Comment fusionner automatiquement les coordonnées de votre entreprise avec les modèles de documents ?

Simple CRM permet déjà de fusionner des documents en utilisant des balises pour renseigner directement les données du documents.

Ainsi il est possible de générer en quelques clics : contrats, attestation de formation, ordre de mission... 

Vous pouvez maintenant utiliser des balises de fusions dans les modèles de documents afin d'insérer automatiquement les coordonnées de votre entreprise.

Ainsi, si vous avez des dizaines de modèles de documents, en cas de changement d'adresse, de téléphone ou d'adresse email, tous vos modèles de documents seront mis à jour en quelques clics.

Pour paramétrer les coordonnées de l'entreprise pour la fusion de documents:
- allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM)
- cliquez sur l'onglet "20. Coordonnées fusion"

- remplissez les champs nécessaires
- cliquez sur Enregistrer

Ensuite vous pouvez utiliser les balises correspondantes dans vos modèles de documents, voir la liste des balises ici.

Comment créer un espace de travail accessible uniquement à certains utilisateurs ?

Si vous devez partager des données sensibles avec uniquement certains utilisateurs, vous devez créer un PROJET qui n'est PAS public:

Ensuite, il vous suffira de lier les utilisateurs qui pourront avoir accès à ce projet:

Comment activer la gestion des acomptes dans Simple ERP ?

Le logiciel de gestion en ligne Simple ERP propose maintenant la gestion des factures d'acompte.

Pour utiliser la gestion des factures d'acompte, vous devez d'abord activer cette fonctionnalité.

Activation de la gestion des factures d'acompte

Pour cela :
- menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Admin ERP
- cliquez sur l'onglet "8. Paramètres ERP"
- cochez la case "Activer la gestion des acomptes"
- cliquez sur Enregistrer

Création  des modèles de factures supplémentaires

Ensuite, vous devez créer un modèle de facture intitulé "Facture d'acompte" et un autre intitulé "Facture de solde". A part ces mentions, ces nouveaux modèles de facture sont identiques au modèle de facture que vous utilisez habituellement.

Principe de fonctionnement

La législation française impose depuis 2004 l'émission d'une facture d'acompte et d'une facture de solde pour tout encaissement d'acompte.

Dans Simple ERP, vous allez :
- créer un bon de commande que vous ferez signer au client
- facturer le bon de commande en plusieurs fois (au moins une facture d'acompte et une facture de solde, et éventuellement plusieurs factures intermédiaires)

Création du bon de commande
Créez un bon de commande classique avec Simple ERP, et renseignez les produits vendus.

Une fois le bon de commande prêt, prévisualisez pour contrôler le contenu, puis générez le bon de commande en PDF

Génération des factures

Fermez le PDF, vous revenez au bon de commande.
Cliquez sur le bouton "Facturer en plusieurs fois".
Une fenêtre s'ouvre, vous permettant d'effectuer les réglages de facturation.

Dans cette fenêtre :
- choisissez le bon de commande concerné par la facturation en plusieurs fois (la plupart du temps il n'y aura qu'un seul bon de commande concerné)
- choisissez le nombre de factures à générer
- modifiez si besoin la date, l'échéance, le montant de chaque facture
- choisissez le modèle pour chaque facture (facture d'acompte pour la première, facture de solde pour la dernière et facture pour les intermédiaires)

Une fois les réglages effectués, cliquer sur "Générer les factures"

Facture d'acompte

Allez ensuite sur le module Facture (menu haut -> Facture). Les factures générées apparaissent dans la liste.

Ouvrez la première facture dans l'ordre chronologique. Il s'agit de la facture d'acompte.

Cette facture ne contient qu'un seul produit intitulé "Facturation partielle". Le commentaire de ce produit contient le rappel de la référence et la date du bon de commande, ainsi que le détail des produits commandés et les totaux HT et TTC de la commande.

Sur cette interaction, dans le bloc "Versement" :
- saisissez la mention que vous souhaitez voir apparaître, par exemple "Versement" ou "Acompte"
- saisissez le montant de facture d'acompte
- saisissez la date du versement

Cliquez ensuite sur le bouton appliquer. La mention du versement apparaît en pied de facture. Apparaît également ce qui reste à facturer sur la totalité du bon de commande.

