Envoyer des données de Corporama vers Simple CRM

A quoi sert Corporama ? 

Corporama CRM en pratique

Simple CRM dispose d'un pont de liaison entre Corporama et le crm.
Il s'agit d'une manière simple de faire transiter des données depuis Corporama vers votre Simple CRM.

Pour se faire, il faut tout d'abord faire une demande de liaison, pour se faire :

• Prenez contact avec le service clientèle chez corporama à l'adresse suivante : service-client@corporama.com
• Envoyez-lui les données suivante
• Une demande d'intégration crm avec Simple CRM
• L'adresse de votre simple crm suivi de /weblead.php (exemple : http://www.0000-exemple.crm-simple.com/weblead.php ), disponible dans le profil utilisateur en tant qu'administrateur : 

• La clé API de votre utilisateur simple CRM qui se trouve dans le profil utilisateur dans la Admin CRM du menu du haut de Simple CRM. Voir FAQ.

Une fois que ce branchement est effectué plusieurs possibilités :

Depuis le ciblage

Lorsque vous effectué une recherche dans le module de ciblage, un bouton "Ajout CRM" apparaît sous chaque société trouvée

Il vous suffit de cliquer dessus pour qu'un formulaire d'insertion s'ouvre.

Depuis la recherche / une société

Depuis la recherche ou à l'ouverture d'une société depuis le module de ciblage, vous avez la possibilité de :

1) Ajouter la société

2) Ajouter une personne liée à cette société

Si vous ajouter depuis la société (bouton 1) , seulement la société sera crée avec les informations prévisualisées dans le formulaire. 

Si vous ajouter un contact (bouton 2), la société sera crée et le contact sera crée et lié à la société ouverte. 

Si la société a déjà été importée une fois depuis Corporama, celle-ci se mettra simplement à jour et les contacts se rajouteront à ceux précédemment importés.

Le formulaire d'envoi

Lorsque vous cliquez sur Ajout CRM, que ce soit depuis le ciblage ou la société / recherche, un formulaire d'envoi va s'ouvrir :

Il s'agit là des données qui vont être importées dans Simple CRM. Si vous descendez en bas du formulaire et appuyez sur Accepter et importer, l'import sera effectué et les données importées dans votre Simple CRM.
Vous pouvez modifier ce formulaire si vous le désirez, en supprimant des champs. Les champs vide ne seront pas importés.
Veillez toutefois à laisser le champs "Lien Corporama", il permet d'identifier la société et ainsi d'éviter les doublons.

Si vous désirez d'autre champs depuis Corporama, il faut faire une demande à Corporama, c'est eux qui créent le formulaire.

En cas de réussite, une petite Notification apparaîtra sous le bouton "Ajout CRM" comme suit : 

Les champs ainsi importé rempliront les champs de Simple CRM disponible par défaut (nom société, tva, ...) les champs simple Custom ne sont pas remplis par le formulaire. 

Les données sont importées et remplisse les champs suivant en fonction des données du formulaire :

Si il y a un contact dans le formulaire :

Pour contact:

Le nom contact, prénom, la civilité et l'url viadeo.

Pour le lien contact société : 
la position, l'email professionnel, le gsm sera rempli avec le premier numéro de téléphone du formulaire, le téléphone sera remplis avec le second numéro du formulaire.
Corporama ne fait pas de différence dans le type de numéro (GSM/fixe).

Pour société :
Nom de la société, numéro TVA, numéro siret, l'adresse (rue, boite, code postal, ville), l'email de la société, l'url du site web.

Si il n'y a pas de contact dans le formulaire :

Il ne remplira que la partie "société" comme ci dessus et rajoutera en plus :

le téléphone 1 et 2 de la société.

les autres donnée sont, dans les deux cas, enregistrées dans le champs notes de la société.

Si vous désirez enregistrer les données avec plus de précision, il faut passez par Simple Form.

Comment trouver la clé API (APIKEY)

Simple CRM est capable de communiquer avec d'autre système par le biais de son API. L'utilisation de cet API se fait via une apikey.

Quelque exemples d'utilisation de l'apikey, le développement sur-mesure, l’intégration avec Corporama, ...

Pour avoir accès à l'apikey, il faut avoir fait la demande à  support@crm-pour-pme.fr .
Une fois la demande effectuée, les apikeys apparaîtront dans les profils utilisateurs.

Récupérer une apikey en tant qu'administrateur

Pour récupérer une apikey en tant qu'administrateur, il faut aller dans l'administration

Cliquer sur un autre utilisateur ou sur vous-même 

En bas de la fenêtre des données de l'utilisateur se trouve le champs clé api, il suffit de copier la valeur de ce champ.

