Création d’un module DRH

Simple CRM permet de créer très simplement des modules métiers sur mesure.

Nous allons ici créer un petit module DRH.

Chaque entreprise ayant une organisation différente, nous allons imaginer une organisation simple que vous devrez bien entendu adapter et modifier selon vos besoins réels.

Nous n’allons pas couvrir tous les besoins d’une gestion des ressources humaines, car cela serait long et de toute façon, une fois les deux exemples développés et assimilés, il vous sera très simple d’implémenter tous les processus DRH que vous désirez.

Pour ce cas d’étude nous travaillerons donc sur deux exemples clefs :

• La gestion des vacances
• La gestion de notes de frais

Introduction de base : la configuration générale

La première étape est d’entrer vos collaborateurs dans Simple CRM.

Pour ce faire, créer tout d’abord la fiche société de votre entreprise.

Ensuite, saisissez vos employés et liez les à la fiche de votre entreprise.

Enfin, pour chaque employé, créez un PROJET, dont le nom sera : DRH / NOM PRENOM / FONCTION

Dans ce projet, liez bien entendu votre société et l’employé.

Dans ce projet, vous stockerez tous les documents liés à cet employé : CV, contrat de travail, fiche de paye, notes de frais, etc.

La gestion des vacances

Le processus

La gestion des vacances suivra dans notre exemple le processus suivant :

1. Demande par l’employé
2. Etude de la demande par le DRH
3. Validation par le DRH ou Refus par la DRH
4. Prestation des vacances

La configuration

Pour ce faire, nous allons créer le type : « DRH – VAC »

Dont les étapes seront :

• DRH - VAC - 01 – Demande
• DRH - VAC - 02 – Etude
• DRH - VAC - 03 – Refus
• DRH - VAC - 04 - En congé

(pour ce faire, il faut être Administrateur, puis allez dans Admin -> Types d’interactions)

Une fois ceci fait, il faut aller dans Admin -> Modèles d’Interactions et nous allons créer une Interaction :

• Nom du modèle : Demande de congés annuels
• Sujet : Congés annuels
• Interaction : Cochez la case TACHE
• Société liée : votre société
• De TYPE : DRH - VAC - 01 – Demande
• Utilisateur : votre responsable DRH
• Priorité : 1
• Media : Email
• Dans mémo, on ajoute l’explication : « Merci d'introduire la date de début et la date de fin de vos congés (= date votre absence et retour effectif du bureau) ».

L’introduction d’une demande

Lorsqu’un employé veut introduire une demande de congé, il va :

1. Aller dans sa fiche de contact (donc sa fiche de contact liée à la société)
2. Lancer le modèle : « Demande de congés annuels »
3. Il complète et enregistre

Cette interaction apparaîtra ensuite dans la liste des éléments de travail du responsable du personnel.

Celui-ci étudiera la possibilité de ce congé, puis refusera ou validera.

S’il valide, il changera le propriétaire de l’Interaction en choisissant l’employé et il placera les bonnes dates, ainsi que le bon TYPE et liera au PROJET de l’employé :

Créer un ticket de support ou une opportunité vente depuis un chat réalisé sur votre site web

Simple CRM vous propose un chat, à installer sur votre site Internet, et qui permet de gérer des questions techniques ou commerciales.

Pour accéder à ce module, vous devez aller dans le lanceur d'application:

Si nécessaire, vous pouvez depuis le chat, créer un ticket de support ou une opportunité de vente.

Pour ce faire, il vous suffit de transférer cette échange dans votre Simple CRM, via votre adresse Simple CRM personelle (voir explication ici):

Comment personnaliser le nom des utilisateurs Simple CRM ?

Pour personnaliser le mot de passe d'un utilisateur Simple CRM :

1) Connectez-vous sur Simple CRM avec un compte Administrateur

2) Allez sur la page "Admin CRM" (Menu haut -> Admin CRM)

3) Cliquez sur l'onglet "Liste des utilisateurs"

4) Cliquez sur le nom de l'utilisateur à personnaliser

5) Modifiez le champ "Identifiant" si vous souhaitez modifier l'identifiant de connexion de l'utilisateur

6) Modifiez le champ "Nom utilisateur" si vous souhaitez modifier le nom de l'utilisateur tel qu'il apparaîtra dans Simple CRM

7) Cliquez sur le bouton "Enregistrer"

Les interactions récurrentes

Les interactions récurrentes vous permettent d’automatiser la saisie d’interactions répétitives.

Exemple : tous les lundis vous devez vérifier l’état de stock, ou tous les mardis et jeudi vous devez relancer les clients qui ont reçu un devis ou encore tous les premiers mardis du mois vous devez facturer au client « Les beaux Sapin » leur abonnement à votre service.

Accéder aux interactions récurrentes

L’accès aux interactions récurrentes se fait soit via le lanceur d’application, soit via le bouton RECURRENCES présent dans Interaction.

Créer une interaction récurrente

Lorsque vous allez dans les récurrences, vous voyez par défaut les récurrences actives (récurrences en cours et récurrences sur le point de se terminer).

