activer la signature électronique dans Simple CRM :
- menu haut -> Admin CRM
- onglet "13. Paramètres"
- cochez la case "Activer le lien Simple CRM - Yousign"
- dans le champ "API Key de votre compte Yousign", saisissez la clé API de votre compte YouSign
- dans le champ "Email de réception des notifications YouSign", saisissez l'adresse email sur laquelle vous souhaitez recevoir les notifications de signature


Vous devez ensuite, pour chaque utilisateur quoi doit pouvoir envoyer des demandes de signature, cochez la case "Activer la signature électronique"


Comment envoyer une demande de signature ?

Vous pouvez envoyer une demande de signature :
- depuis une interaction contenant des fichiers PDF
- depuis le module Document (menu haut -> Document)
- depuis les document liés à une société ou un contact
- depuis le module Simple ERP

Avant d'envoyer une demande de signature, assurez-vous :
- qu'il y a un contact lié à l'interaction
- que ce contact dispose d'une adresse email valide
- (optionnel) que ce contact dispose d'un numéro de téléphone mobile saisi sous la forme +33XXXXXXXXX (par exemple +33612345678).

Depuis une interaction

Ouvrez l'interaction contenant le fichier PDF à faire signer. Avant d'être envoyé à la signature, une page de garde sera insérée en tête du document PDF. C'est cette page de garde qui portera la signature.

Dans la liste des fichiers, cliquez sur le carré gris "S" pour envoyer la demande de signature.


Cliquez sur Ok sur le message de confirmation.


Patientez pendant l'envoi de la demande de signature.


L'envoi de la demande de signature est confirmée par un message.
Dans le cas où une information serait manquante (pas de contact lié, contact sans prénom, sans email ou sans numéro de mobile), un message d'erreur apparaît.


Le témoin d'envoi de signature est passé au jaune : la demande de signature a été envoyée.
La demande de signature est automatiquement horodatée dans le champ Note de l'interaction.

Signature par le destinataire

Le signataire du document reçoit, sur l'adresse email indiquée sur sa fiche renseignée dans Simple CRM, un email lui indiquant qu'un document est en attente de signature. Il doit cliquer sur le bouton "Lire le document".

Le clic sur le bouton lance le navigateur du signataire. La page ouverte permet de lire le document, de le signer ou refuser la signature.


Le signataire doit lire le document jusqu'au bout, en utilisant l’ascenseur situé à droite du document afin de pouvoir le signer.


Pour signer le document, il doit cliquer sur le bouton "Signer" en bas à droite du document. Selon si un numéro de téléphone a été fourni, le code de validation de la signature sera envoyé par sms sur le numéro de mobile, ou par appel vocal automatique sur le numéro de fixe, ou par email si aucun numéro n'a été saisi.

Pour refuser la signature du document, il doit cliquer sur le lien "Refuser"  en bas à gauche du document.

Vous recevrez alors un email indiquant que le document a été signé, ou que le signataire a refusé de signer le document selon le cas. La signature ou le refus est horodatée dans le champ Note de l'interaction contenant le fichier.

Envoyer une demande de signature depuis une liste de documents

Vous pouvez également envoyer une demande de signature de document :
- depuis la recherche de documents (menu haut -> Document)
- depuis les documents liés à une société
- depuis les documents liés à un contact
- depuis les interactions ERP (devis, bon de commande, bon de livraison)
- depuis la recherche de documents ERP (menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Recherche ERP

Signification du témoin d'envoi de signature

pas de demande de signature envoyée

la demande de signature a été envoyée

le document a été signé par le destinataire

le signataire a refusé de signer le document


Recherche de documents par état de signature

Vous pouvez rechercher les documents par état de signature dans la recherche de documents (menu haut -> Document) et dans la recherche ERP (menu haut -> Recherche ERP).



Attention à la mise en page de vos documents !

Par défaut, la signature est stockée et horodatée dans une page spécifique, ajoutée en fin de contrat.

Si vos documents possèdent un espace de signature, il est donc nécessaire de les amender en ce sens.

Exemple (éléments en vert):



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