Liste des balises disponibles pour le mailgateway

Voici la liste des balises disponibles pour l'envoi d'email qui crée automatiquement des interactions/contact/société quand vous relevez votre boîte.

Ce module n'est activé qu'après demande de votre part. Plus d'informations ici 

Les balises se composent toujours ainsi :

#NOM_BALISE#Valeur a envoyé#/NOM_BALISE#

La valeur qui sera insérée dans Simple CRM se trouve donc entre deux #.
Voici la liste des balise vides (sans valeur) possible, il faudra donc insérer la valeur souhaitée entre les deux #.

Contact

#CONTACT_NOM# #/CONTACT_NOM# => le nom du contact, obligatoire pour la création d'un contact

#CONTACT_PRENOM# #/CONTACT_PRENOM# => le prénom du contact

#CONTACT_EMAIL# #/CONTACT_EMAIL# => l'email du contact

#CONTACT_REFEXTERNE# #/CONTACT_REFEXTERNE# => la référence externe du contact (id wordpress, id prestashop, id de votre système informatique, ...)

#CONTACT_CIVILITE# #/CONTACT_CIVILITE#  => la civilité du contact

#CENTRES_INTERET# #/CENTRES_INTERET# => centre intérêt du contact

Il existe aussi les balises pour le contact de livraison :

#CONTACT_NOM_LIVRAISON# #/CONTACT_NOM_LIVRAISON#
#CONTACT_PRENOM_LIVRAISON# #/CONTACT_PRENOM_LIVRAISON#
#CONTACT_CIVILITE_LIVRAISON# #/CONTACT_CIVILITE_LIVRAISON#
#CONTACT_FONCTION_LIVRAISON# #/CONTACT_FONCTION_LIVRAISON#
#CONTACT_TELEPHONE_LIVRAISON# #/CONTACT_TELEPHONE_LIVRAISON#
#CONTACT_TELMOBILE_LIVRAISON# #/CONTACT_TELMOBILE_LIVRAISON#
#CONTACT_ADRESSE1_LIVRAISON# #/CONTACT_ADRESSE1_LIVRAISON#
#CONTACT_ADRESSE2_LIVRAISON# #/CONTACT_ADRESSE2_LIVRAISON#
#CONTACT_CODEPOSTAL_LIVRAISON# #/CONTACT_CODEPOSTAL_LIVRAISON#
#CONTACT_VILLE_LIVRAISON# #/CONTACT_VILLE_LIVRAISON#
#CONTACT_PAYS_LIVRAISON# #/CONTACT_PAYS_LIVRAISON#

Contact professionnel / personnel

Les champs pro/pers s’enregistreront en priorité dans les données professionnelles si une société est liée au contact sinon dans le champs d'informations personnelles du contact

#CONTACT_TELEPHONE# #/CONTACT_TELEPHONE# => le téléphone

#CONTACT_TELMOBILE# #/CONTACT_TELMOBILE# => le téléphone mobile

Société

#SOCIETE_NOM# #/SOCIETE_NOM# => le nom de la société, obligatoire pour la création d'une société

#SOCIETE_REFEXTERNE# #/SOCIETE_REFEXTERNE# => la référence externe d'une société (id wordpress, id prestashop, id de votre système informatique, ...)

Il existe aussi les balises pour la société de livraison :
#SOCIETE_NOM_LIVRAISON# #/SOCIETE_NOM_LIVRAISON#
#SOCIETE_REFEXTERNE_LIVRAISON# #/SOCIETE_REFEXTERNE_LIVRAISON#

Champs polyvalents

Les champs polyvalents sont des champs qui s’enregistreront dans sociétés, si une société est envoyée/liée au contact sinon ils s’enregistreront dans les contacts.

#CONTACT_ADRESSE1# #/CONTACT_ADRESSE1# => adresse de la société /du contact

#CONTACT_ADRESSE2# #/CONTACT_ADRESSE2# => Complément d'adresse de la société /du contact

#CONTACT_CODEPOSTAL# #/CONTACT_CODEPOSTAL# => le code postal de la société /du contact

#CONTACT_VILLE# #/CONTACT_VILLE# => la ville de la société /du contact

#CONTACT_PAYS# #/CONTACT_PAYS# => le pays de la société /du contact

Interaction

#SUJET# #/SUJET# => Sujet de l'interaction, obligatoire pour créer une interaction

#BUDGET# #/BUDGET# => Le budget pondéré lié à une interaction

#SOURCE# #/SOURCE# => la source de l'interaction

#SUITE# #/SUITE# => un petit rappel de la suite a donné à cette interaction

Comment faire signer des documents avec Simple CRM ?