Pour créer une récurrence, cliquez sur le bouton :

Afin d’illustrer un cas concret, nous allons ici réaliser une récurrence qui aura lieu une fois par semaine et donc le but est de relancer les clients qui ont contacté votre support afin de voir si le problème est bien résolu.

Le système permet des récurrences par jour :

Par semaine :

Et par mois :

Pour notre exemple, nous choisissons donc de relancer une fois par semaine et ce pendant 1 an.

Une fois réglés les paramètres de l'interaction, cliquez sur le bouton "Générer les interactions". Cliquez sur "Ok" sur le message de validation.
Vous revenez sur la liste des interactions récurrentes. Rouvrez l'interaction récurrente que vous venez de créer. Les interactions générées apparaissent au dessous de l'interaction récurrente.

Modifier une récurrence

Il est possible qu’à un moment vous deviez changer une récurrence. Dans notre cas, imaginons que l’on ne doit plus relancer les clients le mercredi mais le jeudi.

Pour ce faire, il faut aller dans la liste des récurrences et cliquer sur le nom de la récurrence à la modifier :

Nous changeons donc le jour puis lançons une régénération des interactions :

Le système vous demande de confirmer et vous confirmez :

Créer une facture récurrente

Pour créer une facture récurrente, allez dans Simple ERP -> Facture -> cliquer sur le bouton :

Le processus de création est exactement le même que celui pour faire une facture classique.

Dès lors, vous liez votre client, et ajoutez les produits.
Vous pouvez cliquer sue le bouton "Prévisualiser" pour vérifier le contenu du futur PDF que vous créerez en temps voulu.

Une fois réglé les paramètres de facturation récurrente, cliquez sur bouton "Générer les interactions". Cliquez sur le bouton "OK" sur le message de validation. Les interactions sont alors générées.

Aux dates définies, une interaction d’émission de facture sera présente dans votre calendrier du jour. Il vous suffira dès lors de confirmer la génération de la facture et de l’envoyer à votre client.

L’importance de maîtriser la notion d’Interaction

Vidéo d'introduction au vocabulaire utilisé dans Simple CRM

La gestion du temps

L’excuse la plus utilisée dans le monde des entreprises est : « Je n’ai pas eu le temps ». Se contenter de comprendre comment fonctionne les Interactions dans Simple CRM ne suffit pas ; il est essentiel de gérer votre temps correctement.

Apprendre à gérer le temps s’apprend. Pour ce faire, nous vous encourageons vivement à lire le manuel Simple CRM, chapitre « Optimisation des processus de l’entreprise ». En complément, vous pouvez également visionner une vidéo qui vous apprendra les techniques permettant de faire disparaître la phrase « Je n’ai pas eu le temps », sur : https://www.youtube.com/watch?v=SlWMjXps-o0#sthash.BdmfDOfm.dpuf

Qu’est-ce qu’une Interaction ? 

Une Interaction permet de gérer tous processus métier : une vente, un achat, des étapes de réalisation de projet, etc. 

Les Interactions sont visibles sous deux formes : sous forme de calendrier (pour une meilleur visibilité des disponibilités dans le temps) et sous forme de liste (pour une meilleur visibilité des informations qui constituent l’interaction et un traitement plus rapide). 

Les Interactions sont le cœur de votre activité, puisque c’est donc via elles que vous gérez votre temps et de facto, vos relations clients et fournisseurs. 

FOCUS SUR LES ETATS DES INTERACTIONS

Une interaction peut avoir 3 états :

1. OUVERT : c’est planifié mais vous n’avez pas encore commencé à travailler dessus. Vous êtes à l’arrêt, le feu est donc au ROUGE.
2. EN COURS : vous avez commencé à travailler dessus. Courage, ce sera bientôt fini, vous allez vers le lumière (la lumière qui est JAUNE).
3. TERMINE : vous avez fini cette Interaction. Le feu est VERT, vous pouvez continuer votre route, passer à autre chose.

Différences entre un rendez-vous et une tâche

Le temps est composé de deux famille d'Interaction : les tâches et les rendez-­vous.

Une tâche est une Interaction non figée dans le temps. Par exemple vous devez relire un document cette semaine, avec comme deadline jeudi.  Une tache a donc une date de début (qui est le moment à partir duquel vous pouvez réaliser cette Interaction et une deadline qui est la date limite pour laquelle cette Interaction doit être complètement réalisée). 

Un rendez­-vous est une action figée dans le temps, qui commence à une heure précise et finit à une heure précise. Pour définir l’heure de fin, on choisit donc une durée pour ce rendez-vous. 

Par exemple : vous avez rendez­vous avec Monsieur Bertrand pour lui présenter le produit X, le mercredi de 14h00 à 15h30.

Pour distinguer un tâche d’un rendez-vous, il suffit de cocher la case TACHE dans l’Interaction :

Il est essentiel de bien effectuer cette distinction. En effet, si vous définissez toutes vos tâches comme étant des rendez-vous, lorsque vous ouvrirez votre agenda, il sera rempli ! Dès lors, si un client a une demande urgente, lorsque vous ouvrirez votre agenda, il semblera complet. Ne pouvant lui proposer un rendez-vous rapidement, ce client ira voir un concurrent. Bref : aérez correctement votre agenda en séparant correctement les tâches et les rendez-vous. 

