RGPD et l'import de base de contacts achetée à des fournisseurs

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION. 

Si vous achetez une base, vous devez demander à votre fournisseur de vous fournir une déclaration sur l’honneur certifiant que cette base a été construite en total respect des normes RGPD.

Vous devez ensuite conserver cette déclaration, ainsi que la facture, dans un classeur RGPD dédié, afin de présenter ces informations en cas de contrôle.

Enfin, à l’importation de la base, Simple CRM ajoutera automatiquement un centre d’intérêt permettant d’identifier les contacts créés via cet achat.

L’importation des contacts et sociétés est expliqué sur : http://www.simple-crm-support.com/2016/10/comment-importer-facilement-des-donnees.html 

RGPD et l’interdiction d’export des données

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION. 

RGPD interdit la possibilité pour vos employés de réaliser un export de votre base de données.

Cette mesure est plutôt évidente. Cependant, de nombreuses entreprises gardent cette mauvaise habitude d’exporter des contacts dans Excel.

Il est donc impératif d’interdire aux utilisateurs cette possibilité.

Pour cela, allez dans : Administration Simple CRM -> Liste des utilisateurs -> et pour chaque utilisateur, interdisez l’export:

Plus d’information sur la sécurisation des données et de votre Simple CRM, merci de consulter cette documentation : http://www.simple-crm-support.com/2014/09/comment-securiser-votre-simple-crm.html

RGPD et les contacts sur les téléphones mobiles

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION. 

Simple CRM permet la synchronisation des contacts avec votre téléphone mobile. Voir explication sur : http://www.simple-crm-support.com/2014/01/comment-synchroniser-votre-compte.html 

Cependant, nous vous déconseillons cela, car cette synchronisation va compliquer votre politique RGPD.

Imaginons par exemple que vous ayez 20 employés et que tous synchronise leurs contacts téléphoniques avec Simple CRM. Si un contact demande une copie de toutes les informations que vous avez sur lui, cela veut dire que sur base du RGPD, vous devez faire le tour des téléphones de vos 20 employés, afin de prendre en photo la fiche de contact dans chaque répertoire.

Afin de palier à ce problème compliqué, Simple CRM développe actuellement une application mobile qui sera disponible à la fin du premier semestre2018 et qui permettra un pilotage centralisé. Autrement dit, tous les téléphones auront les mêmes informations et en cas de demande d’effacement d’un contact, l’effacement réalisé dans Simple CRM mettre à jour immédiatement la totalité des téléphones mobiles.

RGPD et votre système de newsletter

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION. 

Afin de respecter le RGPD, il est essentiel qu’une personne qui se désinscrive à votre newsletter soit bien marquée comme désinscrite dans votre CRM RGPD.

Pour faciliter cette maintenance des données, le mieux est d’opter pour le module de mass mailing de Simple CRM.

En effet, si un contact vous téléphone et vous demande de le désinscrire de votre base de newsletter et que vous n’avez pas les accès au module de mass mailing (car il serait par exemple uniquement accessible à l’équipe du marketing), vous avez la possibilité dans Simple CRM, de passer le centre d’intérêt de « Newsletter - inscrit » à « Newletter – désinscrit » et directement, Simple CRM mettra à jour le système de mass mailing:

Plus d’information sur ce module complémentaire via la page : https://crm-pour-pme.fr/index.php/campagne-e-mail-crm-mass-mailing  

RGPD et votre client e-mail

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION. 

Imaginons par exemple que vous ayez 20 employés et que tous stockent dans leur client e-mail (Outlook, Thunderbird ou autre), les coordonnées des contacts. Si un contact demande une copie de toutes les informations que vous avez sur lui, cela veut dire que sur base du RGPD, vous devez faire le tour des clients e-mails de vos 20 employés, afin de réaliser un export la fiche du contact depuis chaque client e-mail.

Ceci est un réel casse-tête qui rend le respect du RGPD quasi impossible.

Il est donc impératif que Simple CRM soit votre seul et unique espace de stockage.

Ceci est de toute façon très facile au quotidien puisque Simple CRM dialogue avec votre client email : http://www.simple-crm-support.com/2015/04/comment-gerer-les-emails-entrants-et.html

Lorsque vous avez besoin de l'e-mail d'un contact, vous irez donc le chercher uniquement dans Simple CRM, via une recherche dans le moteur de recherche.

Il faut dès lors empêcher la récolte des données emails par le client email.

RGPD : BLOQUER LA RECOLTE DES DONNEES EMAILS SUR THUNDERBIRD

Il vous suffit d’aller dans OUTILS et de désactiver cette fonctionnalité :

RGPD : BLOQUER LA RECOLTE DES DONNEES EMAILS SUR OUTLOOK

• Cliquez sur l'onglet Fichier
• Cliquez sur Options

• Cliquez sur Contacts
• Décochez la case Créer automatiquement des contacts Outlook pour les destinataires qui ne figurent pas dans un Carnet d’adresses Outlook
• Cliquez sur OK

RGPD et la gestion des formulaires web

RGPD 2018, ou Règlement Européen de la Protection des Données, est obligatoire pour toutes les entreprises dialoguant avec des citoyens européens, sous peine d’une amende s’élevant à 4% du CA annuel. RGPD DEFINITION. 

Le Règlement Européen de la Protection des Données ne se limite pas à votre CRM RGPD.

Le politique RGPD est bien large que cela : elle intègre la totalité des outils par lesquels transitent les données de vos contacts.

Dès lors, il faut cadrer vos formulaires présents sur vos sites internet.

La première chose à faire est de ne pas forcer une case à cocher qui obligerait l’inscription à votre newsletter ou la permission de partager les données avec des partenaires commerciaux.

La deuxième chose est de bien préciser votre respect du RGPD sous le formulaire et de préciser le mode opératoire afin que le contact puisse avoir une copie de ses données et/ou en demander l’effacement.

La troisième chose est d’éliminer le stockage des coordonnées de toute plateforme non RGPD. Dit autrement, il ne faut nullement stocker les coordonnées dans votre site web. Le plus prudent est de brancher ce formulaire directement sur votre Simple CRM. Qui plus est, Simple CRM gardera la trace de la création de la fiche, assurant ainsi une traçabilité des données respectant le RGPD.

La synchronisation avec les formulaires web est un supplément payant. Information sur : https://crm-pour-pme.fr/index.php/synchronisation-prestashop-drupal-joomla-wordpress-etc