Simple CRM, en partenariat avec Yousign, propose la signature électronique de documents PDF.

Qu'ils s'agisse d'un contrat, d'un bon de commande, d'un bon de livraison, Simple CRM vous permet de faire signer un document PDF de manière légale. Cette signature a autant de valeur légale qu'une signature manuscrite.

Comment fonctionne la signature électronique ?

Depuis Simple CRM, vous envoyez une demande de signature du document au contact signataire.

Celui-ci reçoit un email lui permettant de lire et de signer le document concerné.

Quand il clique sur le bouton "Signer", il reçoit alors un SMS avec un code à saisir sur le l'interface de signature. Quand il saisit et valide le code, le document est alors signé de manière légale.

Comment activer la signature électronique ?

Vous devez tout d'abord créer un compte chez notre partenaire Yousign. Pour cela, merci de vous rendre sur cette page.

Une fois votre compte Yousign créé, récupérez votre API Key Yousign.

Pour activer la signature électronique dans Simple CRM :
- menu haut -> Admin CRM
- onglet "13. Paramètres"
- cochez la case "Activer le lien Simple CRM - Yousign"
- dans le champ "API Key de votre compte Yousign", saisissez la clé API de votre compte YouSign
- dans le champ "Email de réception des notifications YouSign", saisissez l'adresse email sur laquelle vous souhaitez recevoir les notifications de signature

Vous devez ensuite, pour chaque utilisateur quoi doit pouvoir envoyer des demandes de signature, cochez la case "Activer la signature électronique"

Comment envoyer une demande de signature ?

Vous pouvez envoyer une demande de signature :
- depuis une interaction contenant des fichiers PDF
- depuis le module Document (menu haut -> Document)
- depuis les document liés à une société ou un contact
- depuis le module Simple ERP

Avant d'envoyer une demande de signature, assurez-vous :
- qu'il y a un contact lié à l'interaction
- que ce contact dispose d'une adresse email valide
- (optionnel) que ce contact dispose d'un numéro de téléphone mobile saisi sous la forme +33XXXXXXXXX (par exemple +33612345678).

Depuis une interaction

Ouvrez l'interaction contenant le fichier PDF à faire signer. Avant d'être envoyé à la signature, une page de garde sera insérée en tête du document PDF. C'est cette page de garde qui portera la signature.

Dans la liste des fichiers, cliquez sur le carré gris "S" pour envoyer la demande de signature.

Cliquez sur Ok sur le message de confirmation.

Patientez pendant l'envoi de la demande de signature.

L'envoi de la demande de signature est confirmée par un message.
Dans le cas où une information serait manquante (pas de contact lié, contact sans prénom, sans email ou sans numéro de mobile), un message d'erreur apparaît.

Le témoin d'envoi de signature est passé au jaune : la demande de signature a été envoyée.
La demande de signature est automatiquement horodatée dans le champ Note de l'interaction.

Signature par le destinataire

Le signataire du document reçoit, sur l'adresse email indiquée sur sa fiche renseignée dans Simple CRM, un email lui indiquant qu'un document est en attente de signature. Il doit cliquer sur le bouton "Lire le document".

Le clic sur le bouton lance le navigateur du signataire. La page ouverte permet de lire le document, de le signer ou refuser la signature.

Le signataire doit lire le document jusqu'au bout, en utilisant l’ascenseur situé à droite du document afin de pouvoir le signer.

Pour signer le document, il doit cliquer sur le bouton "Signer" en bas à droite du document. Selon si un numéro de téléphone a été fourni, le code de validation de la signature sera envoyé par sms sur le numéro de mobile, ou par appel vocal automatique sur le numéro de fixe, ou par email si aucun numéro n'a été saisi.

Pour refuser la signature du document, il doit cliquer sur le lien "Refuser"  en bas à gauche du document.

Vous recevrez alors un email indiquant que le document a été signé, ou que le signataire a refusé de signer le document selon le cas. La signature ou le refus est horodatée dans le champ Note de l'interaction contenant le fichier.

Envoyer une demande de signature depuis une liste de documents

Vous pouvez également envoyer une demande de signature de document :
- depuis la recherche de documents (menu haut -> Document)
- depuis les documents liés à une société
- depuis les documents liés à un contact
- depuis les interactions ERP (devis, bon de commande, bon de livraison)
- depuis la recherche de documents ERP (menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Recherche ERP

Signification du témoin d'envoi de signature

pas de demande de signature envoyée

la demande de signature a été envoyée

le document a été signé par le destinataire

le signataire a refusé de signer le document

Recherche de documents par état de signature

Vous pouvez rechercher les documents par état de signature dans la recherche de documents (menu haut -> Document) et dans la recherche ERP (menu haut -> Recherche ERP).