Vérifiez que le modèle de facture choisi est bien "Facture d'acompte".
Prévisualisez puis générez la facture en PDF.

Factures intermédiaires

Si vous souhaitez facturer en plus de deux fois (acompte et solde), vous devez générer des factures intermédiaires.

Dans notre exemple (facturation en 3 fois), il y a une facture intermédiaire.

Le jour ou vous devez générer la facture, de la même manière que pour la facture d'acompte, saisissez le versement (mention, montant, date).
Vérifiez que le modèle est bien "Facture", prévisualisez et générez la facture.

Facture de solde

Le jour ou vous devez générer la facture de solde, de la même manière que pour la facture d'acompte, saisissez le versement (mention, montant, date).
Vérifiez que le modèle est bien "Facture de solde", prévisualisez et générez la facture.

Simple Doc : créer des PV de réunion et des WIKI directement dans Simple CRM

Simple Doc est une fonctionnalité de GED (Gestion Electronique de Documents) présente dans le logiciel CRM Simple CRM, depuis le lanceur d'applications, espace "PROD":

Simple Doc est un éditeur de texte.

Cet éditeur vous permet par exemple de créer des procès verbaux de réunion ou de réaliser des WIKI afin de pérenniser le savoir faire et les procédures métier de votre entreprise:

A quoi sert un WIKI dans une entreprise? Un WIKI c'est en fait un manuel des procédures. Un manuel de procédure est le référent sur lequel s’appuie tout employé afin de réaliser les tâches qui lui sont assignées.

Si l’on prend par exemple le traitement du courrier, le manuel va expliquer :

•     où se trouvent les courriers ;
•     comment les numériser ;
•     comment nommer les versions électroniques des courriers numérisés ;
•     quels traitements leur appliquer ;
•     etc.

Les manuels de procédure sont des instruments  de  contrôle  essentiels malheureusement souvent délaissés dans les PME.

C’est une grave erreur car l’absence  de  procédures  écrites  rend  le contrôle interne difficile,  non-transparent et aléatoire.

Lorsque les procédures sont écrites, il existe un référentiel métier sur lequel s’appuyer, un contrat de qualité du travailleur envers l’entreprise, qui efface la possibilité de l’éternel : « Je ne savais pas, personne ne m’avait rien dit. ».

Pour plus d'information sur cette technique de gestion d'entreprise, lisez cet extrait d'un des ouvrages de management écrit par Brice Cornet, CEO de Simple CRM. 

Défaillance générale "PING", plus aucun accès réseau sous Windows 10 suite à la dernière mise à jour (avril - mai 2018)

De nombreux clients nous ont remonté un nouveau problème dans Windows 10, suite à la dernière mise à jour.

Cette mise à jour entraîne une défaillance générale de la connexion réseau (WIFI ou filaire).

Apparemment, Microsoft ne fournit pas de correctif.

L'équipe technique de Simple CRM a trouvé une solution qui semble fonctionner chez la majorité des clients impactés par cette nouvelle mise à jour de Windows.

Pour ce faire, téléchargez le programme gratuit "SG TCP Optimizer" sur: http://www.speedguide.net/files/TCPOptimizer.exe

Cliquez DROIT avec votre souris et lancez en tant qu'administrateur de l'ordinateur:

Appliquez ensuite la configuration suivante puis redémarrez votre ordinateur:

Comment ajouter des CGV en PDF avec Simple ERP ?

Le logiciel de gestion en ligne Simple ERP vous permet maintenant d'ajouter automatiquement des conditions générales de ventes (CGV) en PDF, à la fin de vos documents commerciaux (devis, bon de commande, facture, bon de livraison).

Pour ajouter des CGV en PDF à un modèle de document Simple ERP :

- ouvrez le modèle de document (voir ici)
- cochez la case "Insérer un PDF avant et/ou après le document / Activer"
- chargez le fichier PDF des CGV dans le champ "Page insérées après le document"
- cliquez sur Enregistrer.

A partir de ce moment, les documents Simple ERP générés à partir de ce modèle contiendront le fichier PDF des CGV en fin de document.