Info complémentaire disponible dans la vidéo « Je n’ai pas eu le temps ».

Une Interaction évolue dans le temps

Voici l’erreur classique que commentent les nouveaux utilisateurs de Simple CRM. Téléphonant à un client potentiel, ils créent une Interaction, Etat : EN COURS, Type : Vente – 01 Prise de contact. Jusqu’ici, tout va bien. Le client potentiel, dit qu’il est intéressé mais qu’il est actuellement débordé et demande à être recontacté dans trois mois. Les utilisateurs débutants ont dès lors tendance à passer l’Interaction en Etat : TERMINE, puis de créer une nouvelle Interaction afin de recontacter ce client potentiel dans 3 mois.

Erreur ! L’idée est de travailler le moins possible. Dès lors, suite à ce retour, cliquez sur le bouton HORODATAGE et écrivez « Client potentiel intéressé mais débordé. Il a demandé à être recontacté dans 3 mois. » et changer la date de l’Interaction afin qu’elle apparaisse dans votre calendrier Simple CRM dans 3 mois. 

Retenez qu’une Interaction est quelque chose qui évolue dans le temps, jusqu’à une conclusion qui est soit positive (Vente gagnée, Réception de Livraison positive, Ticket de support résolu, etc…) soit négative (Vente perdue, Réception de Livraison négative, etc.) et qui une fois cet état atteint, sous tend de facto le changement de l’état de l’Interaction en TERMINE.

FOCUS : RAPPEL DE RENDEZ-VOUS VIA HAPPI

Lorsque vous avez un rendez-vous, sélectionnez le média : RAPPEL DE RENDEZ-VOUS VIA HAPPI. Ainsi votre interlocuteur recevra deux rappels de RDV : un jour le avant et un autre, le jour du rendez-vous. Attention toutefois ! Si après le RDV vous écrivez dans le champ mémo « Client intéressé, faire un devis avant jeudi », que vous cochez la case TACHE et place la tâche demain et bien votre client recevrez à nouveau deux rappels pour ce rendez-vous ! N’oubliez pas, dès lors, de changer le média afin d’éviter ce soucis.

Grâce aux notes horodatées, même si vous reprenez une Interaction 6 mois plus tard, vous retrouvez tout l’historique relationnel, ce qui vous permet d’avoir un dialogue beaucoup plus efficace.

Petite astuce : afin de distinguer vos propres notes d’un retour client, placer en guillemets le retour de votre client (résumé de l’échange pas téléphone ou extrait de l’élément important d’un e-mail). 

FOCUS DATE DE MISE A JOUR :
La date de mise à jour est par défaut la date de début de l'interaction.

Cette date est modifiée automatiquement dans les cas suivants :
- Vous passez le type de l'interaction en "Achat - 6 - Réception"
- Vous passez le type de l'interaction en "Livraison - 7 - Réception positive"
- Vous passez le type de l'interaction en "Projet - 8 - Livraison définitive"
- Vous passez le type de l'interaction en "Support - 5 - PV de confirmation"
- Vous passez le type de l'interaction en "Vente - 6 - Gagné"

Par exemple, c’est là que l’on retrouve le moment où une Interaction de vente a été passée en VENTE GAGNEE. C’est cette date qui permet en réalité de réaliser les rapports. Information détaillée sur : http://www.simple-crm-support.com/2016/01/dans-les-rapports-lorsque-je-precise.html 

Attribuer les bons types d’Interaction aux utilisateurs ? 

Puisque les Interactions peuvent tout gérer, cette même souplesse peut perturber les utilisateurs ! Il est vrai que pour un commercial, voir des types d’interaction de type achat, livraison ou encore administratif n’a aucun intérêt.

Afin de faciliter l’adoption de Simple CRM par vos utilisateurs, vous devez dès lors configurer pour chaque utilisateur les types d’Interaction qu’il va utiliser.

Par exemple dans l’image ci-dessous, ce commercial ne voit que les Interactions de type Vente, Privé et E-mail:

Attention : laissez toujours, quelque soit le profil de l’utilisateur, les types PRIVE et E-MAIL. Privé permet en effet de modéliser les vacances ou un RDV chez le dentiste et e-mail correspond aux emails que vous transférez dans le logiciel (voir explication détaillée sur : http://www.simple-crm-support.com/2015/04/comment-gerer-les-emails-entrants-et.html). 

Comment activer ou désactiver l'horodatage automatique dans les interactions ?

Pour activer ou désactiver l'horodatage automatique dans Simple CRM :

- allez dans le module Admin CRM (menu haut -> Admin CRM)
- si vous êtes Administrateur Simple CRM, cliquez sur l'utilisateur concerné
- dans le profil de l'utilisateur, cochez ou décochez la case "Horodatage automatique"

- cliquez sur Enregistrer