Moteur de recherche

mercredi 12 avril 2017

Comment utiliser la détection automatique des doublons dans Simple CRM ?

La recherche de doublons dans Simple CRM peut être effectuée manuellement (voir cette page).

Simple CRM peut aussi rechercher automatiquement :
- les doublons de contacts sur la base du nom et du prénom
- les doublons de sociétés, soit la base du nom, soit sur l'ensemble nom + code postal

Configuration de la recherche des doublons

La configuration de la recherche des doublons de sociétés est effectuée dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM -> onglet "13. Paramètres".

Si vous souhaitez que les doublons de sociétés soient recherchés sur le nom de la société, dans le champ "Dédoublonnage des sociétés", choisissez "Dédoublonnage sur le nom de la société".

Si vous souhaitez que les doublons de sociétés soient recherchés sur le nom + code postal de la société, dans le champ "Dédoublonnage des sociétés", choisissez "Dédoublonnage sur le nom et le code postal de la société".


Cliquez ensuite sur le bouton "Enregistrer".


Liste et fusion des doublons potentiels

La recherche des doublons est effectuée une fois par jour. Des doublons créés dans la journée seront donc détectés le lendemain.

Pour accéder à la liste des doublons potentiels, ouvrez le lanceur d'applications, cliquez sur l'onglet "Outils", puis cliquz sur l'icône "Doublons contact" ou "Doublons société".

La liste des doublons potentiels apparaît. 

Chaque ligne de la liste représente une paire de doublons potentiels détectés par Simple CRM.



S'il ne s'agit pas d'un doublon (cas de personnes homonymes, ou de deux sociétés différentes portant le même nom), cochez la case "Ignorer" sur la ligne concernée, puis cliquez sur le bouton "Enregistrer" en bas de la liste.



S'il s'agit vraiment d'un doublon, cliquez sur le bouton "Dédoublonner" sur la ligne concernée.



L'écran suivant présente la paire de doublons côte-à-côte. Pour chaque champ, vous pouvez choisir si vous gardez la donnée du premier doublon, ou du deuxième, en cochant la case de la donnée à conserver.


Une fois que vous avez coché les données à garder d'un côté et de l'autre, cliquez sur le bouton "Fusionner les contacts" (ou "Fusionner les sociétés" selon le cas).

Les éléments sont alors fusionnés, vous arrivez ensuite sur l'élément dédoublonné.



Pourquoi Simple CRM ne fusionne pas les doublons automatiquement ?

Simple CRM peut vous proposer des listes de doublons potentiels, mais la décision de fusionner des doublons n'est possible que par une personne humaine.

En effet, deux contacts qui portent le même nom peuvent être deux personnes diférentes. Simple CRM ne peut pas savoir si ces deux personnes sont la même.

C'est la même chose pour les sociétés. Deux sociétés peuvent porter le même nom (ou la même enseigne) et être deux sociétés différentes.

D'autre part, pour chaque doublon détecté, si par exemple 2 adresses postales différentes sont présentes, aucun logiciel ne pourra décider quelle adresse est correcte.
C'est pour cela que vous devez fusionner les doublons un par un, en cochant ce que vous souhaitez garder sur un élément et sur l'autre.


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