Attention à la mise en page de vos documents !

Par défaut, la signature est stockée et horodatée dans une page spécifique, ajoutée en fin de contrat.

Si vos documents possèdent un espace de signature, il est donc nécessaire de les amender en ce sens.

Exemple (éléments en vert):

La fusion de document ne fonctionne pas, que faire ?

Il se peut qu'après avoir téléchargé un modèle de document, une erreur surgisse quand vous essayer de le fusionner.

L'erreur peut provenir de trois raisons principales.

1) Erreurs de balises

Il se peut tout d'abord qu'une des balises que vous utilisez ne soit pas correcte.

Ouvrez le document et vérifiez que les balises sont bien celle présente ici.

Quelques erreurs courantes :

- Mettre des "-" (tiret) au lieu de "_" (underscore)

- Oublier le point entre onshow et la balise

- Oublier une lettre

- ...

2) Balises perturbées par la mise en forme

Il est aussi possible que des caractères invisibles utilisés pour le formatage et la mise en page se soit glissé dans les balises.

Heureusement, il existe un moyen très simple de les supprimer.

Il vous faut ouvrir un bloc-note et votre fichier qui servira de modèle.

Sélectionnez ensuite une balise, coupez la (raccourci ctrl + x) et collez. la dans le bloc-note (raccourci ctrl + v) .

Il vous faut ensuite faire l'action inverse, sélectionnez la dans le bloc-note, coupez la et collez la dans le document.

Répétez cette action pour toute les balises du document qui servira de modèle.

3) Le fichier a été mal chargé

Après avoir vérifié les deux autres points, il vous suffit de mettre à jour le modèle de document précédemment créé et télécharger le nouveau document corrigé.

Comment configurer Google Chrome pour envoyer des emails avec GMail ou Google Apps ?

Avec l'avènement du cloud, de plus en plus d'entreprises utilisent un logiciel de messagerie via un navigateur web. GMail et Outlook.com en sont les exemples les plus connus.

Pour envoyer des emails à vos contacts directement depuis Simple CRM, vous devez indiquer à votre navigateur Google Chrome quel webmail vous utilisez.

Si vous utilisez un autre service webmail que GMail ou Google Apps (par exemple Outlook.com), merci de consulter cette page.

Si vous utilisez GMail ou Google Apps :

1) Installez l'extension Google Chrome "Mailto: for GMail" : https://chrome.google.com/webstore/detail/mailto-for-gmail/dgkkmcknielgdhebimdnfahpipajcpjn/

Cliquez sur le bouton "Ajouter à Chrome"

Cliquez sur "Ajouter l'extension"

Si vous utilisez GMail, ne cochez rien et cliquez sur Save.

Si vous utilisez Google Apps, cochez la case "Use Google Apps domain" et saisisez le domaine de votre adresse de messagerie et cliquez sur Save.

 

 Retournez sur Simple CRM et cliquez sur une adresse email.

Une fenêtre de nouveau message GMail (Google Apps) s'ouvre.

C'est terminé : vous pouvez maintenant envoyer des emails avec GMail ou Google Apps depuis Simple CRM.

Votre signature n'est pas ajoutée automatiquement ?

Lorsque vous utilisez un modèle d'e-mail depuis simple CRM, Google n'ajoute pas la signature automatiquement.

Pour l'ajouter, il vous faudra appuyer sur le petit stylo plume à droite du bouton envoyé

Ensuite sélectionner votre signature.

Ça ne fonctionne pas ?

Il est possible que dans certain cas, la manipulation ne fonctionne pas car Chrome va empêcher gmail d'ouvrir le protocole mailto.

Dans ce cas, deux manipulations supplémentaires sont nécessaire.

Premièrement, rendez vous dans les paramètres de Chrome :

Dans la recherche des paramètres écrivez : "Paramètres du site" ou "Paramètres des sites" .
Cliquez sur paramètre du site.

Dans la page, chercher "Gestionnaires" et cliquez dessus.

Là, cherchez mail.google.com et supprimez le ou décochez la case.

Une fois cette première manipulation effectuée, rendez-vous sur votre gmail.

Dans la barre d'adresse est apparu un petit logo ressemblant à deux losanges.

cliquez dessus, sélectionnez "Autoriser" et appuyez sur "Ok".

Tout devrait maintenant fonctionner correctement.